Grote donateurs en sponsors opvolgen met een pipeline

Behandel elke grote gift als kans met fasen, eigenaar en volgende stap. Een sponsor kan een contract met jaarbudget en herinneringen worden.

Je volgt grote donateurs en sponsors op door elke mogelijke grote gift te behandelen als een kans die door duidelijke fasen loopt, met een eigenaar, een volgende stap en een datum. In WeGlow CRM is dat een pipeline in het onderdeel Grote giften, en een sponsor die ja zegt, kan een sponsorcontract worden met een jaarbudget en herinneringen voor verlenging. Geen grote giften meer die verloren gaan in iemands mailbox.

Waarom hebben grote giften een eigen proces nodig?

Een online gift van €20 en een sponsoring van €5.000 zijn verschillende relaties. De grote duurt maanden, vraagt meerdere gesprekken en vaak een schriftelijk voorstel. Ze hangt ook af van mensen: een bestuurder die de contactpersoon kent, een directeur die belt, een collega die het contract stuurt. Zonder gedeeld overzicht weet niemand wie wat aan wie beloofde.

Hoe ziet een eenvoudige pipeline eruit?

Noem de fasen zoals het jou past, maar houd ze beperkt. Een gangbare set ziet er zo uit (een voorbeeld, geen regel):

Geïdentificeerd. Een persoon of bedrijf dat zou kunnen geven, met een reden waarom.
Eerste gesprek. Je hebt elkaar ontmoet of gesproken.
Voorstel. Je stuurde een concrete vraag of sponsoraanbod.
Beslissing. Ze denken na of onderhandelen.
Gewonnen of verloren. Noteer altijd de uitkomst en de reden.

De redenen tellen meer dan je denkt. Na een jaar vertellen "verloren: budget bevroren" en "verloren: past niet bij ons doel" je helemaal iets anders over waar je de volgende keer moet zoeken.

Hoe pakt WeGlow CRM grote giften aan?

Het onderdeel Grote giften is een bord of lijst met kansen: grote donateurs, subsidies en sponsoring, die door fasen bewegen. Volgens het functieoverzicht van WeGlow zit er het volgende in:

Voortgang naar je doel. Stel een jaardoel in en zie hoe ver de open en gewonnen kansen je brengen, inclusief een financieringsmix over donateurs, subsidies en sponsors.
Een focus "deze week". De kansen die nu aandacht vragen, zodat dringende telefoontjes niet in een lange lijst verdwijnen.
Een dossierchecklist met echte bestanden. Upload het voorstel, de ondertekende brief of de subsidieaanvraag bij de kans zelf.
Afsluiten en heropenen met redenen. Er verdwijnt niets; een verloren kans kan terugkomen.
Taken gekoppeld aan een kans, met deadlines, zodat elke volgende stap een eigenaar heeft.

De module staat standaard aan en je organisatie kan ze uitschakelen in de CRM-instellingen als je ze niet nodig hebt.

Van prospect naar sponsorcontract

Sponsors zijn vaak een terugkerende relatie, geen eenmalige gift. In WeGlow kan een sponsor starten als kans en een sponsorcontract worden zodra die ja zegt.

Een contract bevat het gekozen pakket, het jaarbudget en de periode. De database berekent de maandelijkse spreiding van het bedrag voor je, handig voor je kasplanning of de rapportering aan je bestuur. Het systeem kan je ook herinneren voor een sponsoring moet verlengen of wanneer ze verlopen is, en je kan facturen per contract bijhouden. Staan je sponsors al in een spreadsheet, dan is er een aparte spreadsheetimport voor hen.

De relatie warm houden

Geld volgt vertrouwen. Enkele gewoontes helpen, welke tool je ook gebruikt:

Bedank binnen een dag, en telefonisch voor de grootste giften.
Rapporteer wat de gift bereikte, met een cijfer en een verhaal.
Spreek vooraf af wie de contactpersoon is en houd dat stabiel.
Noteer elk contact in de tijdlijn, zodat een collega kan inspringen tijdens vakanties.

Het contactdossier in WeGlow CRM bewaart notities, documenten, giften en toezeggingen per persoon, zodat de geschiedenis van de relatie op één plek staat.

Wie mag dit zien?

Informatie over grote donateurs is gevoelig. WeGlow CRM geeft teamleden een rol (beheerder, bewerker of lezer), afgedwongen in de database. De AVG vraagt passende technische en organisatorische maatregelen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking. Geef de pipeline aan de weinigen die ze nodig hebben en laat collega's met andere taken enkel zien wat nodig is.

Wat kost het?

WeGlow CRM start vanaf €29 per maand (excl. btw) voor maximaal 1.000 contacten; €59 voor maximaal 5.000; €89 voor maximaal 10.000; €149 voor maximaal 25.000. Controleer de actuele prijzen in je dashboard en voeg dan je eerste drie open kansen toe.

Een wekelijks ritme dat werkt

Plan een vaste vergadering van twintig minuten. Overloop de kansen die "deze week" aandacht vragen, bepaal per kans de volgende stap en wijs een eigenaar toe. Sluit af wat is beslist. Dat ritme is belangrijker dan het gereedschap: een pipeline die niemand bekijkt, is een archief.

Hoeveel kansen volgt een klein team best op?

Minder dan je denkt. Tien goed opgevolgde kansen verslaan vijftig vergeten kansen. Overloop de pipeline in een korte wekelijkse vergadering.

Kan ik subsidies naast sponsors opvolgen?

Ja. Subsidies, grote donateurs en sponsoring kunnen allemaal kansen zijn in dezelfde pipeline, zodat je je financieringsmix ziet.

Wat is het verschil tussen een kans en een sponsoring?

Een kans is een mogelijke gift waaraan je werkt. Een sponsoring is het afgesproken contract met een pakket, een budget en een periode.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

Bronnen

Functieoverzicht van WeGlow CRM, grote giften en sponsoring (gecontroleerd op 2 oktober 2026).
Europese Commissie: beginselen van de AVG: passende technische en organisatorische maatregelen voor de beveiliging van gegevens, in het Engels (gecontroleerd op 3 oktober 2026).
Abonnementsprijzen van WeGlow zoals getoond in het dashboard (gecontroleerd op 2 oktober 2026).