De complete gids voor eindejaarsfondsenwerving

Strategie, kalender van september tot januari, segmenten, oproepteksten, kanalen, bedankingen, fiscale attesten voor België, Frankrijk en Nederland, en meten.

Waarom het jaareinde telt, en hoe je het aanpakt

Voor veel goede doelen zijn de laatste maanden van het jaar de drukste periode om te geven. Mensen denken aan vrijgevigheid, belastingen, familie en het voorbije jaar. Veel organisaties zien een groot deel van hun jaarlijkse giften in november en december binnenkomen. Hoe groot dat deel is, verschilt per organisatie, dus kijk naar je eigen cijfers van vorig jaar in plaats van een algemeen getal te geloven.

Een eindejaarscampagne is geen luidere versie van je gewone oproep. Het is een kort, gepland programma met één verhaal, één doel en meerdere contactmomenten over ongeveer tien weken.

Vijf principes

1. Eén verhaal, één vraag. Kies één concrete nood, zoals winterse maaltijden voor 200 gezinnen. Weersta de drang om alles op te sommen wat je doet.
2. Eerst je eigen steuners. Vroegere donateurs geven veel sneller dan vreemden. Een veelgebruikte vuistregel is dat behouden goedkoper is dan werven.
3. Meerdere contactmomenten. Eén mail volstaat zelden. Plan 6 tot 10 berichten over kanalen heen, elk met een reden om te bestaan.
4. Maak geven makkelijk. Eén link, een duidelijke bedragkeuze, een gsm-vriendelijk formulier, de mogelijkheid om maandelijks te geven.
5. Bedank mooi. De bedanking bepaalt of mensen volgend jaar opnieuw geven.

Vertrek van vorig jaar

Open de gegevens van vorig jaar en noteer voor november tot januari: aantal giften, totaal, gemiddelde gift, aantal nieuwe donateurs, aantal terugkerende donateurs en welk bericht wat opleverde. Dat is je nulmeting. Zonder kun je niet zeggen of dit jaar goed was.

Nulmetingblad
Giften vorige nov-jan: ...
Totaal: € ...
Gemiddelde gift: € ...
Nieuwe donateurs: ...
Terugkerende donateurs: ...
Best presterend bericht: ...
Grootste probleem: ...

Heb je de gegevens van vorig jaar niet bruikbaar? Dan is dit het jaar om te beginnen met bijhouden. De campagne die je nu voert, wordt de nulmeting van volgend jaar.

Stel een realistisch doel en een eenvoudig plan op

Een doel moet groot genoeg zijn om te motiveren en klein genoeg om te geloven. Bouw het van onderuit op, niet vanuit een wens.

Bouw het doel op uit je publiek

Neem je segmenten (volgende hoofdstukken) en schat voor elk hoeveel mensen zouden kunnen geven en hoeveel. Gebruik vorig jaar als gids en pas bescheiden aan.

Uitgewerkt voorbeeld (verzonnen cijfers)

• Trouwe maanddonateurs (80 mensen): vraag een extra gift, 25 geven mogelijk gemiddeld €40 = €1.000
• Donateurs van de laatste 12 maanden (400 mensen): 60 geven mogelijk gemiddeld €45 = €2.700
• Gestopte donateurs, 13 tot 36 maanden (300 mensen): 15 geven mogelijk gemiddeld €35 = €525
• Vrijwilligers en eventgasten (250 mensen): 15 geven mogelijk gemiddeld €30 = €450
• Nieuwe steuners via sociale media en inzamelacties: €800
• Bedrijfspartners: €1.500

Totaal ongeveer €6.975. Het doel is €7.000. De cijfers zijn verzonnen om de methode te tonen: mensen x aandeel dat geeft x gemiddelde gift.

Plan op één pagina

• Verhaal: de ene nood en wie ervan profiteert.
• Doel: bedrag, aantal giften, aantal nieuwe maanddonateurs.
• Segmenten en berichten: wie krijgt wat.
• Kalender: zie het volgende hoofdstuk.
• Rollen: wie schrijft, wie verstuurt, wie bedankt, wie antwoordt aan donateurs.
• Budget: ontwerp, drukwerk, porto, tools, tijd.
• Opvolging: een campagnetag op elke link zodat je weet welk bericht welke gift bracht.

Beslis vooraf wat je doet als je op 1 december achterloopt en wat als je voorligt. Een plan B, zoals een matching-aanbod van een bedrijfspartner of een oproep in de laatste dagen, maak je rustig in september makkelijker dan in paniek in december.

De kalender van september tot januari

Werk terug vanaf 31 december. Het meeste echte werk gebeurt voor december begint.

September: voorbereiden

• Bekijk de resultaten van vorig jaar en schrijf de nulmeting.
• Kies het verhaal en het doel. Verzamel foto's, citaten en indien mogelijk een korte video, met toestemming.
• Maak je lijsten schoon: verwijder dubbels, markeer wie zich uitschreef, herstel duidelijke fouten.
• Controleer of je donatiepagina werkt op een gsm en de maandelijkse optie toont.

Oktober: opwarmen

• Stuur een impactupdate naar donateurs: wat hun giften dit jaar deden.
• Werf eventueel een bedrijfspartner voor een matchinggift of een prijs.
• Schrijf nu alle mails en posts. Test ze.
• Controleer je gegevens voor fiscale attesten (zie het fiscale hoofdstuk): adressen en gegevens volledig?

November: eerste vraag

• Begin november: voorproef voor je meest trouwe steuners ("jij hoort het eerst").
• Midden november: hoofdmail naar alle segmenten met het verhaal en de vraag.
• Sociale media starten. Een papieren brief aan je topdonateurs, als je post gebruikt.
• Eind november: korte herinnering met stand van zaken.

December: piek

• Eerste week: een tweede verhaal, een voortgangsupdate.
• Midden december: herinnering aan wie niet opende, met een ander onderwerp.
• Rond 20 december: een "laatste kans dit jaar"-bericht dat het kalenderjaar noemt. Wees nauwkeurig over afsluitmomenten. Vraag je betaalprovider hoe late betalingen in het jaar worden geregistreerd.
• 29 tot 31 december: laatste oproep aan wie zijn gift nog in dit jaar wil.
• Bedank elke gift binnen 48 uur, ook met Kerstmis.

Januari: afsluiten

• Tel op, bedank iedereen samen, vertel het resultaat.
• Bereid fiscale attesten voor (volgende hoofdstukken).
• Evalueer en schrijf de nulmeting voor volgend jaar.

Vuistregel: verstuur niet meer dan je steuners verwachten. Twee tot drie berichten per week in de laatste dagen kan werken als elk kort en relevant is, maar volg je uitschrijfpercentage en luister.

Segmenteer je steuners

Niet iedereen moet hetzelfde bericht krijgen. Segmenteren vraagt geen software-magie. Enkele groepen volstaan.

Zeven nuttige segmenten

1. Maanddonateurs. Bedank hen eerst. Vraag niet meer in dezelfde adem als de dank. Bied hooguit één keer een optionele extra gift of verhoging aan.
2. Recente donateurs (gaven de laatste 12 maanden). Ze kennen je. Vraag opnieuw een gift, met verwijzing naar hun laatste gift.
3. Grote schenkers. Een persoonlijk telefoontje of bezoek, geen massamail.
4. Gestopte donateurs (13 tot 36 maanden). Een "we missen je"-bericht met een concrete update.
5. Vrijwilligers, leden, eventgasten. Ze gaven tijd. Nodig hen uit ook geld te geven, zonder druk.
6. Abonnees die nooit gaven. Vertel het verhaal, toon impact, vraag een eerste kleine gift.
7. Bedrijfspartners en sponsors. Een persoonlijke mail of telefoon.

Tips

• Zet iemand in één hoofdsegment, zodat niemand vijf versies van dezelfde vraag krijgt.
• Sluit wie net gaf uit van de herinneringsmails. Niets ergert een donateur meer dan de dag na zijn gift opnieuw gevraagd worden.
• Respecteer uitschrijvingen en toestemming. Dat is zowel wettelijk als beleefd.
• Spreek mensen aan met voornaam. Een voornaam-invoeging is simpel en werkt nog altijd.

Tabel in woorden (verzonnen groottes)

Maanddonateurs 80, recente donateurs 400, gestopt 300, vrijwilligers/gasten 250, nooit gegeven 900. Elk segment krijgt een eigen openingsalinea en vraagbedrag; het verhaal blijft gelijk.

Voorgestelde vraagbedragen baseer je op de eigen geschiedenis van de persoon. Een gangbare aanpak is een bedrag voor te stellen op of net boven hun laatste gift, met twee andere keuzes.

Oproepteksten om te kopiëren

Goede oproepen zijn eenvoudig: een persoon, een probleem, een oplossing, een duidelijke vraag en dank. Gebruik korte zinnen en het woord "jij" of "u", naargelang je toon.

Lanceringsmail (recente donateurs)

Onderwerp: De winter komt. Help jij Amina warm te blijven?

Beste [voornaam],
Vorige winter kwam Amina op een koude avond naar ons centrum met niets dan een dunne jas. Dit jaar verwachten we [aantal] mensen zoals zij.
Met €[bedrag] kunnen we [concreet resultaat]. Met jouw hulp bereiken we [doel] voor 31 december.
De vorige keer gaf je €[laatste gift]. Kun je dit jaar opnieuw helpen?
[Knop: Geef nu]
Bedankt dat je deel uitmaakt van ons verhaal.
[naam], [functie]
P.S. Je gift is [fiscale tekst voor jouw land, indien van toepassing]. [Link]

Gestopte donateurs

Onderwerp: We denken nog aan je, [voornaam]

Beste [voornaam], in [jaar] hielp je ons [resultaat]. Sindsdien [concrete update]. We zouden je graag opnieuw bij ons hebben deze winter. Ook [klein bedrag] maakt het verschil: [resultaat].
[Knop: Geef opnieuw]

Herinnering aan wie niet opende

Onderwerp: Nog [aantal] dagen om [doel] te helpen

Hoi [voornaam], we staan op [bedrag] van [doel]. [Eén zin verhaal]. Help je ons over de streep?
[Knop]

Laatste oproep

Onderwerp: Laatste kans om te geven in [jaar]

Beste [voornaam], vandaag is het laatste moment om je gift nog in [jaar] mee te nemen. [Eén zin impact]. [Knop]. Bedankt, wat je ook beslist.

Sociale post

[Foto] "[Kort citaat]" ([voornaam, met toestemming]). Samen kunnen we [resultaat] voor 31 december. We staan op [bedrag] van [doel]. Geef of deel: [link]

Tips voor de tekst

• Onderwerpregels: eerst duidelijk, dan pas slim. Vermijd hoofdletters.
• Eén knop, herhaald op het einde.
• Beschrijf wat een gift doet ("€30 koopt een warme maaltijd voor twee gezinnen") enkel als het getal klopt voor jouw organisatie.
• Zet in mails altijd een postadres en een uitschrijflink.

Kies je kanalen

Probeer niet alles. Kies de kanalen waar je steuners al naar luisteren en doe die goed.

E-mail

Het werkpaard van het jaareinde. Goedkoop, meetbaar en persoonlijk. Plan een reeks in plaats van één mail. Zorg dat je afzendernaam een persoon of organisatie is die mensen herkennen, en dat mails er goed uitzien op een gsm.

Post

Voor oudere donateurs, grote schenkers en organisaties met een trouwe postlijst werkt een gedrukte brief nog altijd. Voeg een duidelijke manier toe om te geven: een korte link, een code of een overschrijvingsformulier, naargelang de gewoonten in je land. Post vroeg genoeg, zodat de brief aankomt voor de drukste weken van de postdiensten.

Telefoon en persoonlijk contact

Bel je topdonateurs om te bedanken voor je iets vraagt. Een persoonlijk bedankgesprek in november zegt vaak meer dan een mailing.

Sociale media

Goed voor verhalen en delen, minder goed om rechtstreeks te vragen. Gebruik verhalen, korte video's en een aftelling. Nodig steuners uit om een persoonlijke inzamelpagina te delen.

Je website en donatiepagina

• Een banner of pop-up op je site die naar de campagnepagina leidt.
• Een donatiepagina met het verhaal, een foto, bedragsuggesties en een maandelijkse optie.
• Een bedankpagina die de gift bevestigt en één vervolgstap voorstelt, zoals delen.

Evenementen en partners

Een wintermarkt, een concert of een matchinggift van een bedrijf kan een menselijk moment en een deadline toevoegen. Hou de inspanning in verhouding tot het resultaat.

Maandelijks geven als doel

Een maanddonateur geeft vele keren en is meestal makkelijker om op te plannen. Bied in het jaareinde maandelijks geven aan als tweede optie naast de eenmalige gift, niet in plaats ervan.

Begroot de kanalen

Noteer de kost per kanaal (ontwerp, drukwerk, porto, toolkosten, tijd) en na de campagne de giften per kanaal. Zet je inspanning volgend jaar waar het rendement het best was.

Bedanken: het deel dat volgend jaar bepaalt

Giften in december komen in een rush binnen. De bedanking is geen formaliteit: het is het eerste deel van de campagne van volgend jaar.

Bedank in lagen

1. Meteen: de bevestigingspagina en automatische e-mail direct na de gift. Warm, kort, met wat de gift doet.
2. Persoonlijk: binnen 48 uur bij grotere giften, een menselijk bericht of telefoontje.
3. Collectief: in januari een resultaatmail naar iedereen: wat jullie samen ophaalden en wat dat betekent.
4. Later: een impactupdate enkele maanden verder.

Sjabloon voor de onmiddellijke bedanking

Onderwerp: Bedankt, [voornaam]!

Beste [voornaam], je gift van €[bedrag] is binnen. Dankzij jou [wat het doet]. In januari vertellen we wat we samen bereikten. Heb je een fiscaal attest nodig? [wat je kan verwachten, zie hieronder].
Hartelijk dank, [naam], [organisatie]

Resultaatmail in januari

Onderwerp: Samen deden we het: [resultaat]

Beste [voornaam], dankzij [aantal] van jullie haalden we €[bedrag] op. Dat betekent [concreet resultaat]. Hier zijn [foto/citaat]. In de komende maanden gaan we [volgende stap]. Bedankt dat je er deel van uitmaakt.

Praktisch

• Zet geen vraag in de bedanking.
• Bedank maanddonateurs apart en vaak.
• Wees eerlijk: haalde je het doel niet, zeg het en zeg wat het toch bereikte.
• Zorg dat de dank ook mensen bereikt die anoniem of via een inzamelpagina gaven: bedank ook de inzamelaar.

Maak voor de campagne start een lijst van wie wie bedankt. Eén persoon per naam is beter dan een vage belofte dat "het team" het doet.

Fiscale attesten: België, Frankrijk en Nederland

Het jaareinde is ook het moment waarop donateurs naar belastingen vragen. Dit hoofdstuk geeft de officiële regels voor drie landen zoals gelezen op overheidspagina's. Regels veranderen en hangen af van je situatie: check de officiële pagina voor het jaar van de gift en vraag je boekhouder of de belastingdienst bij twijfel. Dit is geen persoonlijk belastingadvies.

België (FOD Financiën)

• Een schenker krijgt 30 procent belastingvermindering voor giften sinds 1 januari 2025. Oudere artikels zeggen soms nog 45 procent.
• De giften aan één erkende instelling moeten minstens €40 per kalenderjaar bedragen; meerdere giften in hetzelfde jaar aan dezelfde instelling tellen samen.
• Het plafond is 10 procent van de nettoinkomsten of €408.130, het laagste van de twee.
• Enkel erkende instellingen mogen het fiscaal attest afgeven. Volgens de belastingdienst sturen de meeste instellingen de attesten in maart of april van het jaar erna, en rapporteert de organisatie via Belcotax-on-web. Het rijksregisternummer van de schenker is sinds 2024 verplicht op het attest.

Frankrijk (service-public.gouv.fr, impots.gouv.fr)

• Schenkers krijgen 66 procent van de gift terug als belastingvermindering, begrensd tot 20 procent van het belastbaar inkomen. Het overschot wordt vijf jaar overgedragen.
• Een tarief van 75 procent geldt voor hulp aan mensen in moeilijkheden, tot €2.000 (dat plafond geldt sinds 14 oktober 2025); daarboven 66 procent.
• De organisatie geeft een ontvangstbewijs af op het officiële model, Cerfa 11580. De schenker bewaart het drie jaar na het belastingjaar.

Nederland (Belastingdienst)

• Een gewone gift aan een ANBI is aftrekbaar boven een drempel van 1 procent van het drempelinkomen (minimaal €60), met een maximum van 10 procent van het drempelinkomen.
• Een periodieke gift heeft geen drempel. Daarvoor is een schriftelijke overeenkomst nodig, voor minstens vijf jaar, met dezelfde organisatie. Het maximum is €1.500.000 per jaar in 2025 en 2026.
• Contante giften zijn niet aftrekbaar.

Administratieve checklist voor je team

• Verzamel de gegevens die het land vraagt op het moment van geven (naam, adres, en in België het rijksregisternummer) en leg uit waarom.
• Check of je erkenning (België) of ANBI-status (Nederland) up-to-date en zichtbaar is op je pagina.
• Bereken het totaal per schenker per kalenderjaar en controleer het minimum.
• Verstuur attesten op het moment dat je land verwacht, en laat donateurs vooraf weten wanneer ze aankomen.
• Bewaar kopieën en een logboek van wat naar wie ging.

Mailtekst: "Je fiscaal attest voor [jaar] sturen we in [maand]. Om het te kunnen sturen hebben we je [vereiste gegevens] nodig. Vul ze hier in: [link]. Vragen? Antwoord op deze mail."

Meet de campagne

Meten is niet om te bewijzen dat je goed was. Het is om volgend jaar beter te doen met minder gokwerk.

Cijfers om bij te houden

• Totaal opgehaald en aantal giften, vergeleken met de nulmeting van vorig jaar.
• Gemiddelde gift per segment.
• Responspercentage per segment: donateurs die gaven gedeeld door gevraagde mensen.
• Nieuwe donateurs en hoeveel daarvan maandelijks.
• Retentie: hoeveel donateurs van vorig jaar opnieuw gaven.
• Kost per opgehaalde euro: totale campagnekost gedeeld door het totaal opgehaald.
• Per bericht: verzonden, afgeleverd, geopend, geklikt, giften. Open-cijfers hangen af van het laden van beelden, zie ze als indicatie.
• Uitschrijvingen en klachten om te zien of je te hard drukte.

Uitgewerkt voorbeeld (verzonnen cijfers)

Segment: recente donateurs, 400 mensen gevraagd. 56 gaven samen €2.576. Responspercentage 56/400 = 14 procent. Gemiddelde gift €46. Campagnekost toegewezen aan dit segment: €200. Kost per opgehaalde euro ongeveer €0,08. De cijfers zijn verzonnen om de berekening te tonen.

Evalueer met drie vragen

1. Wat werkte beter dan verwacht?
2. Wat stuurden we waar niemand op reageerde?
3. Wat doen we anders in september?

Schrijf de overdracht

Noteer op één pagina de data, berichten, segmenten, resultaten en lessen. Voeg de nulmetingcijfers voor de volgende campagne toe. Deel de lessen en de echte resultaten met je bestuur en je donateurs.

Sjabloon

Campagneverslag
Doel: ... Resultaat: ...
Giften: ... Gemiddelde: ... Nieuwe donateurs: ... Maandelijks: ...
Beste bericht: ... Zwakste bericht: ...
Kost: ... Kost per opgehaalde euro: ...
Drie lessen: ...
Acties voor volgende september: ...

Wat je daarna doet in WeGlow

Dit bestaat er vandaag in WeGlow om een eindejaarscampagne te ondersteunen. Functies hangen af van de instellingen van je organisatie.

Giften ontvangen

• Een donatiepagina met eenmalige en maandelijkse giften, elk met eigen bedragen en labels, die werkt op een gsm. Glowie kan een campagne of donatieformulier opstellen als kaart die jij nakijkt en bevestigt voor er iets live gaat.
• Steuners kunnen hun eigen inzamelpagina voor je campagne starten.
• Heeft je organisatie een bedanktekst geschreven, dan stuurt WeGlow na elke gift een bedankmail. Schrijf die tekst voor november.

Segmenteren en versturen: WeGlow CRM en WeGlow Mail

• WeGlow CRM bewaart één dossier per persoon met tijdlijn, notities, tags en giften. Slimme lijsten vullen zichzelf via filters, bijvoorbeeld "gaf de laatste 6 maanden". Je kan een CSV importeren met ongedaan maken, dubbels samenvoegen en taken instellen voor persoonlijke bedanktelefoontjes.
• WeGlow Mail heeft een blokkeneditor, een testmail naar jezelf, een controle voor het versturen, plannen, personalisatie met {{first_name}} en een voettekst met uitschrijflink. Contacten die bouncen of zich uitschreven worden uitgesloten. Per campagne zie je verzonden, afgeleverd, opens, klikken en bounces. Een automatisering kan een mail sturen na een nieuwe donatie.
• Mail is gratis tot 250 contacten. Met het Pro-platformplan (€40 per maand of €400 per jaar, excl. btw) is mailing inbegrepen tot 2.500 contacten. Zonder Pro start Mail vanaf €19 per maand (excl. btw) voor tot 1.000 contacten, en CRM vanaf €29 per maand (excl. btw) voor tot 1.000 contacten. Check de actuele prijzen in je dashboard.

Fiscale attesten

Voor Belgische organisaties met fiscale attesten aangezet kun je de jaarlijkse attesten met één klik naar alle in aanmerking komende donateurs sturen, en het CRM heeft een tab "Attesten" met een volledigheidsoverzicht en een verzendlogboek. De gegevens kunnen worden geëxporteerd voor Belcotax. Voor Franse organisaties maakt WeGlow genummerde fiscale ontvangstbewijzen (reçu fiscal): één per eenmalige gift, en één jaarbewijs voor maanddonateurs. De organisatie blijft verantwoordelijk voor de wettelijke inhoud.

Je eerste stappen

1. September: schrijf je bedanktekst en controleer je donatiepagina.
2. Oktober: bouw je segmenten als slimme lijsten en stel je mails op in WeGlow Mail.
3. November: plan de lanceringsmail en de herinneringen.
4. Januari: verstuur de resultaatmail en de fiscale attesten.

Probeer het in je WeGlow-dashboard.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

• Eindejaarscampagne: plan van september tot januari
• De complete gids voor een inzamelevenement
• De complete GivingTuesday-gids voor non-profits

Bronnen

• FOD Financiën: giften: 30 procent voor giften sinds 1 januari 2025, minstens €40 per jaar en per instelling, plafond van 10 procent van de nettoinkomsten of €408.130, attesten meestal in maart of april.
• service-public.gouv.fr: dons aux associations: tarieven van 66 en 75 procent, het plafond van €2.000 voor 75 procent, het plafond van 20 procent en de overdracht over vijf jaar. Het model Cerfa 11580 en de bewaartermijn van drie jaar komen uit eerder gecontroleerde WeGlow-notities op basis van service-public.gouv.fr en impots.gouv.fr (BOFiP).
• Belastingdienst: gift aftrekken: de drempel van 1 procent met minimum €60, het maximum van 10 procent, periodieke giften zonder drempel en het maximum van €1,5 miljoen voor 2025 en 2026.
• BOFiP: reçus et justification (impots.gouv.fr): de organisatie geeft het ontvangstbewijs af, inhoud, drie jaar bewaren, geen bijlage bij online aangifte.
• FOD Financiën: attesten voor giften (vzw): minstens €40 per kalenderjaar, rijksregisternummer verplicht sinds 2024, Belcotax-on-web.
• Belastingdienst: overeenkomst periodieke giften: minstens vijf jaar, overeenkomst bewaren.
• WeGlow-functies en -prijzen: gecontroleerd in de WeGlow-code, het interne blad met geverifieerde feiten en de tabel met abonnementen op 2 oktober 2026. Check de actuele prijzen in je dashboard.

Uitgewerkte voorbeelden en bedragen zijn verzonnen. Vuistregels zijn als dusdanig aangeduid. De belastingpagina's zijn gecontroleerd op 2 oktober 2026 of overgenomen uit eerder gecontroleerde WeGlow-notities op basis van dezelfde officiële pagina's; regels en jaren veranderen, dus bevestig op de officiële pagina. Dit is geen belastingadvies.

Meer van Glowie

• Hoe trek ik een gift af van mijn belastingen in Zwitserland?
• Hoe werkt de belastingvermindering voor giften in Frankrijk?
• Hoe trek ik een gift af van de belasting in Nederland?
• Hoe werkt Gift Aid in het Verenigd Koninkrijk?
• Hoe werkt een fiscaal attest voor een gift in België?

Meer over WeGlow

• Hoe WeGlow werkt
• Prijzen
• Ons verhaal