Donateurs van Excel naar een CRM verhuizen: stappenplan

Kuis je blad op, importeer als CSV of Excel, lees de controle en maak desnoods de hele batch ongedaan. Zo verhuis je donateurs veilig.

Je verhuist donateurs van Excel naar een CRM door je blad op te kuisen, als CSV te exporteren, te importeren, de controle te lezen en enkele dossiers na te kijken. In WeGlow CRM sleep je een CSV-, Excel- of Mailchimp-export in de wizard, zie je in gewone taal wat er gaat gebeuren, importeer je, en kan je de hele batch ongedaan maken als het misloopt. Het hele klusje past in een namiddag.

Stap 1: Beslis wat je echt wil bewaren

Importeer niet elke oude rij uit gewoonte. Een verhuizing is hét moment om op te ruimen. Schrap mensen die je geen reden meer hebt te bewaren, rijen met enkel een voornaam en testgegevens. Minder, schonere contacten houden een CRM ook goedkoper, want veel tools (WeGlow inbegrepen) rekenen per aantal contacten.

  • Bewaar: naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer als je dat gebruikt, datum en bedrag van giften.
  • Denk twee keer na over: vrije kolommen met privéopmerkingen, gezondheids- of geloofsgegevens. Bijzondere categorieën van gegevens vragen extra zorg onder de AVG.
  • Laat vallen: kolommen die al jaren niemand invult.

Stap 2: Maak het blad netjes

Geef elke kolom één taak en één duidelijke titel: voornaam, achternaam, e-mail, straat, postcode, gemeente, land. Zet één persoon op één rij. Haal samengevoegde cellen weg, kleurcodes die iets betekenen (maak er een kolom "Status" van) en totalen onderaan. Houd je meerdere dingen bij in één kolom, zoals "donateur + vrijwilliger", splits dat dan in aparte kolommen of labels.

Stap 3: Importeer in WeGlow en lees de controle

Open het CRM in je dashboard en sleep je bestand in de importwizard. Die accepteert een CSV, een Excel-bestand of een export uit Mailchimp. Voor er iets wordt opgeslagen, krijg je een controle die in gewone taal beschrijft wat er gebeurt: hoeveel contacten nieuw zijn, welke overeenkomen met iemand die je al hebt en welke rijen niet bruikbaar zijn.

Het matchen gebeurt niet enkel op e-mailadres. WeGlow gebruikt een ladder van identiteitscontroles, zodat het iemand die al in je database zit ook herkent als je spreadsheet onvolledig is. Contacten zonder e-mailadres zijn ook toegestaan, handig voor oude donateursbestanden van papieren acties.

Stap 4: Ongedaan maken is je vangnet

Elke import is een batch, en een batch kan je ongedaan maken. Daarmee verdwijnen de contacten die de batch aanmaakte. Eén bewuste regel: een contact dat al giften of activiteit heeft, blijft bewaard en wordt niet verwijderd, en je krijgt te zien welke dat waren.

Zo beschermen we echte geschiedenis. Zie je na de import een foute kolomkoppeling, maak dan ongedaan, pas het blad aan en probeer opnieuw. Begin met een testbestand van tien rijen, dan kost een vergissing je twee minuten.

Stap 5: Controleer, voeg samen en label

Vier controles houden je import betrouwbaar.

  1. Open vijf contacten die je goed kent en vergelijk ze met je oorspronkelijke blad.
  2. Laat de dubbelsfinder lopen. Die toont waarschijnlijke dubbels naast elkaar en voegt hun geschiedenis (giften, notities, labels, lidmaatschappen) samen in één dossier.
  3. Geef alles uit deze import een label, bijvoorbeeld "import-okt-2026", zodat je het altijd terugvindt.
  4. Maak een slimme lijst op basis van een filter, zoals donateurs van de voorbije twaalf maanden, en gebruik die voor je eerste mailing of belronde.

En sponsors en leden?

Sponsorcontracten hebben een eigen spreadsheetimport in het onderdeel grote giften, dus je hoeft ze niet in je donateursbestand te proppen. Leden en vrijwilligers voeg je toe zodra je die modules gebruikt.

Heb ik toestemming nodig om oude contacten te importeren?

Gegevens verhuizen geeft je geen nieuw recht om ze te gebruiken. Je mag mensen enkel contacteren op de grondslag die je oorspronkelijk had, bijvoorbeeld toestemming voor nieuwsbrieven. Zet die informatie als kolom in je blad en neem ze mee.

Na de import gelden dezelfde rechten als altijd: vraagt iemand welke gegevens je van hem hebt, dan antwoord je binnen 1 maand, bij complexe verzoeken te verlengen met 2 maanden. De Europese Commissie en de CNIL publiceren richtlijnen over de rechtsgronden voor verwerking; zie de bronnen. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.

Wat kost het?

WeGlow CRM start vanaf €29 per maand (excl. btw) voor maximaal 1.000 contacten, of €300 per jaar. Controleer de actuele prijzen in je dashboard. Probeer eerst met een klein bestand.

Wie doet wat tijdens de verhuizing?

Spreek af wie het blad opkuist, wie importeert en wie de controle doet. Vier ogen zien meer dan twee, zeker bij giftbedragen. Plan ook een moment waarop niemand meer in het oude bestand werkt, zodat je geen wijzigingen mist.

Kan ik een Excel-bestand rechtstreeks importeren?

Ja, WeGlow accepteert CSV- en Excel-bestanden, en ook een export uit Mailchimp.

Wat als ik hetzelfde bestand twee keer importeer?

De controle toont welke rijen overeenkomen met bestaande contacten en je kan een batch ongedaan maken. Laat achteraf de dubbelsfinder lopen als tweede controle.

Kan ik een import na een week nog ongedaan maken?

Ongedaan maken verwijdert de contacten die de batch aanmaakte, maar laat contacten staan die intussen giften of activiteit kregen. Controleer dus kort na het importeren.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

Bronnen

Meer van Glowie

Meer over WeGlow