Unterstützer segmentieren: intelligente Listen für Vereine

Teilen Sie Spender in Gruppen wie aktuell, abgesprungen und freiwillig auf. Intelligente Listen füllen sich anhand von Filtern von selbst.

Sie segmentieren Unterstützer, indem Sie Ihre Datenbank in Gruppen aufteilen, die etwas Nützliches gemeinsam haben: Sie haben kürzlich gespendet, spenden monatlich, sind abgesprungen, sind freiwillig aktiv oder wohnen in der Nähe. Jede Gruppe erhält dann eine passende Botschaft. In WeGlow CRM erledigen Sie das mit intelligenten Listen: ein Filter wie „hat in den letzten sechs Monaten gespendet“, der sich selbst aktualisiert, sodass Sie nie wieder von Hand eine Liste aufbauen.

Warum segmentieren?

Eine Erstspenderin, ein zehnjähriges Mitglied und ein Unternehmenssponsor sollten nicht dieselbe Botschaft bekommen. Wenn alle alles erhalten, springen viele ab. Mit Segmenten danken, bitten und informieren Sie so, wie es zur Beziehung passt. Es spart auch Zeit: Eine gut gebaute Liste ersetzt einen monatlichen Nachmittag mit Kopieren und Einfügen.

Welche Segmente bauen Sie zuerst?

Beginnen Sie mit einer Handvoll. Jedes beantwortet eine Frage, die Sie sich jeden Monat stellen.

  • Aktuelle Spender. Haben in den letzten 30 oder 90 Tagen gespendet. Nutzen Sie es für Dankanrufe und Wirkungsberichte.
  • Abgesprungene Spender. Haben vor zwölf bis vierundzwanzig Monaten gespendet, seitdem nicht mehr. Ein freundliches „Wir vermissen Sie“ ist einen Versuch wert.
  • Erstspender. Ihre beste Chance, aus einer Spende eine Gewohnheit zu machen.
  • Monatliche oder regelmäßige Spender. Sie verdienen einen anderen Ton, eher den von Eingeweihten als von Interessenten.
  • Größere Spender. Eine kurze Liste für den persönlichen Kontakt durch ein Vorstandsmitglied oder die Leitung.
  • Spender, die auch Freiwillige sind. Oft Ihre treuesten Unterstützer.

Die Schwellenwerte bestimmen Sie selbst. Was „größer“ heißt, hängt von Ihrer Organisation ab. Schauen Sie also auf Ihre eigenen Spendenhöhen, statt eine Regel von anderswo zu kopieren.

Wie funktionieren intelligente Listen in WeGlow CRM?

Im Bereich Listen erstellen Sie eine Liste auf Basis von Filtern. WeGlow-Listen unterstützen Filter nach Spendenzeitraum, Labels und benutzerdefinierten Feldern. Weil die Liste aus dem Filter berechnet wird, kommen Menschen hinein und wieder heraus, wenn sich ihre Daten ändern. Wer gestern gespendet hat, steht in „aktuelle Spender“; in sechs Monaten fällt die Person von selbst heraus, ohne dass jemand eine Tabelle anfasst.

  • Systemlisten sind vorbereitet, sodass Sie nicht mit einem leeren Bildschirm beginnen.
  • Verborgene Listen halten Ihre Übersicht aufgeräumt, wenn Sie Listen für den einmaligen Gebrauch anlegen.
  • Massenaktionen lassen Sie alle in einer Liste auf einmal bearbeiten, zum Beispiel ein Label hinzufügen.
  • Momentaufnahmen speichern die Größe einer Liste über die Zeit, damit Sie sehen, ob Ihre Gruppe aktueller Spender wächst.

Labels und benutzerdefinierte Felder: das Rohmaterial

Listen sind nur so gut wie die Daten dahinter. Labels sind das schnellste Werkzeug: „Gala 2026“, „ist für uns gelaufen“, „Vorstandskontakt“. Benutzerdefinierte Felder enthalten strukturierte Fakten, die für Ihren Zweck spezifisch sind, etwa ein Schuljahr oder eine bevorzugte Sprache. Eine gute Gewohnheit: Versehen Sie Menschen mit Labels, wenn etwas passiert, statt Monate später aufzuräumen.

Kann Glowie helfen?

Glowie, der Maskottchen-Assistent von WeGlow, zeigt Vorschläge für Listen, die Sie erstellen könnten. Sie sehen den Vorschlag, entscheiden, ob er zu Ihrer Organisation passt, und bestätigen. Ohne Ihre Zustimmung wird nichts angelegt.

Ein kleiner Plan, den Sie diese Woche abschließen

  1. Importieren Sie Ihre Unterstützerdatei (siehe unseren Artikel zum Umzug von Excel in ein CRM).
  2. Erstellen Sie drei Listen: aktuelle Spender, abgesprungene Spender und Spender, die auch Freiwillige sind.
  3. Notieren Sie für jede eine Aktion: einen Dankanruf, eine Reaktivierungsnachricht, eine Wertschätzungsnachricht für Freiwillige.
  4. Sehen Sie sich nach einem Monat die Momentaufnahmen an und passen Sie die Filter an.

Was kostet es?

WeGlow CRM startet ab 29 € pro Monat (zzgl. MwSt.) für bis zu 1.000 Kontakte, mit 59 € für bis zu 5.000, 89 € für bis zu 10.000 und 149 € für bis zu 25.000. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard und bauen Sie dann Ihre erste intelligente Liste.

Häufige Fehler beim Segmentieren

Der erste Fehler ist, zu viele Listen zu erstellen, die niemand nutzt. Der zweite ist, eine Liste ohne Aktion dahinter zu bauen: Ein Segment hilft erst, wenn Sie wissen, was Sie damit tun.

Der dritte ist zu vergessen, dass Menschen sich ändern. Ein abgesprungener Spender, der letzte Woche wieder gespendet hat, gehört nicht mehr in Ihre Reaktivierungsnachricht. Intelligente Listen lösen Letzteres von selbst, weil sie jedes Mal neu aus dem Filter berechnet werden. Prüfen Sie auch gelegentlich, ob Ihre Labels noch bedeuten, was Sie denken.

Wie viele Segmente sind zu viele?

Wenn Sie nicht in einem Satz sagen können, wofür eine Liste dient, brauchen Sie sie nicht. Drei bis sechs aktive Listen genügen den meisten kleinen Vereinen.

Kann ich Menschen ohne E-Mail-Adresse segmentieren?

Ja. Ein Kontakt kann ohne E-Mail-Adresse existieren, und Filter nach Spenden, Labels oder benutzerdefinierten Feldern hängen nicht davon ab. Per E-Mail erreichen können Sie sie natürlich nicht.

Dürfen Spender nach der DSGVO segmentiert werden?

Die eigenen Unterstützer für relevante Nachrichten zu gruppieren, ist üblich, aber Sie brauchen weiterhin eine Rechtsgrundlage für jede Art von Kontakt und müssen Widersprüche gegen Direktwerbung (auf Niederländisch) respektieren. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.

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