Weihnachtsaktion planen: Ablaufplan in sechs Wochen

Planen Sie Ihre Weihnachtsaktion in sechs Wochen: Ablaufplan Woche für Woche bis zum 24. Dezember mit Aufgaben, Rollen, Fristen, Dank und Steuerbescheinigung.

Kurz gesagt Eine Weihnachtsaktion lässt sich in 6 Wochen organisieren, wenn Sie am 12. November beginnen und jede Woche einen abgegrenzten Block erledigen: Ziel, Team, Spendenseite, Ankündigung, Erinnerung und Schlusswoche. So sind Sie am 24. Dezember bereit und können danach Danke sagen und, wenn Sie anerkannt sind, Steuerbescheinigungen versenden.

Dieser Artikel beschreibt die Regeln in Belgien.

Eine Weihnachtsaktion zu organisieren ist vor allem eine Frage der Reihenfolge. Wer erst in der letzten Woche eine Seite erstellt, verpasst den Moment, in dem Menschen geben wollen. Dieser Plan läuft vom 12. November bis einschließlich 24. Dezember 2026 und passt zu einer vzw (einem belgischen gemeinnützigen Verein), einer Schule, einer Nachbarschaftsgruppe oder einem Arbeitsteam. Sie setzen die Aktion mit WeGlow.world auf, aber der Plan funktioniert auch ohne.

Sechs Wochen vor Weihnachten: Ziel und Datum wählen

Beginnen Sie am 12. November mit einem Ziel, einem Enddatum und einem Betrag oder Ergebnis, das Sie erreichen wollen. Schreiben Sie es in einem Satz auf und lassen Sie es von Vorstand oder Koordination bestätigen.

Wählen Sie auch das Format. Möchten Sie eine Online-Weihnachtsaktion, einen Markt, ein Konzert oder eine Kombination? Haben Sie noch keine Idee, sehen Sie sich zuerst die Ideen für eine Weihnachtsaktion an. Legen Sie außerdem Ihr Enddatum fest, zum Beispiel den 24. Dezember oder den letzten Schultag.

Fünf Wochen: Team und Rollenverteilung

Eine Weihnachtsaktion braucht mindestens drei Rollen: eine Leitung, die entscheidet, jemanden für Texte und Fotos und jemanden, der Geld und Verwaltung im Blick hat. In einem kleinen Team kann eine Person zwei Rollen übernehmen, aber nie alle drei.

Prüfen Sie in dieser Woche, ob Ihre Organisation Steuerbescheinigungen ausstellen darf (in Belgien fiscaal attest genannt). Das bestimmt, was Ihre Spendenden später erwarten dürfen, und damit, was Sie auf Ihrer Seite versprechen. Mehr dazu im Abschnitt über Bescheinigungen am Ende.

Vier Wochen: Spendenseite bauen und Zahlungsmethoden wählen

Eine gute Spendenseite ist in Woche drei fertig und getestet: ein kurzer Text, ein starkes Foto, ein klares Ziel und Beträge, unter denen man sich etwas vorstellen kann. In WeGlow.world richten Sie einmalige und monatliche Spenden ein, mit einem eigenen Label pro Betrag, und die Seite funktioniert auf dem Handy.

Machen Sie selbst eine Testspende, bevor Sie die Seite teilen. Prüfen Sie, was die spendende Person nach der Zahlung sieht und ob die Dankes-E-Mail stimmt. WeGlow.world verschickt automatisch eine Dankes-E-Mail, wenn Sie einen Dankestext eingetragen haben, tragen Sie ihn also ein. Wie Sie die Seite aufbauen, lesen Sie im Artikel über die Spendenseite für Ihre Weihnachtsaktion.

Die vier Weihnachtserlebnisse von WeGlow.world (Glow Room, Sternenhimmel, Geschenkehof und Kartenwand) sind bis zum offiziellen Start noch ein Konzept. Sie können sie auf der Weihnachtsseite von WeGlow.world ansehen, aber bauen Sie Ihren Plan nicht auf etwas, das noch nicht verfügbar ist.

Drei Wochen: Die Aktion ankündigen

Kündigen Sie die Aktion in Woche vier an, zuerst bei denen, die Sie schon kennen: Vorstand, Freiwillige, treue Spendende und Eltern. Eine persönliche Nachricht wirkt besser als ein allgemeiner Aufruf.

Eine E-Mail ist hier der wichtigste Kanal. Beispiele und einen Aufbau finden Sie im Artikel über die Weihnachts-E-Mail an Spendende. Fällt Ihre Ankündigung auf den Giving Tuesday am 1. Dezember? Lesen Sie dann zuerst den Giving-Tuesday-Hub und den Artikel über die Kombination beider Kampagnen. Dort steht, wie Sie nicht zweimal dasselbe erbitten.

Zwei Wochen: Erinnern und die Geschichte erzählen

In Woche fünf machen Sie keine neue Ankündigung, sondern erzählen die Geschichte weiter: Was bewirkt die Spende konkret, wer hilft mit und wie weit sind Sie? Teilen Sie einen Zwischenstand nur, wenn er wirklich stimmt.

Lassen Sie außerdem Unterstützende mithelfen. Ein Elternteil, ein Freiwilliger oder eine Kollegin kann eine eigene Aktionsseite für Ihr Anliegen starten und so den eigenen Kreis erreichen. Geben Sie ihnen einen fertigen Text mit.

Die letzte Woche und der 24. Dezember

In der letzten Woche senden Sie einen klaren Schlussaufruf und sagen, wann die Aktion endet. Planen Sie am 24. Dezember selbst nichts Neues mehr, außer einer kurzen Dankesbotschaft und einem Endstand, wenn er stimmt.

Der Ablaufplan in einer Tabelle

Die Einteilung oben läuft bewusst vom 12. November bis zum 24. Dezember. Der Giving Tuesday fällt auf den 1. Dezember, mitten in Ihre dritte Woche. Einen gemeinsamen Zeitplan für beide Kampagnen finden Sie im Artikel über die Kombination von Giving Tuesday und Weihnachten.

Nach der Aktion: Danke sagen und die Steuerbescheinigung

Danken Sie allen schnell, am besten innerhalb weniger Tage nach dem Ende, und versenden Sie eine Steuerbescheinigung (fiscaal attest) nur, wenn Ihre Organisation in Belgien anerkannt ist. Spendende erhalten eine Steuerermäßigung nur mit der Bescheinigung einer anerkannten Einrichtung. Ohne Anerkennung können Sie Spenden erhalten, aber keine Bescheinigung ausstellen.

Danken geht in drei Schritten: eine automatische Dankes-E-Mail, eine persönliche Nachricht an Großspendende und eine Abschlussnachricht an alle mit dem Ergebnis der Aktion. Nennen Sie nur Zahlen, die Sie belegen können.

Für die Bescheinigung gilt laut der Seite zu Spenden des FOD Financiën (FÖD Finanzen, der belgischen Bundessteuerbehörde, geprüft am 9. Oktober 2026) Folgendes:

• Die Steuerermäßigung beträgt 30 Prozent für Spenden seit dem 1. Januar 2025.
• Das Minimum liegt bei 40 Euro pro Jahr und pro Einrichtung.
• Die anerkannte Einrichtung stellt die Bescheinigung aus. Die meisten Einrichtungen versenden sie im März oder April.
• Die spendende Person muss die Bescheinigung für eine Kontrolle aufbewahren, braucht sie aber der Steuererklärung nicht beizufügen.

In WeGlow.world versenden Sie Bescheinigungen mit einem Klick an alle infrage kommenden Spendenden. Das geschieht nicht von selbst, Sie lösen es aus. Dies sind allgemeine Informationen und keine Steuerberatung. Bei Zweifeln an Ihrer Anerkennung fragen Sie beim FOD Financiën nach.

Häufige Fragen

Wann sollte ich mit einer Weihnachtsaktion beginnen?

Sechs Wochen vor Weihnachten sind ein guter Ausgangspunkt, also etwa der 12. November bei einem Enddatum am 24. Dezember. Haben Sie weniger Zeit, streichen Sie Format und Extras und behalten Sie den Kern: ein Ziel, eine Spendenseite und eine Ankündigung. WeGlow.world hilft Ihnen, die Seite schnell aufzusetzen, das Ziel bestimmen Sie selbst.

Wie viele Menschen brauche ich für eine Weihnachtsaktion?

Zwei bis vier Personen genügen für eine Online-Aktion, wenn die Rollen klar sind: eine Leitung, jemand für Texte und jemand für die Verwaltung. Für einen Markt oder ein Konzert brauchen Sie mehr Freiwillige. Mit WeGlow.world können Unterstützende zudem eine eigene Aktionsseite starten, sodass Ihre Reichweite wächst, ohne dass Ihr Team größer wird.

Was, wenn ich mit meiner Weihnachtsaktion spät dran bin?

Wählen Sie dann eine kurze Aktion mit einer Botschaft statt eines vollständigen Programms. Bauen Sie zuerst die Spendenseite, fragen Sie zuerst die, die Sie schon kennen, und senden Sie einen klaren Schlussaufruf. Ein später Start ist kein Grund aufzuhören, aber einer, es klein und konkret zu halten.

Wie danke ich Spendenden schnell?

Tragen Sie vor dem Start einen Dankestext ein, damit WeGlow.world nach jeder Spende automatisch eine Dankes-E-Mail verschicken kann. Senden Sie nach der Aktion eine Abschlussnachricht darüber, was die Spenden möglich gemacht haben. Rufen Sie Ihre größten Spendenden an oder schreiben Sie ihnen persönlich.

Wann erhalten Spendende ihre Steuerbescheinigung?

Laut FOD Financiën versenden die meisten Einrichtungen die Bescheinigungen im März oder April. Nur anerkannte Einrichtungen dürfen sie ausstellen. Mit WeGlow.world versenden Sie sie mit einem Klick an alle infrage kommenden Spendenden, sobald Sie sich dafür entscheiden.

Starten Sie Ihren Plan heute

Legen Sie ein kostenloses Konto bei WeGlow.world an und richten Sie Ihre Spendenseite in Woche drei dieses Plans ein. Sie starten kostenlos, brauchen aber ein Konto. Konto anlegen oder Demo anfragen.

Steuerregeln geprüft am 9. Oktober 2026 auf der Seite zu Spenden des FOD Financiën.