Le guide complet de l'événement de collecte
Tout pour organiser un événement de collecte : objectif, concept, budget, équipe, billets, sponsors, promotion, déroulé, remerciements et modèles.
Commencez par l'objectif : à quoi sert cet événement ?
Un événement peut récolter des fonds, trouver de nouveaux soutiens, remercier les donateurs actuels, ou tout cela à la fois. Réussir les trois aussi bien est rare : choisissez un objectif principal avant de réserver quoi que ce soit. Un événement qui veut plaire à tout le monde finit souvent avec une équipe épuisée et un résultat maigre.
Écrivez l'objectif en une phrase avec un chiffre et une date. Comparez.
- Flou : « Nous voulons organiser une belle soirée. »
- Utile : « Le 14 mars, nous récoltons 6 000 € nets pour le nouveau local jeunes et ajoutons 80 nouvelles adresses à notre liste d'envoi. »
Net signifie ce qui reste après tous les coûts. Beaucoup d'organisateurs citent les recettes brutes de billetterie et s'étonnent que le solde soit plus petit.
Trois questions avant de vous engager
- Pourquoi cet événement ? Correspond-il à votre mission et à ceux qui vous soutiennent déjà ?
- Pour qui ? Donateurs actuels, familles, entreprises locales, voisinage ? Chaque groupe demande un ton, un prix et un lieu différents.
- Que se passe-t-il après ? Un événement est un début, pas une fin. Décidez dès maintenant comment garder le contact avec ceux qui viennent.
Une fiche d'objectif simple
Événement : ...
Date : ...
Objectif principal : récolter ... € nets / trouver ... nouveaux soutiens / remercier ... donateurs (un seul choix)
Objectif secondaire : ...
Public : ...
Mesure : billets vendus, résultat net, nouveaux contacts, nombre de dons dans les 60 jours
Qui décide : ...
Gardez cette fiche sur une page. Quelqu'un propose une tombola, une deuxième scène ou une vente silencieuse ? Confrontez l'idée à l'objectif. Si elle n'aide pas, répondez « plus tard ».
Règle empirique courante : commencez au moins trois à quatre mois à l'avance pour 100 invités, six mois ou plus pour quelque chose de plus grand ou en plein air. C'est un repère, pas une loi.
Choisissez un concept qui convient à vos gens
Le meilleur concept est celui que votre équipe peut réaliser sans exploit et auquel les invités ont vraiment envie de venir. Le chic n'est pas l'enjeu. La fiabilité, si.
Formats courants et ce qu'ils exigent
- Dîner ou déjeuner : prix de billet élevé, petit groupe, beaucoup de travail en cuisine et avec la salle.
- Marche, course ou balade sponsorisée : accès facile, les participants collectent auprès de leurs amis. Demande un parcours sûr et des signaleurs.
- Concert, quiz ou soirée humour : simple à expliquer, billetterie plus bar. Demande une salle avec sonorisation.
- Journée portes ouvertes ou marché : beaucoup de petits montants, bon pour toucher le quartier. Demande beaucoup de bénévoles.
- Événement en ligne ou livestream : faible coût, large portée, moins d'émotion. Fonctionne bien en complément d'un événement sur place.
Testez le concept en cinq questions
- Peut-on l'expliquer en une phrase ?
- Atteint-on le nombre d'invités du seuil de rentabilité avec notre propre réseau ?
- Avons-nous les gens pour le faire tourner, pas seulement pour le planifier ?
- Y a-t-il un moment naturel où les invités peuvent donner, pas seulement payer un billet ?
- Raconte-t-il l'histoire de notre cause ?
La quatrième question est celle que la plupart des événements oublient. Un billet paie la soirée. Un don paie la mission. Prévoyez un moment de demande court et honnête : deux minutes de témoignage d'une personne que vous aidez, puis une façon claire de donner sur place, par exemple en scannant un code et en donnant sur votre page de don.
Exemple chiffré (chiffres inventés)
Une petite association de jeunesse hésite entre un dîner de gala pour 150 invités et une marche familiale. Le dîner demande une salle louée, un traiteur et 25 bénévoles ; l'équipe compte huit membres actifs. La marche demande l'autorisation du parcours, dix signaleurs et une collation. Elle choisit la marche, suivie d'un déjeuner de pâtes : l'équipe peut la porter et chaque marcheur amène des amis. Les chiffres sont un exemple, pas des données.
Établissez un budget et un seuil de rentabilité
Budgétez avant de promettre quoi que ce soit. Un budget répond à deux questions : combien cela coûte-t-il, et combien de billets ou de dons faut-il pour couvrir ce coût ? La seconde réponse est votre seuil de rentabilité.
Listez tous les coûts
- Salle, matériel, tentes, toilettes, son et lumière
- Repas et boissons (par personne)
- Assurance et éventuels permis ou redevances
- Impression, panneaux, décoration, photographe
- Frais de paiement et de billetterie (plateforme et paiement)
- Petits cadeaux pour les bénévoles et les intervenants
- Une réserve d'environ 10 pour cent pour les imprévus (règle empirique courante)
Exemple chiffré (chiffres inventés)
Soirée spaghettis pour 120 invités, billet à 25 €.
- Salle : 400 €
- Repas et boissons : 120 x 9 € = 1 080 €
- Assurance et petits permis : 150 €
- Impression et décoration : 200 €
- Frais de paiement et de billetterie : supposés 150 €
- Réserve 10 pour cent : environ 200 €
- Coûts totaux : environ 2 180 €
Le seuil de rentabilité est 2 180 / 25 = 88 billets. Chaque billet au-delà de 88 ajoute environ 25 € moins le repas supplémentaire, soit environ 16 €. Les dons de la soirée s'ajoutent et ne coûtent en général rien de plus à collecter.
Réduire les coûts
- Demandez aux commerçants locaux un soutien en nature (la salle, le repas, l'impression) plutôt qu'en argent. Mettez-le par écrit.
- Vendez boissons ou desserts avec une marge calculée, pas devinée.
- N'achetez pas ce que vous pouvez emprunter.
Vérifiez avec votre trésorier ou comptable comment un événement est traité en comptabilité et fiscalement. Les règles diffèrent selon le pays et la forme juridique : ce guide ne donne pas de conseil fiscal sur les recettes d'événement.
Mettez le budget dans une feuille partagée à trois colonnes : prévu, réel, écart. Vous utiliserez la colonne réel dans le dernier chapitre.
Constituez votre équipe et vos bénévoles
Les événements échouent à cause des personnes, pas des idées. Donnez à chaque tâche un seul responsable nommé. Deux personnes qui « partagent » une tâche, c'est souvent que personne ne la porte.
Les rôles clés
- Responsable de l'événement : tient le plan, décide, est l'unique point de contact.
- Finances : budget, paiements, caisse le jour J, bilan final.
- Programme : déroulé, intervenants, musique, animateur.
- Logistique : salle, matériel, repas, boissons, livraisons.
- Communication : site, réseaux sociaux, presse, mailing, photos.
- Coordinateur des bénévoles : recrute, briefe et remercie les bénévoles.
- Référent sécurité : connaît le plan d'urgence et les points de premiers secours.
Bien recruter les bénévoles
On dit oui à une tâche claire, pas à un appel vague. Demandez ainsi : « Nous cherchons quatre personnes pour accueillir les invités de 18 h 30 à 20 h. » Proposez des créneaux de deux à trois heures pour que personne ne reste coincé toute la journée, et prévoyez toujours quelques remplaçants.
Bonjour [prénom], le [date] nous organisons [événement] pour [objectif]. Pourrais-tu aider pour [tâche] entre [heure] et [heure] ? Tu auras un court briefing, une boisson et un repas, et un grand merci. Peux-tu nous répondre d'ici le [date] ? Cordialement, [nom]
Briefing
- Une page : où être, qui contacter, que dire quand des invités posent des questions sur la cause.
- Un briefing de 15 minutes avant l'ouverture des portes.
- Un badge et un t-shirt ou une couleur reconnaissable.
- Vérifiez comment les bénévoles sont assurés et si vous devez les déclarer selon les règles du bénévolat de votre pays. Demandez à votre fédération ou à l'autorité compétente.
Règle empirique : comptez environ un aide pour 10 à 15 invités pour un événement assis, davantage en plein air ou en portes ouvertes. Adaptez à votre format.
Autorisations, assurance et sécurité : les bases
Ce chapitre est général. Les règles diffèrent selon le pays, la région, la commune et le lieu. Voyez-le comme une liste de questions à poser, pas comme un avis juridique.
Interrogez votre commune
Contactez tôt le service événements ou espace public de votre commune. Questions typiques :
- Faut-il une autorisation pour occuper l'espace public ou fermer une rue ?
- Faut-il un permis pour la musique amplifiée, une buvette temporaire ou l'alcool ?
- Y a-t-il des règles sur les horaires, le bruit et les déchets ?
- Faut-il prévenir les pompiers ou la police pour les grands événements ?
Assurance
- Vérifiez si votre assurance responsabilité couvre les événements et les bénévoles.
- Demandez au lieu ce que couvre sa police et ce que vous devez couvrir vous-même.
- Envisagez une couverture supplémentaire pour l'extérieur ou le risque météo.
- Notez ce que vous avez demandé et la réponse reçue.
Sécurité et bien-être
- Connaissez la capacité maximale du lieu et ne la dépassez pas.
- Signalez les issues de secours, gardez-les dégagées, désignez un référent premiers secours avec une trousse sur place.
- Pensez à l'accessibilité : entrée de plain-pied, toilettes accessibles, panneaux clairs.
- Repas : indiquez les allergènes, gardez le froid au froid et suivez les règles de sécurité alimentaire de votre type de restauration. En cas de doute, demandez à l'autorité alimentaire compétente.
- Enfants et personnes vulnérables : convenez de qui surveille, et demandez l'accord avant de publier des photos.
Vie privée et photos
Si vous collectez noms et adresses e-mail pour les billets ou le suivi, dites aux invités ce que vous en ferez et offrez un désabonnement simple. Affichez un panneau à l'entrée si vous prenez des photos.
Collecter de l'argent
Quêtes à l'entrée, tombolas et loteries peuvent relever de règles spécifiques, par exemple sur les loteries ou les collectes publiques. Interrogez l'autorité compétente avant de commencer. En cas de doute, demandez par écrit et gardez la réponse.
Billetterie et prix
Facilitez le oui. Vendez les billets en ligne, affichez clairement le prix et confirmez tout de suite par e-mail.
Fixer le prix
Partez de votre seuil de rentabilité et des moyens de vos invités. Une approche courante : un billet de base qui couvre le coût de l'invité plus une part des frais fixes, avec une option « payer plus » pour ceux qui veulent soutenir la cause. Proposez un billet gratuit ou réduit à ceux qui ne peuvent pas payer, si votre mission le demande.
- Un tarif de préréservation pour le premier lot crée l'urgence.
- Billets famille ou table (par exemple une table de huit) attirent des groupes.
- Montrez à quoi sert un billet : « Votre billet finance X. »
- Fixez un maximum et dites-le. Une soirée complète se promeut plus facilement.
Ce qu'un bon parcours de billetterie demande
- Une page avec date, heure, adresse, programme et prix
- Des moyens de paiement connus de vos invités. En Belgique et aux Pays-Bas : généralement Bancontact ou iDEAL, plus les cartes
- Un e-mail de confirmation avec le billet et les infos pratiques
- Un moyen de pointer les entrées et de compter qui est venu
- Une option pour ajouter un don en plus du billet
Exemple chiffré (chiffres inventés)
120 places. 40 billets prévente à 22 €, 80 normaux à 25 €, soit 2 880 € bruts. Si un quart des invités ajoute en moyenne 10 € de don, cela fait 30 x 10 € = 300 € en plus.
À la porte et en espèces
Prévoyez un plan pour les retardataires et les espèces : qui encaisse, où l'on compte, qui signe. Les espèces se comptent toujours à deux.
Envoyez un rappel deux jours avant avec parking, transports, heure de début et un numéro à appeler. Cela ne coûte presque rien et évite beaucoup d'appels.
Trouvez sponsors et partenaires
Les entreprises locales préfèrent souvent aider avec du concret : une salle, des boissons, de l'impression, un lot de tombola. Demandez quelque chose de précis et montrez ce qu'elles reçoivent en retour.
Dressez une liste et un dossier
- Listez 20 entreprises locales ayant un lien avec votre cause ou vos invités.
- Choisissez un interlocuteur, idéalement quelqu'un que votre équipe connaît déjà.
- Préparez une offre d'une page avec deux ou trois niveaux, par exemple petit, moyen et partenaire principal.
- Soyez clair sur ce que le sponsor obtient : logo sur l'invitation, remerciement sur scène, mention dans votre mailing, une table.
Niveaux d'exemple (inventés)
- Ami : 250 €. Nom dans le programme et sur le site
- Partenaire : 750 €. Logo sur l'invitation, mention sur scène, deux billets
- Partenaire principal : 1 500 €. Tout ce qui précède, plus un petit mot pendant l'événement
Niveaux et montants sont un exemple. Adaptez-les à votre région et à votre événement.
La demande
Madame, Monsieur [nom], le [date], notre association [nom] organise [événement] afin de [un objectif clair, par ex. rénover notre local jeunes]. Nous attendons environ [nombre] invités de [commune]. Nous serions fiers d'accueillir [entreprise] comme partenaire. En échange, nous proposons [avantages]. Pouvons-nous vous rendre visite 15 minutes la semaine prochaine ? Cordialement, [nom, téléphone]
Bonnes manières
- Relancez une fois après une semaine. Acceptez ensuite un non.
- Mettez par écrit ce qui est convenu, y compris si le parrainage est en argent ou en nature, et ce que vous promettez en retour.
- Demandez à votre comptable comment le parrainage est traité, car ce n'est pas la même chose qu'un don.
- Remerciez les sponsors personnellement et envoyez-leur les résultats après l'événement.
Tenez une liste simple : sponsor, contact, montant convenu, date. L'an prochain, ce sera votre première liste d'appels.
Promouvoir : un plan de six semaines
La plupart des invités viennent parce qu'une personne qu'ils connaissent les a invités personnellement. Les affiches aident, mais les gens comptent davantage. Commencez la promotion au moins six semaines avant l'événement, en vous appuyant d'abord sur votre propre réseau.
Plan de six semaines
- Semaine -6 : la page de l'événement et la billetterie sont en ligne. Prévenez d'abord équipe et bénévoles et demandez à chacun d'inviter cinq personnes.
- Semaine -5 : e-mail à vos soutiens. Court, un seul bouton vers la billetterie.
- Semaine -4 : communiqué de presse local et agendas. Affiches chez les commerçants, bibliothèques et écoles, avec autorisation.
- Semaine -3 : publications : le témoignage d'une personne aidée, l'annonce d'un sponsor, une photo des coulisses.
- Semaine -2 : rappel à ceux qui ont ouvert sans acheter. Demandez aux partenaires de partager.
- Semaine -1 : compte à rebours, derniers billets, infos pratiques.
- Deux jours avant : rappel aux détenteurs de billets.
Un e-mail d'invitation à copier
Objet : Rejoignez-nous le [date] : [nom de l'événement]
Bonjour [prénom],
Le [date], nous vous invitons à [événement] à [lieu]. Vous apprécierez [deux choses concrètes]. Chaque billet nous aide à [objectif clair]. Nous avons [nombre] places et elles partent vite.
[Bouton : Prendre mon billet]
Au plaisir de vous voir ! [nom], [organisation]
Conseils réseaux sociaux
- Une image claire et un lien clair par publication.
- Laissez les participants partager leur propre page. On fait plus confiance à des amis qu'à des organisations.
- Utilisez partout le même nom et la même date.
- Identifiez partenaires et lieu.
Faites collecter vos soutiens aussi
Invitez invités ou participants à créer une page de collecte personnelle et à demander à leurs amis de donner. Donnez-leur un texte simple à copier et une date limite.
Ne surestimez pas votre portée. Comptez les clics et les billets, pas les mentions j'aime.
Le jour J : déroulé et listes de contrôle
Le jour J, un déroulé imprimé est votre meilleur ami. Il montre qui fait quoi à quelle minute, pour que personne ne dérange dix fois le responsable.
Exemple de déroulé (inventé, 120 invités, soirée)
- 14 h 00 L'équipe et les bénévoles arrivent. Tour de la salle.
- 15 h 00 Installation des tables, panneaux, test du son.
- 17 h 30 Briefing des bénévoles (15 minutes). Remettez le programme à chacun.
- 18 h 30 Ouverture des portes. Accueil avec contrôle des billets.
- 19 h 00 Mot de bienvenue de l'animateur. Deux minutes sur la cause.
- 19 h 15 Repas et boissons.
- 20 h 15 La demande : un court plaidoyer et un moyen clair de donner sur place.
- 20 h 30 Musique, quiz ou tombola.
- 21 h 45 Remerciements aux bénévoles et sponsors. Annoncez le montant récolté si vous en êtes sûr.
- 22 h 30 Clôture. Rangement. Comptage des espèces à deux.
Liste de la semaine précédente
- Nombres définitifs et régimes envoyés au traiteur
- Liste d'invités imprimée ou scan des billets prêt
- Fonds de caisse, endroit sûr, sac avec ruban adhésif, stylos, marqueurs
- Panneaux pour toilettes, vestiaire, premiers secours, sorties
- Contacts d'urgence sur papier
- Photographe briefé sur les règles photo
- Piles de rechange, rallonges, un second chargeur
- Plan B météo pour la partie extérieure
Pendant la soirée
- Accueillez chaque invité. Un accueil chaleureux vaut mieux qu'une décoration parfaite.
- Gardez les discours courts. Règle empirique courante : moins de cinq minutes par intervenant.
- Photographiez le moment du don, avec autorisation.
- Notez les problèmes pour l'évaluation. Demain vous les aurez oubliés.
Remercier, assurer le suivi et mesurer
L'événement n'est pas fini quand les lumières s'éteignent. Les semaines suivantes transforment une bonne soirée en soutien durable.
Remerciez dans les 48 heures
- Remerciement personnel aux bénévoles : un message du responsable, puis une petite rencontre.
- Un e-mail de remerciement à tous les invités avec une photo et le montant récolté, une fois les chiffres définitifs.
- Un appel ou un mot personnel pour les sponsors et les grands donateurs.
Objet : Merci pour hier soir !
Bonjour [prénom],
Merci d'être venu. Grâce à vous et à [nombre] autres invités, nous avons récolté [montant] pour [objectif]. Cela signifie [résultat concret]. Voici quelques photos. Nous aimerions vous tenir au courant : [lien d'inscription ou don mensuel].
Avec toute notre gratitude, [nom], [organisation]
Suivi dans les 60 jours
- Partagez le premier résultat de ce que l'argent permet.
- Invitez les nouveaux contacts à rester informés. N'écrivez qu'à ceux qui ont accepté.
- Proposez à ceux qui ont adoré de donner chaque mois ou d'aider l'an prochain.
Mesurez ce que vous visiez
- Résultat net : recettes totales moins coûts totaux.
- Coût par euro récolté : coûts divisés par recettes brutes. Comparez d'une année à l'autre.
- Fréquentation : billets vendus, invités présents, taux d'absence.
- Nouveaux contacts : personnes ayant consenti à recevoir vos messages.
- Dons de suivi : dons dans les 60 jours de personnes venues.
- Expérience des bénévoles : trois questions : qu'est-ce qui a bien marché, que changer, revenez-vous ?
Évaluez en 45 minutes
Réunissez-vous dans les deux semaines. Comparez budget prévu et réel, listez trois choses à garder et trois à changer, et écrivez-les sur une note de passation d'une page pour l'équipe de l'an prochain.
Partagez les résultats honnêtement avec vos donateurs. Si vous n'avez pas atteint l'objectif, dites-le et dites ce que vous avez appris.
Modèles et listes de contrôle prêts à l'emploi
Copiez-les dans vos propres documents. Remplacez les crochets et adaptez à votre événement.
Modèle de calendrier (environ 100 invités)
- 12 à 16 semaines avant : objectif, concept, date, premier budget, équipe de base.
- 10 à 12 semaines : salle et autorisations demandées, assurance vérifiée, liste de sponsors prête.
- 8 semaines : billetterie en ligne, demandes aux sponsors envoyées, bénévoles recrutés.
- 6 semaines : la promotion démarre.
- 2 semaines : chiffres définitifs, fiche de briefing, déroulé rédigé.
- Jour J : événement.
- +2 jours : e-mail de remerciement.
- +2 semaines : réunion d'évaluation. +60 jours : bilan du suivi.
Ces délais sont une règle empirique courante, pas une règle.
Fiche de tâches d'une page
Tâche | Responsable | Échéance | Statut | Remarques
Squelette de communiqué de presse
[Commune] : le [date], [organisation] organise [événement] à [lieu] afin de [objectif]. Les invités pourront [à quoi s'attendre]. Les billets coûtent [prix] et sont disponibles sur [lien]. « [Citation du président ou d'un bénéficiaire] », déclare [nom]. Plus d'informations : [contact].
Remerciement aux sponsors
Madame, Monsieur [nom], grâce à votre soutien de [montant ou biens], nous avons accueilli [nombre] invités et récolté [montant]. Vous trouverez ci-joint des photos et le programme final. Nous serions heureux de parler de l'an prochain. Cordialement, [nom]
Remerciement aux bénévoles
Bonjour [prénom], c'est grâce à toi que [événement] s'est si bien passé. Grâce à toi, [nombre] invités ont passé une excellente soirée et [montant] ira à [objectif]. Merci. Nous serions heureux de te revoir le [date].
Dernière liste avant de publier
- Objectif écrit avec un chiffre et une date
- Budget avec seuil de rentabilité
- Un responsable par tâche
- Autorisations et assurance demandées et notées
- Billetterie testée sur un téléphone
- E-mail de remerciement rédigé avant l'événement
Que faire ensuite dans WeGlow
Vous pouvez faire tourner tout l'événement sur une seule plateforme. Voici ce qui existe aujourd'hui dans WeGlow, pour que vous ne deviniez pas. Les fonctions dépendent des réglages de votre organisation.
Page d'événement et billets
- Créez un événement avec billets et totaux en direct. Glowie, l'assistant du tableau de bord, peut rédiger un événement sous forme de carte que vous relisez et confirmez avant toute mise en ligne.
- Les billets peuvent être scannés à l'entrée.
- Les paiements passent par Mollie, Stripe ou Payconiq, et le widget de don prend en charge des moyens comme Bancontact, iDEAL et les cartes.
Laissez vos soutiens collecter
Avec la collecte communautaire, invités et participants lancent leur propre page de collecte pour votre événement, et vous voyez les totaux.
Dons pendant la soirée
Le formulaire de don accepte dons uniques et mensuels, chacun avec ses montants et libellés comme « un repas chaud ». Il fonctionne sur téléphone : un code sur la table fonctionne bien. Si votre organisation a rédigé un texte de remerciement, WeGlow envoie l'e-mail de remerciement après un don.
Garder les gens : WeGlow CRM et WeGlow Mail
- WeGlow Mail : créez l'invitation et le remerciement avec l'éditeur par blocs, envoyez-vous un test, vérifiez avant l'envoi, programmez-le. Personnalisez avec {{first_name}}. Des formulaires d'inscription collectent de nouveaux contacts. Chaque e-mail contient un lien de désabonnement. Mail est gratuit jusqu'à 250 contacts. Avec le plan plateforme Pro (40 € par mois ou 400 € par an, hors TVA), l'envoi est inclus jusqu'à 2 500 contacts. Sans Pro, les formules commencent à 19 € par mois (hors TVA) jusqu'à 1 000 contacts. Vérifiez les prix actuels dans votre tableau de bord. Attention : l'interface de Mail est encore en grande partie en anglais.
- WeGlow CRM : un fichier de contacts avec historique, des listes intelligentes comme « a donné ces 6 derniers mois », des tâches de suivi, un module bénévoles avec créneaux et le suivi des parrainages dans la section grands dons. À partir de 29 € par mois (hors TVA) jusqu'à 1 000 contacts. Vérifiez les prix actuels dans votre tableau de bord.
Vos premiers pas
- Ouvrez votre tableau de bord WeGlow et demandez à Glowie de rédiger l'événement.
- Rédigez votre texte de remerciement pour que les donateurs soient remerciés automatiquement.
- Préparez dès maintenant l'e-mail de remerciement, pour qu'il soit prêt le soir même.
- Après l'événement, importez la liste des invités (avec consentement) et planifiez le suivi.
Essayez-le dans votre tableau de bord WeGlow.
Combien de temps à l'avance commencer à planifier ?
En règle générale, au moins trois à quatre mois avant pour un événement de 100 invités, et six mois ou plus pour un projet plus grand ou en plein air. Dans le modèle de calendrier, vous démarrez 12 à 16 semaines avant avec l'objectif, le concept, la date, le premier budget et l'équipe de base. C'est une indication, pas une loi.
De combien de bénévoles ai-je besoin ?
Comptez environ un aide pour 10 à 15 invités lors d'un événement assis, et davantage en plein air ou lors de journées portes ouvertes. Travaillez par tranches de deux à trois heures et prévoyez des remplaçants. C'est une règle empirique : adaptez-la à votre propre formule.
Comment calculer mon seuil de rentabilité ?
Divisez vos coûts totaux par le prix du billet. Dans l'exemple inventé de la soirée spaghettis, cela donne 2 180 € divisés par 25 €, soit 88 billets. Chaque billet au-delà rapporte environ 16 €. Les dons de la soirée s'y ajoutent.
Quand remercier les invités ?
Dans les 48 heures : en personne pour les bénévoles, sponsors et grands donateurs, et par e-mail pour tous les invités dès que les chiffres sont définitifs. Poursuivez ensuite pendant 60 jours : partagez le premier résultat, n'écrivez qu'à ceux qui ont accepté et proposez un don mensuel.
À lire aussi
Pour aller plus loin :
- Organiser un événement de collecte : le guide en cinq étapes
- Le guide complet de la collecte de fin d'année
- Le guide complet GivingTuesday pour associations
Sources
- Chartered Institute of Fundraising : tips on planning a fundraising event : objectifs d'abord, coûts, sécurité, promotion.
- Save the Children UK : sponsored walks : rôles, contrôle des risques, suivi.
- Fonctions WeGlow : vérifiées dans le code de WeGlow et les fiches internes de faits vérifiés le 2 octobre 2026.
- Prix WeGlow : la table des abonnements derrière le curseur du tableau de bord, hors TVA, lue le 2 octobre 2026. Vérifiez les prix actuels dans votre tableau de bord.
Les exemples chiffrés et montants de ce guide sont inventés. Les règles empiriques sont signalées comme telles. Les règles sur autorisations, assurance, bénévolat, loteries et sécurité alimentaire diffèrent selon le pays et la commune : demandez à l'autorité compétente. Sources vérifiées le 2 octobre 2026.
Encore de Glowie
- Budgéter un événement de collecte de fonds
- Comment organiser un événement caritatif ? Checklist
- Organiser un gala de charité ou dîner caritatif
- Comment organiser une marche ou course sponsorisée ?
- Vendre des billets pour un événement caritatif