Wie vermeiden Sie, dass Vereins-Mails im Spam landen?

Authentifizieren Sie Ihre Domain mit SPF, DKIM und DMARC, schreiben Sie nur Zustimmenden und machen Sie die Abmeldung leicht. WeGlow Mail unterstützt DKIM.

Damit die Mails Ihres Vereins nicht im Spam landen, belegen Sie, dass die Mail wirklich von Ihnen kommt: Richten Sie SPF, DKIM und DMARC für Ihre eigene Domain ein, schreiben Sie nur Menschen, die darum gebeten haben, machen Sie die Abmeldung leicht und behalten Sie Ihre Beschwerderate im Blick. Google und Yahoo verlangen das inzwischen von Massenversendern, und es ist auch für alle anderen gute Praxis.

Was verlangen Gmail und Yahoo?

Die Richtlinien von Google für Massenversender (wer mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail-Adressen sendet) verlangen SPF- und DKIM-Authentifizierung, eine DMARC-Richtlinie für die Absenderdomain, eine From-Domain, die zur SPF- oder DKIM-Domain passt, Abmeldung mit einem Klick und eine Spamrate in den Postmaster Tools unter 0,30 %.

Der Sender Hub von Yahoo verlangt von Massenversendern SPF und DKIM, eine gültige DMARC-Richtlinie von mindestens p=none, Abmeldung mit einem Klick plus einen sichtbaren Abmeldelink, die Bearbeitung von Abmeldungen innerhalb von 2 Tagen und eine Spamrate unter 0,3 %. Beide Anforderungen gelten seit Februar 2024.

Die meisten Vereine versenden weit weniger Mails. Die Regeln zeigen trotzdem, worauf Mailanbieter achten, und die Authentifizierung Ihrer Domain ist eine günstige Versicherung. Sie kostet Sie etwa eine Stunde Arbeit bei Ihrer Domainverwaltung, und Sie profitieren jahrelang davon.

Was sind SPF, DKIM und DMARC in einfachen Worten?

  • SPF ist ein DNS-Eintrag, der auflistet, welche Server Mails für Ihre Domain versenden dürfen.
  • DKIM fügt jeder Mail eine digitale Signatur hinzu, sodass die Empfängerseite sehen kann, dass sie nicht verändert wurde und von einem durch Ihre Domain zugelassenen Absender stammt.
  • DMARC teilt Empfängern mit, was sie tun sollen, wenn SPF oder DKIM für die Adresse in der From-Zeile fehlschlagen, und wohin Berichte gehen.

Microsoft beschreibt sie in seiner Dokumentation als Bausteine, die zusammenarbeiten: Weniger als alle drei bietet schwächeren Schutz. Es empfiehlt außerdem, SPF mit einer weichen Regel (Soft Fail) zu beginnen und erst zu verschärfen, wenn Sie alle Ihre Versandquellen kennen.

Was bringt Sie sonst noch in den Spamordner?

Sechs Dinge, die Ihre Mails Richtung Spam schieben, und was Sie dagegen tun können.

  • Mails an Menschen, die nicht darum gebeten haben. Beschwerden sind der schnellste Weg zu einem schlechten Ruf.
  • Ein versteckter Abmeldelink. Wer nicht gehen kann, klickt auf „Als Spam melden“.
  • Tote Adressen. Wenn Sie weiter an zurückgesprungene Adressen schreiben, wirken Sie nachlässig.
  • Schreiende Betreffzeilen. Großbuchstaben, viele Ausrufezeichen und falsche Dringlichkeit wirken wie Spam.
  • Ein großes Bild und fast kein Text. Fügen Sie echten Text und beschreibende Alternativtexte hinzu.
  • Ein plötzlicher Anstieg von einer stillen Domain. Bauen Sie Ihr Volumen schrittweise auf.

Eine Checkliste für jeden Versand

  1. Ist die Absenderdomain authentifiziert (SPF, DKIM, DMARC)?
  2. Zeigt der Absendername eine Person oder Ihre Organisation, mit einer Antwortadresse, die jemand liest?
  3. Gibt es einen sichtbaren Abmeldelink und Ihre Postanschrift?
  4. Haben Sie abgemeldete und zurückgesprungene Kontakte entfernt?
  5. Haben Sie sich selbst einen Test geschickt und ihn auf dem Handy gelesen?

Wie hilft WeGlow Mail?

In WeGlow Mail können Sie Ihre eigene Absenderdomain hinzufügen. Der Bildschirm gibt Ihnen die zu veröffentlichenden DNS-Einträge, darunter die DKIM-CNAME-Einträge, zeigt den Status als ausstehend, verifiziert oder fehlgeschlagen und lässt Sie erneut prüfen. Ein Schritt-für-Schritt-Assistent bietet Anleitungen je DNS-Anbieter. Sie können auch verifizierte Absenderadressen registrieren.

Im Schritt Kontrolle, vor jedem Versand, verifiziert WeGlow Mail Ihren Absender und die Antwortadresse (mit einer Warnung, wenn die Antwortadresse eine weglow.world-Adresse ist), bestätigt, dass die gesetzliche Fußzeile mit Ihrer Identität, Ihrer Adresse und dem Abmeldelink vorhanden ist, und zeigt, dass zurückgesprungene und abgemeldete Kontakte vom Versand ausgeschlossen bleiben.

Die DKIM-Einrichtung ist das, was das Werkzeug für Sie nachverfolgt. SPF und DMARC sind DNS-Einträge auf Ihrer eigenen Domain: Lesen Sie dazu die Anleitung Ihres Anbieters und die obigen Anforderungen. Preis: WeGlow Mail ist in jedem Tarif bis 250 Kontakte (500 E-Mails pro Monat) kostenlos enthalten. Start (bis 1.000 Kontakte) kostet 19 Euro pro Monat (zzgl. MwSt.), Growth (bis 2.500) 29 Euro. Mit dem Pro-Plattformtarif (40 Euro pro Monat oder 400 Euro pro Jahr) ist das Mailen bis 2.500 Kontakte enthalten. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard und fügen Sie Ihre Domain in den Einstellungen von WeGlow Mail hinzu.

Häufige Fragen

Brauchen kleine Vereine DMARC?

Die Regeln für Massenversender gelten ab großen Volumen, aber ein DMARC-Eintrag ist ein kleiner Schritt und stärkt Ihre Domain gegen Fälschung. Beginnen Sie mit p=none, wenn Sie unsicher sind.

Darf ich von einer Gmail- oder Outlook-Adresse versenden?

Es geht, aber Sie verwalten die Authentifizierung dieser Domain nicht. Der Versand von Ihrer eigenen, authentifizierten Domain ist verlässlicher.

Garantiert die Authentifizierung einen Platz im Posteingang?

Nein. Sie nimmt einen Grund weg, blockiert zu werden, aber Inhalt, Interaktion und Beschwerden zählen weiterhin.

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