Hoe plan je een jaareindcampagne voor je goed doel?

Plan je jaareindcampagne in zes stappen: doel, kalender, donatiepagina, berichten, bedankmail en meting. Begin in september of oktober.

Een jaareindcampagne plan je door vijf dingen vast te leggen: een concreet doel, een kalender van oktober tot januari, één duidelijke donatiepagina, een korte reeks berichten en een plan om te bedanken. Begin liefst in september of oktober, zodat je team niet in december alles tegelijk moet doen.

Waarom een jaareindcampagne plannen?

Veel organisaties vragen in het najaar méér dan de rest van het jaar, en donateurs staan er in december open voor. Je hoeft er geen grote operatie van te maken. Een eenvoudig plan met vaste data is genoeg. Zonder plan wordt het al snel een paar haastige mails in de laatste week, en dat is net het drukste moment in de inbox van je donateurs.

Stap 1: kies één doel en één verhaal

Begin niet met een bedrag, begin met een zin: wat verandert er als de campagne lukt? Bijvoorbeeld "warme maaltijden voor 40 gezinnen deze winter" (verzonnen voorbeeld). Koppel daar daarna een bedrag aan dat je kunt uitleggen. Kies één verhaal en één foto die je overal gebruikt. Herhaling is geen saaiheid, het is herkenbaarheid.

Doel in één zin, met een bedrag en een einddatum.
Eén persoon of één situatie als gezicht van de campagne (met toestemming).
Eén antwoord op de vraag "wat doet mijn gift?".

Stap 2: maak een kalender

Hieronder een voorbeeldplanning. Het is een vuistregel die we zelf voorstellen, geen onderzoeksresultaat; pas ze aan je eigen ritme aan.

September: doel, verhaal en budget vastleggen. Donatiepagina, mailtemplate en bedankmail klaarzetten.
Oktober: je lijst opschonen, een eerste verhaalmail sturen en vrijwilligers of ambassadeurs vragen om te delen.
November: de eigenlijke oproep, met een tussentijdse stand van zaken.
Begin december: tweede oproep met een nieuw detail uit het verhaal.
Laatste week van december: een korte herinnering dat het jaar bijna om is. Dat is ook het moment om aan te geven tot wanneer een gift nog in dit kalenderjaar valt.
Januari: bedanken, resultaat tonen en fiscale attesten voorbereiden.

Stap 3: zorg dat geven makkelijk is

De beste oproep faalt als de betaalpagina lastig is. Je donatiepagina moet op een telefoon werken, het bedrag duidelijk tonen en weinig vragen stellen. Op een WeGlow-donatiepagina doet de donateur drie stappen: bedrag, persoonlijke gegevens (voornaam en e-mailadres zijn verplicht) en samenvatting. Je kunt eenmalige en maandelijkse giften elk hun eigen bedragen geven, met een label per bedrag, bijvoorbeeld "een warme maaltijd" (voorbeeld).

Zet het maandelijkse bedrag er bewust bij. Wie in december voor het eerst geeft, kan meteen kiezen om het jaar daarna te blijven steunen.

Stap 4: houd je berichten kort en gevarieerd

Een goede reeks bestaat uit drie tot vijf berichten die elk iets nieuws vertellen: het verhaal, de stand van zaken, een getuigenis, de laatste dagen. Mix ook je kanalen: mail, sociale media, je website en een persoonlijke boodschap aan je grootste steuners.

In WeGlow Mail loop je door vier stappen: schrijven, wie ontvangt het, controleren en versturen. Je kunt een testmail naar jezelf sturen en de mail op een gekozen dag en uur plannen. Glowie kan een eerste versie van een mail schrijven op basis van je idee; jij leest die na en past aan voor je hem verstuurt. Met de tag {{first_name}} spreek je mensen bij hun voornaam aan.

Stap 5: plan het bedanken vóór de campagne begint

Het bedanken wordt het vaakst vergeten, terwijl het bepaalt of een donateur volgend jaar terugkomt. Schrijf je bedankmail nu al. WeGlow kan na een gift automatisch een bedankmail sturen, maar alleen als je organisatie een bedanktekst heeft ingevuld. Controleer dat dus. Lees ook ons artikel over hoe je jaareinddonateurs bedankt en attesten verstuurt.

Stap 6: hou bij wat werkt

Kies vooraf drie cijfers: totaal opgehaald bedrag, aantal nieuwe donateurs en aantal maandelijkse donateurs. Noteer ze elk jaar op dezelfde manier. In WeGlow CRM vind je je donateurs, lijsten en taken op één plek, zodat je bijvoorbeeld mensen die vorig jaar gaven maar dit jaar nog niet, apart kunt aanschrijven.

Wat kost het?

Elk WeGlow-plan bevat WeGlow Mail gratis tot 250 contacten. Met het platformplan Pro (€40 per maand of €400 per jaar, excl. btw) is mailen inbegrepen tot 2.500 contacten. WeGlow CRM is een aparte uitbreiding die vanaf €29 per maand (excl. btw) begint voor tot 1.000 contacten. Controleer altijd de actuele prijzen in je dashboard.

Hoe vroeg moet ik beginnen?

Als vuistregel: zet je plan en je pagina klaar in september of oktober. Dan heb je tijd om te testen en bij te sturen.

Hoe vaak mag ik mailen?

Liever een paar mails met elk iets nieuws dan veel herhaling. Respecteer elke uitschrijving meteen.

Moet ik een fiscaal attest voorzien?

Alleen als je organisatie erkend is. In België is dat de voorwaarde voor een belastingvermindering van 30% voor de donateur, vanaf €40 per jaar per instelling. Zie de bronnen.

Klaar om te starten? Zet je campagne op in je WeGlow-dashboard en laat Glowie een eerste concept maken dat jij nog kunt aanpassen.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

Bronnen

Giften (FOD Financiën): 30% vermindering, minstens €40 per jaar per instelling, attesten meestal in maart of april
WeGlow: productgegevens, controleer actuele prijzen in je dashboard

(gecontroleerd op 2 oktober 2026)