Was ist ein CRM für Vereine und brauchen Sie eines?

Ein CRM ist eine Datenbank für Spender, Mitglieder und Freiwillige. Sie brauchen eines, sobald mehrere Personen mit Unterstützerdaten arbeiten.

Ein CRM (Kontaktbeziehungsmanagement) ist eine gemeinsame Datenbank aller Menschen, die mit Ihrer gemeinnützigen Organisation verbunden sind: Spender, Mitglieder, Freiwillige und Sponsoren. Sie brauchen eines, sobald Ihre Unterstützer nicht mehr in Ihren Kopf oder in eine einzige ordentliche Tabelle passen. Für die meisten Vereine kommt dieser Moment früher als erwartet.

Was leistet ein CRM konkret für einen Verein oder eine Stiftung?

Stellen Sie es sich als das Gedächtnis Ihrer Organisation vor. Statt einer Spenderliste hier, einer Freiwilligentabelle dort und einer Mitgliederdatei auf dem Laptop von jemand anderem hat jede Person eine einzige Akte. Darin sehen Sie, wer jemand ist, was die Person gespendet hat, wann Sie zuletzt Kontakt hatten und was Sie versprochen haben.

  • Eine Akte pro Person. Ein Spender, der auch Freiwilliger ist, ist ein Kontakt und nicht zwei Zeilen in zwei Dateien.
  • Eine Zeitleiste. Spenden, Notizen, Dokumente und Labels stehen zusammen, sodass eine Kollegin dort weitermachen kann, wo Sie aufgehört haben.
  • Listen, die sich selbst aktualisieren. Ein Filter wie „hat in den letzten sechs Monaten gespendet“ füllt sich von selbst neu.
  • Aufgaben und Erinnerungen. Niemand vergisst mehr, den Spender anzurufen, der eine größere Spende zugesagt hat.

Brauche ich ein CRM oder genügt Excel?

Excel ist in Ordnung, solange eine Person die Liste pflegt und Sie einige Dutzend Unterstützer haben. Es wird schwierig, wenn mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiten, wenn Sie wissen wollen, wer im vergangenen Jahr gespendet hat, oder wenn Sie die Daten einer Person blitzschnell finden müssen, weil sie die Löschung verlangt.

Ein einfacher Test: Können Sie „Wer hat in den letzten zwölf Monaten gespendet und noch keinen Dank erhalten?“ nicht in zwei Minuten beantworten, zahlt sich ein CRM durch gesparte Zeit aus.

Was muss ein CRM für eine gemeinnützige Organisation können?

Ein allgemeines Unternehmens-CRM dreht sich um Verkaufsabschlüsse. Eine gemeinnützige Organisation braucht anderes: Spenden und Zusagen, jährliche Steuerbescheinigungen, wo Ihr Land sie kennt, Mitgliedsbeiträge, Freiwilligenschichten und Sponsorenverträge. Fragen Sie jeden Anbieter, wie er das löst, bevor Sie Preise vergleichen.

Was bietet WeGlow CRM?

WeGlow CRM sitzt neben Ihren Spendenseiten, sodass Spenden von selbst in der Datenbank ankommen. Laut der Funktionsübersicht von WeGlow gehören unter anderem dazu:

  • Eine durchsuchbare Kontaktliste mit einer Akte pro Person: Zeitleiste, Notizen, Labels, Dokumente, Spenden, Zusagen und Einwilligungen.
  • Intelligente Listen, die sich anhand von Filtern füllen, und eine Sammelleiste für Aktionen auf vielen Kontakten gleichzeitig.
  • Import von CSV oder Excel mit einem Prüfschritt in einfacher Sprache und einer Rückgängig-Funktion für den ganzen Stapel.
  • Aufgaben mit Frist und eine Teamübersicht.
  • Mitglieder, Freiwillige und eine Pipeline für Großspenden mit Sponsoring. Diese Module sind standardmäßig aktiviert, und Ihre Organisation kann sie ausschalten.
  • Ein Dublettenfinder, der den Verlauf zweier Akten zusammenführt.
  • Rollen für Ihr Team: Administrator, Bearbeiter und Leser, in der Datenbank erzwungen.
  • Glowie, unser Maskottchen-Assistent, schlägt nächste Aktionen und Listen vor. Sie prüfen und bestätigen jeden Vorschlag.

Was kostet es?

WeGlow CRM ist ein Zusatzmodul, dessen Preis mit Ihrer Kontaktzahl wächst. Die Preise verstehen sich ohne MwSt.: ab 29 € pro Monat (oder 300 € pro Jahr) für bis zu 1.000 Kontakte; 59 € pro Monat für bis zu 5.000; 89 € pro Monat für bis zu 10.000; und 149 € pro Monat für bis zu 25.000.

Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard, wo der Schieberegler genau zeigt, was Sie für Ihre Größe zahlen.

Welche Fehler sollten Sie vermeiden?

Warten Sie nicht auf die perfekte Struktur. Beginnen Sie mit den Feldern, die Sie wirklich nutzen: Name, Kontaktdaten, Spenden und einige Labels. Geben Sie nicht allen Zugriff auf alles, sondern jeder Kollegin die Rolle, die sie braucht. Und importieren Sie keine Liste, deren Verwendung Sie nicht begründen können.

Speichern Sie nur Menschen, deren Daten Sie erklären können: Dort treffen sich gute CRM-Gewohnheiten und Datenschutzrecht.

Wie fangen Sie ohne großes Projekt an?

  1. Exportieren Sie Ihre bestehenden Listen als CSV oder Excel.
  2. Importieren Sie sie in WeGlow, lesen Sie die Prüfung und importieren Sie. Sieht etwas falsch aus, machen Sie den Stapel rückgängig.
  3. Legen Sie eine intelligente Liste an, zum Beispiel jüngste Spender, und holen Sie sich jede Woche eine Aufgabe daraus.
  4. Fügen Sie Mitglieder oder Freiwillige erst hinzu, wenn Sie sie brauchen.

Lust, es auszuprobieren? Öffnen Sie den CRM-Bereich in Ihrem WeGlow-Dashboard und importieren Sie zuerst eine kleine Datei.

Ist ein CRM dasselbe wie eine Spendenplattform?

Nein. Eine Spendenplattform nimmt Spenden entgegen. Ein CRM merkt sich die Menschen dahinter und hilft Ihnen, die Beziehung aufzubauen. WeGlow verbindet beides, sodass Sie keine Daten zwischen Werkzeugen abtippen müssen.

Brauchen kleine Vereine ein CRM?

Nicht am ersten Tag. Sie brauchen eines, sobald mehr als eine Person mit Unterstützerdaten arbeitet oder wenn Sie strukturiert nachfassen wollen.

Sind die Daten meiner Unterstützer in einem CRM sicher?

Das hängt vom Werkzeug und von Ihrer Nutzung ab. Achten Sie auf Rollen, ein Prüfprotokoll und eine Möglichkeit, eine Person auf Anfrage zu löschen. Lesen Sie auch unseren Artikel über Spenderdaten und die DSGVO.

Weiterlesen

Mehr zu diesem Thema:

Quellen

  • EUR-Lex: Datenschutz-Grundverordnung: warum Dokumentation und Löschung wichtig sind (geprüft am 2. Oktober 2026).
  • Funktionsübersicht von WeGlow und Abonnementpreise im Dashboard (geprüft am 2. Oktober 2026).

More from Glowie

More about WeGlow