Organiser un dîner de Noël solidaire

Comment organiser un dîner ou brunch de Noël solidaire : prix par couvert, billets et tables, pourquoi pas d'attestation fiscale et comment remercier.

En bref Un dîner ou un brunch de Noël solidaire repose sur trois choses : un prix par couvert qui couvre vos frais, des tables vendues à l'avance et un remerciement qui marque. Le couvert est une contrepartie, donc pas un don déductible. Un don en plus se traite à part, et vous prévoyez au moins 6 semaines.

cet article décrit les règles en Belgique.

Pourquoi un dîner ou un brunch de Noël ?

Un dîner rassemble les gens autour de votre histoire, ce qui sert une cause mieux qu'un dépliant. Un brunch le dimanche convient aux familles et aux aînés, un dîner le vendredi ou le samedi aux entreprises et aux amis.

Il faut plus de monde que pour une action en ligne : comptez 5 à 10 bénévoles pour la salle, la cuisine, l'accueil et le service. Avec moins d'aide, regardez d'abord l'arbre de décision des idées d'actions de Noël.

Comment fixer le prix par couvert ?

Notez d'abord tous vos frais : location de la salle, repas, boissons, service, musique, assurance et impression. Divisez ce total par le nombre d'invités réaliste et ajoutez votre montant cible par invité. C'est votre prix par couvert (le prix d'une place, repas compris).

Exemple inventé pour calculer : si le dîner coûte 30 € par personne et que vous voulez garder 20 € par invité, vous demandez 50 € par couvert. Avec 80 invités, il reste 1 600 €.

  • Prévoyez un tarif réduit pour les enfants, par exemple la moitié.
  • Demandez à des sponsors d'offrir nourriture ou boissons contre une mention : chaque euro épargné reste pour votre cause.
  • Prévoyez 10 % de marge pour les désistements de dernière minute ou les invités en plus.

Le couvert est-il un don déductible ?

Non. Qui achète un couvert reçoit un repas et une soirée en échange. Selon le SPF Finances (service public fédéral belge, FOD Financiën en néerlandais), un don ouvrant droit à la réduction d'impôt doit être fait sans contrepartie. Un ticket ou un couvert est donc exclu, même si vos frais sont faibles.

Dites-le d'avance, dans l'invitation et sur la billetterie : ce ticket est une participation et non un don, aucune attestation fiscale ne sera délivrée.

Les invités peuvent-ils quand même faire un don avec attestation ?

Seulement si votre organisation est agréée par le ministre des Finances. Le régime ordinaire des attestations s'applique alors : 30 % de réduction d'impôt, minimum 40 € par an et par institution, et le numéro de registre national du donateur.

Un don peut donc exister à côté du couvert, sans rien en échange. Comment séparer cela proprement en comptabilité quand quelqu'un vire un seul montant n'a pas pu être confirmé : demandez-le au SPF Finances avant de l'annoncer. Tous les détails figurent dans notre guide de l'attestation fiscale pour les dons de Noël.

Comment vendre billets et tables ?

Vendez à l'avance, jamais seulement à l'entrée. Vous savez 48 heures avant combien de personnes viennent, et la cuisine commande juste. Proposez deux types de billets : un couvert individuel et une table de 8 ou 10 places, par exemple.

Les tables sont la vente la plus maline : une entreprise ou une famille achète une table entière et invite elle-même. Vous touchez de nouvelles personnes sans travail en plus.

  • Ouvrez la vente 5 à 6 semaines avant la date.
  • Demandez les régimes alimentaires et les allergies pour chaque billet.
  • Faites transmettre les noms des invités par l'hôte de table, pour un plan de table juste.
  • Clôturez la vente 5 jours avant, pour connaître les chiffres définitifs.

Peut-on ajouter une tombola ou une vente aux enchères ?

Une tombola rapporte souvent un plus, mais ses règles sont strictes. Sans autorisation, une association reconnue par l'administration communale peut en tenir au maximum quatre par an, avec des billets de 5 € maximum, 1 000 billets au plus et des lots en nature jusqu'à 500 €. Au moins 70 % des recettes vont à la cause.

Vous voulez plus, ou vendre des billets en ligne ? Il faut alors l'accord de la commune ou de la Loterie Nationale. Demandez toujours à votre commune avant d'annoncer une tombola. Une vente aux enchères silencieuse d'objets offerts est une alternative, à vérifier auprès de votre commune.

Faut-il prévenir la commune ?

Cela dépend du lieu et de ce que vous faites : un dîner dans votre salle ou une salle des fêtes louée n'est pas un stand sur un marché de Noël ni une collecte à la porte. Pour collecter de porte en porte, l'autorisation de la commune est nécessaire.

Pour le reste, comme l'occupation du domaine public, un appel au service événements ou économie locale suffit. Demandez aussi s'il faut une attestation de sécurité incendie ou une autorisation de débit de boissons. Ces règles varient selon la commune et n'ont pas pu être confirmées ici.

Comment faire avec WeGlow.world

Sur WeGlow.world, vous créez un événement avec des billets et des totaux en direct. Vous préparez la billetterie, et des supporters peuvent lancer leur propre page d'action pour promouvoir leur table ou leurs ventes de billets. Vous démarrez gratuitement avec un compte via la page d'inscription.

Pour ceux qui ne peuvent pas venir, proposez un don à la place d'un couvert. Sur votre page de don, on peut donner une fois ou chaque mois, aussi depuis un téléphone. Vous réglez un texte de remerciement à l'avance.

Les expériences de Noël s'y prêtent aussi, même si ce ne sont encore que des concepts jusqu'au lancement officiel. Sur le Mur de cartes, des enveloppes pendent à une ficelle et chaque carte devient un timbre. Les invités empêchés envoient ainsi une carte au dîner. Toutes les expériences sont sur la page de Noël.

Comment remercier les invités ?

Remerciez trois fois : le soir même, dans les 48 heures par e-mail et après quelques semaines avec un résultat. Le soir, dites dans votre discours combien a été récolté et où cela va. Citez aussi les hôtes de table et les sponsors par leur nom.

Envoyez l'e-mail dans les 48 heures, personnel et avec une photo de la soirée. Préparez le texte de remerciement pour un don avant le dîner, pour que personne n'attende. Pour construire ces e-mails, lisez nos exemples d'e-mails de Noël.

Quelles sont les étapes de votre planning ?

Travaillez à rebours depuis la date du dîner. Avec 6 semaines, c'est confortable ; avec 3 semaines, c'est serré. Le plan complet est dans le calendrier d'une action de Noël.

  1. 6 semaines avant : fixer salle, date et budget, solliciter des sponsors.
  2. 5 semaines avant : ouvrir la billetterie et envoyer les invitations.
  3. 2 semaines avant : finaliser menu, bénévoles et tombola ou enchères.
  4. 5 jours avant : clôturer la vente et faire le plan de table.
  5. Après le dîner : e-mail de remerciement dans les 48 heures et partage du résultat.

Questions fréquentes

Un dîner de Noël pour une bonne cause est-il déductible fiscalement ?

Pas le couvert, car c'est une contrepartie. Un don distinct sans rien en retour peut être éligible, si votre organisation est agréée par le ministre des Finances et que le donateur donne au moins 40 € par an.

Combien dois-je demander par couvert ?

Additionnez vos frais complets par invité et ajoutez votre montant cible par invité. Les sponsors qui offrent nourriture ou boissons réduisent vos frais et augmentent le reste.

Quand commencer la vente des billets ?

Environ 5 à 6 semaines avant le dîner. Clôturez la vente quelques jours avant, pour que votre cuisine et votre salle aient les bons chiffres.

Puis-je organiser une tombola pendant le dîner ?

Oui, mais avec des limites : 5 € maximum par billet, 1 000 billets et des lots jusqu'à 500 €, pour une association reconnue. Demandez d'abord à votre commune.

Dois-je remercier les invités s'ils ont payé ?

Oui. Ils ont acheté une soirée, mais ils soutiennent aussi votre cause. Un e-mail de remerciement personnel dans les 48 heures fait la différence pour l'année suivante.

Sources

Articles