Planificar una acción navideña: calendario en seis semanas

Seis semanas hasta tu acción navideña: planifica semana a semana, emite el certificado fiscal solo con hechos confirmados y revisa tómbola, colecta y datos.

En resumen Planifica una acción navideña para tu asociación hacia atrás: seis semanas, cada una con una tarea clara. Primero objetivo y equipo, luego reglas y página de donación, después promoción y ejecución. Para el certificado fiscal (Zuwendungsbestätigung) solo cuentan los hechos confirmados; para tómbola, colecta y protección de datos, pregunta al organismo competente de tu estado federado.

Este artículo describe las normas de Alemania.

Quien empieza en octubre tiene tiempo, pero no para rodeos. Esto es una orientación, no asesoramiento jurídico.

¿Por qué planificar hacia atrás y por qué seis semanas?

Fija primero el día de la acción y cuenta seis semanas hacia atrás. Seis semanas bastan para un equipo pequeño de 5 a 10 personas. Encontrarás ideas en Ideas de acciones navideñas para tu asociación; aquí solo se trata del cuándo y el quién.

Semana 1: fijar objetivo, equipo y formato

Un objetivo en euros y un destino que puedas explicar en una frase.
Tres o cuatro responsables: acción, página de donación, comunicación, finanzas.
Un formato: mercadillo navideño, calendario de Adviento, árbol de deseos o solo digital.
Una fecha y un tope de esfuerzo.

Planifica una acción que tu equipo pueda sacar sin horas extra. Para un puesto en el mercadillo navideño, lee Mercadillo navideño por una buena causa.

Semana 2: aclarar las normas antes de que entre dinero

Haz todas las preguntas cuya respuesta pueda cambiar la acción. Cinco puntos van en la lista: utilidad pública y notificación de exención (Freistellungsbescheid), tómbola o sorteo sí o no, colecta y puesto en el espacio público, protección de datos en los envíos y un aviso legal (Impressum) completo en la página de donación.

Los impuestos son uniformes en toda Alemania, mientras que las loterías, las colectas y la supervisión de la protección de datos las regulan los estados federados (Bundesländer). Para cada duda, anota el organismo competente en lugar de adivinar.

Semana 3: crear y probar la página de donación

Con WeGlow.world configuras una página de donación en tres pasos: importe, datos personales, resumen. Hay donaciones únicas y mensuales, cada una con sus importes y etiquetas, como «Una comida caliente».

Revisa los campos obligatorios: se piden nombre y correo electrónico.
Añade un texto de agradecimiento para que el correo de agradecimiento salga automáticamente.
Enlaza aviso legal y política de privacidad.
Prueba en smartphone y ordenador.

Semana 4: ganar apoyos y preparar el material

Pide a socios, voluntarios y amigos que creen su propia página de acción: en WeGlow.world, quienes te apoyan pueden crear para tu campaña una página de donación personal y compartirla en su entorno.

Prepara tres textos: llamamiento, recordatorio, agradecimiento.
Termina fotos y cartel.
Escribe solo a quienes hayan aceptado el envío.

Semana 5: anunciar la acción y hacer un ensayo

Publica el llamamiento y haz un ensayo con el equipo: ¿quién está dónde, quién fotografía, quién da las gracias? Comprueba que la declaración del impuesto sobre loterías o el permiso del puesto estén en regla, porque un plazo de dos semanas es el mínimo, no un margen.

Semana 6: ejecución, agradecimiento y cuentas

El día de la acción, mantén la calma. Después:

Da las gracias en 48 horas, mejor con una foto.
Documenta con orden ingresos y costes y publica los resultados.
Prepara los certificados fiscales cuando hayan llegado las donaciones.

Certificado fiscal: solo con hechos confirmados

Los donantes buscan la «Spendenquittung»; legalmente se llama Zuwendungsbestätigung. Confirmado: las donaciones a entidades de utilidad pública son deducibles como gastos especiales según el § 10b de la ley alemana del impuesto sobre la renta (EStG), hasta el 20 % de los ingresos totales. La deducción vale para el año natural del pago, es decir, como tarde el 31 de diciembre.

Se aplica el modelo oficial del Ministerio Federal de Finanzas.
Solo puedes emitirlo con una notificación de exención de menos de cinco años o, sin notificación, con una declaración de como máximo tres años naturales atrás.
Hasta 300 euros, al donante suele bastarle un extracto bancario, si los datos necesarios figuran en el justificante de pago o la página de donación.
Un certificado incorrecto genera responsabilidad: el impuesto se calcula al 30 % del importe donado.

No confirmado, por tanto no es un hecho: la redacción exacta para la página de donación, los detalles del certificado colectivo y el envío electrónico. Pregunta a tu oficina tributaria (Finanzamt) o a un asesor fiscal. Por precaución, no emitas certificado por boletos de tómbola, porque un boleto no es una donación. Esta valoración no está confirmada oficialmente; que la aclare un asesor fiscal.

Tómbola, colecta y datos: depende del estado federado

Una tómbola es un juego de azar y requiere un permiso que determinan el estado federado y la autoridad. Berlín y Renania del Norte-Westfalia tienen permisos generales para pequeñas loterías, con límites de 30.000 y 40.000 euros de capital de juego.

La versión de Bremen que leímos (10.000 euros) solo valía hasta el 31 de diciembre de 2024; pregunta a la oficina de orden público de Bremen por la norma actual. Allí, la declaración del impuesto sobre loterías se hace al menos dos semanas antes del inicio, incluso con exención.

Vender boletos por internet no está permitido en los permisos que leímos de Berlín, Renania del Norte-Westfalia y Bremen (hasta el 31 de diciembre de 2024). Una tómbola va en el puesto, no en la página de donación.
Para los demás estados: pregunta a la autoridad competente.
Colectas: en la mayoría de los estados se eliminó el permiso, pero Renania-Palatinado, Turingia y el Sarre aún lo exigen. Un puesto en la vía pública suele necesitar un permiso de uso especial.
Correos a donantes: según el § 7 de la ley alemana contra la competencia desleal (UWG) necesitas consentimiento previo. La Datenschutzkonferenz considera necesario el doble opt-in. La supervisión corresponde al comisionado de protección de datos del estado federado.
Aviso legal: siempre completo en la página de donación.

Así lo haces con WeGlow.world: una experiencia navideña

Además de la página de donación normal, puedes elegir una experiencia navideña digital. Hay cuatro conceptos en marcha; hasta el lanzamiento oficial siguen siendo conceptos. En la Glow Room, cada donación se convierte en un adorno del árbol en un salón en 3D. Las alternativas son el Cielo estrellado, el Patio de regalos y el Muro de tarjetas.

La experiencia no sustituye ni un puesto ni un permiso, pero da a la gente un motivo para compartir la acción en las semanas 4 y 5. Para empezar ya, crea una cuenta en WeGlow.world y construye primero la página de donación.

Preguntas frecuentes

Las cinco preguntas más frecuentes de las asociaciones.

¿Bastan de verdad seis semanas para una acción navideña?

Sí, si el formato es pequeño y el equipo está claro. Con 5 a 10 ayudantes sacas adelante una página de donación, un llamamiento y un día de acción. Para una tómbola o un puesto, revisa los plazos de las autoridades en la semana 1 o 2.

¿Puedo vender boletos de tómbola en línea?

En los tres permisos generales que leímos (Berlín, Renania del Norte-Westfalia y Bremen, limitado al 31 de diciembre de 2024) la venta de boletos por internet está excluida. Que una asociación pueda obtener un permiso propio no está confirmado. Pregunta antes a la autoridad de juego de tu estado.

¿Cuándo cuenta una donación fiscalmente para este año?

Cuenta el año natural del pago, así que planifica un plazo hasta el 31 de diciembre. Qué día exacto cuenta en transferencia o tarjeta no está confirmado.

¿Necesito un certificado fiscal por cada donación?

No. Hasta 300 euros, al donante suele bastarle un extracto bancario, si constan los datos necesarios. La redacción exacta no está confirmada. Pregunta a tu oficina tributaria o a un asesor fiscal antes de fiarte.

¿Puedo invitar a donantes a la acción por correo electrónico?

Solo con consentimiento previo. El doble opt-in se considera necesario según la guía de la Datenschutzkonferenz. Que la excepción para clientes existentes sirva para donantes no está confirmado; en caso de duda, pregunta a la autoridad de protección de datos del estado. Más práctica en Ideas de acciones navideñas y vía contacto.