Wohltätigkeitsgala oder Benefizdinner organisieren

So organisieren Sie eine Wohltätigkeitsgala oder ein Benefizdinner: Ziel und Budget, Location, Programm, Ticketverkauf, Sponsoren und Nachbereitung.

Um eine Wohltätigkeitsgala oder ein Benefizdinner zu organisieren, arbeiten Sie vom Datum rückwärts: Legen Sie ein Spendenziel und ein Budget fest, buchen Sie Location und Caterer, verkaufen Sie Tickets und Tische, gewinnen Sie Sponsoren, erstellen Sie ein Programm mit einem klaren Spendenmoment und fassen Sie innerhalb einer Woche nach. Eine gute Gala ist teils Dinner, teils Geschichte: Die Gäste sollen mit dem Wissen gehen, was ihr Abend genau möglich macht.

Wie weit im Voraus beginnen Sie?

Als Faustregel (eigene Planungserfahrung, keine Studie): Beginnen Sie bei einem Sitzdinner vier bis sechs Monate vorher. Locations und Caterer sind schnell ausgebucht, und Sponsoren entscheiden langsam. Ein kleineres Benefizdinner an einem vertrauten Ort kann in zwei bis drei Monaten stehen.

Schritt 1: Ziel, Publikum und Budget

  • Schreiben Sie das Ziel auf: Nettoertrag, Zahl der Gäste, Zahl der neuen Unterstützer.
  • Legen Sie fest, wen Sie einladen: bestehende Spender, lokale Unternehmen, Kontakte des Vorstands, Freiwillige.
  • Listen Sie alle Kosten auf: Location, Catering, Getränke, Personal, Dekoration, Ton, Druck, Versicherung, Dankeschöns. Berechnen Sie dann die Break-even-Zahl der Tickets.
  • Legen Sie den Ticketpreis anhand Ihrer Kosten pro Gast fest, nicht anhand von Hoffnung.

Schritt 2: Location, Datum und Catering

Wählen Sie eine Location, die Ihre Gästezahl mit Spielraum fasst, gut erreichbar und barrierefrei ist. Meiden Sie Termine, die mit Schulferien oder großen lokalen Veranstaltungen zusammenfallen. Fragen Sie Caterer nach einem Festpreis pro Person und einer Frist für die endgültige Zahl; eine Location oder ein Caterer, der Ihr Anliegen unterstützt, gibt manchmal einen besseren Preis, also fragen Sie.

Fragen Sie bei Ihrer Gemeinde nach, welche Genehmigungen gelten, und prüfen Sie Ihre Versicherung und die Sicherheitsvorschriften der Location.

Schritt 3: das Programm

Halten Sie es kurz. Ein gängiger Aufbau: Empfang, eine kurze Geschichte von jemandem, dem Ihre Arbeit geholfen hat (mit dessen Einwilligung), Dinner, ein klarer Moment, in dem Sie die Gäste um eine Spende bitten, und ein Dankeswort. Die Bitte ist das Herz des Abends: Sagen Sie, was ein bestimmter Betrag möglich macht, und machen Sie das Spenden dann einfach, am besten mit einem Link oder QR-Code auf dem Tisch, damit Gäste per Handy spenden können.

Schritt 4: Sponsoren und Tische

Der Ertrag einer Gala kommt oft aus mehr als dem Ticket. Bieten Sie Unternehmen einen Tisch oder eine sichtbare Erwähnung an und sagen Sie klar, was sie bekommen. Ganze Tische zu verkaufen ist auch ein guter Weg, den Saal zu füllen, denn ein Käufer bringt die anderen Gäste mit. Seien Sie offen gegenüber den Gästen, welcher Teil des Tickets die Kosten deckt.

Schritt 5: Tickets online verkaufen

Eröffnen Sie den Verkauf früh, setzen Sie Preis, Datum, Ort und Zweck an den Anfang der Seite und sorgen Sie dafür, dass der Kauf weniger als zwei Minuten dauert. In WeGlow erstellen Sie eine Eventseite mit verschiedenen Tickettypen, zum Beispiel einem normalen Sitzplatz und einem Tisch mit Gästen, jeweils mit eigenem Preis, eigener Platzzahl und eigenem Verkaufszeitraum.

Plätze werden gehalten, während ein Gast bezahlt, sodass Sie denselben Platz nicht doppelt verkaufen. Käufer können beim Bezahlen eine zusätzliche Spende hinzufügen, und Sie können einen Rabattcode für Partner einrichten. Auf den Ticketverkauf fällt eine Servicegebühr an, die der Käufer übernehmen kann; prüfen Sie die aktuellen Bedingungen in Ihrem Dashboard.

Beachten Sie in Belgien die steuerliche Seite: Ein Ticket für ein Dinner ist eine Gegenleistung. Laut belgischem Föderalen Öffentlichen Dienst Finanzen berechtigen Spenden nur dann zu einer Steuerermäßigung, wenn sie ohne Gegenleistung erfolgen, und die Teilnahme an einer Mahlzeit bei einer Benefizveranstaltung fällt nicht darunter. Die Ermäßigung beträgt 30 Prozent für 2025 und 2026, ab 40 Euro pro Jahr und Einrichtung, mit einer Steuerbescheinigung. Eine gesonderte Spende ohne Gegenleistung kann also infrage kommen, sofern Ihre Organisation eine Bescheinigung ausstellen darf.

Schritt 6: der Abend selbst

  • Briefing für Ihre Freiwilligen mit Ablaufplan und Lageplan.
  • Checken Sie Gäste schnell ein. WeGlow-Tickets werden per E-Mail verschickt und können an der Tür mit einem PIN-geschützten Scanner gescannt werden, der ein bereits benutztes Ticket meldet.
  • Zeigen Sie das Ergebnis live, wenn möglich: WeGlow-Eventseiten zeigen Live-Summen.
  • Machen Sie Fotos für Ihren Bericht, wo nötig mit Einwilligung.

Schritt 7: Nachbereitung

Danken Sie Gästen, Helfern und Sponsoren innerhalb einer Woche. Teilen Sie das Ergebnis und wofür es verwendet wird. Über Ihren Ticketbildschirm in WeGlow können Sie die Käufer des Events an eine Liste in WeGlow Mail senden und allen eine gemeinsame Dankesnachricht schreiben.

WeGlow Mail ist kostenlos bis 250 Kontakte und im Pro-Plan bis 2.500 Kontakte inbegriffen (ab 40 € pro Monat zzgl. MwSt.; prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard). Führen Sie danach eine kurze Auswertung durch: Was kostete zu viel, was funktionierte, was ändern Sie?

Wie viele Gäste brauche ich für ein Benefizdinner?

Das hängt von Ticketpreis und Kosten ab. Gehen Sie von der Break-even-Zahl aus, also den Gesamtkosten geteilt durch den Ticketpreis, und addieren Sie die Spenden und Sponsoren, die Sie realistisch erwarten. Wer mit den erwarteten statt den erhofften Gästen plant, hält das Budget sicher.

Soll ich zusätzlich zum Ticket um eine Spende bitten?

Ja, wenn Sie klar darüber sind. Ein Spendenmoment während des Abends und eine optionale Zusatzspende beim Bezahlen passen beide gut. Halten Sie Ticket und Spende getrennt: In Belgien gilt eine Mahlzeit als Gegenleistung und berechtigt nicht zu einer Steuerermäßigung.

Kann Glowie bei der Eventseite helfen?

Ja. Glowie kann ein Event als Entwurf vorschlagen, das Sie prüfen und bestätigen, bevor es live geht. Kontrollieren Sie dabei Preis, Datum, Ort und Zweck am Seitenanfang, denn das entscheidet, ob Besucher binnen zwei Minuten ein Ticket kaufen.

Was tun, wenn die Tickets sich nicht verkaufen?

Schreiben Sie Ihren früheren Spendern, bitten Sie Sponsoren, einen Tisch zu nehmen, und lassen Sie jeden Freiwilligen zwei Gäste mitbringen. Den Termin zu verschieben kostet weniger als ein leerer Saal. Prüfen Sie auch, ob Preis, Zweck und Datum oben auf Ihrer Eventseite klar stehen.

Ist ein Ticket für ein Benefizdinner steuerlich absetzbar?

In Belgien nicht: Der Föderale Öffentliche Dienst Finanzen schließt die Teilnahme an einer Mahlzeit bei einer Benefizveranstaltung von der Steuerermäßigung für Spenden aus, weil sie eine Gegenleistung ist. Eine gesonderte Spende ohne Gegenleistung kann infrage kommen, ab 40 Euro pro Jahr und Einrichtung, mit Steuerbescheinigung.

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Quellen

Geprüft am 2. Oktober 2026.

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