Jahresendspender danken und Steuerbescheinigungen versenden

Danken Sie schnell und persönlich, zeigen Sie im Januar die Wirkung der Spende und senden Sie die Bescheinigungen im neuen Jahr. Mit Regeln für BE, FR und NL.

Danken Sie Jahresendspendern schnell (idealerweise innerhalb eines Tages), persönlich und ohne neue Bitte, und lassen Sie ihnen im neuen Jahr die Steuerbescheinigung zukommen. In Belgien versenden die meisten Einrichtungen die Bescheinigungen im März oder April, aber nichts hindert Sie daran, früher zu sein. Hier ein Vorgehen in drei Schritten.

Schritt 1: Danken Sie innerhalb eines Tages

Die erste Reaktion nach einer Spende ist der wichtigste Moment der Beziehung. Ein Zahlungsbeleg ist kein Dank. Senden Sie eine echte Nachricht in Ihrer eigenen Stimme: Nennen Sie den Vornamen, sagen Sie, was die Spende möglich macht, und unterschreiben Sie als Mensch.

  • Halten Sie es kurz: drei oder vier Sätze genügen.
  • Fügen Sie keine neue Bitte hinzu.
  • Rufen Sie größere Spender an, wenn Sie können. Eine Minute zählt.

WeGlow kann nach einer Spende automatisch eine Dankes-E-Mail senden, aber nur, wenn Ihre Organisation einen Dankestext eingetragen hat. Nicht jede Organisation hat das getan, prüfen Sie es also vor dem Start Ihrer Kampagne. Sagen Sie daher nicht, dass jede Spenderin und jeder Spender automatisch einen Dank erhält, solange Sie es nicht selbst getestet haben.

Wer zum ersten Mal spendet, erwartet eine andere Nachricht als jemand, der seit Jahren unterstützt. Wer monatlich beginnt, darf im Dankeschön gleich erfahren, wie die Spende das ganze Jahr wirkt. So fühlt sich ein automatischer Dank nicht wie eine Standardmeldung an, und diesen Unterschied bemerken Leserinnen und Leser schneller, als Sie denken.

Ein Beispiel für eine Dankes-E-Mail (erfunden)

Betreff: Danke, {{first_name}}

Hallo {{first_name}},

Ihre Spende ist angekommen. Dank Ihnen können wir in diesem Winter mehr Familien eine warme Mahlzeit geben. Jamila (erfundener Name) und die anderen Gäste wissen es noch nicht, aber wir sagen es ihnen gern.

Im Januar lassen wir Sie wissen, was Ihre Spende bewirkt hat.

Sofie

Das Beispiel ist erfunden. Passen Sie es an und versprechen Sie nur, was Sie auch tun.

Schritt 2: Zeigen Sie im Januar, was die Spende bewirkt hat

Ein Dank verwandelt eine Spende in eine Beziehung. Senden Sie im Januar oder Februar ein kurzes Update mit einer Geschichte, einem Foto und einem konkreten Ergebnis. Verwenden Sie nur Zahlen, die Sie belegen können. Wer das gelesen hat, spendet nicht nur schneller wieder, sondern weiß auch, wofür.

Schritt 3: Steuerbescheinigungen zustellen

Die wichtigsten Regeln für Belgien laut FÖD Finanzen:

  • Die Ermäßigung beträgt 30 % für Spenden seit dem 1. Januar 2025.
  • Sie gilt ab mindestens 40 € pro Jahr und Einrichtung.
  • Nur anerkannte Einrichtungen dürfen eine Bescheinigung ausstellen.
  • Für die Bescheinigung benötigt die Einrichtung Name, Adresse und Nationalregisternummer der spendenden Person. Letzteres ist laut Steuerverwaltung seit 2024 Pflicht.
  • Die meisten Einrichtungen versenden die Bescheinigungen im März oder April.

In Frankreich handelt es sich um einen reçu fiscal: 66 % des Betrags werden abgezogen, 75 % bei Hilfe für Menschen in Not bis 2.000 € für Spenden im Jahr 2026 (service-public.gouv.fr). Für die Niederlande verweisen wir auf belastingdienst.nl für die Bedingungen des Spendenabzugs.

So gehen Sie in WeGlow vor

Wenn Ihre Organisation Steuerbescheinigungen aktiviert hat, zeigt die WeGlow-Spendenseite ab einer Spende von 40 € die Option, eine Bescheinigung anzufordern. Die spendende Person trägt dort ihre Daten ein. Die Bescheinigung selbst wird von der Organisation ausgestellt, nicht von WeGlow.

  • Sie versenden die Bescheinigungen mit einem Klick an alle infrage kommenden Spender. Das geschieht nicht automatisch: Sie starten es.
  • In WeGlow CRM finden Sie den Tab Bescheinigungen (Attesten & bewijzen) mit einer Übersicht, was versendet wurde, was fehlgeschlagen ist und welche Daten noch fehlen.
  • Die Organisation kann die Daten für Belcotax exportieren.

Fordern Sie fehlende Daten möglichst vor März an. Eine kurze Nachricht an Spender mit unvollständigen Daten erspart Ihnen später viel Arbeit. In WeGlow CRM können Sie solche Kontakte in einer Liste sammeln und mit einer Aufgabe verknüpfen.

Häufige Fehler

  • Den Dank mit einer neuen Geldbitte verbinden.
  • Im Aufruf eine Bescheinigung versprechen, obwohl Ihre Organisation nicht anerkannt ist.
  • Erst im März entdecken, dass Adressen oder Nationalregisternummern fehlen.
  • Allen Spendern dieselbe Nachricht senden, auch denen, die zum ersten Mal oder schon seit Jahren monatlich spenden. Ein kurzer eigener Satz für diese Gruppen kostet wenig Mühe.

Ein Zeitplan von Dezember bis April

  • Dezember: Dankes-E-Mail bereit, Spendenseite getestet, Bescheinigungsoption geprüft.
  • Januar: Dank-Update senden und fehlende Daten anfordern.
  • Februar: Daten prüfen und die Liste unvollständiger Kontakte abarbeiten.
  • März oder April: Bescheinigungen versenden und die Daten für die Steuerverwaltung bereitstellen.

Das ist ein Vorschlag, keine gesetzliche Frist. Prüfen Sie die offizielle Seite für das Jahr, in dem Sie arbeiten. WeGlow CRM ist eine separate Erweiterung ab 29 € pro Monat (zzgl. MwSt.) für bis zu 1.000 Kontakte; WeGlow Mail ist bis 250 Kontakte kostenlos und im Pro-Plattformtarif (40 € pro Monat oder 400 € pro Jahr) bis 2.500 Kontakte inbegriffen. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard.

Muss ich jedem Spender eine Bescheinigung senden?

Nein, nur denen, die infrage kommen: in Belgien Spenden von mindestens 40 € pro Jahr an eine anerkannte Einrichtung.

Was, wenn ein Spender seine Nationalregisternummer nicht angeben will?

Dann können Sie keine Bescheinigung ausstellen. Erklären Sie, warum Sie die Nummer brauchen und dass sie für die Steuerverwaltung bestimmt ist.

Wie funktioniert der Spendenabzug in den Niederlanden?

Für gewöhnliche Spenden an eine ANBI gilt eine Schwelle von 1 % des Schwelleneinkommens, mindestens 60 €, und eine Obergrenze von 10 % dieses Einkommens. Für periodische Spenden gibt es keine Schwelle, nur ein Jahreshöchstmaß. Prüfen Sie die Bedingungen bei der Belastingdienst.

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Quellen

(geprüft am 2. Oktober 2026)

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