Planifier une action de Noël : calendrier en six semaines

Six semaines avant votre action de Noël : planifiez semaine par semaine, délivrez le reçu fiscal sur faits confirmés, vérifiez tombola, collecte et données.

En bref Planifiez une action de Noël pour votre association à rebours : six semaines, chacune avec une tâche claire. D’abord objectif et équipe, puis règles et page de don, enfin promotion et réalisation. Pour le reçu fiscal (Zuwendungsbestätigung), seuls les faits confirmés comptent ; pour tombola, collecte et données personnelles, interrogez l’instance compétente de votre Land.

Cet article décrit les règles en Allemagne.

Qui commence en octobre a le temps, mais pas pour les détours. Ceci est une orientation, pas un conseil juridique.

Pourquoi planifier à rebours, et pourquoi six semaines ?

Fixez d’abord le jour de l’action et comptez six semaines en arrière. Six semaines suffisent à une petite équipe de 5 à 10 personnes. Des idées se trouvent dans Idées d’actions de Noël pour votre association ; ici, il s’agit seulement du quand et du qui.

Semaine 1 : fixer l’objectif, l’équipe et le format

Un objectif en euros et une utilisation que vous pouvez expliquer en une phrase.
Trois ou quatre responsables : action, page de don, communication, finances.
Un format : marché de Noël, calendrier de l’Avent, arbre à vœux ou purement numérique.
Une date et un plafond pour l’effort.

Visez une action que votre équipe assume sans heures supplémentaires. Pour un stand au marché de Noël, lisez Marché de Noël pour une bonne cause.

Semaine 2 : clarifier les règles avant que l’argent n’arrive

Posez toutes les questions qui peuvent changer l’action. Cinq points : l’utilité publique et l’avis d’exonération (Freistellungsbescheid), tombola ou tirage au sort oui ou non, collecte et stand dans l’espace public, protection des données pour les envois et des mentions légales (Impressum) complètes sur la page de don.

L’impôt est uniforme dans toute l’Allemagne, alors que loteries, collectes et contrôle de la protection des données relèvent des Länder (Bundesländer). Pour chaque question ouverte, notez l’instance compétente au lieu de deviner.

Semaine 3 : construire et tester la page de don

Avec WeGlow.world, vous créez une page de don en trois étapes : montant, coordonnées, récapitulatif. Dons uniques et mensuels sont possibles, chacun avec ses montants et libellés, comme « Un repas chaud ».

Vérifiez les champs obligatoires : prénom et e-mail sont demandés.
Ajoutez un texte de remerciement pour que l’e-mail de remerciement parte automatiquement.
Liez mentions légales et politique de confidentialité.
Testez sur smartphone et ordinateur.

Semaine 4 : gagner des soutiens et préparer le matériel

Demandez aux membres, bénévoles et amis de lancer leur propre page d’action : sur WeGlow.world, les soutiens peuvent créer pour votre campagne une page de don personnelle et la partager autour d’eux.

Préparez trois textes : appel, rappel, remerciement.
Terminez photos et affiche.
N’écrivez qu’aux personnes qui ont accepté l’envoi.

Semaine 5 : annoncer l’action et faire une répétition

Publiez l’appel et faites une répétition avec l’équipe : qui se tient où, qui photographie, qui remercie ? Vérifiez que la déclaration de la taxe sur les loteries ou l’autorisation du stand est en règle, car un délai de deux semaines est un minimum, pas une marge.

Semaine 6 : réalisation, remerciements et bilan

Le jour J, restez calme. Ensuite :

Remerciez dans les 48 heures, de préférence avec une photo.
Documentez proprement recettes et coûts, puis publiez les résultats.
Préparez les reçus fiscaux une fois les dons arrivés.

Reçu fiscal : seulement avec des faits confirmés

Les donateurs cherchent la « Spendenquittung » ; en droit, elle s’appelle Zuwendungsbestätigung. Confirmé : les dons aux organismes d’utilité publique sont déductibles en dépenses spéciales selon le § 10b de la loi allemande sur l’impôt sur le revenu (EStG), jusqu’à 20 % du revenu total. La déduction vaut pour l’année civile du paiement, donc au plus tard le 31 décembre.

Le modèle officiel du ministère fédéral des Finances s’applique.
Vous ne pouvez le délivrer qu’avec un avis d’exonération datant de moins de cinq ans ou, à défaut d’avis, avec une constatation remontant à trois années civiles au plus.
Jusqu’à 300 euros, un relevé bancaire suffit souvent au donateur, si les mentions nécessaires figurent sur le justificatif de paiement ou la page de don.
Un reçu inexact engage la responsabilité : l’impôt est calculé à 30 % du montant donné.

Non confirmé, donc pas un fait : la formulation exacte pour la page de don, les détails sur le reçu groupé et l’envoi électronique. Interrogez votre centre des impôts (Finanzamt) ou un conseiller fiscal. Par précaution, ne délivrez pas de reçu pour des billets de tombola, car un billet n’est pas un don. Cette appréciation n’est pas confirmée officiellement : faites-la clarifier par un conseiller fiscal.

Tombola, collecte et données : cela dépend du Land

Une tombola est un jeu d’argent et exige une autorisation que le Land et l’autorité déterminent. Berlin et la Rhénanie-du-Nord-Westphalie ont des autorisations générales pour les petites loteries, avec des plafonds de 30 000 et 40 000 euros de capital de mise.

La version de Brême que nous avons lue (10 000 euros) ne valait que jusqu’au 31 décembre 2024 ; demandez au bureau de l’ordre public de Brême la règle actuelle. La déclaration de la taxe sur les loteries s’y fait au moins deux semaines avant le début, même en cas d’exonération.

Vendre des billets sur internet n’est pas permis dans les autorisations lues pour Berlin, la Rhénanie-du-Nord-Westphalie et Brême (jusqu’au 31 décembre 2024). Une tombola se tient au stand, pas sur la page de don.
Pour tous les autres Länder : interrogez l’autorité compétente.
Collectes : dans la plupart des Länder, l’autorisation a été supprimée, mais la Rhénanie-Palatinat, la Thuringe et la Sarre en connaissent encore une. Un stand sur la voie publique exige souvent une autorisation d’occupation spéciale.
E-mails aux donateurs : selon le § 7 de la loi allemande contre la concurrence déloyale (UWG), un consentement préalable est requis. La Datenschutzkonferenz juge le double opt-in nécessaire. Le contrôle relève du commissaire à la protection des données du Land.
Mentions légales : toujours complètes sur la page de don.

Comment faire avec WeGlow.world : une expérience de Noël

En plus de la page de don, choisissez une expérience de Noël numérique. Quatre concepts sont en préparation ; jusqu’au lancement officiel, ils restent des concepts. Dans la Glow Room, chaque don devient une décoration du sapin dans un salon en 3D. Les alternatives sont le Ciel étoilé, la Cour aux cadeaux et le Mur de cartes.

L’expérience ne remplace ni stand ni autorisation, mais elle donne aux gens une raison de partager l’action aux semaines 4 et 5. Pour démarrer, créez un compte sur WeGlow.world et construisez d’abord la page de don.

Questions fréquentes

Les cinq questions les plus fréquentes des associations.

Six semaines suffisent-elles vraiment pour une action de Noël ?

Oui, si le format est modeste et l’équipe claire. Avec 5 à 10 aidants, vous gérez une page de don, un appel et un jour d’action. Pour une tombola ou un stand, vérifiez les délais des autorités dès la semaine 1 ou 2.

Puis-je vendre des billets de tombola en ligne ?

Dans les trois autorisations générales lues (Berlin, Rhénanie-du-Nord-Westphalie et Brême, limitée au 31 décembre 2024), la vente de billets sur internet est exclue. Qu’une association puisse obtenir sa propre autorisation n’est pas confirmé. Interrogez d’abord l’autorité des jeux de votre Land.

Quand un don compte-t-il fiscalement pour cette année ?

Ce qui compte, c’est l’année civile du paiement ; prévoyez donc une échéance au 31 décembre. Quel jour précis compte pour un virement ou une carte n’est pas confirmé.

Faut-il un reçu fiscal pour chaque don ?

Non. Jusqu’à 300 euros, un relevé bancaire suffit souvent au donateur, si les mentions nécessaires y figurent. La formulation exacte n’est pas confirmée. Interrogez votre centre des impôts ou un conseiller fiscal avant de vous y fier.

Puis-je inviter des donateurs à l’action par e-mail ?

Seulement avec un consentement préalable. Le double opt-in est jugé nécessaire selon la recommandation de la Datenschutzkonferenz. Que l’exception pour les clients existants convienne aux donateurs n’est pas confirmé ; en cas de doute, interrogez l’autorité de protection des données du Land. Plus de pratique dans Idées d’actions de Noël et via contact.