Jaareinddonateurs bedanken en fiscale attesten versturen

Bedank snel en persoonlijk, toon in januari wat de gift deed en verstuur de attesten in het nieuwe jaar. Met België, Frankrijk en Nederland op een rij.

Bedank jaareinddonateurs snel (liefst binnen een dag), persoonlijk en zonder nieuwe vraag, en bezorg het fiscaal attest in het nieuwe jaar. In België sturen de meeste instellingen de attesten in maart of april, maar niets verbiedt je om vroeger te zijn. Hieronder vind je een werkwijze in drie stappen.

Stap 1: bedank binnen een dag

De eerste reactie na een gift is het belangrijkste moment in de relatie. Een betaalbewijs is geen bedankje. Stuur een echt bericht in je eigen stem: noem de voornaam, zeg wat de gift mogelijk maakt en onderteken als mens.

  • Houd het kort: drie of vier zinnen volstaan.
  • Voeg geen nieuwe vraag toe.
  • Bel grotere gevers als je kan. Een minuut telt.

WeGlow kan na een gift automatisch een bedankmail sturen, maar alleen als je organisatie een bedanktekst heeft ingevuld. Niet elke organisatie heeft dat gedaan, dus controleer het vóór je campagne start. Zeg dus niet dat elke donateur automatisch bedankt wordt, tenzij je het zelf hebt getest.

Wie voor het eerst gaf, verwacht een ander bericht dan wie al jaren steunt. Wie maandelijks start, mag in het bedankje meteen horen hoe de gift het hele jaar werkt. Zo voelt een automatisch bedankje niet als een standaardmelding, en dat verschil merken lezers sneller dan je denkt.

Een voorbeeld van een bedankmail (verzonnen)

Onderwerp: Dank je wel, {{first_name}}

Dag {{first_name}},

Je gift komt aan. Dankzij jou kunnen we deze winter meer gezinnen een warme maaltijd geven. Jamila (verzonnen naam) en de andere gasten weten het nog niet, maar wij vertellen het hen graag.

In januari laten we je weten wat je gift heeft gedaan.

Sofie

Het voorbeeld is verzonnen. Pas het aan en beloof alleen wat je ook doet.

Stap 2: toon in januari wat de gift deed

Een bedankje verandert een gift in een relatie. Stuur in januari of februari een korte update met één verhaal, één foto en één concreet resultaat. Gebruik enkel cijfers die je kunt staven. Wie dit heeft gelezen, geeft niet alleen vlugger opnieuw, maar weet ook waarvoor.

Stap 3: fiscale attesten bezorgen

De belangrijkste regels, volgens de FOD Financiën, voor België:

  • De vermindering is 30% voor giften sinds 1 januari 2025.
  • Het gaat om minstens €40 per jaar en per instelling.
  • Alleen erkende instellingen mogen een attest afgeven.
  • Voor het attest heeft de instelling naam, adres en rijksregisternummer van de donateur nodig. Dat laatste is volgens de belastingdienst verplicht sinds 2024.
  • De meeste instellingen versturen de attesten in maart of april.

In Frankrijk gaat het om een reçu fiscal: 66% van het bedrag komt in mindering, 75% voor hulp aan mensen in moeilijkheden tot €2.000 voor giften in 2026 (service-public.gouv.fr). Voor Nederland verwijzen we naar belastingdienst.nl voor de voorwaarden van giftenaftrek.

Zo doe je het in WeGlow

Als je organisatie fiscale attesten heeft ingeschakeld, toont de WeGlow-donatiepagina een optie om een attest aan te vragen vanaf een gift van €40. De donateur vult daar zijn gegevens in. Het attest zelf wordt door de organisatie afgegeven, niet door WeGlow.

  • Je verstuurt de attesten met één klik naar alle donateurs die in aanmerking komen. Dat gebeurt niet automatisch: jij start het.
  • In WeGlow CRM vind je het tabblad Attesten & bewijzen, met een overzicht van wat verstuurd is, wat mislukte en welke gegevens nog ontbreken.
  • De organisatie kan de gegevens exporteren voor Belcotax.

Vraag de ontbrekende gegevens liefst vóór maart op. Een kort bericht aan donateurs met onvolledige gegevens bespaart je later veel werk. In WeGlow CRM kun je zulke contacten in een lijst zetten en er een taak aan koppelen.

Veelgemaakte fouten

  • Het bedankje combineren met een nieuwe vraag naar geld.
  • Een attest beloven in de oproep terwijl je organisatie niet erkend is.
  • Pas in maart ontdekken dat adressen of rijksregisternummers ontbreken.
  • Alle donateurs hetzelfde bericht sturen, ook wie voor het eerst gaf of al jaren maandelijks geeft. Een korte aparte zin voor die groepen kost weinig moeite.

Een planning voor december tot april

  • December: bedankmail klaar, donatiepagina getest, attestenoptie gecontroleerd.
  • Januari: bedankupdate sturen en ontbrekende gegevens opvragen.
  • Februari: gegevens nakijken en lijst met onvolledige contacten wegwerken.
  • Maart of april: attesten versturen en de gegevens voor de belastingdienst klaarzetten.

Dit is een voorstel, geen wettelijke termijn. Controleer de officiële pagina voor het jaar waarin je werkt. WeGlow CRM is een aparte uitbreiding vanaf €29 per maand (excl. btw) voor tot 1.000 contacten; WeGlow Mail is gratis tot 250 contacten en inbegrepen tot 2.500 contacten met het Pro-platformplan (€40 per maand of €400 per jaar). Controleer de actuele prijzen in je dashboard.

Moet ik elke donateur een attest sturen?

Nee, alleen wie in aanmerking komt: in België gaat het om giften van minstens €40 per jaar aan een erkende instelling.

Wat als een donateur zijn rijksregisternummer niet wil geven?

Dan kun je geen attest uitschrijven. Leg uit waarom je het nodig hebt en dat het voor de belastingdienst is.

Hoe werkt de giftenaftrek in Nederland?

Voor gewone giften aan een ANBI geldt een drempel van 1% van het drempelinkomen, met een minimum van €60, en een maximum van 10% van dat inkomen. Voor periodieke giften geldt geen drempel, wel een jaarlijks maximum. Controleer de voorwaarden bij de Belastingdienst.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

Bronnen

(gecontroleerd op 2 oktober 2026)

Meer van Glowie

Meer over WeGlow