Checkliste Jahresendkampagne: von September bis Dank

Eine Checkliste in fünf Phasen für Ihre Jahresendkampagne: Vorbereitung, Spendenseite, Liste und Nachrichten, Kampagne, Danken und Bescheinigungen.

Eine gute Jahresendkampagne passt auf eine Liste. Unten finden Sie eine Checkliste in fünf Phasen, von September bis Januar, mit einer kurzen Erklärung zu jedem Punkt. Der Zeitplan ist eine Faustregel von uns, kein Gesetz; passen Sie ihn an Ihre Organisation an.

Phase 1: Vorbereitung (September)

  • Ein Ziel in einem Satz. Was ändert sich, wenn es gelingt, mit Betrag und Enddatum?
  • Eine Geschichte und ein Foto, mit Einverständnis der abgebildeten Personen.
  • Eine verantwortliche Person pro Aufgabe. Wer schreibt, wer versendet, wer dankt, wer beantwortet Fragen?
  • Die Zahlen vom Vorjahr. Wie viele Spendende, wie viele monatlich, welcher Monat hat funktioniert?
  • Die Steuerfrage geklärt. Ist Ihre Organisation berechtigt, Bescheinigungen auszustellen? Wenn nicht, versprechen Sie keine.

Phase 2: Spendenseite (Oktober)

  • Funktioniert die Seite auf dem Handy?
  • Gibt es einmalige und monatliche Beträge, jeweils mit einer Beschriftung, die ihre Wirkung erklärt?
  • Fragt die Seite nicht mehr ab als nötig? Bei WeGlow sind nur Vorname und E-Mail Pflicht.
  • Machen Sie selbst eine Testspende und prüfen Sie die Bestätigung und die Dankes-E-Mail.
  • Ist der Dankestext ausgefüllt? Ohne ihn verschickt WeGlow keine automatische Dankes-E-Mail.
  • Ist die Option für die steuerliche Bescheinigung aktiv, falls Ihre Organisation sie ausstellen darf?

Phase 3: Liste und Nachrichten (Oktober bis November)

  • Liste bereinigt: Dubletten zusammengeführt, abgemeldete Kontakte ausgelassen.
  • Gruppen gebildet: treue Spendende, monatlich Spendende, ruhende Spendende, neue Kontakte.
  • Drei bis fünf Nachrichten geschrieben, jeweils mit etwas Neuem.
  • Der Vorname-Platzhalter funktioniert: In WeGlow Mail ist das {{first_name}}.
  • Test-E-Mail an sich selbst geschickt und auf dem Handy angesehen.
  • Versandtermine geplant und im Kalender eingetragen.

In WeGlow Mail durchlaufen Sie vier Schritte: schreiben, Empfänger wählen, prüfen, versenden. Der Prüfschritt zeigt, ob Absender und rechtliche Fußzeile stimmen und dass abgemeldete oder nicht erreichbare Kontakte übersprungen werden. Glowie kann einen ersten Entwurf schreiben, den Sie durchsehen.

Phase 4: die Kampagne selbst (November bis 31. Dezember)

  • Hauptaufruf verschickt und über Ihre anderen Kanäle geteilt.
  • Zwischenstand geteilt.
  • Zweiter Aufruf mit einem neuen Detail.
  • Eine persönliche Nachricht oder ein Anruf für Ihre größten Unterstützer.
  • Erinnerung in den letzten Tagen, mit einem korrekten Satz zum Kalenderjahr und zur Bescheinigung.
  • Fragen von Spendenden schnell beantwortet.

Phase 5: Danken und Bescheinigungen (Januar bis April)

  • Jede spendende Person bedankt, möglichst innerhalb eines Tages und ohne neue Bitte.
  • Ergebnisbericht im Januar oder Februar verschickt, mit Zahlen, die Sie belegen können.
  • Fehlende Angaben für Bescheinigungen erfragt (Name, Adresse und in Belgien die nationale Nummer).
  • Bescheinigungen verschickt. In Belgien geschieht das meist im März oder April.
  • Ergebnisse mit dem Vorjahr verglichen und für nächstes Jahr notiert.

So nutzen Sie diese Checkliste

Kopieren Sie die Liste in ein gemeinsames Dokument und setzen Sie zu jedem Punkt einen Namen und ein Datum. Gehen Sie sie zu Beginn jeder Phase gemeinsam durch. Haken Sie nichts ab, bevor Sie es wirklich geprüft haben: Eine Testspende dauert fünf Minuten, eine defekte Zahlungsseite am 30. Dezember kann Sie einen ganzen Tag voller Spenden kosten. Behalten Sie die Liste als Ausgangspunkt für das nächste Jahr.

Wo es oft schiefgeht

Drei Dinge gehen in der Praxis am häufigsten schief. Erstens: Die Zahlungsseite wurde nie mit einer echten Spende getestet. Zweitens: Es gibt einen Aufruf, aber keine Dankes-E-Mail, sodass die erste Reaktion auf eine Spende ausbleibt. Drittens: Die Angaben für die Bescheinigungen werden erst im Frühjahr erfragt, wenn die Spendenden schon vergessen haben, was sie gaben. Das sind unsere eigenen Erfahrungsregeln, keine Forschungsergebnisse.

Steuerliche Fakten für Ihre Liste

Belgien: 30 % Steuerermäßigung für Spenden seit dem 1. Januar 2025, ab 40 € pro Jahr und anerkannter Einrichtung (FOD Financiën). Frankreich: 66 %, oder 75 % bis 2 000 € für Hilfe an Menschen in Not (service-public.gouv.fr). Niederlande: Die Bedingungen finden Sie auf belastingdienst.nl. Das ist keine persönliche Steuerberatung.

Was tut WeGlow für diese Liste?

  • Eine Spendenseite mit einmaligen und monatlichen Spenden, jeweils mit eigenen Beträgen und Beschriftungen.
  • WeGlow Mail, um Ihre Aufrufe zu schreiben, zu planen und zu prüfen.
  • WeGlow CRM für Spendende, Listen und Aufgaben an einem Ort.
  • Bescheinigungen mit einem Klick an alle berechtigten Spendenden versenden. Das geschieht nicht automatisch: Sie lösen es aus.

WeGlow Mail ist bis 250 Kontakte kostenlos; mit dem Pro-Plattformplan (40 € pro Monat oder 400 € pro Jahr, zzgl. MwSt.) mailen Sie bis zu 2 500 Kontakte ohne Zusatzkosten. WeGlow CRM beginnt bei 29 € pro Monat (zzgl. MwSt.) für bis zu 1 000 Kontakte. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard.

Welche Punkte sind am wichtigsten, wenn ich wenig Zeit habe?

Beginnen Sie mit einem Ziel in einem Satz, einer Spendenseite, die Sie selbst mit einer Testspende geprüft haben, und einer fertigen Dankes-E-Mail. Diese drei Dinge entscheiden am meisten darüber, ob Ihre Kampagne funktioniert. Der Rest der Liste ist ein Bonus, den Sie später ergänzen können.

Kann ich die Liste auch später verwenden?

Ja. Passen Sie die Daten an und nutzen Sie dieselbe Liste für eine Kampagne im Frühling oder Herbst. Die Reihenfolge bleibt gleich: Vorbereitung, Spendenseite, Liste und Nachrichten, Kampagne, Danken. Notieren Sie nach jeder Kampagne, was Sie anders machen würden.

Wann sollte ich mit meiner Jahresendkampagne beginnen?

Wir empfehlen den September für die Vorbereitung, damit Ihre Spendenseite im Oktober getestet ist und Ihre Nachrichten im November bereitstehen. Das ist eine Faustregel, keine gesetzliche Vorgabe. Für eine kleine Organisation kann auch eine kürzere Vorbereitung genügen.

Wie hoch muss eine Spende in Belgien sein, um steuerlich absetzbar zu sein?

Für Spenden seit dem 1. Januar 2025 gilt in Belgien eine Steuerermäßigung von 30 %, ab mindestens 40 € pro Jahr und anerkannter Einrichtung, laut FOD Financiën. Die meisten Einrichtungen versenden die Bescheinigungen im März oder April. Das ist keine persönliche Steuerberatung.

Richten Sie Ihre Kampagne in Ihrem WeGlow-Dashboard ein und haken Sie die Liste Schritt für Schritt ab.

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Quellen

(geprüft am 2. Oktober 2026)

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