Wat is een CRM voor een vzw en heb je er een nodig?

Een CRM is één database voor donateurs, leden en vrijwilligers. Je hebt er een nodig zodra meerdere mensen met supportergegevens werken.

Een CRM (klantenrelatiebeheer) is één gedeelde database van iedereen die met je goede doel verbonden is: donateurs, leden, vrijwilligers en sponsors. Je hebt er een nodig zodra je supporters niet meer in je hoofd of in één nette spreadsheet passen. Voor de meeste verenigingen komt dat moment sneller dan verwacht.

Wat doet een CRM concreet voor een vzw of stichting?

Zie het als het geheugen van je organisatie. In plaats van een donateurslijst hier, een vrijwilligersblad daar en een ledenbestand op de laptop van iemand anders, heeft elke persoon één dossier. Daarin zie je wie iemand is, wat die gaf, wanneer je laatst contact had en wat je beloofd hebt.

  • Eén dossier per persoon. Een donateur die ook vrijwilliger is, is één contact en geen twee rijen in twee bestanden.
  • Een tijdlijn. Giften, notities, documenten en labels staan samen, zodat een collega kan verderwerken waar jij stopte.
  • Lijsten die zichzelf bijwerken. Een filter als "gaf de voorbije zes maanden" vult zichzelf opnieuw.
  • Taken en herinneringen. Niemand vergeet nog de donateur te bellen die een grotere gift beloofde.

Heb ik een CRM nodig of volstaat Excel?

Excel is prima zolang één persoon de lijst bijhoudt en je een paar tientallen supporters hebt. Het begint te wringen als meerdere mensen in hetzelfde bestand werken, als je wil weten wie vorig jaar gaf, of als je razendsnel iemands gegevens moet vinden omdat die om verwijdering vraagt.

Een eenvoudige test: kan je niet binnen twee minuten antwoorden op "wie gaf het voorbije jaar en kreeg nog geen bedankje?", dan verdient een CRM zichzelf terug in bespaarde tijd.

Wat moet een CRM voor een goed doel kunnen?

Een algemeen zakelijk CRM draait rond verkoopdeals. Een goed doel heeft andere dingen nodig: giften en toezeggingen, jaarlijkse fiscale attesten waar je land die kent, ledengeld, vrijwilligersshifts en sponsorcontracten. Vraag elke leverancier hoe die dat aanpakt voor je prijzen vergelijkt.

Wat biedt WeGlow CRM?

WeGlow CRM staat naast je donatiepagina's, dus giften komen vanzelf in de database. Volgens het functieoverzicht van WeGlow zit er onder meer in:

  • Een doorzoekbare contactenlijst met een dossier per persoon: tijdlijn, notities, labels, documenten, giften, toezeggingen en toestemmingen.
  • Slimme lijsten die zich vullen op basis van filters, en een bulkbalk voor acties op veel contacten tegelijk.
  • Import van CSV of Excel met een controlestap in gewone taal en een ongedaanmaking voor de hele batch.
  • Taken met deadline en een teamoverzicht.
  • Leden, vrijwilligers en een pipeline voor grote giften met sponsoring. Deze modules staan standaard aan en je organisatie kan ze uitzetten.
  • Een dubbelsfinder die de geschiedenis van twee dossiers samenvoegt.
  • Rollen voor je team: beheerder, bewerker en lezer, afgedwongen in de database.
  • Glowie, onze mascotte-assistent, stelt volgende acties en lijsten voor. Jij bekijkt en bevestigt elk voorstel.

Wat kost het?

WeGlow CRM is een add-on waarvan de prijs meegroeit met je aantal contacten. Prijzen zijn exclusief btw: vanaf €29 per maand (of €300 per jaar) voor maximaal 1.000 contacten; €59 per maand voor maximaal 5.000; €89 per maand voor maximaal 10.000; en €149 per maand voor maximaal 25.000.

Controleer de actuele prijzen in je dashboard, waar de schuifbalk precies toont wat je voor jouw grootte betaalt.

Welke fouten vermijd je best?

Wacht niet op de perfecte structuur. Begin met de velden die je echt gebruikt: naam, contactgegevens, giften en een paar labels. Geef niet iedereen toegang tot alles, maar geef elke collega de rol die hij nodig heeft. En importeer geen lijst waarvan je het gebruik niet kan verantwoorden.

Bewaar alleen mensen van wie je de gegevens kan uitleggen: daar komen goede CRM-gewoontes en privacywetgeving samen.

Hoe begin je zonder groot project?

  1. Exporteer je bestaande lijsten naar CSV of Excel.
  2. Importeer ze in WeGlow, lees de controle en importeer. Ziet iets er fout uit, dan maak je de batch ongedaan.
  3. Maak één slimme lijst, bijvoorbeeld recente donateurs, en haal er elke week één taak uit.
  4. Voeg leden of vrijwilligers pas toe wanneer je ze nodig hebt.

Zin om het te proberen? Open het CRM-onderdeel in je WeGlow-dashboard en importeer eerst een klein bestand.

Is een CRM hetzelfde als een donatieplatform?

Nee. Een donatieplatform ontvangt giften. Een CRM onthoudt de mensen erachter en helpt je de relatie op te bouwen. WeGlow combineert beide, zodat je geen gegevens tussen tools hoeft over te typen.

Hebben kleine verenigingen een CRM nodig?

Niet op dag één. Je hebt er een nodig zodra meer dan één persoon met supportergegevens werkt, of wanneer je gestructureerd wil opvolgen.

Zijn de gegevens van mijn supporters veilig in een CRM?

Dat hangt af van de tool en van hoe je ze gebruikt. Let op rollen, een auditlog en een manier om iemand op verzoek te wissen. Lees ook ons artikel over donorgegevens en de AVG.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

Bronnen

Meer van Glowie

Meer over WeGlow