Hoe schrijf je een jaareindoproep voor donateurs?

Een goede jaareindoproep is kort, persoonlijk en concreet: één verhaal, één vraag, één knop. Met twee verzonnen sjablonen en een controlelijst.

Een goede jaareindoproep is kort, persoonlijk en concreet: je vertelt één verhaal, vraagt één ding en maakt het makkelijk om meteen te geven. Hieronder vind je de opbouw, twee sjablonen (verzonnen voorbeelden die je mag aanpassen) en een controlelijst.

Wat zet je in een oproepbrief of -mail?

Denk aan een gesprek met één persoon, niet aan een persbericht. Een bewezen opbouw, die vaak in fondsenwervingsgidsen terugkomt, is: persoonlijke aanspreking, een verhaal, de vraag, wat de gift doet, een bedanking en een duidelijke knop of antwoordstrook. We stellen die opbouw voor als vuistregel, niet als wetenschappelijk bewezen formule.

  • Onderwerpregel: kort en concreet. Noem een persoon of een resultaat, geen algemeenheid.
  • Aanspreking: met voornaam. In WeGlow Mail gebruik je daarvoor de tag {{first_name}}.
  • Verhaal: twee of drie zinnen over één persoon of situatie.
  • De vraag: één duidelijke zin, met bedrag of keuze van bedragen.
  • Wat doet de gift: een concreet voorbeeld dat je kunt waarmaken.
  • Knop: één knop naar je donatiepagina.

Sjabloon 1: de oproep in december (verzonnen voorbeeld)

Dit sjabloon is verzonnen en gaat over een fictieve organisatie. Vervang alles door je eigen verhaal en cijfers.

Onderwerp: Een warme maaltijd voor Jamila deze winter

Dag {{first_name}},

Vorige winter kwam Jamila (naam verzonnen) elke woensdag naar ons buurtrestaurant. Ze zei weinig, maar ze at altijd twee keer bij.

Deze winter willen we elke week 40 gezinnen een warme maaltijd geven. Daarvoor zoeken we nog €4.000 vóór 31 december.

Met €10 betaal je tien maaltijden. Met een maandelijkse gift van €5 zorg je er het hele jaar voor.

[Knop: Ik help mee]

Alvast bedankt, ook namens Jamila.

Sofie, coördinator

Let op: de bedragen en gezinnen hierboven zijn verzonnen. Gebruik alleen cijfers die je echt kunt staven.

Sjabloon 2: de herinnering in de laatste dagen (verzonnen voorbeeld)

Onderwerp: Nog drie dagen, {{first_name}}

Dag {{first_name}},

Het jaar loopt bijna af en we zijn er bijna: we missen nog €1.100 voor de maaltijden van januari en februari.

Een gift kan tot en met 31 december nog in dit kalenderjaar vallen. Als onze organisatie een fiscaal attest kan uitreiken, krijg je dat in het nieuwe jaar.

[Knop: Geef vandaag]

Dank je wel voor alles wat je dit jaar al deed.

Beloof alleen een attest als je organisatie het ook echt kan uitreiken (zie hieronder).

Wat met fiscale voordelen?

Dit is een veelgebruikt argument, maar het is land- en jaarspecifiek. In België is de belastingvermindering 30% voor giften sinds 1 januari 2025, vanaf €40 per jaar per instelling, volgens de FOD Financiën. Alleen erkende instellingen mogen een attest uitreiken.

Voor Frankrijk en Nederland verwijs je naar de officiële pagina's (service-public.gouv.fr en belastingdienst.nl). Schrijf er geen percentage bij als je er niet zeker van bent.

Een brief of een mail?

Dat hangt af van je donateurs. Een e-mail is snel en goedkoop, een brief valt meer op bij oudere, trouwe steuners. Je kunt ze ook combineren. We maken hier geen uitspraken over welke het best werkt; test het bij je eigen publiek.

Zo doe je het in WeGlow

  • Laat Glowie een eerste concept van je mail schrijven. Je leest het na en past het aan voordat je het verstuurt.
  • Voeg een knop naar je donatiepagina toe en stuur een testmail naar jezelf.
  • Kies wie de mail krijgt. Er zijn zelfvullende groepen, bijvoorbeeld voor maandelijkse of stilgevallen donateurs.
  • In de controlestap zie je dat afzender en wettelijke voettekst kloppen en dat uitgeschreven contacten worden overgeslagen.
  • Plan de verzending op een gekozen dag en uur.

WeGlow Mail is gratis tot 250 contacten in elk plan; met het Pro-platformplan (€40 per maand of €400 per jaar, excl. btw) mail je tot 2.500 contacten zonder extra kost. Controleer de actuele prijzen in je dashboard.

Toon en taal

Schrijf zoals je praat. Gebruik "je" en "wij", korte zinnen en gewone woorden. Vermijd vakjargon, afkortingen en zinnen zoals "mede dankzij uw steun kunnen wij". Zeg wat er gebeurt en wie er wordt geholpen.

Laat een collega meelezen die je organisatie niet door en door kent: als hij of zij de vraag niet in tien seconden vindt, is de mail nog te lang. Eindig niet met "aarzel niet om contact op te nemen", maar met een echte zin en je eigen naam.

Controlelijst voor je verzending

  • Staat de vraag in de eerste vijf zinnen?
  • Is er één knop, en werkt hij?
  • Zijn alle bedragen en feiten waar?
  • Klopt je afzendernaam en kun je je uitschrijven?
  • Heb je de mail op je telefoon bekeken?
Hoe lang mag de mail zijn?

Zolang hij nodig is, maar liever kort. Een vuistregel: een scherm op de telefoon.

Mag ik een foto gebruiken?

Ja, maar alleen met toestemming, en nooit herkenbare kinderen zonder schriftelijk akkoord.

Wanneer verstuur ik de oproep en de herinnering?

Als vuistregel: de hoofdoproep in november, een tweede oproep begin december en een korte herinnering in de laatste week van december. Een gift tot en met 31 december valt nog in dit kalenderjaar. Dit is ons eigen voorstel, geen onderzoeksresultaat: test wat bij je publiek werkt.

Probeer het uit in je WeGlow-dashboard en laat Glowie het eerste concept maken.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

Bronnen

(gecontroleerd op 2 oktober 2026)

Meer van Glowie

Meer over WeGlow