Is de nieuwsbrief van mijn vzw conform de AVG?

Toestemming, uitschrijven en gerechtvaardigd belang uitgelegd met bronnen van de Belgische GBA, de CNIL en EUR-Lex. Algemene informatie, geen juridisch advies.

De nieuwsbrief van een vzw is conform de AVG als je een geldige grond hebt om elke persoon te mailen (in de praktijk meestal hun toestemming), je duidelijk zegt wie je bent en wat men ontvangt, elke mail een eenvoudige uitschrijving heeft en je stopt met mailen naar wie bezwaar maakt. Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies: voor je eigen situatie vraag je de gegevensbeschermingsautoriteit of een jurist.

Heb ik toestemming nodig voor een nieuwsbrief?

In de meeste gevallen wel: toestemming is de veiligste grond. De AVG eist dat toestemming blijkt uit een duidelijke, actieve handeling. Stilzwijgen, vooraf aangevinkte vakjes of inactiviteit tellen niet, en je moet kunnen aantonen dat de persoon toestemde. De Europese Raad voor gegevensbescherming (EDPB) publiceerde richtsnoeren over wat geldige toestemming is (Richtsnoeren 05/2020).

Toestemming moet ook los staan van andere zaken, in duidelijke en eenvoudige taal, en mag niet gekoppeld zijn aan iets wat de persoon van je nodig heeft, zoals een ontvangstbewijs.

De Franse autoriteit CNIL zegt hetzelfde voor e-mailprospectie van particulieren: toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn, met een niet-aangevinkt vakje. Ze noemt een uitzondering voor bestaande klanten en soortgelijke producten, en voegt toe dat het louter aanmaken van een online account geen verkoop is.

En gerechtvaardigd belang voor goede doelen?

Overweging 47 van de AVG zegt dat verwerking voor direct marketing kan worden beschouwd als verricht in een gerechtvaardigd belang. De CNIL stelt op haar pagina over prospectie dat fondsenwervende organisaties gerechtvaardigd belang mogen gebruiken in plaats van toestemming, op voorwaarde dat ze mensen informeren dat hun gegevens voor niet-commerciële prospectie worden gebruikt en hen gemakkelijk en gratis laten bezwaar maken.

Omdat regels per land en situatie verschillen, en omdat nationale regels voor elektronische marketing bovenop de AVG kunnen gelden, ga er niet van uit dat dit voor jou volstaat. Twijfel je, kies dan voor toestemming.

Kunnen mensen me altijd stoppen?

Ja. Onder artikel 21 AVG mogen mensen op elk moment bezwaar maken tegen direct marketing. Dan mag je hun gegevens niet meer voor dat doel verwerken, en moet je hen uiterlijk bij de eerste mededeling duidelijk op dat recht wijzen.

Een verzoek beantwoord je in principe binnen 1 maand. Toestemming intrekken moet bovendien even gemakkelijk zijn als ze geven (artikel 7). Daarom heeft elke mail een zichtbare uitschrijflink nodig en moet je er ook naar handelen.

Wat hoort er in de nieuwsbrief zelf?

  • Wie je bent: naam en adres van de organisatie in de voettekst.
  • Waarom men de mail krijgt en hoe men zich uitschrijft.
  • Een link naar je privacybeleid dat uitlegt welke gegevens je bewaart en waarom.
  • Alleen de gegevens die je nodig hebt. Voor een nieuwsbrief volstaan meestal een e-mailadres en een voornaam.

En mijn bestaande contactenlijst?

Ga na waar elk contact vandaan komt en wat men te horen kreeg. Wie zijn adres gaf voor een ontvangstbewijs, ging niet noodzakelijk akkoord met een nieuwsbrief. Bewaar een register van wanneer en hoe toestemming werd gegeven. Kun je dat niet aantonen, vraag het opnieuw of laat de persoon weg. Voor de praktische kant, zie ons artikel over je e-maillijst laten groeien.

Waar leggen de autoriteiten dit uit?

De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit heeft een themapagina over marketing, waarin staat dat berichten voor direct marketing persoonsgegevens alleen mogen verwerken in overeenstemming met de AVG en dat de autoriteit een aanbeveling over direct marketing heeft aangenomen. De CNIL publiceert praktische richtlijnen voor e-mailcampagnes. De wettelijke teksten staan op EUR-Lex. Lees ze zelf in plaats van op een samenvatting te vertrouwen, ook de onze.

Hoe helpt WeGlow Mail?

WeGlow Mail maakt de basis zichtbaar. Elke mail krijgt een voettekst met je afzenderidentiteit, adres en een uitschrijflink, in de taal van de ontvanger. De stap Controle voor het verzenden legt uit dat marketingmail de afzender en locatie moet vermelden en laat contacten weg die zich uitschreven of waarvan het adres bounced.

Bij het importeren van contacten wordt een toestemmingsvakje vastgelegd als GDPR-registratie, en je kunt een import 24 uur lang ongedaan maken. Abonnementsstatussen zoals uitgeschreven en gebounced worden per contact bijgehouden.

WeGlow Mail maakt je niet automatisch conform: jij blijft verantwoordelijk voor de toestemming en voor wat je schrijft. Prijs: WeGlow Mail is gratis inbegrepen tot 250 contacten (500 e-mails per maand) in elk plan. Start (tot 1.000 contacten) kost 19 euro per maand (excl. btw), Growth (tot 2.500) 29 euro. Met het Pro-platformplan (40 euro per maand of 400 euro per jaar) is mailen inbegrepen tot 2.500 contacten. Controleer de actuele prijzen in je dashboard.

Heb ik double opt-in nodig?

De bronnen die we nakeken maken er geen algemene regel van. Het is wel een manier om toestemming te bewijzen, en dat moet je kunnen. Vraag je gegevensbeschermingsautoriteit wat ze in jouw situatie verwacht voor je een keuze maakt.

Mag ik schenkers mailen?

Niet automatisch. Het hangt af van wat ze te horen kregen en waarmee ze akkoord gingen toen ze gaven. Wie zijn adres voor een ontvangstbewijs gaf, ging niet noodzakelijk akkoord met een nieuwsbrief, dus vraag het als aparte keuze.

Hoe lang mag ik een adres bewaren?

Alleen zolang je het nodig hebt voor het doel waarvoor je het kreeg. Geef daarom elk adres een duidelijk doel, controleer regelmatig of dat doel nog bestaat en haal wie zich uitschrijft uit je verzendlijst.

Mag uitschrijven moeilijker zijn dan inschrijven?

Nee. Volgens de Europese Commissie moet toestemming intrekken even gemakkelijk zijn als ze geven, en volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit moeten bezwaar en intrekken op elk moment eenvoudig en kosteloos kunnen. Een verborgen of omslachtige uitschrijving past daar niet bij.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

Bronnen

Meer van Glowie

Meer over WeGlow