Checklist jaareindcampagne: van september tot attesten

Een checklist in vijf fasen voor je jaareindcampagne: voorbereiding, donatiepagina, lijst en berichten, campagne, bedanken en attesten.

Een goede jaareindcampagne past op één lijst. Hieronder staat een checklist in vijf fasen, van september tot januari, met bij elk punt een korte uitleg. De timing is een vuistregel van ons, geen wet; pas ze aan jouw organisatie aan.

Fase 1: voorbereiding (september)

  • Doel in één zin. Wat verandert er als het lukt, met bedrag en einddatum?
  • Eén verhaal en één foto, met toestemming van wie erop staat.
  • Verantwoordelijke per taak. Wie schrijft, wie verstuurt, wie bedankt, wie beantwoordt vragen?
  • Cijfers van vorig jaar. Hoeveel donateurs, hoeveel maandelijks, welke maand werkte?
  • Fiscale vraag beantwoord. Is je organisatie erkend om attesten uit te reiken? Zo niet, beloof er dan geen.

Fase 2: donatiepagina (oktober)

  • Werkt de pagina op een telefoon?
  • Staan er eenmalige én maandelijkse bedragen, elk met een label dat uitlegt wat het doet?
  • Vraagt de pagina niet meer dan nodig? Bij WeGlow zijn enkel voornaam en e-mail verplicht.
  • Doe zelf een testgift en bekijk de bevestiging en bedankmail.
  • Is de bedanktekst ingevuld? Zonder die tekst stuurt WeGlow geen automatische bedankmail.
  • Staat de optie voor een fiscaal attest aan, als je organisatie ze mag uitreiken?

Fase 3: lijst en berichten (oktober tot november)

  • Lijst opgeschoond: dubbels samengevoegd, uitgeschreven contacten weggelaten.
  • Groepen gemaakt: trouwe donateurs, maandelijkse donateurs, stilgevallen donateurs, nieuwe contacten.
  • Drie tot vijf berichten geschreven met telkens iets nieuws.
  • Voornaam-tag werkt: in WeGlow Mail is dat {{first_name}}.
  • Testmail naar jezelf verstuurd en op je telefoon bekeken.
  • Verzenddata gepland en in je agenda gezet.

In WeGlow Mail loop je door vier stappen: schrijven, wie ontvangt het, controleren, versturen. De controlestap toont of afzender en wettelijke voettekst kloppen en dat uitgeschreven of niet-bereikbare contacten worden overgeslagen. Glowie kan een eerste concept schrijven dat jij nakijkt.

Fase 4: de campagne zelf (november tot 31 december)

  • Hoofdoproep verstuurd en gedeeld via je andere kanalen.
  • Tussentijdse stand van zaken gedeeld.
  • Tweede oproep met een nieuw detail.
  • Persoonlijke boodschap of telefoontje voor je grootste steuners.
  • Herinnering in de laatste dagen, met een correcte zin over het kalenderjaar en het attest.
  • Vragen van donateurs snel beantwoord.

Fase 5: bedanken en attesten (januari tot april)

  • Elke donateur bedankt, bij voorkeur binnen een dag en zonder nieuwe vraag.
  • Resultaatupdate verstuurd in januari of februari, met cijfers die je kunt staven.
  • Ontbrekende gegevens voor attesten opgevraagd (naam, adres, en in België het rijksregisternummer).
  • Attesten verstuurd. In België gebeurt dat meestal in maart of april.
  • Cijfers vergeleken met vorig jaar en genoteerd voor volgend jaar.

Zo gebruik je deze checklist

Kopieer de lijst naar een gedeeld document en zet bij elk punt een naam en een datum. Loop ze samen door in een korte vergadering aan het begin van elke fase. Streep niets af voordat je het echt hebt gecontroleerd: een testgift doen kost vijf minuten, een kapotte betaalpagina op 30 december kost je een dag vol giften. Bewaar de lijst daarna als startpunt voor volgend jaar en noteer wat je anders zou doen.

Waar het vaak misloopt

Drie dingen gaan in de praktijk het vaakst mis. Eerst: de betaalpagina is nooit getest met een echte gift. Daarna: er is wel een oproep, maar geen bedankmail, zodat de eerste reactie op een gift uitblijft. Tot slot: de gegevens voor de attesten worden pas in het voorjaar opgevraagd, wanneer donateurs al vergeten zijn wat ze gaven. Dit zijn onze eigen ervaringsregels, geen onderzoeksresultaten.

Fiscale feiten om op je lijst te houden

België: 30% belastingvermindering voor giften sinds 1 januari 2025, vanaf €40 per jaar per erkende instelling (FOD Financiën). Frankrijk: 66%, of 75% tot €2.000 voor hulp aan mensen in moeilijkheden (service-public.gouv.fr). Nederland: zie belastingdienst.nl voor de voorwaarden. Dit is geen persoonlijk belastingadvies.

Wat doet WeGlow voor deze lijst?

  • Donatiepagina met eenmalige en maandelijkse giften, elk met eigen bedragen en labels.
  • WeGlow Mail om je oproepen te schrijven, te plannen en te controleren.
  • WeGlow CRM voor donateurs, lijsten en taken op één plek.
  • Attesten met één klik versturen naar alle in aanmerking komende donateurs. Dat is niet automatisch: jij start het.

WeGlow Mail is gratis tot 250 contacten; met het Pro-platformplan (€40 per maand of €400 per jaar, excl. btw) mail je tot 2.500 contacten zonder extra kost. WeGlow CRM begint vanaf €29 per maand (excl. btw) voor tot 1.000 contacten. Controleer de actuele prijzen in je dashboard.

Welke punten zijn het belangrijkst als ik weinig tijd heb?

Begin met een doel in één zin, een donatiepagina die je zelf met een testgift hebt gecontroleerd en een bedankmail die klaarstaat. Die drie dingen bepalen het meest of je campagne werkt. De rest van de lijst is bonus die je later kunt aanvullen.

Kan ik de lijst ook later gebruiken?

Ja. Pas de data aan en gebruik dezelfde lijst voor een campagne in de lente of de herfst. De volgorde blijft hetzelfde: voorbereiding, donatiepagina, lijst en berichten, campagne, bedanken. Noteer na elke campagne wat je anders zou doen.

Wanneer moet ik met mijn jaareindcampagne beginnen?

Wij raden september aan voor de voorbereiding, zodat je donatiepagina in oktober getest is en je berichten in november klaarstaan. Dat is een vuistregel, geen regel van de wet. Voor een kleine organisatie kan een kortere voorbereiding ook volstaan.

Hoeveel moet een gift zijn om fiscaal aftrekbaar te zijn in België?

Voor giften sinds 1 januari 2025 geldt een belastingvermindering van 30%, vanaf minstens €40 per jaar en per erkende instelling, volgens FOD Financiën. De meeste instellingen versturen de attesten in maart of april. Dit is geen persoonlijk belastingadvies.

Zet je campagne klaar in je WeGlow-dashboard en vink de lijst af, stap voor stap.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

Bronnen

(gecontroleerd op 2 oktober 2026)

Meer van Glowie

Meer over WeGlow