Ein Spendenevent budgetieren: Kosten, Marge, Break-even

So budgetieren Sie ein Event: Kostenliste, Sicherheitsreserve, Ticketpreis und Break-even, mit Rechenbeispiel und als solche gekennzeichneten Faustregeln.

Um ein Spendenevent zu budgetieren, listen Sie alle Kosten auf, addieren eine Sicherheitsreserve, legen Ticketpreis und Spendenziele anhand dieser Summe fest und berechnen Ihre Break-even-Gästezahl, bevor Sie sich verpflichten. Eine gängige Faustregel besagt, dass ein Event deutlich mehr einbringen muss, als es kostet, wobei viele Organisationen Kosten von deutlich unter der Hälfte der Bruttoeinnahmen anstreben. Dieses Verhältnis schwankt jedoch stark je nach Art des Events. Nutzen Sie es als Kontrolle, nicht als Gesetz.

Welche Kosten gehören in ein Eventbudget?

Rechnen Sie mit diesen neun Kostenpositionen.

  • Location: Miete, Kaution, Reinigung, zusätzliche Öffnungszeiten.
  • Essen und Trinken: Catering pro Person, Getränke, Service.
  • Programm: Künstler, Redner, Ton und Licht, Moderatoren.
  • Material: Druck, Beschilderung, Dekoration, Namensschilder.
  • Versicherung und Genehmigungen: Veranstaltungsversicherung, kommunale Genehmigungen, Urheberrechtsgebühren für Musik, wo sie gelten.
  • Werbung: Gestaltung, Druck, Anzeigen, Fotografie.
  • Zahlungs- und Ticketgebühren: die Servicegebühr Ihres Ticket- und Zahlungsanbieters.
  • Dankeschöns: Geschenke für Sponsoren und Freiwillige, ein abschließender Empfang.
  • Puffer: eine Reserve für das, was Sie vergessen haben.

Wie groß sollte die Sicherheitsreserve sein?

Eine gängige Faustregel ist eine Reserve von 10 bis 15 Prozent der Gesamtkosten. Das ist eine praktische Richtlinie, keine geprüfte Norm. Je größer das Event und je abhängiger es von Wetter oder Lieferanten ist, desto größer sollte die Reserve sein.

Wie legen Sie den Ticketpreis fest?

Gehen Sie von den Kosten pro Gast aus. Teilen Sie Ihre fixen und variablen Kosten durch die Zahl der Gäste, die Sie realistisch erwarten, nicht durch die Zahl, auf die Sie hoffen. Entscheiden Sie dann, wie viel jedes Ticket zum Zweck beitragen soll.

Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen, nur zur Veranschaulichung: Angenommen, ein Benefizdinner hat Gesamtkosten von 6.000 € einschließlich Reserve und Sie erwarten 80 Gäste. Die Kosten pro Gast betragen 75 €. Soll jedes Ticket weitere 25 € für den Zweck einbringen, kostet das Ticket 100 €. Der Break-even liegt dann bei 60 Gästen (6.000 € geteilt durch 100 €); jeder Gast über 60 verbessert Ihr Ergebnis. Kommen nur 50 Gäste, verlieren Sie 1.000 € vor Spenden und Sponsoren.

Welche Einnahmenposten planen Sie?

  1. Tickets: Preis mal eine vorsichtige Gästezahl.
  2. Sponsoren: zählen Sie nur unterschriebene oder bestätigte Beträge.
  3. Spenden am Tag: schätzen Sie niedrig, als Anteil der Gäste, die spenden.
  4. Zusätzliche Spenden beim Bezahlen: freiwillig, planen Sie also wenig ein.
  5. Tombola, Bar oder Stand: ziehen Sie die Kosten für Preise und Waren ab.
  6. Unterstützer-Fundraising: Geld auf den eigenen Seiten der Teilnehmenden, bei einer ersten Auflage schwer vorherzusagen.

Erstellen Sie drei Szenarien: vorsichtig, erwartet und gut. Legen Sie vorab fest, ab welchem Punkt Sie die Ausgaben stoppen oder absagen.

Was sind Kosten pro eingeworbenem Euro und welche Faustregeln gibt es?

Die Kosten pro eingeworbenem Euro (Cost-to-raise) sind das, was Sie ausgeben, um einen Euro einzuwerben. Spezialevents gehören meist zu den teureren Wegen des Fundraisings, weil sie Location, Essen und Personal brauchen, während ein einfacher Online-Aufruf pro eingeworbenem Euro deutlich weniger kostet.

Verhältnisse, die in der Branche kursieren, sind Faustregeln, keine Garantien; wir können keine einzige geprüfte Quelle dafür nennen. Nutzen Sie sie nur als Gegenprobe für Ihr eigenes Budget. Ihre eigene Zahl, nach dem Event berechnet, zählt für das nächste Jahr.

Wie halten Sie die Kosten niedrig?

Fünf konkrete Wege, Kosten zu senken.

  • Bitten Sie um Sachspenden: Location, Essen, Druck oder Ton von lokalen Unternehmen im Austausch für eine Erwähnung.
  • Setzen Sie Freiwillige für Aufgaben ein und prüfen Sie, was Ihre Versicherung bereits abdeckt. Die flämische Regierung bietet eine kostenlose Freiwilligenversicherung für nicht eingetragene Vereine und gemeinnützige Vereine ohne bezahltes Personal an, bis zu 1.000 Stunden pro Jahr und mit Anmeldung mindestens 24 Stunden im Voraus.
  • Verkaufen Sie online, um Druck, Bargeldhandhabung und Papierlisten zu vermeiden.
  • Nutzen Sie die Kommunikationskanäle, die Sie schon haben, etwa Ihren Newsletter.
  • Seien Sie ehrlich zu den Gästen über den Kostenanteil. Transparenz darüber, wie viel vom Ticket die Kosten deckt, schafft Vertrauen.

Wie verfolgen Sie das Budget in der Praxis?

Führen Sie ein Blatt mit Budget, Ist und Differenz pro Zeile, im letzten Monat wöchentlich aktualisiert. In WeGlow zeigt die Eventseite Ihren Ticketverkauf und Live-Summen, sodass die Einnahmenseite immer aktuell ist; die Kosten verfolgen Sie selbst.

Vergleichen Sie nach dem Event Ist mit Budget und notieren Sie, was Sie ändern.

WeGlow Mail ist kostenlos bis 250 Kontakte und im Pro-Plan bis 2.500 Kontakte inbegriffen (ab 40 € pro Monat zzgl. MwSt.; prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard), wodurch Ihre Werbe- und Dankmails günstig bleiben.

Auf den Ticketverkauf fällt eine Servicegebühr an, die der Käufer übernehmen kann; prüfen Sie die aktuellen Bedingungen, bevor Sie Ihren Preis festlegen.

Wie viel Prozent der Einnahmen dürfen die Kosten ausmachen?

Es gibt keine einzige richtige Antwort. Viele Organisationen streben deutlich weniger als die Hälfte der Bruttoeinnahmen an, besonders bei einer ersten Auflage. Vergleichen Sie mit Ihrer eigenen Geschichte, berechnen Sie die echte Zahl nach dem Event und bewahren Sie sie für das nächste Mal auf.

Soll ich die Zeit der Freiwilligen im Budget mitrechnen?

Sie können sie als Sachposten für den eigenen Überblick notieren, zum Beispiel um zu zeigen, wie viel Hilfe das Event erhielt. Sie bleibt jedoch kein Geldaufwand, also rechnen Sie sie weder in Ihren Break-even noch in die Kosten pro Gast ein.

Was tun, wenn die Kosten in der Vorbereitung steigen?

Nutzen Sie zuerst die Reserve von 10 bis 15 Prozent, streichen Sie dann optionale Extras und bitten Sie Lieferanten um eine Alternative. Sparen Sie nie bei der Sicherheit. Berechnen Sie währenddessen Break-even-Zahl und Ticketpreis neu, um rechtzeitig nachzusteuern.

Kann Glowie mein Budget erstellen?

Glowie entwirft Eventseiten, die Sie prüfen und bestätigen. Das Budget selbst erstellen und verwalten Sie, zum Beispiel in einem Blatt mit Budget, Ist und Differenz pro Zeile. WeGlow zeigt dafür Ihren Ticketverkauf und Live-Summen.

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Quellen

Geprüft am 2. Oktober 2026.

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