Weihnachtsmail an Spender in Österreich: 3 Muster

Drei fertige Mails für Ihre Weihnachtsaktion: Einladung, Zwischenstand, Dank. Mit Betreff, Button und der Opt In Pflicht nach TKG § 174 in Österreich.

Kurz gesagt Eine Weihnachtsaktion braucht höchstens drei Mails an Spender: Einladung, Zwischenstand und Dank. Unten stehen alle drei als Mustertext mit Betreff und Button. In Österreich dürfen Sie Direktwerbung per Mail nur mit vorheriger Einwilligung senden, sonst drohen nach dem TKG bis zu 50.000 Euro Strafe. Holen Sie das Opt In also zuerst ein.

Warum drei Mails genügen

Jede Mail hat ein Ziel und genau einen Button. Die Einladung öffnet die Aktion, der Zwischenstand hält sie am Laufen, der Dank schließt sie ab. Mehr Mails in sechs Wochen ermüden Ihre Unterstützer, weniger lassen die Aktion im Posteingang untergehen.

Die Mails passen zu jeder Aktionsform, ob Adventmarkt, Wunschbaum oder reine Online Spendenaktion. Ideen für das Format finden Sie in Weihnachtsaktion Ideen für Österreich.

Wann Sie was schicken

Die Tabelle zeigt einen Ablauf für eine Aktion von Mitte November bis Weihnachten. Die Termine sind ein Vorschlag, passen Sie sie an Ihr Enddatum an.

Mail 1: Die Einladung

Die erste Mail erklärt in wenigen Sätzen, wofür Sie sammeln, bis wann und wie man hilft. Das Beispiel zeigt einen erfundenen Verein, alle Zahlen sind Beispielzahlen.

Betreff: Helfen Sie uns, Weihnachten zu schenken

Sehr geehrte Frau [Nachname], sehr geehrter Herr [Nachname],

der Verein Sonnenhof möchte heuer 40 Familien ein warmes Weihnachtsessen am Heiligen Abend schenken. Dafür sammeln wir bis zum 20. Dezember 3.000 Euro. Schon eine kleine Spende macht aus einem leeren Tisch ein Fest.

Button: Jetzt spenden

Herzlichen Dank, Ihr Team vom Sonnenhof. Sie möchten keine Mails mehr von uns? Hier abmelden.

Mail 2: Der Zwischenstand

Diese Mail zeigt, dass die Aktion lebt. Nennen Sie, was schon erreicht ist, was noch fehlt und wie viele Tage bleiben. Eine konkrete Lücke motiviert mehr als ein allgemeiner Aufruf.

Betreff: Schon 2.150 Euro: Helfen Sie uns bis zum Ziel

Sehr geehrte Frau [Nachname], sehr geehrter Herr [Nachname],

dank Ihnen und vielen anderen sind bereits 2.150 Euro zusammengekommen. Das reicht für 28 Familien. Für die übrigen 12 fehlen noch 850 Euro, und uns bleiben fünf Tage. Spenden Sie selbst oder starten Sie eine eigene Aktionsseite für Ihren Freundeskreis.

Button: Mitmachen

Ihr Team vom Sonnenhof. Hier abmelden.

Mail 3: Der Dank

Der Dank wird am häufigsten vergessen und bindet am stärksten. Berichten Sie, was erreicht wurde, und sagen Sie ehrlich, wenn das Ziel nicht ganz erreicht wurde. Versprechen Sie keine steuerliche Absetzbarkeit, wenn Ihre Organisation nicht auf der Liste der begünstigten Einrichtungen steht.

Betreff: Danke: So hat Ihre Spende gewirkt

Sehr geehrte Frau [Nachname], sehr geehrter Herr [Nachname],

am 24. Dezember saßen 40 Familien an einem gedeckten Tisch. Das war nur durch Sie möglich. Im Jänner berichten wir, wie es im neuen Jahr weitergeht und was Ihre Spende darüber hinaus bewirkt hat.

Button: Ergebnis ansehen

Ihr Team vom Sonnenhof. Hier abmelden.

Betreff und Button: worauf es ankommt

Der Betreff entscheidet, ob die Mail geöffnet wird, der Button, ob jemand handelt. Beides sollten Sie bewusst formulieren.

• Betreff kurz halten, damit er auch am Handy lesbar bleibt.
• Eine konkrete Zahl oder einen Zweck nennen, etwa 2.150 Euro oder 40 Familien.
• Auf Großbuchstaben und Ausrufezeichen verzichten.
• Pro Mail genau einen Button mit einem Verb, zum Beispiel Jetzt spenden.

Testen Sie jede Mail vor dem Versand am Handy. Wenn sich der Button dort nicht antippen lässt, kostet das Spenden.

Wen Sie anschreiben dürfen: TKG § 174 und Opt In

Nach § 174 Abs. 3 TKG 2021 ist die Zusendung elektronischer Post, einschließlich SMS, zu Zwecken der Direktwerbung ohne vorherige Einwilligung des Empfängers unzulässig. Wer entgegen dieser Regel Mails verschickt, begeht eine Verwaltungsübertretung mit einer Geldstrafe bis zu 50.000 Euro (§ 188 Abs. 4 Z 28 TKG).

Ob ein Spendenaufruf als Direktwerbung gilt, ist durch keine offizielle Quelle bestätigt. Die sichere Annahme lautet: ja. Die Ausnahme in § 174 Abs. 4 betrifft Kontaktdaten aus dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung an eigene Kunden. Ob sie für Spender oder Vereinsmitglieder greift, ist nicht bestätigt. Halten Sie deshalb am Opt In fest.

So gehen Sie praktisch vor:

1. Die Person trägt ihre Adresse in ein Formular ein und stimmt ausdrücklich zu.
2. Sie erhält eine Mail mit einem Bestätigungslink.
3. Erst nach dem Klick gilt sie als angemeldet.
4. Sie speichern Zeitpunkt und Bestätigung als Nachweis.

Den Bestätigungslink verlangt das Gesetz nicht ausdrücklich, er erleichtert aber den Nachweis. Unzulässig ist es laut § 174 Abs. 5 auch, die Identität des Absenders zu verschleiern oder keine echte Adresse für die Abmeldung anzubieten. Jede Mail braucht daher einen klaren Absender und einen Abmeldelink.

Für Fragen zum Datenschutz ist die Datenschutzbehörde in 1030 Wien zuständig. Die Details der DSGVO zur Spendermail haben wir nicht bestätigt, fragen Sie dort nach. Dies ist keine Rechtsberatung.

Absetzbarkeit nur mit Vorsicht erwähnen

Spenden sind in Österreich als Sonderausgaben bis zu 10 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte absetzbar. Das gilt nur, wenn Ihre Organisation als spendenbegünstigte Einrichtung auf der Liste des Finanzministeriums steht. Ohne Eintrag dürfen Sie keine Absetzbarkeit versprechen.

Die Weitergabe an das Finanzamt läuft automatisch über FinanzOnline, wenn Spender ihren Vor und Zunamen sowie das Geburtsdatum angeben. Der Name muss mit dem Meldezettel übereinstimmen. Alle Einzelheiten lesen Sie im Artikel Spendenabsetzbarkeit bei Weihnachtsspenden.

So geht es mit WeGlow.world

Der Button Ihrer Mails braucht ein Ziel. Wenn Ihre Organisation auf WeGlow.world steht, richten Sie eine Spendenseite in drei Schritten ein: Betrag, persönliche Angaben, Zusammenfassung. Spender geben einmalig oder monatlich, mit eigenen Beträgen und Beschriftungen wie „Eine warme Mahlzeit“. Die Seite funktioniert am Handy.

Ein Dankestext, den Sie hinterlegen, wird nach der Spende automatisch verschickt. Unterstützer können eine eigene Aktionsseite starten, auf die Mail 2 verweist. Gratis starten können Sie mit einem Account, hier geht es zur Anmeldung.

Zusätzlich gibt es vier Weihnachtserlebnisse, die noch Konzept bis zum offiziellen Start sind. Im Glow Room wird jede Spende zur Verzierung am Weihnachtsbaum, im Sternenhimmel zu einem Stern. Den Ablauf einer ganzen Aktion lesen Sie in Weihnachtsaktion planen.

Häufige Fragen

Fünf Fragen, die Vereine zur Weihnachtsmail stellen.

Wie viele Mails sind für eine Weihnachtsaktion sinnvoll?

Drei reichen: Einladung, Zwischenstand und Dank. Verteilt über etwa sechs Wochen bleibt jede Mail ein Ereignis. Mehr Mails sind nur sinnvoll, wenn Ihre Empfänger sie ausdrücklich wünschen.

Dürfen wir alle früheren Spender anschreiben?

Nur mit vorheriger Einwilligung. Ob die Ausnahme in § 174 Abs. 4 TKG für Spender gilt, ist nicht bestätigt. Im Zweifel gehen Sie von Einwilligung aus.

Gilt die Regel auch für SMS?

Ja, § 174 Abs. 3 TKG nennt ausdrücklich SMS neben der elektronischen Post. Der Gesetzestext unterscheidet dabei nicht zwischen Privatpersonen und Unternehmen.

Welche Öffnungsraten sind realistisch?

Dafür nennen wir keine Zahl, weil uns keine datierte, nachprüfbare Quelle für Vereine vorliegt. Messen Sie lieber Ihre erste Mail und vergleichen Sie später.

Was gehört in jede Mail?

Ein klares Ziel, ein Button, ein erkennbarer Absender und ein Abmeldelink. Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Seite ein Impressum zeigt. Zur Absetzbarkeit sagen Sie nur, was für Ihre Organisation sicher gilt.

Quellen

• TKG 2021 § 174 und § 188, RIS, geprüft am 9. Oktober 2026
• Datenschutzbehörde, geprüft am 9. Oktober 2026
• EStG 1988 § 18, RIS, geprüft am 9. Oktober 2026
• BMF Absetzbarkeit von Spenden, geprüft am 9. Oktober 2026