Freiwillige und Mitglieder in einer Datenbank verwalten

Geben Sie jeder Person eine Akte mit Rollen wie Mitglied, Freiwillige und Spender. So vermeiden Sie Dubletten und sehen die ganze Beziehung.

Sie verwalten Freiwillige und Mitglieder in einer Datenbank, indem Sie jeder Person eine Akte geben, in der Rollen wie Spender, Mitglied und Freiwillige zusammenlaufen. So sehen Sie die ganze Beziehung, fragen niemanden zweimal nach denselben Angaben, und niemand bekommt eine Mail „Werden Sie Mitglied“, obwohl er seit Jahren dabei ist. WeGlow CRM hat eigene Module für Freiwillige und Mitglieder, aufbauend auf der gemeinsamen Kontaktliste.

Warum ist eine Datenbank besser als drei Tabellen?

Die meisten Vereine bauen ungewollt drei Listen auf: eine Spenderdatei, ein Mitgliederregister und eine Freiwilligenliste. Schnell steht dieselbe Person in allen dreien, mit drei Schreibweisen des Namens und zwei veralteten Anschriften. Die Kosten zeigen sich in kleinen Pannen: ein Dank an jemanden, der kein Mitglied mehr ist, eine Erinnerung an eine Freiwillige, die umgezogen ist. Eine Akte pro Person löst das an der Wurzel.

Wie funktionieren Freiwillige in WeGlow CRM?

Laut Funktionsübersicht von WeGlow deckt das Freiwilligenmodul die praktische Seite der Helferorganisation ab:

Ein Anmeldeformular und eine Liste mit Anfragen, die Sie genehmigen, bevor jemand aktive Freiwillige oder aktiver Freiwilliger wird.
Schichten und Veranstaltungen in einem Kalender, damit Sie sehen, was abgedeckt ist und was nicht.
Verfügbarkeit und Fähigkeiten, die helfen, die richtige Person der richtigen Aufgabe zuzuordnen.
Compliance, etwa Überprüfungen, wo Ihre Aktivitäten das verlangen.
Erinnerungen und Mails an Freiwillige, mit reichhaltigem Inhalt, damit niemand seine Schicht vergisst.

Wie funktionieren Mitglieder?

Das Mitgliedermodul regelt die administrative Seite einer Mitgliederorganisation:

Eine Mitgliederliste mit Beiträgen und Zahlungen.
Ein Anmeldeformular für Mitglieder, das Dokumente und Unterschriften enthalten kann.
Mitgliederveranstaltungen mit RSVP, einschließlich eigener Fragen.
Einladungen zur Werbung und Mitgliedermails.
Mitgliedsnummern, damit jedes Mitglied nach Ihren Regeln eine Nummer erhält.

Beide Module sind standardmäßig aktiv, und Ihre Organisation kann sie in den CRM-Einstellungen ausschalten. Ein kleiner Verein mit nur Mitgliedern muss keine Freiwilligenansichten sehen, und umgekehrt.

Eine Person, drei Rollen

Nehmen wir Marie. Sie hat letztes Weihnachten 50 € gespendet, wurde im März Mitglied und hilft an Veranstaltungsabenden an der Bar. In einer gemeinsamen Datenbank zeigt ihre Akte alles: Spenden in der Zeitleiste, Mitgliedsstatus und Beitrag, geleistete Schichten. Für einen Dankesabend sehen Sie sofort, wer eine Einladung verdient. Schleichen sich Dubletten ein, führt die Dublettensuche zwei Akten zusammen und hält Spenden, Notizen, Labels und Mitgliedschaften beisammen.

Praktische Tipps für eine saubere Datenbank

Fünf Gewohnheiten halten Ihre Datenbank sauber.

Legen Sie fest, wer die Daten aktualisiert, am besten zwei Personen, damit Urlaube nichts blockieren.
Nutzen Sie Labels für Vorübergehendes (Helfer 2026) und Module für Dauerhaftes (Mitglied, Freiwillige).
Fragen Sie die Einwilligung pro Zweck ab: Wer Freiwilligenmails zustimmt, hat nicht unbedingt Spendenmails zugestimmt.
Geben Sie jeder Kollegin und jedem Kollegen nur den nötigen Zugriff. Die Teamrollen in WeGlow CRM (Administrator, Bearbeiter, Leser) werden in der Datenbank durchgesetzt.
Prüfen Sie einmal im Jahr, wer noch aktiv ist, und archivieren oder löschen Sie den Rest.

Was kostet es?

Das CRM, einschließlich dieser Module, wird nach Anzahl der Kontakte berechnet, zzgl. MwSt.: ab 29 € pro Monat (oder 300 € pro Jahr) für bis zu 1.000 Kontakte, 59 € für bis zu 5.000, 89 € für bis zu 10.000 und 149 € für bis zu 25.000. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard. Eine Freiwillige oder ein Mitglied zählt wie jeder andere als Kontakt, achten Sie also auf die Größe Ihrer Datenbank.

Probieren Sie es aus: Importieren Sie zuerst Ihre Mitgliederliste und fügen Sie danach Ihre Freiwilligen hinzu.

Wo fangen Sie an, wenn Sie heute mit drei Listen arbeiten?

Beginnen Sie mit der am meisten genutzten Liste, meist der Mitglieder- oder der Spenderliste. Importieren und prüfen Sie sie zuerst. Fügen Sie dann die zweite Liste hinzu: Das System erkennt bereits vorhandene Personen und verhindert so, dass Dubletten entstehen. Zum Schluss kommen die Freiwilligen. Bitten Sie Ihre Freiwilligen abschließend, ihre Angaben und Verfügbarkeit über das Anmeldeformular selbst zu bestätigen, damit Sie nicht alles selbst eintippen müssen.

Was ändert sich für Ihr Team?

Weniger Doppelarbeit und weniger Fragen wie „Steht diese Person schon irgendwo?“. Die Schatzmeisterin sieht Beiträge, der Freiwilligenkoordinator sieht Schichten und die Spendenverantwortliche sieht Spenden, aber es bleibt eine Geschichte pro Person. Das erleichtert auch die Übergabe, wenn jemand den Vorstand verlässt.

Noch ein Tipp: Halten Sie in Ihren internen Arbeitsregeln fest, wer welche Daten ändern darf und wer sie nur einsehen darf. So bleibt Ihre Datenbank verlässlich, auch wenn das Team wächst oder wechselt.

Kann dieselbe Person Mitglied, Spender und Freiwillige sein?

Ja. Genau darin liegt der Nutzen einer einzigen Kontaktakte. Jede Rolle fügt derselben Akte eigene Informationen hinzu.

Muss ich beide Module nutzen?

Nein. Mitglieder und Freiwillige lassen sich in den CRM-Einstellungen getrennt ein- oder ausschalten.

Brauchen Freiwillige eine andere Art von Einwilligung?

Die Einwilligung ist an einen Zweck gebunden (auf Englisch). Halten Sie Freiwilligenkommunikation, Mitgliederkommunikation und Spendenwerbung in Ihren Unterlagen getrennt. Siehe unseren Artikel zur DSGVO. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.

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Quellen

Funktionsübersicht von WeGlow CRM: Module Freiwillige und Mitglieder (geprüft am 2. Oktober 2026).
EUR-Lex: DSGVO: Einwilligung pro Zweck (Artikel 6 und 7) (geprüft am 2. Oktober 2026).
Europäische Kommission: Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung: Die Einwilligung muss für einen bestimmten Zweck erteilt werden, auf Englisch (geprüft am 3. Oktober 2026).
WeGlow-Abonnementpreise im Dashboard (geprüft am 2. Oktober 2026).