Comment organiser un événement caritatif ? Checklist

Un événement caritatif demande une liste en 4 phases : objectif et budget, logistique, promotion et billets, jour J et suivi.

Pour organiser un bon événement caritatif, suivez une liste de contrôle en quatre phases : fixer l'objectif et le budget, régler le concept et la logistique, promouvoir et vendre les billets, puis mener la journée et assurer le suivi. Voici les points à ne pas oublier.

Phase 1 : objectif, budget et équipe (au moins 3 mois avant)

  • Notez un objectif clair : collecter des fonds, toucher de nouveaux soutiens, ou les deux.
  • Vérifiez que l'événement correspond à la mission de l'association. Le Chartered Institute of Fundraising conseille de définir d'abord les objectifs de l'événement.
  • Établissez un budget avec tous les coûts : salle, restauration, matériel, assurance, promotion. Calculez ce qu'il faut vendre pour atteindre l'équilibre.
  • Constituez une équipe de base et répartissez les rôles : coordination, finances, communication, logistique, bénévoles.

Phase 2 : concept et logistique

Cinq points à régler.

  • Date et lieu : choisissez en fonction du coût, de l'accès et de l'accessibilité. Vous pouvez utiliser vos locaux, louer une salle ou vous associer à un partenaire.
  • Sécurité : vérifiez que le lieu respecte les règles de sécurité et prévoyez un plan d'urgence et des premiers secours.
  • Autorisations et assurance : demandez à votre commune ce qu'il faut (par exemple pour une autorisation de boissons fortes lors d'un événement occasionnel ou pour l'occupation de l'espace public) et vérifiez votre assurance. Si vous diffusez de la musique en Belgique, demandez l'autorisation de la SABAM via Unisono au moins 5 jours à l'avance.
  • Programme et matériel : rédigez un déroulé heure par heure et la liste de tout ce qu'il vous faut.
  • Bénévoles : décidez de leur nombre et de leurs tâches. Le gouvernement flamand propose une assurance gratuite pour les bénévoles aux organisations sans personnel rémunéré : jusqu'à 1 000 heures par an, avec déclaration au moins 24 heures à l'avance. Lisez aussi comment trouver des bénévoles pour mon association.

Phase 3 : promotion et vente de billets (6 à 8 semaines avant)

Créez une page d'événement simple avec date, lieu, prix et ce que les recettes permettent. Diffusez-la par votre newsletter, les réseaux sociaux et les canaux locaux, et demandez aux bénévoles et partenaires de relayer. Soyez clair sur les coûts : indiquez si une partie des recettes couvre les frais de l'événement, ce que recommandent aussi les guides du secteur.

Phase 4 : le jour J

  • Briefez tous les aidants, avec une liste de contacts et un plan clair.
  • Un point d'accueil ou d'enregistrement fluide.
  • Un moment pour remercier les invités et expliquer à quoi sert leur argent. Prévoyez aussi une possibilité de donner sur place.
  • Des photos pour votre compte rendu, avec consentement si nécessaire.

Après l'événement

Dans les jours qui suivent, remerciez invités, bénévoles et sponsors, publiez le résultat et faites un court bilan avec l'équipe : ce qui a bien marché, ce qui a coûté trop cher, ce que vous changerez. Notez-le pour la prochaine fois.

Dans WeGlow

Les organisations qui utilisent WeGlow peuvent créer une page d'événement avec vente de billets et totaux en direct ; les participants peuvent lancer leur propre page de collecte et vous pouvez scanner les billets le jour J. Glowie peut préparer un brouillon d'événement que vous confirmez avant sa mise en ligne.

De combien de temps ai-je besoin pour organiser un événement caritatif ?

Prévoyez plusieurs mois pour un grand événement et commencez au moins 3 mois avant par l'objectif, le budget et l'équipe. Un petit peut se préparer en quelques semaines, mais la liste reste la même. La promotion et la vente de billets démarrent 6 à 8 semaines avant.

Quel est le point le plus important ?

Un objectif clair et un budget réaliste. Sans eux, impossible de savoir si l'événement a réussi. Calculez aussi à l'avance ce qu'il faut vendre pour atteindre l'équilibre, afin de pouvoir ajuster à temps.

Dois-je mentionner les coûts de l'événement ?

C'est une bonne pratique d'indiquer clairement où va l'argent, frais d'événement compris. Précisez dans votre communication si une partie des recettes couvre les frais de l'organisation. C'est aussi ce que recommandent les guides du secteur.

Ai-je besoin d'une autorisation pour diffuser de la musique ?

En Belgique, vous demandez l'autorisation de la SABAM au moins 5 jours à l'avance via la plateforme Unisono. Dans les quinze jours suivant l'événement, vous déclarez la musique jouée. Consultez la page SABAM sur ikorganiseer.be pour le tarif qui correspond à votre type d'événement.

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Sources

Vérifié le 2 octobre 2026.

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