Que écrire dans un e-mail de remerciement aux donateurs ?

Mettez « merci » et son prénom dans l'objet, écrivez à propos de lui et signez d'un vrai nom.

Votre e-mail de remerciement est le moment où un donateur décide de ce qu'il pense de vous. Trois petits changements donnent l'impression qu'il a été écrit pour une seule personne.

1. Mettez « merci » et son prénom dans l'objet

Comparez « Reçu de don n° 4821 » et « Merci, Sarah ! ». Plusieurs guides de collecte de fonds recommandent d'utiliser le prénom du donateur dans l'objet et dans la formule d'appel, pour qu'il se sente vu comme une personne et non comme un numéro. Societ écrit que la personnalisation augmente de 26 % la probabilité qu'un e-mail soit ouvert, un chiffre qu'il attribue à Campaign Monitor.

2. Écrivez à propos de lui

Utilisez « vous » plus que « nous ». « Grâce à vous, dix familles ont mangé ce soir » en dit plus que « Nous vous sommes reconnaissants de votre soutien ». Nommez le résultat réel du don. Les guides s'accordent à dire qu'un résultat concret aide les donateurs à relier leur geste à quelque chose de réel.

3. Signez d'un vrai nom

« L'équipe », ce n'est personne. Signez avec une personne, par exemple « Marie, coordinatrice des bénévoles » ou votre directeur. Les exemples des guides de collecte de fonds montrent un expéditeur avec un nom et une fonction.

Un court modèle

Objet : Merci, [prénom] !

Chère/Cher [prénom],

Votre don de [montant] est arrivé aujourd'hui. Grâce à vous, [un résultat concret].

Nous vous raconterons la suite.

Avec nos remerciements,
[Vrai nom], [fonction]

Envoyez-le tout de suite. Dans une expérience décrite par Societ, un auteur a envoyé un don de 20 dollars à 15 organisations à but non lucratif. Les remerciements par courrier sont arrivés après 10 à 20 jours ; une seule organisation a écrit immédiatement par e-mail.

Dans WeGlow

Si votre organisation a rédigé un texte de remerciement, WeGlow l'envoie automatiquement après un don. Vous l'écrivez une fois et il part après chaque don. Toutes les organisations n'en ont pas encore rédigé un.

Dans quelle mesure en sommes-nous sûrs ?

Le prénom dans l'objet et le résultat concret sont recommandés par plusieurs guides. La règle « vous plus que nous » est une habitude d'écriture que nous utilisons, et nous n'avons pas trouvé de source qui la teste. Un guide suggère aussi de proposer dans le remerciement un moyen de donner davantage. Nous préférons garder le remerciement épuré et demander plus tard.

Quand envoyer l'e-mail de remerciement ?

Dès que possible après le don. Societ recommande d'écrire tout de suite et décrit des remerciements par courrier qui mettent 10 à 20 jours. Un e-mail rapide montre au donateur que son don est bien arrivé et que vous en êtes heureux.

Que mettre dans l'objet d'un e-mail de remerciement ?

Le mot merci et le prénom du donateur, par exemple « Merci, Sarah ! ». EverTrue conseille d'utiliser le prénom ou le montant et de garder l'objet court : pas plus de neuf mots, selon une étude de Mailchimp.

Qui doit signer l'e-mail de remerciement ?

Une vraie personne avec une fonction, par exemple le directeur ou la coordinatrice des bénévoles. « L'équipe », ce n'est personne. Les exemples des guides de collecte montrent un expéditeur avec un nom et une fonction, pour que le donateur sache qui le remercie.

Dois-je déjà demander un nouveau don dans l'e-mail de remerciement ?

Nous le déconseillons. Un guide suggère de proposer dans le remerciement un moyen de donner davantage. Nous préférons garder le remerciement épuré et demander plus tard, pour que le donateur ressente d'abord la gratitude.

Sources

5 things you should do in your donor thank-you email (Foundation Group) : utiliser le prénom dans l'objet et l'appel ; dire pourquoi et comment le don est utilisé
How to create thank-you email subject lines (EverTrue) : personnaliser l'objet avec le prénom ; inclure « thank you »
How to write a great donation thank-you email (Societ) : expéditeur avec un nom et une fonction ; envoyer juste après le don
Beyond the donor thank-you letter (Fundraise Up) : ancrer le remerciement dans un résultat concret