Een CRM voor je vzw: kiezen, inrichten, gebruiken

Een CRM bewaart gevers, vrijwilligers, leden en sponsors op één plek. Zo kies je er een, richt je het in, voer je data veilig in en gebruik je het voor AVG.

Een CRM voor je vzw is één plek waar staat wie je supporters zijn, wat ze deden en wat jullie hen beloofden. Je hebt er vaak een nodig zodra meer dan twee mensen met supportersgegevens werken, je meer dan ongeveer 500 contacten hebt of je kansen mist omdat gegevens verspreid staan. Dit stuk vat de complete gids samen.

Heb je al een CRM nodig?

Een goed beheerde spreadsheet volstaat soms tot een paar honderd contacten. Als dezelfde persoon drie keer in je lijst staat, je niet meer weet wie een attest kreeg of een vrijwilliger vertrekt met "zijn" lijst, is het tijd.

Een rekenvoorbeeld met verzonnen cijfers: besteed je 6 uur per maand aan lijsten samenvoegen, dan is dat 72 uur per jaar. Bespaart een CRM de helft, dan win je bijna een week terug.

Kiezen: stel tien vragen

Begin bij je werk, niet bij de functielijst. Kan ik gevers, vrijwilligers, leden en sponsors in één bestand houden? Komen giften automatisch binnen? Zie ik een tijdlijn per persoon? Kan ik slimme lijsten maken, een import ongedaan maken, rechten per rol instellen, toestemmingen vastleggen en een rapport maken zonder consultant?

Ondersteunt het fiscale attesten van mijn land? Hoe groeit de prijs met het aantal contacten? Let op rode vlaggen: geen export in een gangbaar formaat, een prijs die nergens staat of een leverancier die niet zegt waar je gegevens staan.

Houd je gegevensmodel klein

Vier bouwstenen volstaan: persoon, gift, relatie en contactmoment. Per persoon bewaar je een voornaam en achternaam in aparte velden, de taal (onmisbaar in België), een e-mailadres, een adres in vaste velden, de bron en de toestemming met datum. Gebruik tags voor wat iemand is of wil, en velden voor wat je wil tellen. Bewaar geen gevoelige gegevens zonder reden.

Importeren: eerst opschonen

De meeste CRM-projecten mislukken door rommelige gegevens. Verzamel alle bronnen, werk op een kopie, geef alle lijsten dezelfde kolommen, zoek dubbels, zet toestemming alleen op "ja" als je ze kunt bewijzen en test met 20 rijen.

Bij verzonnen cijfers: drie lijsten met samen 1.800 rijen blijken na opschoning 1.260 unieke personen, en je vermijdt dat sommige gevers drie keer een mail krijgen.

Lijsten, grote giften, vrijwilligers en leden

Een lijst is een vraag, geen bestand: "wie gaf de laatste zes maanden?". Maak tien basislijsten en geef elke lijst een verantwoordelijke.

Voor grote giften volg je kansen in vijf stappen: identificeren, kennismaken, vragen, beslissing, bedanken en rapporteren, met per kans een eigenaar en een volgende stap met datum. Houd vrijwilligers en leden in hetzelfde systeem als je gevers: wie helpt, geeft vaak ook.

AVG en rapporten

Dit is geen juridisch advies, maar de basis is duidelijk: weet waarom je gegevens bewaart, op welke grondslag, hoe lang, wie erbij kan en hoe je ze wist.

Geef niet iedereen beheerrechten en bewaar toestemmingen met datum. Voor het bestuur volstaan zes cijfers: totaal, aantal en nieuwe gevers, gemiddelde gift, behoud, maandelijkse gevers en kost per opgehaalde euro. Een voorbeeld met verzonnen cijfers: van 400 gevers vorig jaar gaven er 260 opnieuw, een behoud van 65 procent.

Wat WeGlow CRM kan

WeGlow CRM zit in je WeGlow-dashboard. Je hebt een dossier per persoon met tijdlijn, notities, documenten, giften en toestemmingen, een import van CSV, Excel of Mailchimp-export die je achteraf ongedaan kunt maken, slimme lijsten, taken, een pijplijn voor grote giften en sponsoring.

Daarnaast zijn er vrijwilligers met shifts en leden met bijdragen, rapporten met Excel-export, fiscale attesten (afhankelijk van het land), samenvoegen van dubbels en rollen Beheerder, Bewerker en Lezer. Glowie stelt acties voor, maar jij bevestigt.

De prijs volgt het aantal contacten (excl. btw): Starter tot 1.000 contacten voor 29 euro per maand of 300 per jaar, Growth tot 5.000 voor 59 euro per maand of 600 per jaar, Scale tot 10.000 voor 89 euro per maand of 900 per jaar, en Pro tot 25.000 voor 149 euro per maand of 1.500 per jaar. Controleer de actuele prijzen in je dashboard.

Haal de volledige gids op

De volledige gids bevat elf hoofdstukken met scorekaart voor je keuze, kolomsjabloon voor je import, afspraak per lijst, vraag aan een lokaal bedrijf, herinnering voor lidmaatschap, antwoord op een verzoek om wissing en een bestuursrapport. Haal de volledige gids op, ook als pdf, en probeer het in je WeGlow-dashboard met een proeflijst van 50 contacten.

Wanneer heeft mijn vzw een CRM nodig?

Vaak zodra meer dan twee mensen met supportersgegevens werken, je meer dan ongeveer 500 contacten hebt of je kansen mist omdat gegevens verspreid staan. Een goed beheerde spreadsheet volstaat soms tot een paar honderd contacten. Staat dezelfde persoon drie keer in je lijst, dan is het zeker tijd.

Welke gegevens bewaar ik in een CRM?

Vier bouwstenen volstaan: persoon, gift, relatie en contactmoment. Per persoon bewaar je voornaam en achternaam apart, de taal, een e-mailadres, een adres in vaste velden, de bron en de toestemming met datum. Gevoelige gegevens bewaar je alleen met een duidelijke reden.

Hoe importeer ik mijn lijsten veilig?

Verzamel alle bronnen, werk op een kopie en geef alle lijsten dezelfde kolommen. Zoek dubbels, zet toestemming alleen op "ja" als je ze kunt bewijzen en test eerst met 20 rijen. Zo voorkom je dat dezelfde gever drie keer een mail krijgt.

Welke cijfers heeft het bestuur nodig?

Zes cijfers volstaan: het totaal, het aantal en de nieuwe gevers, de gemiddelde gift, het behoud, de maandelijkse gevers en de kost per opgehaalde euro. Neem ze elk kwartaal in dezelfde volgorde op, zodat het bestuur de evolutie meteen ziet.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

Bronnen

Meer van Glowie

Meer over WeGlow