Wie organisiere ich einen Wohltätigkeitsevent? Checkliste

Ein Wohltätigkeitsevent braucht eine Checkliste in vier Phasen: Ziel und Budget, Logistik, Werbung und Ticketverkauf, der Tag selbst und die Nachbereitung.

Ein gutes Wohltätigkeitsevent organisieren Sie mit einer Checkliste in vier Phasen: Ziel und Budget festlegen, Konzept und Logistik regeln, bewerben und Tickets verkaufen sowie den Tag selbst durchführen und nachbereiten. Hier finden Sie die Punkte, die Sie nicht vergessen sollten.

Phase 1: Ziel, Budget und Team (mindestens 3 Monate vorher)

  • Formulieren Sie ein klares Ziel: Geld sammeln, neue Unterstützer erreichen oder beides.
  • Prüfen Sie, ob das Event zur Mission Ihrer Organisation passt. Das Chartered Institute of Fundraising rät, zuerst die Ziele des Events festzulegen.
  • Erstellen Sie ein Budget mit allen Kosten: Location, Catering, Material, Versicherung, Werbung. Berechnen Sie, wie viel Sie verkaufen müssen, um den Break-even zu erreichen.
  • Stellen Sie ein Kernteam zusammen und verteilen Sie die Rollen: Koordination, Finanzen, Kommunikation, Logistik, Freiwillige.

Phase 2: Konzept und Logistik

Fünf Punkte, die Sie regeln müssen.

  • Datum und Ort: Wählen Sie mit Blick auf Kosten, Erreichbarkeit und Barrierefreiheit. Sie können Ihre eigenen Räume nutzen, einen Saal mieten oder mit einem Partner zusammenarbeiten.
  • Sicherheit: Sorgen Sie dafür, dass der Ort die Sicherheitsvorschriften erfüllt, und sehen Sie einen Notfallplan und Erste Hilfe vor.
  • Genehmigungen und Versicherung: Fragen Sie bei der Gemeinde nach, was nötig ist (zum Beispiel für eine Genehmigung für starke Getränke bei einem gelegentlichen Event oder für die Nutzung öffentlichen Raums), und prüfen Sie Ihre Versicherung. Spielen Sie in Belgien Musik, bitten Sie mindestens 5 Tage vorher die SABAM über Unisono um Erlaubnis.
  • Programm und Material: Legen Sie den Ablaufplan Stunde für Stunde fest und erstellen Sie eine Liste von allem, was Sie brauchen.
  • Freiwillige: Entscheiden Sie, wie viele Sie brauchen und für welche Aufgaben. Die flämische Regierung bietet eine kostenlose Freiwilligenversicherung für Organisationen ohne bezahltes Personal an: bis zu 1.000 Stunden pro Jahr, mit Anmeldung mindestens 24 Stunden vorher. Lesen Sie auch Wie finde ich Freiwillige für meinen Verein.

Phase 3: Werbung und Ticketverkauf (6 bis 8 Wochen vorher)

Erstellen Sie eine einfache Eventseite mit Datum, Ort, Preis und dem, was der Erlös ermöglicht. Teilen Sie sie über Ihren Newsletter, soziale Medien und lokale Kanäle und bitten Sie Freiwillige und Partner, sie weiterzuverbreiten. Seien Sie klar bei den Kosten: Sagen Sie in Ihrer Kommunikation, ob ein Teil des Erlöses in die Eventkosten fließt. Das empfehlen auch die Branchenrichtlinien.

Phase 4: der Tag selbst

  • Briefing für alle Helfer, mit einer Kontaktliste und einem klaren Lageplan.
  • Ein Anmelde- oder Check-in-Punkt, der reibungslos läuft.
  • Ein Moment, um den Gästen zu danken und zu erzählen, wofür ihr Geld verwendet wird. Bieten Sie auch die Möglichkeit, vor Ort zu spenden.
  • Fotos für Ihren Bericht, wo nötig mit Einwilligung.

Nach dem Event

Danken Sie innerhalb weniger Tage Gästen, Helfern und Sponsoren, veröffentlichen Sie das Ergebnis und führen Sie eine kurze Auswertung mit Ihrem Team durch: Was lief gut, was kostete zu viel, was machen wir anders? Schreiben Sie es für die nächste Auflage auf.

In WeGlow

Organisationen, die WeGlow nutzen, können eine Eventseite mit Ticketverkauf und Live-Summen erstellen, Teilnehmende können eine eigene Spendenseite starten, und am Tag selbst können Sie Tickets scannen. Glowie kann ein Event als Entwurf vorschlagen; Sie bestätigen es, bevor es live geht.

Wie viel Zeit brauche ich, um ein Wohltätigkeitsevent zu organisieren?

Rechnen Sie bei einem größeren Event mit mehreren Monaten und beginnen Sie mindestens 3 Monate vorher mit Ziel, Budget und Team. Ein kleines Event kann in wenigen Wochen entstehen, aber die Checkliste bleibt dieselbe. Werbung und Ticketverkauf starten 6 bis 8 Wochen vorher.

Was ist der wichtigste Punkt?

Ein klares Ziel und ein realistisches Budget. Ohne beides wissen Sie nicht, ob das Event gelungen ist. Berechnen Sie außerdem vorher, wie viel Sie verkaufen müssen, um den Break-even zu erreichen, damit Sie rechtzeitig nachsteuern können.

Muss ich die Kosten des Events nennen?

Es ist gute Praxis, klar zu sagen, wohin das Geld fließt, einschließlich etwaiger Eventkosten. Sagen Sie in Ihrer Kommunikation, ob ein Teil des Erlöses in die Kosten der Organisation fließt. Das empfehlen auch die Branchenrichtlinien.

Brauche ich eine Erlaubnis, um auf meinem Event Musik zu spielen?

In Belgien bitten Sie mindestens 5 Tage vorher über die Plattform Unisono bei der SABAM um Erlaubnis. Innerhalb von fünfzehn Tagen nach dem Event melden Sie die gespielte Musik. Auf der SABAM-Seite von ikorganiseer.be finden Sie den Tarif, der zu Ihrer Art von Event passt.

Weiterlesen

Mehr zu diesem Thema:

Quellen

Geprüft am 2. Oktober 2026.

More from Glowie

More about WeGlow