Großspender und Sponsoren mit einer Pipeline verfolgen

Behandeln Sie jede große Spende als Chance mit Phasen, Verantwortlichem und nächstem Schritt. Ein Sponsor kann ein Vertrag mit Jahresbudget werden.

Sie verfolgen Großspender und Sponsoren, indem Sie jede mögliche große Spende als Chance behandeln, die durch klare Phasen läuft, mit einem Verantwortlichen, einem nächsten Schritt und einem Datum. In WeGlow CRM ist das eine Pipeline im Bereich Großspenden, und ein Sponsor, der zusagt, kann ein Sponsoringvertrag mit Jahresbudget und Erinnerungen zur Verlängerung werden. Keine großen Spenden mehr, die im Postfach von jemandem verloren gehen.

Warum brauchen große Spenden einen eigenen Prozess?

Eine Online-Spende von 20 € und ein Sponsoring von 5.000 € sind verschiedene Beziehungen. Die große dauert Monate, braucht mehrere Gespräche und oft ein schriftliches Angebot. Sie hängt auch von Menschen ab: ein Vorstandsmitglied, das die Kontaktperson kennt, eine Leiterin, die anruft, ein Kollege, der den Vertrag schickt. Ohne gemeinsamen Überblick weiß niemand, wer wem was versprochen hat.

Wie sieht eine einfache Pipeline aus?

Benennen Sie die Phasen, wie es Ihnen passt, aber halten Sie sie knapp. Ein gängiges Set sieht so aus (ein Beispiel, keine Regel):

Identifiziert. Eine Person oder ein Unternehmen, die geben könnten, mit einem Grund dafür.
Erstes Gespräch. Sie haben sich getroffen oder gesprochen.
Angebot. Sie haben eine konkrete Bitte oder ein Sponsoringangebot geschickt.
Entscheidung. Sie überlegen oder verhandeln.
Gewonnen oder verloren. Notieren Sie immer das Ergebnis und den Grund.

Die Gründe zählen mehr, als Sie denken. Nach einem Jahr sagen „verloren: Budget eingefroren“ und „verloren: passt nicht zu unserem Zweck“ etwas ganz Verschiedenes darüber, wo Sie beim nächsten Mal suchen sollten.

Wie geht WeGlow CRM mit Großspenden um?

Der Bereich Großspenden ist ein Board oder eine Liste mit Chancen: Großspender, Zuschüsse und Sponsoring, die durch Phasen wandern. Laut Funktionsübersicht von WeGlow ist Folgendes enthalten:

Fortschritt zu Ihrem Ziel. Legen Sie ein Jahresziel fest und sehen Sie, wie weit offene und gewonnene Chancen Sie bringen, einschließlich einer Finanzierungsmischung aus Spendern, Zuschüssen und Sponsoren.
Ein Fokus „diese Woche“. Die Chancen, die jetzt Aufmerksamkeit brauchen, damit dringende Anrufe nicht in einer langen Liste verschwinden.
Eine Akten-Checkliste mit echten Dateien. Laden Sie das Angebot, den unterzeichneten Brief oder den Förderantrag direkt bei der Chance hoch.
Abschließen und wieder öffnen mit Gründen. Nichts verschwindet; eine verlorene Chance kann zurückkommen.
Aufgaben, die an eine Chance geknüpft sind, mit Fristen, damit jeder nächste Schritt einen Verantwortlichen hat.

Das Modul ist standardmäßig aktiv, und Ihre Organisation kann es in den CRM-Einstellungen ausschalten, wenn sie es nicht braucht.

Vom Interessenten zum Sponsoringvertrag

Sponsoren sind oft eine wiederkehrende Beziehung, keine einmalige Spende. In WeGlow kann ein Sponsor als Chance beginnen und zum Sponsoringvertrag werden, sobald er zusagt.

Ein Vertrag enthält das gewählte Paket, das Jahresbudget und den Zeitraum. Die Datenbank berechnet die monatliche Verteilung des Betrags für Sie, praktisch für Ihre Liquiditätsplanung oder den Bericht an den Vorstand. Das System kann Sie auch erinnern, bevor ein Sponsoring verlängert werden muss oder wenn es abgelaufen ist, und Sie können Rechnungen pro Vertrag führen. Stehen Ihre Sponsoren schon in einer Tabelle, gibt es dafür einen eigenen Tabellenimport.

Die Beziehung warmhalten

Geld folgt Vertrauen. Einige Gewohnheiten helfen, welches Tool Sie auch nutzen:

Bedanken Sie sich innerhalb eines Tages, bei den größten Spenden telefonisch.
Berichten Sie, was die Spende bewirkt hat, mit einer Zahl und einer Geschichte.
Legen Sie vorab fest, wer die Kontaktperson ist, und halten Sie das stabil.
Notieren Sie jeden Kontakt in der Zeitleiste, damit eine Kollegin im Urlaub einspringen kann.

Die Kontaktakte in WeGlow CRM speichert Notizen, Dokumente, Spenden und Zusagen pro Person, sodass die Geschichte der Beziehung an einem Ort steht.

Wer darf das sehen?

Informationen über Großspender sind sensibel. WeGlow CRM gibt Teammitgliedern eine Rolle (Administrator, Bearbeiter oder Leser), in der Datenbank durchgesetzt. Die DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gegen unbefugte oder unrechtmäßige Verarbeitung. Geben Sie die Pipeline den wenigen, die sie brauchen, und zeigen Sie Kolleginnen und Kollegen mit anderen Aufgaben nur das Nötige.

Was kostet es?

WeGlow CRM startet ab 29 € pro Monat (zzgl. MwSt.) für bis zu 1.000 Kontakte; 59 € für bis zu 5.000; 89 € für bis zu 10.000; 149 € für bis zu 25.000. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard und fügen Sie dann Ihre ersten drei offenen Chancen hinzu.

Ein wöchentlicher Rhythmus, der funktioniert

Planen Sie eine feste Besprechung von zwanzig Minuten. Gehen Sie die Chancen durch, die „diese Woche“ Aufmerksamkeit brauchen, bestimmen Sie pro Chance den nächsten Schritt und weisen Sie einen Verantwortlichen zu. Schließen Sie ab, was entschieden ist. Dieser Rhythmus ist wichtiger als das Werkzeug: Eine Pipeline, die niemand ansieht, ist ein Archiv.

Wie viele Chancen verfolgt ein kleines Team am besten?

Weniger, als Sie denken. Zehn gut verfolgte Chancen schlagen fünfzig vergessene. Gehen Sie die Pipeline in einer kurzen wöchentlichen Besprechung durch.

Kann ich Zuschüsse neben Sponsoren verfolgen?

Ja. Zuschüsse, Großspender und Sponsoring können alle Chancen in derselben Pipeline sein, sodass Sie Ihre Finanzierungsmischung sehen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Chance und einem Sponsoring?

Eine Chance ist eine mögliche Spende, an der Sie arbeiten. Ein Sponsoring ist der vereinbarte Vertrag mit Paket, Budget und Zeitraum.

Weiterlesen

Mehr zu diesem Thema:

Quellen

Funktionsübersicht von WeGlow CRM, Großspenden und Sponsoring (geprüft am 2. Oktober 2026).
Europäische Kommission: Grundsätze der DSGVO: geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für die Datensicherheit, auf Englisch (geprüft am 3. Oktober 2026).
WeGlow-Abonnementpreise, wie im Dashboard angezeigt (geprüft am 2. Oktober 2026).