Checklist de collecte de fin d'année pour associations

Une checklist en cinq phases pour votre campagne de fin d'année : préparation, page de don, liste et messages, campagne, remerciements et attestations.

Une bonne campagne de fin d'année tient sur une seule liste. Voici une liste de contrôle en cinq phases, de septembre à janvier, avec une courte explication pour chaque point. Le calendrier est une règle empirique de notre part, pas une loi : adaptez-le à votre organisation.

Phase 1 : préparation (septembre)

Un objectif en une phrase. Que change-t-on si cela réussit, avec montant et date de fin ?
Une histoire et une photo, avec l'accord des personnes présentes.
Un responsable par tâche. Qui écrit, qui envoie, qui remercie, qui répond aux questions ?
Les chiffres de l'an dernier. Combien de donateurs, de mensuels, quel mois a marché ?
La question fiscale tranchée. Êtes-vous agréé pour délivrer des attestations ? Sinon, n'en promettez pas.

Phase 2 : page de don (octobre)

Fonctionne-t-elle sur mobile ?
Y a-t-il des montants uniques et mensuels, chacun avec une étiquette explicative ?
Ne demande-t-elle que le nécessaire ? Chez WeGlow, seuls le prénom et l'e-mail sont obligatoires.
Faites un don de test et regardez la confirmation et l'e-mail de remerciement.
Le texte de remerciement est-il rempli ? Sans lui, WeGlow n'envoie pas d'e-mail de remerciement automatique.
L'option d'attestation fiscale est-elle activée, si vous pouvez en délivrer ?

Phase 3 : liste et messages (octobre à novembre)

Liste nettoyée : doublons fusionnés, contacts désinscrits exclus.
Groupes créés : donateurs fidèles, mensuels, inactifs, nouveaux contacts.
Trois à cinq messages rédigés, chacun avec du nouveau.
La balise prénom fonctionne : dans WeGlow Mail, c'est {{first_name}}.
E-mail de test envoyé à vous-même et regardé sur téléphone.
Dates d'envoi programmées et notées dans votre agenda.

Dans WeGlow Mail, vous passez par quatre étapes : écrire, choisir les destinataires, vérifier, envoyer. L'étape de vérification montre si l'expéditeur et le pied de page légal sont en ordre et que les contacts désinscrits ou injoignables sont écartés. Glowie peut rédiger un premier brouillon que vous relisez. L'interface de WeGlow Mail est encore en grande partie en anglais.

Phase 4 : la campagne (novembre au 31 décembre)

Appel principal envoyé et relayé sur vos autres canaux.
Point d'étape partagé.
Deuxième appel avec un nouveau détail.
Un mot personnel ou un appel pour vos plus gros soutiens.
Rappel dans les derniers jours, avec une phrase exacte sur l'année civile et l'attestation.
Questions des donateurs traitées rapidement.

Phase 5 : remerciements et attestations (janvier à avril)

Chaque donateur remercié, de préférence dans la journée et sans nouvelle demande.
Bilan envoyé en janvier ou février, avec des chiffres que vous pouvez justifier.
Données manquantes pour les attestations demandées (nom, adresse et, en Belgique, numéro national).
Attestations envoyées. En Belgique, c'est généralement en mars ou avril.
Résultats comparés à ceux de l'an dernier et notés pour l'année prochaine.

Comment utiliser cette checklist

Copiez la liste dans un document partagé et notez un nom et une date à côté de chaque point. Parcourez-la ensemble lors d'une courte réunion au début de chaque phase. Ne cochez rien avant d'avoir réellement vérifié : un don de test prend cinq minutes, alors qu'une page de paiement en panne le 30 décembre peut vous coûter une journée entière de dons. Gardez ensuite la liste comme point de départ pour l'an prochain.

Là où cela se passe souvent mal

Trois choses tournent le plus souvent mal. D'abord : la page de paiement n'a jamais été testée avec un vrai don. Ensuite : il y a un appel mais pas d'e-mail de remerciement, de sorte que la première réaction à un don n'arrive pas. Enfin : les données pour les attestations ne sont demandées qu'au printemps, quand les donateurs ont oublié leur don. Ce sont nos règles d'expérience, pas des résultats de recherche.

Les faits fiscaux à garder sur votre liste

Belgique : réduction d'impôt de 30 % pour les dons faits depuis le 1er janvier 2025, à partir de 40 € par an et par institution agréée (SPF Finances). France : 66 %, ou 75 % jusqu'à 2 000 € pour l'aide aux personnes en difficulté (service-public.gouv.fr). Pays-Bas : voir belastingdienst.nl pour les conditions. Ceci n'est pas un conseil fiscal personnel.

Que fait WeGlow pour cette liste ?

Une page de don avec dons uniques et mensuels, chacun avec ses montants et étiquettes.
WeGlow Mail pour écrire, programmer et vérifier vos appels.
WeGlow CRM pour les donateurs, listes et tâches au même endroit.
Envoi des attestations en un clic à tous les donateurs concernés. Ce n'est pas automatique : c'est vous qui lancez l'envoi.

WeGlow Mail est gratuit jusqu'à 250 contacts ; avec la formule plateforme Pro (40 € par mois ou 400 € par an, hors TVA), vous envoyez jusqu'à 2 500 contacts sans frais supplémentaires. WeGlow CRM démarre à 29 € par mois (hors TVA) pour 1 000 contacts. Vérifiez les prix actuels dans votre tableau de bord.

Quels points comptent le plus si je manque de temps ?

Commencez par un objectif en une phrase, une page de don que vous avez vérifiée avec un don de test et un e-mail de remerciement prêt. Ces trois points décident le plus de la réussite de votre campagne. Le reste de la liste est un plus que vous pourrez ajouter plus tard.

Puis-je réutiliser la liste plus tard ?

Oui. Changez les dates et utilisez la même liste pour une campagne de printemps ou d'automne. L'ordre reste le même : préparation, page de don, liste et messages, campagne, remerciements. Après chaque campagne, notez ce que vous feriez autrement.

Quand commencer ma campagne de fin d'année ?

Nous conseillons septembre pour la préparation, afin que votre page de don soit testée en octobre et vos messages prêts en novembre. C'est une règle empirique, pas une règle légale. Pour une petite organisation, une préparation plus courte peut suffire.

Quel montant minimal pour déduire un don en Belgique ?

Pour les dons faits depuis le 1er janvier 2025, la réduction d'impôt est de 30 %, à partir d'au moins 40 € par an et par institution agréée, selon le SPF Finances. La plupart des institutions envoient les attestations en mars ou avril. Ceci n'est pas un conseil fiscal personnel.

Préparez votre campagne dans votre tableau de bord WeGlow et cochez la liste, étape par étape.

Sources

Giften (SPF Finances): 30 %, 40 € par an et par institution, attestations en mars ou avril
service-public.gouv.fr: 66 % et 75 % jusqu'à 2 000 €
Belastingdienst, giften: règles néerlandaises

(vérifié le 2 octobre 2026)