Organizar una cena de Navidad solidaria

Cómo organizar una cena o brunch de Navidad solidario: precio por cubierto, entradas y mesas, por qué no hay certificado fiscal y cómo agradecer.

En resumen Una cena o brunch de Navidad solidario se apoya en tres cosas: un precio por cubierto que incluya tus costes, mesas vendidas por adelantado y un agradecimiento memorable. El cubierto es una contraprestación, no una donación deducible. Una donación aparte se trata por separado, y planificas con al menos 6 semanas de antelación.

este artículo describe las normas de Bélgica.

¿Por qué una cena o un brunch de Navidad?

Una cena reúne a la gente en torno a tu historia, y eso vende una causa mejor que un folleto. Un brunch en domingo funciona para familias y mayores, una cena en viernes o sábado para empresas y amigos.

Necesitas más gente que para una campaña en línea. Cuenta con 5 a 10 voluntarios para salón, cocina, recepción y servicio. Con menos ayuda, mira primero el árbol de decisión con ideas de campañas de Navidad.

¿Cómo fijas el precio por cubierto?

Primero apunta todos tus costes: alquiler del salón, comida, bebida, servicio, música, seguro e impresión. Divide el total entre el número de invitados que esperas de forma realista y suma tu importe objetivo por invitado. Ese es tu precio por cubierto (el precio por plaza, comida incluida).

Un ejemplo totalmente inventado para calcular: si la cena te cuesta 30 € por persona y quieres quedarte con 20 € por invitado, pides 50 € por cubierto. Con 80 invitados sobran 1.600 €.

  • Haz una tarifa más barata para niños, por ejemplo la mitad.
  • Pide a patrocinadores comida o bebida a cambio de una mención. Cada euro que no pagas se queda para tu causa.
  • Calcula un colchón del 10 % para quien se baje a última hora o se apunte de más.

¿Es el cubierto una donación deducible?

No. Quien compra un cubierto recibe una comida y una velada a cambio. Según el SPF Finanzas (servicio público federal belga, en neerlandés FOD Financiën), una donación para la reducción de impuestos debe hacerse sin contraprestación. Una entrada o un cubierto queda, por tanto, fuera, aunque tus costes sean bajos.

Dilo de antemano para que nadie se decepcione. Ponlo en la invitación y en tu página de entradas: esta entrada es una participación y no una donación, no se emitirá certificado fiscal.

¿Pueden los invitados hacer igualmente una donación con certificado?

Solo si tu organización está reconocida por el ministro de Finanzas. Entonces rige el régimen ordinario de certificados: 30 % de reducción de impuestos, mínimo 40 € al año y por entidad, y el número de registro nacional del donante.

Una donación puede existir por sí sola, junto al cubierto, sin que el donante reciba nada a cambio. Cómo separarlo con limpieza en la contabilidad si alguien transfiere un único importe no se pudo confirmar. Pregunta al SPF Finanzas antes de anunciarlo. Todos los detalles están en nuestra guía del certificado fiscal para donaciones navideñas.

¿Cómo vendes entradas y mesas?

Vende por adelantado, nunca solo en la puerta. Así sabes hasta 48 horas antes cuánta gente viene y tu cocina puede pedir bien. Ofrece dos tipos de entradas: un cubierto individual y una mesa de, por ejemplo, 8 o 10 plazas.

Las mesas son la venta más lista. Una empresa o una familia compra una mesa entera e invita ella misma. Llegas a gente nueva sin trabajo extra y puedes dar las gracias al anfitrión de mesa por su nombre.

  • Abre la venta 5 a 6 semanas antes de la fecha.
  • Pregunta por dietas y alergias en cada entrada.
  • Pide al anfitrión de mesa los nombres de sus invitados, para que tu plano de mesas cuadre.
  • Cierra la venta 5 días antes, para conocer las cifras definitivas.

¿Puedes añadir una rifa o una subasta?

Una rifa suele aportar un extra, pero tiene reglas duras. Sin autorización, una asociación reconocida por la administración municipal puede hacerla como máximo cuatro veces al año, con papeletas de 5 € como máximo, no más de 1.000 papeletas y premios en especie de hasta 500 € de valor. Al menos el 70 % de lo recaudado va a la causa.

¿Quieres más, o vender papeletas en línea? Entonces necesitas permiso del municipio o de la Lotería Nacional. Pregunta siempre a tu municipio antes de anunciar una rifa. Una subasta silenciosa de objetos donados es una alternativa, pero consúltalo también con tu municipio.

¿Tienes que avisar al municipio?

Depende del lugar y de lo que hagas. Una cena en tu propio salón o en un salón de fiestas alquilado no es lo mismo que un puesto en un mercadillo navideño o una colecta en la puerta. Para recoger dinero de puerta en puerta hace falta permiso del municipio.

Para otras cuestiones, como la ocupación de la vía pública, basta una llamada al departamento de eventos o economía local. Pregunta también si necesitas un certificado de seguridad contra incendios o una licencia para servir bebidas. Estas normas varían según el municipio y no se pudieron confirmar aquí.

Cómo hacerlo con WeGlow.world

En WeGlow.world creas un evento con entradas y totales en directo. Preparas las entradas, y los seguidores pueden abrir su propia página de campaña para promover su mesa o su venta de entradas. Puedes empezar gratis con una cuenta desde la página de registro.

Para quien no pueda venir, propón una donación en lugar de un cubierto. En tu página de donación se puede dar una vez o cada mes, también desde el móvil. El texto de agradecimiento lo dejas listo de antemano.

Las experiencias navideñas también encajan, aunque siguen siendo un concepto hasta el lanzamiento oficial. En el Muro de tarjetas cuelgan sobres de una cuerda y cada tarjeta se convierte en un sello. Los invitados que no pueden venir mandan así una tarjeta a la cena. Más sobre todas las experiencias en la página de Navidad.

¿Cómo das las gracias a los invitados?

Da las gracias tres veces: la misma noche, en 48 horas por correo y a las pocas semanas con un resultado. Esa noche di en tu discurso cuánto se ha recaudado y adónde va, y nombra a anfitriones y patrocinadores.

Envía el correo en 48 horas, personal y con una foto de la velada. El texto de agradecimiento para una donación déjalo listo antes de la cena, para que nadie espere. Cómo montar los correos lo explicamos en nuestros ejemplos de correos de Navidad.

¿Cuáles son los pasos de tu planificación?

Trabaja hacia atrás desde la fecha de la cena. Con 6 semanas hay tiempo; con 3 se complica. El plan completo está en el calendario de una campaña de Navidad.

  1. 6 semanas antes: fijar salón, fecha y presupuesto, pedir apoyo a patrocinadores.
  2. 5 semanas antes: abrir la venta de entradas y enviar invitaciones.
  3. 2 semanas antes: cerrar menú, voluntarios y rifa o subasta.
  4. 5 días antes: cerrar la venta y hacer el plano de mesas.
  5. Después de la cena: correo de agradecimiento en 48 horas y compartir el resultado.

Preguntas frecuentes

¿Es una cena de Navidad solidaria deducible fiscalmente?

El cubierto no, porque es una contraprestación. Una donación aparte sin nada a cambio puede entrar, si tu organización está reconocida por el ministro de Finanzas y el donante da al menos 40 € al año.

¿Cuánto debo pedir por cubierto?

Suma tus costes completos por invitado y añade tu importe objetivo por invitado. Los patrocinadores que donan comida o bebida reducen tus costes y aumentan lo que sobra.

¿Cuándo empiezo con la venta de entradas?

Unas 5 a 6 semanas antes de la cena. Cierra la venta unos días antes, para que tu cocina y tu salón tengan las cifras correctas.

¿Puedo organizar una rifa en la cena?

Sí, pero con límites: máximo 5 € por papeleta, 1.000 papeletas y premios de hasta 500 €, para una asociación reconocida. Pregunta primero a tu municipio.

¿Tengo que dar las gracias a los invitados si han pagado?

Sí. Compraron una velada, pero también apoyan tu causa. Un correo de agradecimiento personal en 48 horas marca la diferencia para el año siguiente.

Fuentes

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