Welkomstmails voor nieuwe schenkers: zo zet je ze op

Een welkomstreeks van drie tot vier mails over ongeveer een maand bedankt, vertelt en nodigt uit. Zo bouw je ze met WeGlow Mail-automatisaties.

Een welkomstreeks voor nieuwe schenkers is een korte reeks automatische mails, meestal drie tot vier in de eerste weken, die de persoon bedankt, toont wat de gift doet en uitnodigt om in de buurt te blijven. Je schrijft ze één keer, laat ze starten wanneer iemand voor het eerst geeft en laat ze draaien. De timing hieronder is een gangbare vuistregel, geen natuurwet.

Waarom verdienen nieuwe schenkers een reeks?

De eerste weken na een eerste gift bepalen of een schenker je een organisatie vindt waar hij van wil horen. Als alles wat hij krijgt een ontvangstbewijs is, mis je dat moment. Een paar warme, nuttige mails maken van een transactie een relatie, en je team hoeft niet aan elke nieuwkomer apart te denken.

Wat zeggen de vier mails?

Vier korte mails: een dank, jullie verhaal, een resultaat en een uitnodiging. Hieronder staat wat elke mail zegt en wanneer ze vertrekt.

  1. Mail 1, meteen na de gift: dank je wel. Bedank in een menselijke stem, benoem wat de gift doet en zeg wat er nu komt. Houd het kort. Eén persoonlijke zin met de voornaam volstaat.
  2. Mail 2, enkele dagen later: jullie verhaal. Vertel wie jullie zijn en waarom jullie dit werk doen. Eén persoon, één plek, één foto. Geen vraag.
  3. Mail 3, ongeveer een week later: wat jouw gift deed. Toon een concreet resultaat, ook een klein. Concreet wint van groot.
  4. Mail 4, een tot twee weken later: blijf dichtbij. Nodig uit voor je nieuwsbrief, een evenement of vrijwilligerswerk. Maak duidelijk dat een tweede gift welkom is, maar niet verplicht.

Spreid de mails. Een gangbare vuistregel is vier mails over ongeveer een maand. Dat is lang genoeg om vertrouwen op te bouwen en kort genoeg om niemand het gevoel te geven achtervolgd te worden.

Wat maakt een welkomstmail goed?

  • Een warme, eerlijke onderwerpregel: "Bedankt, Sophie" wint van "Welkom op onze mailinglijst".
  • Een echte afzendernaam en een antwoordadres dat een mens leest.
  • Eén idee en één knop per mail.
  • Geen harde vraag in de eerste twee mails.
  • Een zichtbare uitschrijflink. Ook automatische mails hebben er een nodig.

En de wet?

Automatische mails zijn nog altijd direct marketing zodra ze je doel promoten voorbij het bevestigen van een gift. Onder de AVG mogen mensen op elk moment bezwaar maken tegen direct marketing en moet je hen uiterlijk bij de eerste mededeling duidelijk op dat recht wijzen. Wil je nieuwe schenkers ook op je nieuwsbrieflijst zetten, vraag dat dan als aparte keuze. Toestemming leggen we uit in ons GDPR-artikel.

Een bezwaar beantwoord je in principe binnen 1 maand. Volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit moeten bezwaar en intrekken van toestemming eenvoudig en kosteloos kunnen.

Hoe ziet dit er op een kalender uit?

Een verzonnen voorbeeld: een schenker geeft op een maandag. Het bedankje vertrekt binnen enkele minuten, het verhaal volgt op donderdag, de resultaatmail de donderdag erna en de uitnodiging tien dagen later. Tegen het einde van de reeks heeft de schenker vier keer van je gehoord in ongeveer een maand en is hem niets gevraagd. Daarna neemt je nieuwsbrief het over in zijn gewone ritme.

Welke fouten vermijd je?

  • Dagenlang wachten met bedanken, dat voelt koud.
  • In de eerste mail al om een tweede gift vragen.
  • De reeks één keer schrijven en nooit meer nalezen. Controleer ze twee keer per jaar zodat feiten en foto's actueel blijven.

Hoe bouw je dit in WeGlow Mail?

WeGlow Mail heeft automatische mails met vier triggers: nieuw contact, nieuwe donatie, afgehaakt contact en handmatig. Voor een welkomstreeks kies je "nieuwe donatie" (of "nieuw contact" om abonnees te verwelkomen) en kies je een kant-en-klaar startsjabloon voor die trigger in plaats van een blanco pagina.

Een reeks kan meerdere stappen hebben, elk met een eigen vertraging, en een tijdlijnweergave toont de hele reeks in één oogopslag. Je schrijft elke mail in dezelfde blokkeneditor als je nieuwsbrief, met tags zoals {{first_name}}, en een overzicht toont al je automatisaties. Glowie kan de tekst opstellen vanuit een idee, en jij nakijkt ze voor ze live gaat. Elke mail heeft de voettekst met je identiteit en de uitschrijflink.

Er is bewust geen flowchart-bouwer: een welkomstreeks is een eenvoudige lijn en de tijdlijn houdt het zo. Prijs: WeGlow Mail is gratis inbegrepen tot 250 contacten (500 e-mails per maand) in elk plan. Start (tot 1.000 contacten) kost 19 euro per maand (excl. btw), Growth (tot 2.500) 29 euro. Met het Pro-platformplan (40 euro per maand of 400 euro per jaar) is mailen inbegrepen tot 2.500 contacten. Controleer de actuele prijzen in je dashboard en zet je eerste reeks op onder WeGlow Mail.

Hoeveel mails moet de reeks tellen?

Drie tot vier is een goed begin: genoeg om te bedanken, je verhaal te vertellen, een resultaat te tonen en uit te nodigen. Een stap toevoegen kan altijd later, zodra je ziet hoe schenkers op de eerste mails reageren.

Hoort er een donatievraag in?

Niet meteen. Bedank, vertel je verhaal, toon resultaten en nodig dan uit. Een latere vraag landt beter als er vertrouwen is, en een tweede gift mag welkom zijn zonder dat je er in de eerste mails al om vraagt.

Hebben maandelijkse schenkers een andere reeks nodig?

Vaak wel, want zij engageerden zich al meer dan eenmalige schenkers. Schrijf hen een kortere reeks met updates en dank, en vraag niet opnieuw om een gift die ze al elke maand doen.

Moet een automatische welkomstmail een uitschrijflink hebben?

Ja. Elke mail heeft een zichtbare uitschrijflink nodig, ook de automatische. Volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit moet bezwaar maken of toestemming intrekken op elk moment eenvoudig en kosteloos kunnen. In WeGlow Mail staat de uitschrijflink in de voettekst van elke mail.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

Bronnen

Meer van Glowie

Meer over WeGlow