Spender von Excel in ein CRM übertragen: Anleitung

Bereinigen Sie die Tabelle, importieren Sie CSV oder Excel, lesen Sie die Prüfung und machen Sie den ganzen Import notfalls rückgängig.

Sie übertragen Spender von Excel in ein CRM, indem Sie die Tabelle bereinigen, als CSV exportieren, importieren, die Prüfung lesen und einige Akten kontrollieren. In WeGlow CRM ziehen Sie einen CSV-, Excel- oder Mailchimp-Export in den Assistenten, sehen in einfacher Sprache, was passieren wird, importieren und können den ganzen Stapel rückgängig machen, wenn etwas schiefgeht. Die ganze Arbeit passt in einen Nachmittag.

Schritt 1: Entscheiden Sie, was Sie wirklich behalten wollen

Importieren Sie nicht jede alte Zeile aus Gewohnheit. Ein Umzug ist der beste Moment zum Aufräumen. Streichen Sie Personen, für die Sie keinen Grund zur Aufbewahrung mehr haben, Zeilen nur mit einem Vornamen und Testeinträge. Weniger, dafür sauberere Kontakte halten ein CRM auch günstiger, denn viele Tools (WeGlow eingeschlossen) rechnen nach der Anzahl der Kontakte ab.

  • Behalten: Name, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefonnummer, wenn Sie sie nutzen, Datum und Betrag der Spenden.
  • Zweimal überlegen bei: Freitextspalten mit privaten Bemerkungen, Gesundheits- oder Glaubensangaben. Besondere Kategorien von Daten erfordern nach der DSGVO besondere Sorgfalt.
  • Weglassen: Spalten, die seit Jahren niemand ausfüllt.

Schritt 2: Machen Sie die Tabelle ordentlich

Geben Sie jeder Spalte eine Aufgabe und einen klaren Titel: Vorname, Nachname, E-Mail, Straße, Postleitzahl, Ort, Land. Eine Person pro Zeile. Entfernen Sie verbundene Zellen, Farbcodes mit Bedeutung (machen Sie daraus eine Spalte „Status“) und Summen am Ende. Wenn Sie mehrere Dinge in einer Spalte festhalten, etwa „Spender + Freiwilliger“, trennen Sie sie in eigene Spalten oder Labels.

Schritt 3: Importieren Sie in WeGlow und lesen Sie die Prüfung

Öffnen Sie das CRM in Ihrem Dashboard und ziehen Sie Ihre Datei in den Import-Assistenten. Er akzeptiert eine CSV-Datei, eine Excel-Datei oder einen Export aus Mailchimp. Bevor etwas gespeichert wird, erhalten Sie eine Prüfung, die in einfacher Sprache beschreibt, was passiert: wie viele Kontakte neu sind, welche zu jemandem passen, den Sie schon haben, und welche Zeilen unbrauchbar sind.

Der Abgleich erfolgt nicht nur über die E-Mail-Adresse. WeGlow nutzt eine Stufenfolge von Identitätsprüfungen und erkennt deshalb auch eine Person, die schon in Ihrer Datenbank ist, wenn Ihre Tabelle unvollständig ist. Kontakte ohne E-Mail-Adresse sind ebenfalls erlaubt, praktisch für alte Spenderdateien aus Briefaktionen.

Schritt 4: Rückgängig machen ist Ihr Sicherheitsnetz

Jeder Import ist ein Stapel, und ein Stapel lässt sich rückgängig machen. Damit verschwinden die Kontakte, die der Stapel angelegt hat. Eine bewusste Regel: Ein Kontakt, der schon Spenden oder Aktivität hat, bleibt erhalten und wird nicht gelöscht, und Sie sehen, welche das waren.

So schützen wir echte Geschichte. Sehen Sie nach dem Import eine falsche Spaltenzuordnung, machen Sie rückgängig, passen Sie die Tabelle an und versuchen Sie es erneut. Beginnen Sie mit einer Testdatei von zehn Zeilen, dann kostet ein Fehler Sie zwei Minuten.

Schritt 5: Prüfen, zusammenführen und labeln

Vier Kontrollen machen Ihren Import verlässlich.

  1. Öffnen Sie fünf Kontakte, die Sie gut kennen, und vergleichen Sie sie mit Ihrer ursprünglichen Tabelle.
  2. Lassen Sie die Dublettensuche laufen. Sie zeigt wahrscheinliche Dubletten nebeneinander und führt ihre Historie (Spenden, Notizen, Labels, Mitgliedschaften) in einer Akte zusammen.
  3. Geben Sie allem aus diesem Import ein Label, zum Beispiel „import-okt-2026“, damit Sie es jederzeit wiederfinden.
  4. Erstellen Sie eine intelligente Liste auf Basis eines Filters, etwa Spender der letzten zwölf Monate, und nutzen Sie sie für Ihr erstes Mailing oder Ihre erste Anrufrunde.

Und Sponsoren und Mitglieder?

Sponsorenverträge haben einen eigenen Tabellenimport im Bereich Großspenden, Sie müssen sie also nicht in Ihre Spenderdatei zwängen. Mitglieder und Freiwillige fügen Sie hinzu, sobald Sie diese Module nutzen.

Brauche ich eine Einwilligung, um alte Kontakte zu importieren?

Das Übertragen von Daten gibt Ihnen kein neues Recht, sie zu nutzen. Sie dürfen Menschen nur auf der Grundlage kontaktieren, die Sie ursprünglich hatten, zum Beispiel einer Einwilligung für Newsletter. Halten Sie diese Information als Spalte in der Tabelle fest und übernehmen Sie sie.

Nach dem Import gelten weiterhin die üblichen Rechte: Fragt jemand, welche Daten Sie über ihn haben, antworten Sie innerhalb von 1 Monat (auf Niederländisch), bei komplexen Anfragen um 2 Monate verlängerbar. Die Europäische Kommission und die CNIL veröffentlichen Leitlinien zu den Rechtsgrundlagen der Verarbeitung; siehe die Quellen. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.

Was kostet es?

WeGlow CRM startet ab 29 € pro Monat (zzgl. MwSt.) für bis zu 1.000 Kontakte oder 300 € pro Jahr. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard. Probieren Sie es zuerst mit einer kleinen Datei.

Wer macht was beim Umzug?

Legen Sie fest, wer die Tabelle bereinigt, wer importiert und wer die Prüfung übernimmt. Vier Augen sehen mehr als zwei, besonders bei Spendenbeträgen. Planen Sie auch einen Zeitpunkt ein, ab dem niemand mehr in der alten Datei arbeitet, damit Sie keine Änderungen verpassen.

Kann ich eine Excel-Datei direkt importieren?

Ja, WeGlow akzeptiert CSV- und Excel-Dateien sowie einen Export aus Mailchimp.

Was passiert, wenn ich dieselbe Datei zweimal importiere?

Die Prüfung zeigt, welche Zeilen zu bestehenden Kontakten passen, und Sie können einen Stapel rückgängig machen. Lassen Sie danach die Dublettensuche laufen, als zweite Kontrolle.

Kann ich einen Import nach einer Woche noch rückgängig machen?

Rückgängig machen entfernt die Kontakte, die der Stapel angelegt hat, lässt aber Kontakte stehen, die inzwischen Spenden oder Aktivität bekommen haben. Kontrollieren Sie also kurz nach dem Import.

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