CRM pour votre association : choisir, configurer, utiliser

Un CRM réunit donateurs, bénévoles, membres et sponsors. Comment le choisir, le configurer, importer vos données sans risque et l'utiliser pour le RGPD.

Un CRM pour votre association est un endroit unique qui note qui sont vos soutiens, ce qu'ils ont fait et ce que vous leur avez promis. Il devient souvent nécessaire dès que plus de deux personnes travaillent avec les données des soutiens, que vous avez plus d'environ 500 contacts ou que vous ratez des occasions parce que les données sont dispersées. Cet article résume le guide complet.

Avez-vous déjà besoin d'un CRM ?

Un tableur bien tenu suffit parfois jusqu'à quelques centaines de contacts. Si la même personne figure trois fois dans votre liste, que vous ne savez plus qui a reçu un reçu fiscal ou qu'un bénévole part avec « sa » liste, il est temps.

Un exemple chiffré avec des chiffres inventés : si vous passez 6 heures par mois à fusionner des listes, cela fait 72 heures par an. Si un CRM en économise la moitié, vous regagnez près d'une semaine.

Choisir : posez dix questions

Partez de votre travail, pas de la liste de fonctions. Puis-je garder donateurs, bénévoles, membres et sponsors dans un seul fichier ? Les dons arrivent-ils automatiquement ? Vois-je une chronologie par personne ? Puis-je créer des listes intelligentes, annuler un import, définir des droits par rôle, enregistrer les consentements et produire un rapport sans consultant ?

Prend-il en charge les reçus fiscaux de mon pays ? Comment le prix évolue-t-il avec le nombre de contacts ? Méfiez-vous des signaux d'alerte : pas d'export dans un format courant, un prix introuvable ou un fournisseur qui ne dit pas où sont stockées vos données.

Gardez un modèle de données réduit

Quatre briques suffisent : personne, don, relation et contact. Par personne, gardez prénom et nom dans des champs séparés, la langue (indispensable en Belgique), une adresse e-mail, une adresse en champs fixes, la source et le consentement avec la date. Utilisez des étiquettes pour ce que quelqu'un est ou souhaite, et des champs pour ce que vous voulez compter. Ne conservez pas de données sensibles sans raison.

Importer : nettoyer d'abord

La plupart des projets CRM échouent à cause de données en désordre. Rassemblez toutes les sources, travaillez sur une copie, donnez les mêmes colonnes à toutes les listes, cherchez les doublons, mettez le consentement sur « oui » seulement si vous pouvez le prouver et testez avec 20 lignes.

Avec des chiffres inventés : trois listes totalisant 1 800 lignes donnent 1 260 personnes uniques après nettoyage, et vous évitez que certains donateurs reçoivent trois fois un e-mail.

Listes, grands dons, bénévoles et membres

Une liste est une question, pas un fichier : « qui a donné ces six derniers mois ? ». Créez dix listes de base et donnez à chacune un responsable.

Pour les grands dons, suivez les opportunités en cinq étapes : identifier, faire connaissance, demander, décision, remercier et rendre compte, avec un responsable et une prochaine étape datée par opportunité. Gardez bénévoles et membres dans le même système que vos donateurs : qui aide donne souvent aussi.

RGPD et rapports

Ce n'est pas un avis juridique, mais les bases sont claires : sachez pourquoi vous gardez des données, sur quelle base, combien de temps, qui y a accès et comment les effacer.

Ne donnez pas à tous les droits d'administrateur et conservez les consentements avec une date. Pour le conseil, six chiffres suffisent : total, nombre et nouveaux donateurs, don moyen, fidélisation, donateurs mensuels et coût par euro collecté. Un exemple avec des chiffres inventés : sur 400 donateurs l'an dernier, 260 ont redonné, soit une fidélisation de 65 pour cent.

Ce que fait WeGlow CRM

WeGlow CRM se trouve dans votre tableau de bord WeGlow. Vous avez une fiche par personne avec chronologie, notes, documents, dons et consentements, un import depuis CSV, Excel ou un export Mailchimp que vous pouvez annuler ensuite, des listes intelligentes, des tâches, un pipeline pour grands dons et parrainages.

Il y a aussi des bénévoles avec créneaux et des membres avec cotisations, des rapports avec export Excel, des reçus fiscaux (selon le pays), la fusion des doublons et les rôles Administrateur, Éditeur et Lecteur. Glowie propose des actions, mais vous confirmez.

Le prix suit le nombre de contacts (hors TVA) : Starter jusqu'à 1 000 contacts pour 29 euros par mois ou 300 par an, Growth jusqu'à 5 000 pour 59 euros par mois ou 600 par an, Scale jusqu'à 10 000 pour 89 euros par mois ou 900 par an, et Pro jusqu'à 25 000 pour 149 euros par mois ou 1 500 par an. Vérifiez les prix actuels dans votre tableau de bord.

Obtenez le guide complet

Le guide complet compte onze chapitres, avec une grille de notation pour votre choix, un modèle de colonnes pour votre import, un accord par liste, une demande à une entreprise locale, un rappel d'adhésion, une réponse à une demande d'effacement et un rapport pour le conseil. Obtenez le guide complet, aussi en PDF, et essayez-le dans votre tableau de bord WeGlow avec une liste d'essai de 50 contacts.

Quand une association a-t-elle besoin d'un CRM ?

Souvent dès que plus de deux personnes travaillent avec les données des soutiens, que vous avez plus d'environ 500 contacts ou que vous ratez des occasions parce que les données sont dispersées. Un tableur bien tenu suffit parfois jusqu'à quelques centaines de contacts. Si la même personne figure trois fois dans votre liste, il est temps.

Quelles données garder dans un CRM ?

Quatre briques suffisent : personne, don, relation et contact. Par personne, gardez le prénom et le nom séparément, la langue, une adresse e-mail, une adresse en champs fixes, la source et le consentement avec la date. Ne conservez des données sensibles que pour une raison claire.

Comment importer mes listes sans risque ?

Rassemblez toutes les sources, travaillez sur une copie et donnez les mêmes colonnes à chaque liste. Cherchez les doublons, mettez le consentement sur « oui » seulement si vous pouvez le prouver et testez d'abord avec 20 lignes. Ainsi, le même donateur ne reçoit pas trois fois un e-mail.

De quels chiffres le conseil a-t-il besoin ?

Six chiffres suffisent : le total, le nombre de donateurs et de nouveaux donateurs, le don moyen, la fidélisation, les donateurs mensuels et le coût par euro collecté. Présentez-les chaque trimestre dans le même ordre, pour que le conseil voie l'évolution d'un coup d'œil.

Sources

Commission européenne, protection des données : bases du RGPD. Vérifié le 2 octobre 2026.
Autorité de protection des données (Belgique) : consentement et droits des personnes concernées.