Hoe voorkom je dat de mails van je vzw in spam belanden?

Authenticeer je domein met SPF, DKIM en DMARC, mail alleen wie erom vroeg en maak uitschrijven makkelijk. Zo ondersteunt WeGlow Mail dat met DKIM.

Om te vermijden dat de mails van je vzw in de spam belanden, bewijs je dat de mail echt van jou komt: stel SPF, DKIM en DMARC in voor je eigen domein, mail alleen mensen die erom vroegen, maak uitschrijven makkelijk en hou je klachtenpercentage in de gaten. Google en Yahoo eisen dit nu van bulkverzenders, en het is ook voor alle anderen een goede praktijk.

Wat eisen Gmail en Yahoo?

De richtlijnen van Google voor bulkverzenders (wie meer dan 5.000 berichten per dag naar Gmail-adressen stuurt) vragen SPF- en DKIM-authenticatie, een DMARC-beleid voor het verzenddomein, een From-domein dat aansluit op het SPF- of DKIM-domein, uitschrijven met één klik en een spamgraad in Postmaster Tools onder 0,30%.

De Sender Hub van Yahoo vraagt van bulkverzenders SPF en DKIM, een geldig DMARC-beleid van minstens p=none, uitschrijven met één klik plus een zichtbare uitschrijflink, uitschrijvingen binnen 2 dagen uitvoeren en een spamgraad onder 0,3%. Beide sets eisen gelden sinds februari 2024.

De meeste vzw's sturen veel minder mails. De regels laten wel zien waar mailproviders op letten, en je domein authenticeren is goedkope verzekering. Het kost je een uurtje werk bij je domeinbeheerder en je profiteert er jarenlang van.

Wat zijn SPF, DKIM en DMARC in gewone woorden?

  • SPF is een DNS-record dat opsomt welke servers mail mogen versturen voor je domein.
  • DKIM voegt een digitale handtekening toe aan elke mail, zodat de ontvanger kan zien dat ze niet gewijzigd is en afkomstig van een door je domein toegelaten afzender.
  • DMARC zegt aan ontvangers wat ze moeten doen als SPF of DKIM faalt voor het adres in de From-regel, en waarheen rapporten gaan.

Microsoft beschrijft ze in zijn documentatie als bouwstenen die samenwerken: minder dan alle drie geeft een zwakkere bescherming. Het raadt ook aan om SPF te beginnen met een zachte regel (soft fail) en pas aan te scherpen als je al je verzendbronnen kent.

Wat brengt je nog in de spammap?

Zes dingen die je mails richting spam duwen, en wat je eraan doet.

  • Mailen naar mensen die er niet om vroegen. Klachten zijn de snelste weg naar een slechte reputatie.
  • Een verborgen uitschrijflink. Wie niet weg kan, drukt op "meld als spam".
  • Dode adressen. Blijf je naar gebounced adressen sturen, dan lees je als slordig.
  • Schreeuwende onderwerpregels. Hoofdletters, veel uitroeptekens en valse urgentie lijken op spam.
  • Eén grote afbeelding en bijna geen tekst. Voeg echte tekst en beschrijvende alt-tekst toe.
  • Een plotse piek vanuit een stil domein. Bouw je volume geleidelijk op.

Een checklist voor elke verzending

  1. Is het verzenddomein geauthenticeerd (SPF, DKIM, DMARC)?
  2. Toont de afzendernaam een persoon of je organisatie, met een antwoordadres dat iemand leest?
  3. Is er een zichtbare uitschrijflink en je postadres?
  4. Heb je uitgeschreven en gebounced contacten verwijderd?
  5. Stuurde je een test naar jezelf en las je ze op je gsm?

Hoe helpt WeGlow Mail?

In WeGlow Mail kun je je eigen verzenddomein toevoegen. Het scherm geeft je de DNS-records om te publiceren, inclusief de DKIM-CNAME-records, toont de status als in afwachting, geverifieerd of mislukt en laat je opnieuw controleren. Een stapsgewijze wizard heeft instructies per DNS-provider. Je kunt ook geverifieerde afzenderadressen registreren.

In de stap Controle, vóór elke verzending, verifieert WeGlow Mail je afzender en antwoordadres (met een waarschuwing als het antwoordadres een weglow.world-adres is), bevestigt het dat de wettelijke voettekst er is met je identiteit, adres en uitschrijflink en toont het dat gebounced en uitgeschreven contacten buiten de verzending blijven.

De DKIM-instelling is wat de tool voor je opvolgt. SPF en DMARC zijn DNS-records op je eigen domein: raadpleeg daarvoor de handleiding van je provider en de eisen hierboven. Prijs: WeGlow Mail is gratis inbegrepen tot 250 contacten (500 e-mails per maand) in elk plan. Start (tot 1.000 contacten) kost 19 euro per maand (excl. btw), Growth (tot 2.500) 29 euro. Met het Pro-platformplan (40 euro per maand of 400 euro per jaar) is mailen inbegrepen tot 2.500 contacten. Controleer de actuele prijzen in je dashboard en voeg je domein toe onder de instellingen van WeGlow Mail.

Veelgestelde vragen

Hebben kleine vzw's DMARC nodig?

De regels voor bulkverzenders gelden vanaf grote volumes, maar een DMARC-record is een kleine stap en versterkt je domein tegen vervalsing. Begin met p=none als je twijfelt.

Mag ik versturen vanaf een Gmail- of Outlook-adres?

Het kan, maar je beheert de authenticatie van dat domein niet. Versturen vanaf je eigen, geauthenticeerde domein is betrouwbaarder.

Garandeert authenticatie een plek in de inbox?

Nee. Het neemt een reden weg om geblokkeerd te worden, maar inhoud, betrokkenheid en klachten blijven tellen.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

Bronnen

Meer van Glowie

Meer over WeGlow