Organiser une action de Noël au Luxembourg en 6 semaines

Calendrier de 6 semaines pour votre action de Noël au Luxembourg, avec les autorisations pour la collecte à domicile et la tombola, et les dons déductibles.

En bref Une action de Noël se prépare en 6 semaines avec une équipe de 5 à 10 personnes. Posez d'abord le format, puis demandez les autorisations : la collecte à domicile passe par le conseil communal ou le ministère de la Justice, la tombola exige une autorisation préalable. Ensuite, la page de don et les courriels.

Pourquoi six semaines suffisent pour une action de Noël

Six semaines, c'est le délai réaliste pour une association luxembourgeoise : assez pour déposer vos demandes d'autorisation, sans garantie sur le délai de réponse, trop court pour tout improviser. Partez autour du 12 novembre et vous arrivez au 24 décembre sans courir.

Les autorisations viennent avant les affiches, et la page de don avant le premier courriel. Si vous hésitez encore sur le format, lisez d'abord nos idées d'action de Noël pour une association au Luxembourg.

Le calendrier semaine par semaine

Voici un calendrier de 6 semaines, à adapter à votre équipe. Chaque semaine a un seul objectif, pour que rien ne s'accumule à la fin.

  1. Semaine 6 : choisissez un format, un objectif en euros et un responsable. Réunissez 5 à 10 personnes.
  2. Semaine 5 : déposez les demandes d'autorisation (collecte, tombola, événement) auprès de la commune ou du ministère.
  3. Semaine 4 : créez la page de don, écrivez l'histoire de votre action et préparez les visuels.
  4. Semaine 3 : envoyez le premier courriel à vos donateurs et lancez les réseaux sociaux.
  5. Semaine 2 : relancez, installez le matériel, confirmez les bénévoles.
  6. Semaine 1 : menez l'action, partagez le total chaque jour et remerciez sans attendre.

Gardez une marge : si une autorisation tarde, vous pourrez encore changer de format. Prévoyez aussi 48 heures après l'action pour envoyer vos remerciements, quand l'émotion est encore là.

Collecte à domicile : quelle autorisation demander ?

Une collecte de fonds ou une sollicitation de secours à domicile exige une autorisation. Si elle a lieu dans une seule commune, c'est le conseil communal qui la donne. Si elle s'étend à plusieurs communes, il faut s'adresser au ministère de la Justice.

Les demandes au ministère passent par info@mj.public.lu. Déposez votre dossier dès la semaine 5 du calendrier, car chaque administration a son rythme.

Une collecte dans une rue commerçante, avec une tirelire ou un stand, n'est pas décrite sur la page du ministère, qui ne parle que du domicile. Posez la question à votre commune avant de planifier.

Tombola de Noël : une autorisation préalable est obligatoire

Au Luxembourg, il n'existe pas de petite tombola libre : toute loterie ou tombola demande une autorisation préalable. Le collège des bourgmestre et échevins la donne jusqu'à 12 500 € de billets, le ministre de la Justice au-delà.

C'est la commune du lieu principal d'émission des billets qui est compétente. Le but doit être, en tout ou en partie, d'intérêt général (philanthropique, religieux, scientifique, artistique, pédagogique, social, sportif ou touristique). L'autorité peut fixer des conditions sur l'organisation, le tirage et le contrôle.

À Luxembourg Ville, l'organisateur doit remettre un état des recettes dans le mois qui suit le tirage. Cette règle n'est confirmée que pour la Ville : demandez à votre commune ce qu'elle exige. Pour les délais, les formulaires et le prix maximal d'un billet, contactez le service Jeux de hasard du ministère de la Justice. Vendre des billets en ligne n'est décrit dans aucune source officielle consultée : posez la question avant de le proposer.

Marché de Noël et événement dans l'espace public

Un événement dans l'espace public (jeux, concours, spectacles, expositions) demande l'autorisation du bourgmestre. Chaque commune a son propre règlement de police : consultez l'administration communale bien avant la date.

À Luxembourg Ville, la demande peut se faire en ligne et une taxe sur les spectacles peut s'appliquer. Pour un stand sur un marché de Noël, la location de l'emplacement ou une autorisation particulière : demandez à l'organisateur du marché. Pour le vin chaud, une autorisation pour les boissons alcooliques peut exister : interrogez votre commune.

Don déductible : ce que vous pouvez promettre aux donateurs

Au Luxembourg, un don est une dépense spéciale déduite du revenu, pas un pourcentage rendu sur l'impôt. Le total des dons de l'année doit atteindre au moins 120 €, et la déduction ne dépasse pas 20 % du revenu net total ni 1 000 000 €.

Les montants au-delà de ces limites se reportent sur les deux années d'imposition suivantes. Le don compte pour l'année de son versement : un don de Noël doit donc être payé avant le 31 décembre. Cette date de fin d'année est une règle non officielle, déduite du formulaire de déclaration, qui parle de libéralités versées durant l'année : confirmez-la auprès de l'Administration.

Seuls les organismes reconnus d'utilité publique figurant sur les listes de l'Administration des contributions directes sont concernés. Toute association reconnue n'est pas automatiquement déductible. Ne promettez donc rien avant d'avoir vérifié votre propre cas sur la liste. Pour le justificatif que le donateur doit conserver, ou les paiements en ligne, la source officielle n'est pas explicite : demandez à l'Administration des contributions directes. Nos conseils sur le sujet sont dans l'article sur la déduction des dons de Noël au Luxembourg.

Courriels aux donateurs : le consentement d'abord

En matière de courriels, l'autorité compétente est la CNPD. Sans lien contractuel préexistant, il faut le consentement préalable du destinataire avant l'envoi. Avec un tel lien, un droit d'opposition doit être indiqué à la collecte de l'adresse et dans chaque message.

On ne sait pas si un don antérieur compte comme lien contractuel. Le plus sûr est une case à cocher séparée pour la lettre d'information et le courriel de Noël, jamais cochée d'avance.

Comment faire avec WeGlow.world

Si votre organisation est sur WeGlow.world, vous disposez d'une page de don en trois étapes : le montant, les coordonnées, le récapitulatif. Elle accepte les dons uniques et mensuels, avec un libellé par montant, et fonctionne sur téléphone. Vous pouvez démarrer gratuitement avec un compte.

Vos supporters peuvent lancer leur propre page d'action pour relayer la vôtre, et vous pouvez rédiger un texte de remerciement envoyé après chaque don. Glowie vous aide à rédiger l'histoire de votre action ; vous gardez la main et validez chaque proposition.

Pour Noël, quatre expériences numériques sont en concept, avant le lancement officiel. Dans le Ciel étoilé, chaque don devient une étoile et on vole d'étoile en étoile. Le Mur de cartes accroche des enveloppes à une ficelle, chaque carte étant un timbre. Découvrez l'ensemble sur la page Noël collecte de fonds, et lisez notre article sur l'action de Noël en ligne au Luxembourg.

Prêt à démarrer ? Créez votre compte ou contactez l'équipe.

Questions fréquentes

Quelle durée prévoir pour organiser une action de Noël ?

Comptez 6 semaines : une pour décider, une pour les autorisations, une pour la page de don, deux pour la communication et une pour l'action.

Qui autorise une collecte à domicile ?

Le conseil communal si elle se déroule dans une seule commune, le ministère de la Justice si elle couvre plusieurs communes. Dans les deux cas, l'autorisation doit précéder la collecte.

Quelle autorisation pour une petite tombola de Noël ?

Aucune tombola n'est libre : toute tombola demande une autorisation préalable : du collège des bourgmestre et échevins jusqu'à 12 500 € de billets, du ministre de la Justice au-delà. Le but doit être d'intérêt général.

Comment savoir si les dons seront déductibles ?

Ils le sont seulement si votre organisme figure sur les listes de l'Administration des contributions directes, et si le total des dons de l'année atteint 120 €. Vérifiez votre statut avant de le mentionner sur votre page.

Comment écrire à mes anciens donateurs ?

Avec prudence : sans consentement préalable, l'envoi n'est sûr que si un lien contractuel existe, ce qui n'est pas établi pour un don. Demandez conseil à la CNPD et prévoyez une case de consentement.

Sources

Articles