CRM für Ihren Verein: auswählen, einrichten, nutzen

Ein CRM bündelt Spender, Freiwillige, Mitglieder und Sponsoren an einem Ort. So wählen Sie eines aus, richten es ein und nutzen es für DSGVO und Berichte.

Ein CRM für Ihren Verein ist ein einziger Ort, an dem steht, wer Ihre Unterstützer sind, was sie getan haben und was Sie ihnen versprochen haben. Oft brauchen Sie eines, sobald mehr als zwei Personen mit Unterstützerdaten arbeiten, Sie mehr als etwa 500 Kontakte haben oder Chancen verpassen, weil Daten verstreut liegen. Dieser Beitrag fasst den vollständigen Leitfaden zusammen.

Brauchen Sie schon ein CRM?

Eine gut gepflegte Tabelle genügt manchmal bis zu einigen hundert Kontakten. Steht dieselbe Person dreimal in Ihrer Liste, wissen Sie nicht mehr, wer eine Bescheinigung erhalten hat, oder geht ein Freiwilliger mit „seiner“ Liste, ist es Zeit.

Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen: Wenn Sie 6 Stunden pro Monat mit dem Zusammenführen von Listen verbringen, sind das 72 Stunden pro Jahr. Spart ein CRM die Hälfte, gewinnen Sie fast eine Woche zurück.

Auswählen: Stellen Sie zehn Fragen

Beginnen Sie bei Ihrer Arbeit, nicht bei der Funktionsliste. Kann ich Spender, Freiwillige, Mitglieder und Sponsoren in einer Datei halten? Kommen Spenden automatisch an? Sehe ich eine Zeitleiste pro Person? Kann ich intelligente Listen erstellen, einen Import rückgängig machen, Rechte pro Rolle festlegen, Einwilligungen erfassen und einen Bericht ohne Berater erstellen?

Unterstützt es die Steuerbescheinigungen meines Landes? Wie wächst der Preis mit der Zahl der Kontakte? Achten Sie auf Warnzeichen: kein Export in einem gängigen Format, ein Preis, der nirgends steht, oder ein Anbieter, der nicht sagt, wo Ihre Daten liegen.

Halten Sie Ihr Datenmodell klein

Vier Bausteine genügen: Person, Spende, Beziehung und Kontaktmoment. Pro Person speichern Sie Vorname und Nachname in getrennten Feldern, die Sprache (in Belgien unverzichtbar), eine E-Mail-Adresse, eine Adresse in festen Feldern, die Quelle und die Einwilligung mit Datum. Verwenden Sie Tags für das, was jemand ist oder will, und Felder für das, was Sie zählen möchten. Speichern Sie keine sensiblen Daten ohne Grund.

Importieren: erst bereinigen

Die meisten CRM-Projekte scheitern an unordentlichen Daten. Sammeln Sie alle Quellen, arbeiten Sie an einer Kopie, geben Sie allen Listen dieselben Spalten, suchen Sie Dubletten, setzen Sie die Einwilligung nur auf „ja“, wenn Sie sie belegen können, und testen Sie mit 20 Zeilen.

Mit erfundenen Zahlen: Drei Listen mit zusammen 1.800 Zeilen ergeben nach der Bereinigung 1.260 einzelne Personen, und Sie vermeiden, dass manche Spender dreimal eine E-Mail erhalten.

Listen, Großspenden, Freiwillige und Mitglieder

Eine Liste ist eine Frage, keine Datei: „Wer hat in den letzten sechs Monaten gespendet?“ Legen Sie zehn Basislisten an und geben Sie jeder Liste eine verantwortliche Person.

Bei Großspenden verfolgen Sie Chancen in fünf Schritten: identifizieren, kennenlernen, bitten, Entscheidung, danken und berichten, mit je einer verantwortlichen Person und einem nächsten Schritt mit Datum pro Chance. Halten Sie Freiwillige und Mitglieder im selben System wie Ihre Spender: Wer hilft, spendet oft auch.

DSGVO und Berichte

Das ist keine Rechtsberatung, aber die Grundlagen sind klar: Wissen Sie, warum Sie Daten speichern, auf welcher Grundlage, wie lange, wer Zugriff hat und wie Sie sie löschen.

Geben Sie nicht jedem Administratorrechte und bewahren Sie Einwilligungen mit Datum auf. Für den Vorstand genügen sechs Zahlen: Gesamtsumme, Zahl der Spender und neue Spender, durchschnittliche Spende, Bindung, Dauerspender und Kosten pro eingeworbenem Euro. Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Von 400 Spendern im Vorjahr haben 260 erneut gespendet, eine Bindung von 65 Prozent.

Was WeGlow CRM kann

WeGlow CRM befindet sich in Ihrem WeGlow-Dashboard. Sie erhalten eine Akte pro Person mit Zeitleiste, Notizen, Dokumenten, Spenden und Einwilligungen, einen Import aus CSV, Excel oder einem Mailchimp-Export, den Sie nachträglich rückgängig machen können, intelligente Listen, Aufgaben, eine Pipeline für Großspenden und Sponsoring.

Dazu kommen Freiwillige mit Schichten und Mitglieder mit Beiträgen, Berichte mit Excel-Export, Steuerbescheinigungen (je nach Land), das Zusammenführen von Dubletten und die Rollen Administrator, Bearbeiter und Leser. Glowie schlägt Aktionen vor, aber Sie bestätigen.

Der Preis folgt der Zahl der Kontakte (ohne MwSt.): Starter bis 1.000 Kontakte für 29 Euro pro Monat oder 300 pro Jahr, Growth bis 5.000 für 59 Euro pro Monat oder 600 pro Jahr, Scale bis 10.000 für 89 Euro pro Monat oder 900 pro Jahr und Pro bis 25.000 für 149 Euro pro Monat oder 1.500 pro Jahr. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard.

Holen Sie sich den vollständigen Leitfaden

Der vollständige Leitfaden umfasst elf Kapitel, mit einer Bewertungskarte für Ihre Auswahl, einer Spaltenvorlage für Ihren Import, einer Vereinbarung pro Liste, einer Anfrage an ein lokales Unternehmen, einer Erinnerung an die Mitgliedschaft, einer Antwort auf einen Löschantrag und einem Vorstandsbericht. Holen Sie sich den vollständigen Leitfaden, auch als PDF, und probieren Sie ihn in Ihrem WeGlow-Dashboard mit einer Testliste von 50 Kontakten aus.

Wann braucht ein Verein ein CRM?

Oft, sobald mehr als zwei Personen mit Unterstützerdaten arbeiten, Sie mehr als etwa 500 Kontakte haben oder Chancen verpassen, weil Daten verstreut liegen. Eine gut gepflegte Tabelle genügt manchmal bis zu einigen hundert Kontakten. Steht dieselbe Person dreimal in Ihrer Liste, ist es Zeit.

Welche Daten speichere ich in einem CRM?

Vier Bausteine genügen: Person, Spende, Beziehung und Kontaktmoment. Pro Person speichern Sie Vor- und Nachname getrennt, die Sprache, eine E-Mail-Adresse, eine Adresse in festen Feldern, die Quelle und die Einwilligung mit Datum. Sensible Daten speichern Sie nur mit klarem Grund.

Wie importiere ich meine Listen sicher?

Sammeln Sie alle Quellen, arbeiten Sie an einer Kopie und geben Sie allen Listen dieselben Spalten. Suchen Sie Dubletten, setzen Sie die Einwilligung nur auf „ja“, wenn Sie sie belegen können, und testen Sie zuerst mit 20 Zeilen. So erhält derselbe Spender nicht dreimal eine E-Mail.

Welche Zahlen braucht der Vorstand?

Sechs Zahlen genügen: die Gesamtsumme, die Zahl der Spender und der neuen Spender, die durchschnittliche Spende, die Bindung, die Dauerspender und die Kosten pro eingeworbenem Euro. Berichten Sie sie jedes Quartal in derselben Reihenfolge, damit der Vorstand die Entwicklung auf einen Blick sieht.

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