Comment organiser une marche ou course sponsorisée ?

Organisez une marche sponsorisée en 6 étapes : objectif, parcours, autorisation et sécurité, bénévoles, inscriptions et suivi.

Pour organiser une marche ou une course sponsorisée, suivez six étapes : choisir la cause et l'objectif, fixer le parcours et la date, régler autorisation, assurance et sécurité, trouver des bénévoles et des sponsors, laisser les participants s'inscrire et collecter des parrainages, puis assurer le suivi après l'événement. Voici le détail.

Commencez par la cause, l'objectif et le public

Demandez-vous d'abord qui vous voulez faire participer : familles, écoles, coureurs, collègues ? Cela détermine la distance et l'ambiance. Une marche de quelques kilomètres convient à presque tout le monde ; une course attire un public plus restreint. Fixez la somme visée et son utilisation, puis estimez le nombre de participants et ce que chacun pourrait collecter pour vérifier que l'objectif est réaliste.

Prévoyez assez de temps

Pour une marche de groupe, Save the Children conseille de prévoir 8 à 12 semaines de promotion. Choisissez une saison et une date qui n'entrent pas en conflit avec d'autres grands événements locaux, et prévoyez une solution de repli en cas de pluie.

Parcours, autorisation, assurance et sécurité

Quatre points à régler.

  • Parcours : choisissez un tracé clair adapté à votre public, avec fléchage et bénévoles aux carrefours.
  • Autorisation : demandez à votre commune si une autorisation ou une déclaration est nécessaire, surtout sur la voie publique. En Belgique, les communes peuvent demander aux organisateurs de déclarer leur événement.
  • Assurance : le gouvernement flamand propose une assurance gratuite pour les bénévoles aux associations de fait et aux asbl sans personnel rémunéré : jusqu'à 1 000 heures par an, avec déclaration au moins 24 heures à l'avance. Elle ne couvre que les bénévoles qui aident activement, pas les participants. Envisagez donc une assurance distincte pour vos participants et vérifiez que votre association y a droit.
  • Sécurité : faites une analyse de risques simple et prévoyez premiers secours, eau et plan d'urgence.

Trouvez bénévoles et sponsors

Répartissez les tâches : inscriptions, parcours, ravitaillement, sécurité, communication. Pour les commerçants locaux, expliquez ce qu'ils obtiennent en retour, par exemple leur nom sur la bannière de départ ou dans votre newsletter. Soyez aussi transparent sur les coûts : le Chartered Institute of Fundraising recommande d'indiquer clairement dans la communication si une partie des fonds sert à couvrir les frais de l'événement.

Inscriptions et parrainages

Facilitez l'inscription et permettez à chaque participant de créer sa propre page de collecte en ligne, où amis et famille peuvent le parrainer. Donnez-lui un court texte et quelques photos à partager. Le parrainage ne dépend plus alors d'une feuille papier et d'argent liquide.

Le jour J et après

Installez une signalisation claire, un point de départ où chacun s'enregistre et des bénévoles aux points de contrôle. Prenez des photos. Remerciez participants, bénévoles et sponsors juste après et publiez le total dès qu'il est connu. Demandez des retours pour la prochaine édition.

Dans WeGlow

Les organisations qui utilisent WeGlow peuvent créer une page d'événement avec billets et totaux en direct. Les participants peuvent lancer leur propre page de collecte pour trouver des parrains. Le jour J, vous pouvez scanner les billets pour enregistrer les arrivées. Glowie peut aussi aider à préparer un brouillon d'événement, que vous confirmez avant sa mise en ligne.

Quelle longueur pour une marche sponsorisée ?

Cela dépend de votre public. Une marche de quelques kilomètres convient à presque tout le monde, tandis qu'une course attire un public plus restreint. Un parcours court est plus accessible ; proposez plusieurs distances si possible, pour que familles et participants plus sportifs y trouvent leur place.

Ai-je besoin d'une autorisation pour une marche sponsorisée ?

Peut-être, surtout sur la voie publique. Renseignez-vous très tôt auprès de votre commune : certaines demandent une autorisation, d'autres une déclaration. Intégrez-le à votre calendrier de 8 à 12 semaines de promotion, pour ne pas être surpris au dernier moment.

Comment fonctionne le parrainage en ligne ?

Chaque participant partage le lien de sa propre page de collecte en ligne et les donateurs y donnent directement. Le parrainage ne dépend ainsi plus d'une feuille papier et d'argent liquide. Donnez aux participants un court texte et quelques photos à partager.

Les participants sont-ils couverts par l'assurance gratuite pour bénévoles ?

Non. D'après son site, l'assurance gratuite pour bénévoles du gouvernement flamand ne couvre que les bénévoles qui aident activement, pas les participants, membres ou visiteurs. Elle vaut jusqu'à 1 000 heures par an et l'activité se déclare au moins 24 heures à l'avance. Prévoyez une assurance distincte pour les participants.

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Sources

Vérifié le 2 octobre 2026.

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