Ist der Newsletter meines Vereins DSGVO-konform?

Einwilligung, Abmeldung und berechtigtes Interesse erklärt, mit Quellen der belgischen Datenschutzbehörde, der CNIL und EUR-Lex. Keine Rechtsberatung.

Der Newsletter eines Vereins ist DSGVO-konform, wenn Sie eine gültige Grundlage haben, jede Person anzuschreiben (in der Praxis meist ihre Einwilligung), wenn Sie klar sagen, wer Sie sind und was die Person erhält, wenn jede Mail eine einfache Abmeldung bietet und wenn Sie aufhören, Menschen anzuschreiben, die widersprechen. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung: Für Ihre eigene Situation fragen Sie die Datenschutzbehörde oder eine Juristin.

Brauche ich eine Einwilligung für einen Newsletter?

In den meisten Fällen ja: Die Einwilligung ist die sicherste Grundlage. Die DSGVO verlangt, dass die Einwilligung durch eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgt. Schweigen, vorangekreuzte Kästchen oder Untätigkeit zählen nicht, und Sie müssen nachweisen können, dass die Person eingewilligt hat. Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) hat Leitlinien dazu veröffentlicht, was eine gültige Einwilligung ist (Leitlinien 05/2020).

Die Einwilligung muss außerdem getrennt von anderen Sachverhalten erfolgen, in klarer und einfacher Sprache, und darf nicht an etwas gekoppelt sein, das die Person von Ihnen braucht, etwa eine Quittung.

Die französische Behörde CNIL sagt für E-Mail-Werbung gegenüber Privatpersonen dasselbe: Die Einwilligung muss freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig sein, mit einem nicht vorangekreuzten Kästchen. Sie nennt eine Ausnahme für Bestandskunden und ähnliche Produkte und fügt hinzu, dass das bloße Anlegen eines Online-Kontos kein Verkauf ist.

Und das berechtigte Interesse bei gemeinnützigen Organisationen?

Erwägungsgrund 47 der DSGVO besagt, dass eine Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung als durch ein berechtigtes Interesse gedeckt angesehen werden kann. Die CNIL schreibt auf ihrer Seite zur Werbeansprache, dass spendensammelnde Organisationen statt der Einwilligung das berechtigte Interesse nutzen dürfen, sofern sie die Menschen informieren, dass ihre Daten für nichtkommerzielle Werbeansprache verwendet werden, und ihnen einen einfachen, kostenlosen Widerspruch ermöglichen.

Weil die Regeln je nach Land und Situation unterschiedlich sind und weil neben der DSGVO nationale Regeln für elektronische Werbung gelten können, gehen Sie nicht davon aus, dass das für Sie ausreicht. Im Zweifel wählen Sie die Einwilligung.

Können Menschen mich immer stoppen?

Ja. Nach Artikel 21 DSGVO können Menschen der Direktwerbung jederzeit widersprechen. Dann dürfen Sie ihre Daten nicht mehr zu diesem Zweck verarbeiten, und Sie müssen sie spätestens bei der ersten Mitteilung deutlich auf dieses Recht hinweisen.

Eine Anfrage beantworten Sie grundsätzlich innerhalb von 1 Monat. Der Widerruf der Einwilligung muss außerdem so einfach sein wie ihre Erteilung (Artikel 7). Deshalb braucht jede Mail einen sichtbaren Abmeldelink, und Sie müssen auch danach handeln.

Was gehört in den Newsletter selbst?

  • Wer Sie sind: Name und Adresse der Organisation in der Fußzeile.
  • Warum die Person die Mail erhält und wie sie sich abmeldet.
  • Ein Link zu Ihrer Datenschutzerklärung, die erklärt, welche Daten Sie speichern und warum.
  • Nur die Daten, die Sie brauchen. Für einen Newsletter genügen meist eine E-Mail-Adresse und ein Vorname.

Und meine bestehende Kontaktliste?

Prüfen Sie, woher jeder Kontakt stammt und was ihm gesagt wurde. Wer seine Adresse für eine Quittung angegeben hat, hat nicht unbedingt einem Newsletter zugestimmt. Führen Sie ein Verzeichnis, wann und wie die Einwilligung erteilt wurde. Können Sie das nicht nachweisen, fragen Sie erneut nach oder lassen Sie die Person weg. Zur praktischen Seite lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie Ihre E-Mail-Liste wachsen lassen.

Wo erklären die Behörden das?

Die belgische Datenschutzbehörde hat eine Themenseite zu Marketing. Dort steht, dass Nachrichten der Direktwerbung personenbezogene Daten nur im Einklang mit der DSGVO verarbeiten dürfen und dass die Behörde eine Empfehlung zur Direktwerbung angenommen hat. Die CNIL veröffentlicht praktische Hinweise für E-Mail-Kampagnen. Die Rechtstexte stehen auf EUR-Lex. Lesen Sie sie selbst, statt sich auf eine Zusammenfassung zu verlassen, auch auf unsere.

Wie hilft WeGlow Mail?

WeGlow Mail macht die Grundlagen sichtbar. Jede Mail trägt eine Fußzeile mit Ihrer Absenderidentität, Ihrer Adresse und einem Abmeldelink, in der Sprache des Empfängers. Der Schritt Prüfen vor dem Versand erklärt, dass Werbemails Absender und Ort nennen müssen, und lässt Kontakte weg, die sich abgemeldet haben oder deren Adresse nicht zustellbar war.

Beim Import von Kontakten wird ein Einwilligungskästchen als DSGVO-Nachweis festgehalten, und Sie können einen Import 24 Stunden lang rückgängig machen. Abonnementstatus wie abgemeldet und nicht zustellbar werden pro Kontakt gespeichert.

WeGlow Mail macht Sie nicht von allein konform: Sie bleiben verantwortlich für die Einwilligung und für das, was Sie schreiben. Preis: WeGlow Mail ist in jedem Plan bis 250 Kontakte (500 E-Mails pro Monat) kostenlos enthalten. Start (bis 1.000 Kontakte) kostet 19 Euro pro Monat (zzgl. MwSt.), Growth (bis 2.500) 29 Euro. Mit dem Pro-Plattformplan (40 Euro pro Monat oder 400 Euro pro Jahr) ist der Versand bis 2.500 Kontakte inbegriffen. Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard.

Brauche ich Double-Opt-in?

Die von uns geprüften Quellen machen daraus keine allgemeine Regel. Es ist aber ein Weg, die Einwilligung zu belegen, und das müssen Sie können. Fragen Sie Ihre Datenschutzbehörde, was sie in Ihrer Situation erwartet, bevor Sie sich entscheiden.

Darf ich Spender anschreiben?

Nicht automatisch. Es hängt davon ab, was ihnen gesagt wurde und wozu sie beim Spenden zugestimmt haben. Wer seine Adresse für eine Quittung angegeben hat, hat nicht unbedingt einem Newsletter zugestimmt, fragen Sie das also als eigene Wahl ab.

Wie lange darf ich eine Adresse speichern?

Nur so lange, wie Sie sie für den Zweck brauchen, für den sie erhoben wurde. Geben Sie jeder Adresse einen klaren Zweck, prüfen Sie regelmäßig, ob dieser Zweck noch besteht, und nehmen Sie Personen, die sich abmelden, aus Ihrer Versandliste.

Darf die Abmeldung schwieriger sein als die Anmeldung?

Nein. Laut der Europäischen Kommission muss der Widerruf der Einwilligung so einfach sein wie ihre Erteilung, und laut der belgischen Datenschutzbehörde müssen Widerspruch und Widerruf jederzeit einfach und kostenlos möglich sein. Eine versteckte oder umständliche Abmeldung passt dazu nicht.

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