Der komplette Leitfaden für eine Spendenveranstaltung

Alles für eine Spendenveranstaltung: Ziel, Konzept, Budget, Team, Tickets, Sponsoren, Werbung, Ablaufplan, Dank, Auswertung und Vorlagen.

Beginnen Sie mit dem Ziel: Wofür ist diese Veranstaltung da?

Eine Veranstaltung kann Geld einbringen, neue Unterstützer finden, bestehende Unterstützer würdigen oder alles zugleich. Alles gleich gut gelingt selten, wählen Sie also ein Hauptziel, bevor Sie etwas buchen. Eine Benefizveranstaltung, die es allen recht machen will, endet oft mit einem erschöpften Team und einem mageren Ergebnis.

Schreiben Sie das Ziel als einen Satz mit einer Zahl und einem Datum. Vergleichen Sie kurz.

• Vage: „Wir wollen einen schönen Abend organisieren.“
• Brauchbar: „Am 14. März nehmen wir netto 6.000 € für das neue Jugendheim ein und gewinnen 80 neue Adressen für unseren Newsletter.“

Netto ist, was nach allen Kosten übrig bleibt. Viele Neulinge nennen die Brutto-Ticketeinnahmen und sind überrascht, wenn der Saldo kleiner ausfällt.

Drei Fragen vor der Entscheidung

• Warum diese Veranstaltung? Passt sie zu Ihrer Mission und zu denen, die Sie bereits unterstützen?
• Für wen? Aktuelle Spender, Familien, lokale Unternehmen, die Nachbarschaft? Jede Gruppe braucht einen anderen Ton, Preis und Ort.
• Was geschieht danach? Eine Veranstaltung ist ein Anfang, kein Ende. Entscheiden Sie jetzt, wie Sie mit den Gästen in Kontakt bleiben.

Ein einfaches Zielblatt

Veranstaltung: ...
Datum: ...
Hauptziel: netto ... € einnehmen / ... neue Unterstützer finden / ... Spender würdigen (wählen Sie eines)
Zweites Ziel: ...
Zielgruppe: ...
Wie wir messen: verkaufte Tickets, Nettoergebnis, neue Kontakte, Anzahl der Spenden innerhalb von 60 Tagen danach
Wer entscheidet: ...

Halten Sie dieses Blatt auf einer Seite. Schlägt jemand eine Tombola, eine zweite Bühne oder eine stille Auktion vor? Prüfen Sie die Idee am Ziel. Hilft sie nicht, sagen Sie „später“.

Eine gängige Faustregel: Beginnen Sie mindestens drei bis vier Monate vorher bei einer Veranstaltung mit 100 Gästen und sechs Monate oder mehr bei etwas Größerem oder im Freien. Verstehen Sie das als Richtlinie, nicht als Gesetz.

Wählen Sie ein Konzept, das zu Ihren Leuten passt

Das beste Konzept ist eines, das Ihr Team ohne Heldentaten umsetzen kann und zu dem Gäste wirklich hinwollen. Edel ist nicht der Punkt. Verlässlich schon.

Gängige Formen und was sie verlangen

• Dinner oder Mittagessen: hoher Ticketpreis, kleine Gruppe, viel Arbeit in der Küche und im Saal.
• Sponsorenwanderung, Sponsorenlauf oder Sponsorenfahrt: niedrige Schwelle, die Teilnehmenden sammeln bei Freunden Geld. Verlangt eine sichere Strecke und Streckenposten.
• Konzert, Quiz oder Comedyabend: leicht zu erklären, Ticketeinnahmen plus Bar. Verlangt einen Saal mit Tonanlage.
• Tag der offenen Tür oder Markt: viele kleine Beträge, gut, um die Nachbarschaft zu erreichen. Verlangt viele Freiwillige.
• Online-Veranstaltung oder Livestream: niedrige Kosten, große Reichweite, weniger emotionale Wirkung. Funktioniert gut als Ergänzung zu einer Präsenzveranstaltung.

Testen Sie das Konzept mit fünf Fragen

1. Können wir es in einem Satz erklären?
2. Erreichen wir die Gästezahl für die Gewinnschwelle aus unserem eigenen Netzwerk?
3. Haben wir Leute, die es durchführen, nicht nur planen?
4. Gibt es einen natürlichen Moment, in dem Gäste geben können, nicht nur ein Ticket bezahlen?
5. Erzählt es die Geschichte unseres Anliegens?

Die vierte Frage vergessen die meisten Veranstaltungen. Ein Ticket bezahlt den Abend. Eine Spende bezahlt die Mission. Planen Sie einen kurzen, ehrlichen Moment der Bitte: zwei Minuten Geschichte von jemandem, dem Sie helfen, und danach eine klare Möglichkeit, vor Ort zu geben, zum Beispiel einen Code scannen und auf Ihrer Spendenseite spenden.

Ausgearbeitetes Beispiel (erfundene Zahlen)

Ein kleiner Jugendverein schwankt zwischen einem Galadinner für 150 Gäste und einer Familienwanderung. Das Dinner verlangt einen gemieteten Saal, einen Caterer und 25 Freiwillige; das Team hat acht aktive Mitglieder. Die Wanderung verlangt eine Genehmigung für die Strecke, zehn Streckenposten und eine Stärkung. Der Verein wählt die Wanderung mit anschließendem Nudelessen: Das Team kann sie tragen, und jeder Wanderer bringt Freunde mit. Die Zahlen sind ein Beispiel, keine Daten.

Erstellen Sie ein Budget und eine Gewinnschwelle

Budgetieren Sie, bevor Sie etwas versprechen. Ein Budget beantwortet zwei Fragen: Was kostet das, und wie viele Tickets oder Spenden brauchen wir, um das zu decken? Die zweite Antwort ist Ihre Gewinnschwelle.

Listen Sie alle Kosten auf

• Saal, Material, Zelte, Toiletten, Ton und Licht
• Essen und Trinken (pro Person)
• Versicherung und eventuelle Genehmigungen oder Gebühren
• Druckwerk, Beschilderung, Dekoration, Fotograf
• Zahlungs- und Ticketkosten (Plattform und Zahlungsgebühren)
• Dankeschöns für Freiwillige und Redner
• Eine Reserve von etwa 10 Prozent für Überraschungen (eine gängige Faustregel)

Ausgearbeitetes Beispiel (erfundene Zahlen)

Spaghettiabend für 120 Gäste, Ticket 25 €.

• Saal: 400 €
• Essen und Trinken: 120 x 9 € = 1.080 €
• Versicherung und kleine Genehmigungen: 150 €
• Druckwerk und Dekoration: 200 €
• Zahlungs- und Ticketkosten: angenommen 150 €
• Reserve 10 Prozent: etwa 200 €
• Gesamtkosten: etwa 2.180 €

Die Gewinnschwelle liegt bei 2.180 / 25 = 88 Tickets. Jedes Ticket über 88 bringt etwa 25 € abzüglich des zusätzlichen Essens, also etwa 16 €. Spenden am Abend kommen obendrauf und kosten meist nichts extra beim Einsammeln.

Kosten senken

• Bitten Sie lokale Händler um Sachspenden (den Saal, das Essen, das Druckwerk) statt Geld. Halten Sie das schriftlich fest.
• Verkaufen Sie Getränke oder Dessert mit einer berechneten Marge, nicht einer geschätzten.
• Kaufen Sie nicht, was Sie leihen können.

Klären Sie mit Ihrem Schatzmeister oder Buchhalter, wie eine Veranstaltung in Ihrer Buchhaltung und steuerlich behandelt wird. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Rechtsform, daher gibt dieser Leitfaden keine Steuerberatung zu Veranstaltungseinnahmen.

Legen Sie das Budget in einem gemeinsamen Blatt mit drei Spalten an: geplant, tatsächlich, Differenz. Die Spalte „tatsächlich“ nutzen Sie im letzten Teil.

Bauen Sie Ihr Team und Ihre Freiwilligen auf

Veranstaltungen scheitern an Menschen, nicht an Ideen. Geben Sie jeder Aufgabe einen Namen. Wenn zwei Personen eine Aufgabe „teilen“, trägt sie meist niemand.

Die Kernrollen

• Veranstaltungsleitung: bewacht den Plan, entscheidet, ist die einzige Ansprechperson.
• Finanzen: Budget, Zahlungen, Bargeld am Tag, Abschlussbericht.
• Programm: Ablaufplan, Redner, Musik, Moderation.
• Logistik: Saal, Material, Essen, Trinken, Lieferungen.
• Kommunikation: Website, soziale Medien, Presse, Mailing, Fotos.
• Freiwilligenkoordination: wirbt, briefet und bedankt die Freiwilligen.
• Sicherheitskontakt: kennt den Notfallplan und die Erste-Hilfe-Punkte.

Werben Sie Freiwillige gut an

Menschen sagen Ja zu einer klaren Aufgabe, nicht zu einem vagen Aufruf. Fragen Sie so: „Wir suchen vier Personen, die von 18.30 bis 20.00 Uhr Gäste empfangen.“ Arbeiten Sie mit Schichten von zwei bis drei Stunden, damit niemand den ganzen Tag festsitzt, und planen Sie immer einige Reservekräfte ein.

Hallo [Vorname], am [Datum] organisieren wir [Veranstaltung] für [Ziel]. Könntest du bei [Aufgabe] zwischen [Uhrzeit] und [Uhrzeit] helfen? Du bekommst ein kurzes Briefing, etwas zu trinken und zu essen und ein dickes Dankeschön. Sagst du uns bis [Datum] Bescheid? Herzliche Grüße, [Name]

Briefing

• Ein Blatt: wo Sie sein müssen, wen Sie ansprechen, was Sie sagen, wenn Gäste nach dem Anliegen fragen.
• Ein Briefing von 15 Minuten, bevor die Türen öffnen.
• Ein Namensschild und ein erkennbares Shirt oder eine Farbe.
• Prüfen Sie, wie Freiwillige versichert sind und ob Sie sie nach den Freiwilligenregeln Ihres Landes anmelden müssen. Fragen Sie Ihren Verband oder die zuständige Behörde.

Faustregel: Rechnen Sie mit etwa einem Helfer pro 10 bis 15 Gäste bei einer Veranstaltung mit Sitzplätzen, bei Veranstaltungen im Freien oder an Tagen der offenen Tür mit mehr. Passen Sie das an Ihre eigene Formel an.

Genehmigungen, Versicherung und Sicherheit: die Grundlagen

Dieser Teil ist allgemein gehalten. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, Region, Gemeinde und Veranstaltungsort. Verstehen Sie ihn als Liste von Fragen, die Sie stellen sollten, nicht als Rechtsberatung.

Fragen Sie Ihre Gemeinde

Wenden Sie sich früh an das Veranstaltungs- oder Ordnungsamt Ihrer Gemeinde. Typische Fragen:

• Brauchen wir eine Erlaubnis, um den öffentlichen Raum zu nutzen oder eine Straße zu sperren?
• Ist eine Genehmigung für verstärkte Musik, eine temporäre Bar oder Alkohol nötig?
• Gibt es Regeln zu Öffnungszeiten, Lärm und Abfall?
• Müssen wir bei größeren Veranstaltungen die Feuerwehr oder die Polizei informieren?

Versicherung

• Prüfen Sie, ob Ihre bestehende Haftpflichtversicherung Veranstaltungen und Freiwillige abdeckt.
• Fragen Sie den Saal, was seine Police abdeckt und was Sie selbst abdecken müssen.
• Erwägen Sie zusätzlichen Schutz bei Veranstaltungen im Freien oder bei Wetterrisiko.
• Notieren Sie, was Sie gefragt und welche Antwort Sie bekommen haben.

Sicherheit und Wohlbefinden

• Kennen Sie die maximale Kapazität des Saals und überschreiten Sie sie nicht.
• Kennzeichnen Sie Notausgänge, halten Sie sie frei und benennen Sie einen Erste-Hilfe-Kontakt mit einem Kasten vor Ort.
• Denken Sie an Barrierefreiheit: schwellenloser Eingang, zugängliche Toiletten, klare Schilder.
• Essen: Nennen Sie Allergene, halten Sie Kaltes kalt und befolgen Sie die Lebensmittelsicherheitsregeln für Ihre Art der Verpflegung. Fragen Sie bei der zuständigen Lebensmittelbehörde nach, wenn Sie unsicher sind.
• Kinder und schutzbedürftige Gäste: Vereinbaren Sie, wer die Aufsicht führt, und holen Sie die Erlaubnis ein, bevor Sie Fotos veröffentlichen.

Datenschutz und Fotos

Sammeln Sie Namen und E-Mail-Adressen für Tickets oder Nachfassaktionen? Sagen Sie den Gästen, was Sie damit tun, und bieten Sie eine einfache Abmeldemöglichkeit. Hängen Sie am Eingang ein Schild auf, wenn Sie Fotos machen.

Geld sammeln

Türkollekten, Verlosungen und Tombolas können besonderen Regeln unterliegen, zum Beispiel zu Lotterien oder öffentlichen Sammlungen. Fragen Sie die zuständige Behörde, bevor Sie beginnen. Im Zweifel: schriftlich fragen und die Antwort aufbewahren.

Ticketing und Preisgestaltung

Machen Sie es leicht, Ja zu sagen. Verkaufen Sie Tickets online, zeigen Sie den Preis deutlich und bestätigen Sie sofort per E-Mail.

Legen Sie den Preis fest

Gehen Sie von Ihrer Gewinnschwelle und den Mitteln Ihrer Gäste aus. Ein gängiger Ansatz ist ein Basisticket, das die Kosten des Gastes plus einen Teil der Fixkosten deckt, mit der Option, mehr zu geben, für alle, die das Anliegen unterstützen möchten. Bieten Sie ein kostenloses oder ermäßigtes Ticket für alle an, die nicht zahlen können, wenn Ihre Mission das verlangt.

• Ein Frühbucherpreis für die erste Gruppe von Tickets schafft Dringlichkeit.
• Familien- oder Tischtickets (zum Beispiel ein Tisch für acht) holen Gruppen ins Boot.
• Zeigen Sie, wofür ein Ticket gedacht ist: „Ihr Ticket bezahlt X.“
• Legen Sie ein Maximum fest und sagen Sie das. Ein ausverkaufter Abend lässt sich leichter bewerben.

Was ein guter Ticketprozess braucht

• Eine Seite mit Datum, Uhrzeit, Adresse, Programm und Preis
• Zahlungsmethoden, die Ihre Gäste kennen. In Belgien und den Niederlanden sind das meist Bancontact oder iDEAL, dazu Karten
• Eine Bestätigungs-E-Mail mit dem Ticket und praktischen Infos
• Eine Möglichkeit, Menschen am Eingang einzuchecken und zu zählen, wer kam
• Eine Option, dem Ticket eine Spende hinzuzufügen

Ausgearbeitetes Beispiel (erfundene Zahlen)

120 Plätze. 40 Frühbuchertickets zu 22 €, 80 normale zu 25 €, also 2.880 € brutto. Fügt ein Viertel der Gäste im Schnitt 10 € Spende hinzu, sind das 30 x 10 € = 300 € extra.

Am Eingang und Bargeld

Machen Sie einen Plan für Nachzügler und Bargeld: wer es annimmt, wo es gezählt wird, wer unterschreibt. Bargeld zählen immer zwei Personen gemeinsam.

Schicken Sie zwei Tage vorher eine Erinnerung mit Parken, öffentlichem Verkehr, Beginn und einer Telefonnummer. Das kostet fast nichts und erspart Ihnen viele Anrufe.

Finden Sie Sponsoren und Partner

Lokale Unternehmen helfen oft lieber mit etwas Konkretem: einem Saal, Getränken, Druckwerk, einem Tombolapreis. Fragen Sie nach etwas Bestimmtem und zeigen Sie, was sie zurückbekommen.

Erstellen Sie eine Liste und ein Paket

1. Nennen Sie 20 lokale Unternehmen mit einer Verbindung zu Ihrem Anliegen oder Ihren Gästen.
2. Wählen Sie eine Kontaktperson, am besten jemanden, den Ihr Team schon kennt.
3. Erstellen Sie einen Vorschlag auf einer Seite mit zwei oder drei Stufen, zum Beispiel klein, mittel und Hauptpartner.
4. Seien Sie klar, was der Sponsor bekommt: Logo auf der Einladung, Dank von der Bühne, Erwähnung in Ihrem Mailing, ein Tisch.

Beispielstufen (erfunden)

• Freund: 250 €. Name im Programm und auf der Website
• Partner: 750 €. Logo auf der Einladung, Erwähnung von der Bühne, zwei Tickets
• Hauptpartner: 1.500 €. Alles oben Genannte, plus ein kurzes Wort bei der Veranstaltung

Stufen und Beträge sind ein Beispiel. Passen Sie sie an Ihre Region und Veranstaltung an.

Die Bitte

Sehr geehrte/r [Name], am [Datum] veranstaltet unser Verein [Name] die Veranstaltung [Titel], um [ein klares Ziel, z. B. unser Jugendheim zu renovieren]. Wir erwarten etwa [Anzahl] Gäste aus [Gemeinde]. Wir wären stolz, [Unternehmen] als Partner zu begrüßen. Im Gegenzug bieten wir [Vorteile]. Dürfen wir nächste Woche 15 Minuten vorbeikommen? Freundliche Grüße, [Name, Telefon]

Gute Umgangsformen

• Haken Sie nach einer Woche einmal nach. Akzeptieren Sie danach ein Nein.
• Halten Sie schriftlich fest, was Sie vereinbaren, auch ob das Sponsoring in Geld oder in Sachleistungen erfolgt und was Sie dafür versprechen.
• Fragen Sie Ihren Buchhalter, wie Sponsoring behandelt wird, denn es ist nicht dasselbe wie eine Spende.
• Bedanken Sie sich bei Sponsoren persönlich und senden Sie ihnen nach der Veranstaltung die Ergebnisse.

Führen Sie eine einfache Liste mit Sponsor, Kontaktperson, vereinbartem Betrag und Datum. Nächstes Jahr ist das Ihre erste Anrufrunde.

Bewerben: ein Plan für sechs Wochen

Die meisten Gäste kommen, weil jemand, den sie kennen, sie persönlich gefragt hat. Plakate helfen, aber Menschen bewirken mehr. Starten Sie Ihre Werbung mindestens sechs Wochen vor der Veranstaltung und bauen Sie sie zuerst um Ihr eigenes Netzwerk herum auf.

Plan für sechs Wochen

• Woche -6: Veranstaltungsseite und Ticketverkauf sind live. Informieren Sie zuerst Ihr Team und Ihre Freiwilligen und bitten Sie jeden, fünf Leute einzuladen.
• Woche -5: E-Mail an Ihre Unterstützer. Kurz, ein Button zur Ticketseite.
• Woche -4: lokale Pressemitteilung und Veranstaltungskalender. Plakate in Geschäften, Bibliotheken und Schulen, mit Erlaubnis.
• Woche -3: Social-Media-Beiträge: die Geschichte von jemandem, dem Sie helfen, ein Sponsorenbeitrag, ein Blick hinter die Kulissen.
• Woche -2: Erinnerung an alle, die geöffnet, aber nicht gekauft haben. Bitten Sie Partner zu teilen.
• Woche -1: Countdown, letzte Tickets, praktische Infos.
• Zwei Tage vorher: Erinnerung an Ticketinhaber.

Eine Einladungsmail zum Kopieren

Betreff: Kommen Sie am [Datum]: [Name der Veranstaltung]

Hallo [Vorname],
Am [Datum] laden wir Sie zu [Veranstaltung] in [Ort] ein. Sie erwartet [zwei konkrete Dinge]. Jedes Ticket hilft uns, [klares Ziel] zu erreichen. Wir haben [Anzahl] Plätze, und die sind schnell weg.
[Button: Ticket bestellen]
Wir hoffen, Sie dort zu sehen! [Name], [Organisation]

Tipps für soziale Medien

• Ein klares Bild und ein klarer Link pro Beitrag.
• Lassen Sie Teilnehmende ihre eigene Seite teilen. Menschen vertrauen Freunden mehr als Organisationen.
• Verwenden Sie überall denselben Namen und dasselbe Datum.
• Markieren Sie Partner und den Veranstaltungsort.

Lassen Sie Unterstützer mitsammeln

Laden Sie Gäste oder Teilnehmende ein, eine eigene Spendenseite zu starten und Freunde zum Geben zu bitten. Geben Sie ihnen einen einfachen Text zum Kopieren und eine Frist.

Überschätzen Sie Ihre Reichweite nicht. Zählen Sie Klicks und Tickets, keine Likes.

Der Tag selbst: Ablaufplan und Checklisten

Am Tag selbst ist ein ausgedruckter Ablaufplan Ihr bester Freund. Er zeigt, wer wann was tut, sodass niemand die Veranstaltungsleitung zehnmal stören muss.

Beispielablaufplan (erfunden, 120 Gäste, Abend)

• 14.00 Team und Freiwillige treffen ein. Gehen Sie den Saal durch.
• 15.00 Tische, Schilder, Tonprobe.
• 17.30 Briefing für Freiwillige (15 Minuten). Geben Sie jedem das Programm.
• 18.30 Türen öffnen. Empfang mit Ticketkontrolle.
• 19.00 Begrüßung durch die Moderation. Zwei Minuten Geschichte über das Anliegen.
• 19.15 Essen und Trinken.
• 20.15 Die Bitte: ein kurzes Plädoyer und eine klare Möglichkeit, vor Ort zu geben.
• 20.30 Musik, Quiz oder Tombola.
• 21.45 Dank an Freiwillige und Sponsoren. Geben Sie bekannt, was bisher gesammelt wurde, wenn Sie sich des Betrags sicher sind.
• 22.30 Abschluss. Aufräumen. Bargeld zu zweit zählen.

Checkliste für die Woche davor

• Endgültige Zahlen und Ernährungswünsche an den Caterer
• Gästeliste auf Papier oder Ticketscan bereit
• Wechselgeld, ein sicherer Platz, eine Tüte mit Klebeband, Stiften und Markern
• Schilder für Toiletten, Garderobe, Erste Hilfe, Ausgänge
• Notrufnummern auf Papier
• Fotograf mit den Fotoregeln gebrieft
• Ersatzbatterien, Verlängerungskabel, ein zweites Ladekabel
• Plan B bei Regen für den Außenteil

Am Abend

• Begrüßen Sie jeden Gast. Ein herzlicher Empfang schlägt perfekte Dekoration.
• Halten Sie Reden kurz. Eine gängige Faustregel: jeder Redner unter fünf Minuten.
• Machen Sie Fotos vom Moment des Gebens, mit Erlaubnis.
• Notieren Sie Probleme für die Auswertung. Morgen haben Sie sie vergessen.

Danken, nachfassen und messen

Die Veranstaltung ist nicht vorbei, wenn das Licht ausgeht. Die Wochen danach machen aus einem guten Abend dauerhafte Unterstützung.

Danken Sie innerhalb von 48 Stunden

• Persönlicher Dank an Freiwillige: eine Nachricht der Veranstaltungsleitung und später ein kleines Treffen.
• Eine Dankes-E-Mail an alle Gäste mit einem Foto und dem gesammelten Betrag, sobald die Zahlen endgültig sind.
• Ein persönlicher Anruf oder Brief für Sponsoren und Großspender.

Betreff: Danke für gestern!

Liebe/r [Vorname],
Danke, dass Sie dabei waren. Dank Ihnen und [Anzahl] weiteren Gästen haben wir [Betrag] für [Ziel] gesammelt. Das bedeutet [konkretes Ergebnis]. Hier sehen Sie einige Fotos. Wir halten Sie gern auf dem Laufenden: [Link zur Anmeldung oder monatlichen Spende].
Herzlichen Dank, [Name], [Organisation]

Nachfassen in den nächsten 60 Tagen

• Teilen Sie das erste Ergebnis dessen, was das Geld bewirkt.
• Laden Sie neue Kontakte ein, auf dem Laufenden zu bleiben. Schreiben Sie nur denen, die zugestimmt haben.
• Bitten Sie Gäste, die es großartig fanden, monatlich zu spenden oder nächstes Jahr mitzuhelfen.

Messen Sie, was Sie erreichen wollten

• Nettoergebnis: Gesamteinnahmen minus Gesamtkosten.
• Kosten pro gesammeltem Euro: Kosten geteilt durch Bruttoeinnahmen. Vergleichen Sie Jahr für Jahr.
• Beteiligung: verkaufte Tickets, anwesende Gäste, Anteil der Nichterscheinenden.
• Neue Kontakte: Menschen, die zugestimmt haben, von Ihnen zu hören.
• Folgespenden: Spenden innerhalb von 60 Tagen von Menschen, die kamen.
• Erfahrung der Freiwilligen: drei Fragen: Was lief gut, was muss anders werden, helfen Sie wieder?

Werten Sie in 45 Minuten aus

Kommen Sie innerhalb von zwei Wochen zusammen. Vergleichen Sie geplantes und tatsächliches Budget, nennen Sie drei Dinge zum Beibehalten und drei zum Ändern und schreiben Sie sie auf ein einseitiges Übergabeblatt für das Team des nächsten Jahres.

Teilen Sie die Ergebnisse ehrlich mit Ihren Spendern. Haben Sie das Ziel nicht erreicht? Sagen Sie es, und sagen Sie, was Sie gelernt haben.

Fertige Vorlagen und Checklisten

Kopieren Sie diese in Ihre eigenen Dokumente. Ersetzen Sie die Klammern und passen Sie sie an Ihre Veranstaltung an.

Zeitplanvorlage (Veranstaltung mit etwa 100 Gästen)

• 12 bis 16 Wochen vorher: Ziel, Konzept, Datum, erstes Budget, Kernteam.
• 10 bis 12 Wochen: Saal und Genehmigungen angefragt, Versicherung geprüft, Sponsorenliste fertig.
• 8 Wochen: Ticketseite live, Sponsorenanfragen verschickt, Freiwillige geworben.
• 6 Wochen: Werbung startet.
• 2 Wochen: endgültige Zahlen, Briefingblatt, Ablaufplan geschrieben.
• Tag selbst: Veranstaltung.
• +2 Tage: Dankes-E-Mail.
• +2 Wochen: Auswertung. +60 Tage: Bilanz der Nachfassaktion.

Diese Fristen sind eine gängige Faustregel, keine Regel.

Aufgabenblatt auf einer Seite

Aufgabe | Verantwortliche/r | Frist | Status | Anmerkungen

Gerüst einer Pressemitteilung

[Gemeinde]: Am [Datum] veranstaltet [Organisation] [Veranstaltung] in [Ort], um [Ziel]. Gäste können [was sie erwartet]. Tickets kosten [Preis] und sind erhältlich über [Link]. „[Zitat von Vorsitzender/m oder Begünstigten]“, sagt [Name]. Weitere Infos: [Kontakt].

Dank an Sponsoren

Sehr geehrte/r [Name], dank Ihrer Unterstützung von [Betrag oder Sachleistung] konnten wir [Anzahl] Gäste empfangen und [Betrag] sammeln. Im Anhang finden Sie Fotos und das endgültige Programm. Wir sprechen gern über das nächste Jahr. Herzliche Grüße, [Name]

Dank an Freiwillige

Hallo [Vorname], dank dir lief [Veranstaltung] so reibungslos. Durch dich hatten [Anzahl] Gäste einen Spitzenabend, und [Betrag] geht an [Ziel]. Danke. Wir sehen dich gern wieder am [Datum].

Letzte Checkliste vor der Veröffentlichung

• Ziel mit einer Zahl und einem Datum geschrieben
• Budget mit Gewinnschwelle
• Ein Verantwortlicher pro Aufgabe
• Genehmigungen und Versicherung angefragt und notiert
• Ticketseite auf dem Handy getestet
• Dankes-E-Mail schon vor der Veranstaltung verfasst

Was Sie danach in WeGlow tun

Sie können die gesamte Veranstaltung auf einer Plattform abwickeln. Unten steht, was es heute in WeGlow gibt, damit Sie nicht raten müssen. Funktionen hängen von den Einstellungen Ihrer Organisation ab.

Eventseite und Tickets

• Erstellen Sie eine Veranstaltung mit Tickets und Live-Summen. Glowie, der Assistent im Dashboard, kann eine Veranstaltung als Karte für Sie entwerfen, die Sie prüfen und bestätigen, bevor etwas live geht.
• Tickets können am Eingang gescannt werden.
• Zahlungen laufen über Mollie, Stripe oder Payconiq, und das Spendenwidget unterstützt Methoden wie Bancontact, iDEAL und Karten.

Lassen Sie Unterstützer selbst sammeln

Mit Community-Fundraising starten Gäste und Teilnehmende ihre eigene Spendenseite für Ihre Veranstaltung, und Sie sehen die Summen.

Spenden am Abend

Das Spendenformular nimmt einmalige und monatliche Spenden an, jeweils mit eigenen Beträgen und Bezeichnungen wie „eine warme Mahlzeit“. Es funktioniert auf dem Handy, ein Code auf dem Tisch eignet sich also gut. Hat Ihre Organisation einen Dankestext hinterlegt, sendet WeGlow nach einer Spende die Dankes-E-Mail.

Behalten Sie die Menschen: WeGlow CRM und WeGlow Mail

• WeGlow Mail: Bauen Sie Einladung und Dank mit dem Blockeditor, senden Sie sich eine Testmail, prüfen Sie vor dem Versand und planen Sie den Versand. Personalisieren Sie mit {{first_name}}. Anmeldeformulare sammeln neue Kontakte. Jede Mail enthält einen Abmeldelink. Mail ist bis 250 Kontakte kostenlos. Mit dem Pro-Plattformplan (40 € pro Monat oder 400 € pro Jahr, zzgl. MwSt.) ist Mailing bis 2.500 Kontakte enthalten. Ohne Pro beginnen die Pläne ab 19 € pro Monat (zzgl. MwSt.) für bis zu 1.000 Kontakte. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard.
• WeGlow CRM: eine Kontaktdatei mit Zeitleiste, intelligente Listen wie „spendete in den letzten 6 Monaten“, Aufgaben für die Nachverfolgung, ein Freiwilligenmodul mit Schichten und Sponsorenverwaltung im Bereich Großspenden. Ab 29 € pro Monat (zzgl. MwSt.) für bis zu 1.000 Kontakte. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard.

Ihre ersten Schritte

1. Öffnen Sie Ihr WeGlow-Dashboard und bitten Sie Glowie, die Veranstaltung zu entwerfen.
2. Schreiben Sie Ihren Dankestext, damit Spender automatisch einen Dank erhalten.
3. Verfassen Sie die Dankes-E-Mail schon jetzt, damit sie am Abend bereitsteht.
4. Importieren Sie nach der Veranstaltung die Gästeliste (mit Zustimmung) und planen Sie das Nachfassen.

Probieren Sie es in Ihrem WeGlow-Dashboard aus.

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Quellen

• Chartered Institute of Fundraising: tips on planning a fundraising event: Ziele zuerst, Kosten, Sicherheit, Werbung.
• Save the Children UK: sponsored walks: Rollen, Risikocheck, Nachverfolgung.
• WeGlow-Funktionen: im WeGlow-Code und in den internen Faktenblättern am 2. Oktober 2026 geprüft.
• WeGlow-Preise: die Abonnementtabelle hinter dem Schieberegler im Dashboard, zzgl. MwSt., am 2. Oktober 2026 gelesen. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard.

Ausgearbeitete Beispiele und Beträge in diesem Leitfaden sind erfunden. Faustregeln sind als solche gekennzeichnet. Regeln zu Genehmigungen, Versicherung, Freiwilligen, Lotterien und Lebensmittelsicherheit unterscheiden sich je nach Land und Gemeinde: Fragen Sie die zuständige Behörde. Quellen am 2. Oktober 2026 geprüft.

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