Qu'est-ce qu'un CRM pour association, et en faut-il un ?

Un CRM est une base unique pour donateurs, membres et bénévoles. Il devient utile dès que plusieurs personnes gèrent les données des soutiens.

Un CRM (gestion de la relation avec les contacts) est une base de données unique regroupant tous ceux qui gravitent autour de votre association : donateurs, membres, bénévoles, sponsors. Vous en avez besoin dès que vos soutiens ne tiennent plus dans votre tête ni dans un seul tableur bien rangé. Pour la plupart des associations, ce moment arrive plus tôt qu'on ne le pense.

À quoi sert concrètement un CRM pour une association ?

Voyez-le comme la mémoire de votre organisation. Au lieu d'une liste de donateurs ici, d'un tableau de bénévoles là et d'un fichier de membres sur l'ordinateur de quelqu'un d'autre, chaque personne a une seule fiche. Elle indique qui elle est, ce qu'elle a donné, quand vous lui avez parlé pour la dernière fois et ce que vous lui avez promis.

  • Une fiche par personne. Un donateur qui est aussi bénévole reste un seul contact, pas deux lignes dans deux fichiers.
  • Un historique. Dons, notes, documents et étiquettes sont réunis : un collègue reprend là où vous vous êtes arrêté.
  • Des listes toujours à jour. Un filtre comme « a donné ces six derniers mois » se remplit tout seul.
  • Des tâches et des rappels. Plus personne n'oublie d'appeler le donateur qui a promis un don plus important.

Ai-je besoin d'un CRM, ou Excel suffit-il ?

Excel suffit tant qu'une seule personne tient la liste et que vous avez quelques dizaines de soutiens. Cela se complique quand plusieurs personnes modifient le même fichier, quand vous voulez savoir qui a donné l'an dernier, ou quand il faut retrouver très vite les données de quelqu'un qui demande leur suppression.

Un test simple : si vous ne pouvez pas répondre en deux minutes à « qui a donné ces douze derniers mois sans avoir été remercié ? », un CRM vous fera gagner plus de temps qu'il ne coûte.

Que doit proposer un CRM pour le secteur associatif ?

Un CRM commercial classique tourne autour des ventes. Une association a d'autres besoins : dons et promesses de dons, reçus fiscaux annuels là où votre pays les prévoit, cotisations, plannings de bénévoles et contrats de sponsoring. Demandez à chaque éditeur comment il gère cela avant de comparer les prix.

Que propose WeGlow CRM ?

WeGlow CRM s'appuie sur vos pages de don : les dons arrivent donc d'eux-mêmes dans la base. D'après la présentation des fonctionnalités de WeGlow, on y trouve notamment :

  • Une liste de contacts avec recherche et une fiche par personne : historique, notes, étiquettes, documents, dons, promesses et consentements.
  • Des listes intelligentes qui se remplissent selon des filtres, et une barre d'actions groupées.
  • Un import CSV ou Excel avec une étape de contrôle en langage simple et une annulation de tout le lot.
  • Des tâches avec échéance et une vue d'équipe.
  • Des membres, des bénévoles et un pipeline de grands dons avec sponsoring. Ces modules sont activés par défaut et votre organisation peut les désactiver.
  • Un détecteur de doublons qui fusionne l'historique de deux fiches.
  • Des rôles pour l'équipe : administrateur, éditeur et lecteur, appliqués dans la base de données.
  • Glowie, notre mascotte, suggère des actions et des listes. Vous relisez et confirmez chaque suggestion.

Combien ça coûte ?

WeGlow CRM est un module complémentaire dont le prix suit votre nombre de contacts. Prix hors TVA : à partir de 29 € par mois (ou 300 € par an) jusqu'à 1 000 contacts ; 59 € par mois jusqu'à 5 000 ; 89 € par mois jusqu'à 10 000 ; et 149 € par mois jusqu'à 25 000.

Vérifiez les prix actuels dans votre tableau de bord, où le curseur indique exactement ce que vous payez pour votre taille.

Quelles erreurs éviter ?

N'attendez pas la structure parfaite. Commencez par les champs que vous utilisez vraiment : nom, coordonnées, dons et quelques étiquettes. Ne donnez pas accès à tout à tout le monde : attribuez à chaque collègue le rôle dont il a besoin. Et n'importez pas une liste que vous n'avez pas le droit d'utiliser.

Ne gardez que les personnes dont vous pouvez justifier les données : c'est là que les bonnes pratiques de CRM rejoignent le droit à la vie privée.

Comment démarrer sans gros projet ?

  1. Exportez vos listes existantes en CSV ou Excel.
  2. Importez-les dans WeGlow, lisez le contrôle puis importez. Si quelque chose cloche, annulez le lot.
  3. Créez une liste intelligente, par exemple les donateurs récents, et tirez-en une tâche par semaine.
  4. N'ajoutez les membres ou les bénévoles que lorsque vous en avez besoin.

Envie d'essayer ? Ouvrez la section CRM de votre tableau de bord WeGlow et importez d'abord un petit fichier.

Un CRM, est-ce la même chose qu'une plateforme de dons ?

Non. Une plateforme de dons encaisse les dons. Un CRM garde la mémoire des personnes qui se trouvent derrière et vous aide à construire la relation. WeGlow réunit les deux : vous ne recopiez pas les données d'un outil à l'autre.

Une petite association a-t-elle besoin d'un CRM ?

Pas dès le premier jour. Vous en avez besoin quand plusieurs personnes travaillent avec les données des soutiens ou quand vous voulez relancer de façon structurée.

Les données de mes soutiens sont-elles en sécurité dans un CRM ?

Cela dépend de l'outil et de votre usage. Cherchez des rôles, un journal d'audit et un moyen d'effacer une personne sur demande. Voir aussi notre article sur les données des donateurs et le RGPD.

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Pour aller plus loin :

Sources

Encore de Glowie

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