Passer d'Excel à un CRM : importer ses donateurs

Nettoyez votre tableau, importez un CSV ou Excel, lisez le contrôle et annulez le lot si besoin. Migrer ses donateurs sans risque.

Pour passer d'Excel à un CRM, nettoyez votre tableau, exportez-le en CSV, importez-le, lisez le contrôle et vérifiez quelques fiches. Dans WeGlow CRM, vous déposez un export CSV, Excel ou Mailchimp, vous voyez en langage simple ce qui va se passer, vous importez, et vous pouvez annuler tout le lot si quelque chose tourne mal. L'ensemble tient dans un après-midi.

Étape 1 : décidez ce que vous gardez vraiment

N'importez pas chaque vieille ligne par habitude. Un déménagement de données est le meilleur moment pour faire le tri. Supprimez les personnes que vous n'avez plus de raison de conserver, les lignes avec seulement un prénom et les données de test. Moins de contacts, mais plus propres, gardent aussi le CRM moins cher, car beaucoup d'outils (WeGlow compris) facturent selon le nombre de contacts.

  • Gardez : nom, e-mail, adresse postale, téléphone si vous l'utilisez, date et montant des dons.
  • Réfléchissez à deux fois pour : les colonnes libres avec des remarques privées, les données de santé ou de religion. Les catégories particulières de données demandent une attention supplémentaire au titre du RGPD.
  • Abandonnez : les colonnes que personne ne remplit depuis des années.

Étape 2 : mettez le tableau en ordre

Donnez à chaque colonne une seule fonction et un titre clair : prénom, nom, e-mail, rue, code postal, commune, pays. Une personne par ligne. Supprimez les cellules fusionnées, les codes couleur qui portent un sens (transformez-les en colonne « Statut ») et les totaux en bas. Si vous notez plusieurs choses dans une colonne, comme « donateur + bénévole », séparez-les en colonnes ou en étiquettes.

Étape 3 : importez dans WeGlow et lisez le contrôle

Ouvrez le CRM dans votre tableau de bord et déposez votre fichier dans l'assistant d'import. Il accepte un CSV, un fichier Excel ou un export Mailchimp. Avant toute sauvegarde, un contrôle décrit en langage simple ce qui va se passer : combien de contacts sont nouveaux, lesquels correspondent à quelqu'un que vous avez déjà, et quelles lignes sont inutilisables.

La correspondance ne repose pas uniquement sur l'adresse e-mail. WeGlow applique une échelle de vérifications d'identité : il reconnaît donc une personne déjà présente même si votre tableur est incomplet. Les contacts sans e-mail sont également acceptés, pratique pour les anciens fichiers issus d'appels par courrier.

Étape 4 : l'annulation est votre filet de sécurité

Chaque import forme un lot, et un lot peut être annulé. Les contacts créés par ce lot disparaissent. Une règle volontaire : un contact qui a déjà des dons ou de l'activité est conservé, et on vous indique lesquels.

Cela protège l'historique réel. Si vous repérez après coup une mauvaise correspondance de colonnes, annulez, corrigez le tableau et recommencez. Commencez par un fichier test de dix lignes : une erreur ne vous coûtera que deux minutes.

Étape 5 : vérifiez, fusionnez et étiquetez

Quatre vérifications rendent votre import fiable.

  1. Ouvrez cinq contacts que vous connaissez bien et comparez-les à votre tableau d'origine.
  2. Lancez le détecteur de doublons. Il affiche les doublons probables côte à côte et fusionne leur historique (dons, notes, étiquettes, adhésions) en une seule fiche.
  3. Ajoutez une étiquette à tout ce qui vient de cet import, par exemple « import-oct-2026 », pour le retrouver à tout moment.
  4. Créez une liste intelligente à partir d'un filtre, comme les donateurs des douze derniers mois, et servez-vous-en pour votre premier mailing ou votre première vague d'appels.

Et les sponsors et les membres ?

Les contrats de sponsoring ont leur propre import de tableur dans la partie grands dons : inutile de les glisser dans votre fichier de donateurs. Membres et bénévoles s'ajoutent dès que vous utilisez ces modules.

Ai-je besoin d'un consentement pour importer d'anciens contacts ?

Déplacer des données ne crée pas un nouveau droit de les utiliser. Vous ne pouvez contacter les gens que sur la base dont vous disposiez au départ, par exemple un consentement pour la lettre d'information. Gardez cette information dans une colonne et reprenez-la.

Après l'import, les droits habituels continuent de s'appliquer : si quelqu'un demande quelles données vous détenez sur lui, vous répondez dans un délai de 1 mois (en néerlandais), prolongeable de 2 mois pour les demandes complexes. La Commission européenne et la CNIL publient des guides sur les bases légales du traitement ; voir les sources. Ceci est une information générale, pas un conseil juridique.

Combien ça coûte ?

WeGlow CRM démarre à 29 € par mois (hors TVA) jusqu'à 1 000 contacts, ou 300 € par an. Vérifiez les prix actuels dans votre tableau de bord. Essayez d'abord avec un petit fichier.

Qui fait quoi pendant le déménagement ?

Décidez qui nettoie le tableau, qui importe et qui fait le contrôle. Quatre yeux voient plus que deux, surtout pour les montants des dons. Prévoyez aussi un moment à partir duquel plus personne ne travaille dans l'ancien fichier, pour ne manquer aucune modification.

Puis-je importer directement un fichier Excel ?

Oui, WeGlow accepte les fichiers CSV et Excel, ainsi qu'un export Mailchimp.

Que se passe-t-il si j'importe deux fois le même fichier ?

Le contrôle indique quelles lignes correspondent à des contacts existants et vous pouvez annuler un lot. Lancez ensuite le détecteur de doublons comme seconde vérification.

Puis-je annuler un import au bout d'une semaine ?

L'annulation supprime les contacts créés par le lot, mais conserve ceux qui ont reçu entre-temps des dons ou de l'activité. Vérifiez donc peu après l'import.

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Sources

Encore de Glowie

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