Der vollständige CRM-Leitfaden für Non-Profits

CRM wählen und einrichten: Datenmodell, Import, Listen, Großspenden, Freiwillige, Mitglieder, DSGVO und Berichte, mit WeGlow CRM und seinen Preisen.

Was ist ein CRM, und brauchen Sie schon eines?

Ein CRM ist ein Ort, an dem steht, wer Ihre Unterstützer sind, was sie getan haben und was Sie ihnen versprochen haben. Bis zu einigen hundert Kontakten und einer verantwortlichen Person kann eine gut geführte Tabelle genügen; danach lohnt sich ein CRM.

Ein CRM ist ein Gedächtnis für Ihre Beziehungen

CRM steht für customer relationship management. Für einen Verein ist es einfacher: ein Ort, an dem steht, wer Ihre Unterstützer sind, was sie getan haben und was Sie ihnen versprochen haben. Spender, Freiwillige, Mitglieder, Sponsoren und Partner stehen dort zusammen, damit niemand am einen Tag eine Dankes-Mail bekommt und am nächsten eine Bitte, als würden Sie sich nicht kennen.

Eine Tabelle genügt manchmal

Bis zu ungefähr einigen hundert Kontakten und einer Person, die alles pflegt, kann eine gut geführte Tabelle genügen. Das ist eine Faustregel, kein Gesetz. In diesen Situationen wachsen Sie schnell heraus:

• Mehrere Personen arbeiten in derselben Liste und überschreiben sich gegenseitig.
• Dieselbe Person steht dreimal in der Liste, mit drei Schreibweisen.
• Sie wissen nicht mehr, wer eine Bescheinigung oder einen Dankesbrief bekommen hat.
• Spenden stehen in Ihrer Bank, in Ihrem Spendentool und in einer Excel-Datei, und keine Summe stimmt.
• Eine Freiwillige geht und nimmt „ihre“ Liste mit.
• Jemand bittet darum, seine Daten zu löschen, und Sie wissen nicht, wo sie überall stehen.

Was ein CRM für Sie tut

1. Eine Akte pro Person mit Spenden, Notizen, Terminen und Einwilligungen.
2. Listen, die sich selbst füllen, zum Beispiel „hat in den letzten sechs Monaten gespendet“.
3. Aufgaben für Ihr Team, damit die Nachverfolgung nicht vom Gedächtnis abhängt.
4. Berichte für Vorstand und Zuschussgeber.
5. Rechte: wer was sehen und ändern darf.

Eine ehrliche Prüffrage

Beantworten Sie drei Fragen mit Ja oder Nein: (1) Arbeiten mehr als zwei Personen mit Unterstützerdaten? (2) Haben Sie mehr als 500 Kontakte? (3) Verlieren Sie manchmal Chancen, weil Daten verstreut sind? Zweimal Ja? Dann lohnt sich ein CRM wahrscheinlich. Dreimal Nein? Dann verbessern Sie zuerst Ihre Tabelle mit den Regeln aus Kapitel 4.

Rechenbeispiel (erfundene Zahlen)

Ein Verein mit 1.200 Kontakten verbringt pro Monat 6 Stunden damit, Listen zusammenzuführen, Adressen zu korrigieren und Bescheinigungslisten aufzubauen. Bei 12 Monaten sind das 72 Stunden. Spart ein CRM die Hälfte, sind es 36 Stunden: fast eine ganze Woche Freiwilligenarbeit, die Sie für den persönlichen Kontakt mit Spendern einsetzen können. Rechnen Sie das mit Ihren eigenen Zahlen nach.

Checkliste

• Sie wissen, welche Gruppen Sie führen wollen (Spender, Freiwillige, Mitglieder, Sponsoren).
• Sie wissen, wer das CRM nutzen darf.
• Sie haben ein erstes Ziel: zum Beispiel „jeden Spender innerhalb von 48 Stunden danken“.

Ein CRM wählen: die Fragen, die zählen

Wählen Sie ein CRM nach Ihrer eigenen Arbeit, nicht nach der Funktionsliste. Prüfen Sie jedes System anhand von zehn Fragen, achten Sie auf die roten Flaggen und testen Sie mit denselben 50 Kontakten.

Beginnen Sie bei Ihrer Arbeit, nicht bei der Funktionsliste

Ein CRM mit sechzig Funktionen, von denen Sie fünf nutzen, ist teurer und schwieriger als nötig. Schreiben Sie zuerst auf, welche fünf Dinge Ihr Team jeden Monat tut, und prüfen Sie dann jedes System daran.

Die zehn Fragen

1. Personen und Organisationen: Kann ich Spender, Freiwillige, Mitglieder und Sponsoren in einer Datei halten, mit einem Etikett pro Rolle?
2. Spenden: Kommen Spenden automatisch aus meinem Spendentool, oder tippe ich sie ab?
3. Akte: Sehe ich pro Person eine Zeitleiste mit Spenden, Notizen und Mails?
4. Listen: Kann ich intelligente Listen anlegen, die sich selbst aktualisieren?
5. Import: Kann ich meine bestehende Liste einlesen und einen Fehlgriff rückgängig machen?
6. Rechte: Kann ich Mitgliedern und Freiwilligen eingeschränkten Zugriff geben?
7. DSGVO: Kann ich Einwilligungen festhalten, Daten löschen und sehen, wer was getan hat?
8. Berichte: Kann ich ohne Berater einen Bericht für den Vorstand erstellen?
9. Steuerbescheinigungen: Unterstützt es die Regeln meines Landes?
10. Preis: Wie wachsen die Kosten mit der Zahl der Kontakte, und ist die Zahl der Nutzer begrenzt?

Rote Flaggen

• Sie müssen einen Berater beauftragen, um zu beginnen.
• Sie können Ihre Daten nicht in einem gängigen Format (CSV, Excel) wieder exportieren.
• Der Preis steht nicht auf der Website.
• Jeder zusätzliche Nutzer oder jedes Modul kostet extra, und die Summe ist unklar.
• Der Anbieter kann nicht sagen, wo Ihre Daten liegen (in der EU oder nicht).

Eine Bewertungskarte zum Kopieren

System: [Name]. Pro Kriterium 0 (nein), 1 (teilweise), 2 (ja): Rollen in einer Datei [ ], Spenden automatisch [ ], Zeitleiste [ ], intelligente Listen [ ], Import mit Rückgängig [ ], Rechte [ ], DSGVO-Werkzeuge [ ], Berichte [ ], Bescheinigungen [ ], klarer Preis [ ]. Summe: [ ]/20. Anmerkungen: [ ].

Wie testen Sie?

1. Wählen Sie zwei oder drei Systeme.
2. Laden Sie in jedes System dieselben 50 Testkontakte (erfunden oder anonymisiert).
3. Lassen Sie zwei Kolleginnen dieselben fünf Aufgaben ausführen: eine Spende erfassen, eine Liste anlegen, eine Notiz hinzufügen, einen Bericht ansehen, eine Person löschen.
4. Notieren Sie, wie lange es dauerte und wo sie hängen blieben.

Wer entscheidet?

Lassen Sie die Menschen mitentscheiden, die jeden Tag damit arbeiten, nicht nur die Vorsitzende oder den IT-Freiwilligen. Ein CRM, das niemand öffnen will, ist ein teures Archiv.

Ihr Datenmodell: was speichern Sie, und was nicht?

Halten Sie Ihr Datenmodell klein: Speichern Sie nur, was Sie wirklich nutzen. Vier Bausteine genügen: Person, Spende, Beziehung und Kontaktmoment.

Halten Sie es klein

Ein Datenmodell ist die Liste der Dinge, die Sie führen, und wie sie zusammenhängen. Je weniger Felder, desto verlässlicher bleiben Ihre Daten. Eine gängige Faustregel: Speichern Sie nur, was Sie wirklich nutzen.

Die vier Bausteine

1. Person: Name, Sprache, E-Mail, Anschrift, Telefon (nur was nötig ist).
2. Spende: Betrag, Datum, Quelle (Website, Überweisung, Veranstaltung), Zweck.
3. Beziehung: Rolle (Spender, Freiwillige, Mitglied, Sponsor), Haushalt oder Organisation, zu der die Person gehört.
4. Kontaktmoment: Notiz, Gespräch, Mail, Besuch, mit Datum und wer es getan hat.

Mindestfelder pro Person

• Vorname und Nachname in getrennten Feldern.
• Sprache (nl, fr, en): in Belgien unverzichtbar.
• E-Mail-Adresse, optional.
• Postanschrift in festen Feldern (Straße, Nummer, Postleitzahl, Ort, Land).
• Quelle: Woher kam diese Person?
• Einwilligung für Mail und für Post, mit Datum.
• Tags für Rollen und Interessen.

Was Sie lieber nicht speichern

• Sensible Daten (Gesundheit, Glaube, politische Haltung), außer wenn es wirklich nötig ist und Sie eine Rechtsgrundlage haben.
• Freitext mit Meinungen über Menschen. Schreiben Sie Notizen so, als könnte die Person sie lesen, denn sie hat das Recht, ihre Daten einzusehen.
• Daten von Menschen, mit denen Sie seit Jahren nicht gesprochen haben, ohne Grund für die Aufbewahrung.

Tags oder Felder?

Nutzen Sie Tags für das, was jemand ist oder will (zum Beispiel „Freiwillige“, „interessiert an Vermächtnissen“) und Felder für Fakten, die Sie filtern oder zählen wollen (zum Beispiel Geburtsjahr, Mitgliedsnummer). Beginnen Sie mit zehn Tags und erweitern Sie nur, wenn Ihr Team sie kennt.

Namensregeln

Vereinbarungen: 1. Groß- und Kleinschreibung wie in einem Namen („Jan De Smet“, nicht „JAN DE SMET“). 2. Ein Leerzeichen, keine Leerzeichen an den Enden. 3. Land als zweistelliger Code oder voller Name, nie beides. 4. Telefon mit Ländervorwahl (+32). 5. Ein leerer Wert bleibt leer, tragen Sie nie „k. A.“ oder einen Strich ein.

Haushalte

Wohnen zwei Menschen an derselben Adresse und spenden gemeinsam, legen Sie eine Haushaltsbeziehung an statt eines Datensatzes mit zwei Namen. So versenden Sie einen Brief, können aber trotzdem jede Person einzeln danken.

Checkliste

• Ihre Liste der Felder passt auf eine Seite.
• Für jedes Feld wissen Sie, wer es ausfüllt und wozu.
• Sie haben eine kurze Anleitung mit den Namensregeln.

Importieren und bereinigen ohne Panik

Erst bereinigen, dann importieren. Sammeln Sie Ihre Quellen, arbeiten Sie an einer Kopie, suchen Sie Dubletten und beginnen Sie als Test mit 20 Zeilen.

Erst bereinigen, dann importieren

Die meisten CRM-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an unordentlichen Daten, die ungesehen übernommen werden. Nehmen Sie sich eine Woche für das Aufräumen. Es zahlt sich bei jedem späteren Schritt aus.

Sechs Schritte

1. Alle Quellen sammeln: Ihre Mitgliederliste, Mailingliste, Freiwilligenliste, den Spendenexport, die Kasse von Veranstaltungen und die Liste der Schatzmeisterin.
2. Eine Kopie anlegen. Arbeiten Sie nie im Original.
3. Eine Spaltenstruktur: Vorname, Nachname, E-Mail, Sprache, Straße, Nummer, Postleitzahl, Ort, Land, Telefon, Quelle, Rolle, Mail-Einwilligung (ja/nein), Datum der Einwilligung.
4. Dubletten suchen: Sortieren Sie nach E-Mail und nach Nachname mit Postleitzahl. Achten Sie auf „Jan De Smet“, „J. Desmet“ und „Jan de smet“.
5. Falsche und fehlende Daten: Adressen ohne „@“, Postleitzahlen mit Buchstaben, leere Nachnamen. Führen Sie ein Tabellenblatt „zu prüfen“.
6. Einwilligung: Setzen Sie die Mail-Einwilligung nur auf „ja“, wenn Sie nachweisen können, dass jemand sie gegeben hat. Zweifeln Sie? Setzen Sie „nein“ und fragen Sie erneut.

Was Sie wegwerfen

• Offensichtlich veraltete Adressen (Brief zurück, Bounce einer Mail).
• Testzeilen und interne Adressen.
• Menschen, die sich abgemeldet oder um Löschung gebeten haben.

Der Import selbst

1. Beginnen Sie als Test mit 20 Zeilen.
2. Prüfen Sie, wie jede Spalte zugeordnet wurde, vor allem Sprache und Einwilligung.
3. Lesen Sie die Zusammenfassung: Wie viele neu, wie viele aktualisiert, wie viele übersprungen?
4. Wenden Sie dann die ganze Liste an.
5. Prüfen Sie nach dem Import 10 zufällige Personen.

Rechenbeispiel (erfundene Zahlen)

Sie haben drei Listen: 600 Mitglieder, 900 Mail-Abonnenten und 300 Spender, zusammen 1.800 Zeilen. Nach der Bereinigung sind 450 Zeilen Dubletten, 60 veraltet und 30 ohne brauchbare Adresse. Sie importieren 1.260 einmalige Personen. Ohne Bereinigung hätten Sie 1.800 Datensätze gehabt, davon 540 unbrauchbar oder doppelt: Sie hätten jeden Spender bis zu dreimal angeschrieben.

Vorlage: Spalten für Ihren Import

Vorname | Nachname | E-Mail | Sprache | Straße | Hausnummer | Postleitzahl | Ort | Land | Telefon | Quelle | Rolle | Mail-Einwilligung | Datum der Einwilligung

Wenn es doch schiefgeht

Ein gutes System lässt Sie einen Import rückgängig machen und speichert bei jedem Import die Quelle. Fragen Sie danach bei Ihrer Wahl (Kapitel 2), denn es ist der Unterschied zwischen einem Fehler von fünf Minuten und einem Fehler von einer Woche.

Segmentieren und Listen, die sich selbst aktualisieren

Eine Liste ist eine Frage, keine Datei: Eine intelligente Liste berechnet sich selbst neu. Beginnen Sie mit den zehn Listen, die jeder Verein braucht, und legen Sie pro Liste fest, wer was tut.

Eine Liste ist eine Frage, keine Datei

Eine gute Liste beantwortet eine Frage: „Wer hat in den letzten sechs Monaten gespendet?“, „Wer ist freiwillig aktiv und spricht Französisch?“, „Wer hat früher gespendet, aber seit mehr als einem Jahr nicht mehr?“. Eine intelligente Liste berechnet diese Frage selbst neu, sodass Sie nie eine alte Kopie verwenden.

Zehn Listen, die jeder Verein braucht

1. Neue Unterstützer (letzte 30 Tage).
2. Spender des letzten Jahres.
3. Monatliche Spender.
4. Abgelaufene Spender (haben früher gespendet, nicht im letzten Jahr).
5. Spender über einer Grenze, die Sie wählen, zur persönlichen Nachverfolgung.
6. Erstspender dieses Monats (für ein zusätzliches Dankeschön).
7. Freiwillige.
8. Mitglieder, die bald verlängern müssen.
9. Pro Sprache: Niederländisch, Französisch, Englisch.
10. Keine Einwilligung für Mail (um zu wissen, wen Sie nur per Post oder gar nicht kontaktieren dürfen).

Spendenbasierte Segmente: Aktualität, Häufigkeit, Betrag

Eine gängige Technik im Fundraising betrachtet drei Dinge: wie kürzlich jemand gespendet hat, wie oft und wie viel. Dafür brauchen Sie keine Formel. Ein einfacher Anfang: Nennen Sie jemanden „warm“ bei einer Spende in den letzten 12 Monaten, „kühl“ bei 13 bis 36 Monaten, „kalt“ danach. Nutzen Sie pro Gruppe einen anderen Ton.

Akten mit Nachverfolgung

Für jede Liste vereinbaren Sie, wer was tut. Eine Liste, die niemand weiterverfolgt, ist eine volle Datei. Zum Beispiel: „Jeden Montag sieht Sofie die Erstspender der Vorwoche an und schreibt jedem eine persönliche Zeile.“

Vorlage: Vereinbarung pro Liste

Liste: [Name]. Frage, die sie beantwortet: [..]. Verantwortliche: [..]. Was wir tun: [..]. Wie oft: [..]. Ergebnis, das wir messen: [..].

Rechenbeispiel (erfundene Zahlen)

Sie haben 1.260 Kontakte: 210 haben im letzten Jahr gespendet, 340 früher, 150 sind Freiwillige und 560 haben nie gespendet. Ihre abgelaufenen Spender (340) erhalten eine warme Mail mit der Frage „Möchten Sie wieder mitmachen?“. Wenn 3 Prozent (eine Annahme) wieder spenden, sind das etwa 10 Spender zurück. Das ist mehr, als eine neue Kampagne ohne bestehendes Publikum meist einbringt.

Checkliste

• Ihre Listen sind intelligent, wo möglich, und von Hand, wo es nicht anders geht.
• Jede Liste hat einen Namen, der sagt, was sie tut.
• Jede Liste hat eine verantwortliche Person.
• Sie streichen jährlich Listen, die niemand nutzt.

Große Spenden: eine Akte und ruhige Nachverfolgung

Große Spenden wachsen aus Beziehungen, nicht aus Mailings. Verfolgen Sie jede Chance in fünf Schritten, mit einem Verantwortlichen und einem nächsten Schritt mit Datum.

Große Spenden wachsen aus Beziehungen, nicht aus Mailings

Große Spenden, Zuschüsse und Sponsoring kommen selten aus einer Massenmail. Sie entstehen in Gesprächen, die Wochen oder Monate dauern. Ein CRM hilft Ihnen, dieses Gespräch festzuhalten, damit Sie nichts vergessen und niemand zweimal dasselbe fragt.

Wer ist ein Großspender?

Das bestimmen Sie. Für einen kleinen Verein ist das vielleicht jeder über 500 Euro im Jahr, für eine größere Organisation 5.000 Euro. Wählen Sie eine Grenze und schreiben Sie sie auf. Schauen Sie auch auf Menschen, die oft in kleinen Beträgen geben, Unternehmen in Ihrer Region und lokale Stiftungen.

Der Weg in fünf Schritten

1. Identifizieren: Wer könnte geben? Nutzen Sie Ihre Listen (Kapitel 5).
2. Kennenlernen: ein persönlicher Kontakt, ein Besuch im Projekt, ein Kaffee.
3. Fragen: eine konkrete Bitte für einen konkreten Zweck, mit einem Betrag.
4. Entscheidung: ein Ja, ein Nein oder ein „später“. Notieren Sie, wann Sie zurückrufen.
5. Danken und berichten: persönlich, schnell und mit einem Bericht darüber, was das Geld bewirkt hat.

Was Sie pro Chance festhalten

• Wer die Kontaktperson ist und wer bei Ihnen die Beziehung betreut.
• Den Betrag und den Verwendungszweck.
• Die Phase (erkunden, Gespräch, Angebot, warten, entschieden).
• Den nächsten Schritt, mit Datum.
• Dokumente: Angebot, Brief, Vereinbarung.
• Einen Grund, wenn nichts daraus wurde, damit Sie später lernen können.

Sponsoring

Ein Sponsoringvertrag hat eine Laufzeit, einen Betrag, Gegenleistungen und ein Verlängerungsdatum. Tragen Sie das Verlängerungsdatum drei Monate vorher in Ihren Kalender ein und vereinbaren Sie, wer anruft.

Vorlage: erste Bitte an ein lokales Unternehmen

Guten Tag [Name], danke für den Besuch in unserem Projekt. Sie haben gesehen, wie wir [konkrete Arbeit]. Würde [Unternehmen] uns mit [Betrag] für [Zweck] unterstützen? Wir sorgen für [Gegenleistung] und einen Bericht im [Monat]. Darf ich nächste Woche anrufen, um zu hören, was Sie denken?

Rechenbeispiel (erfundene Zahlen)

Sie haben 10 ernsthafte Chancen von durchschnittlich 3.000 Euro. Holen Sie 3 davon herein, sind das 9.000 Euro. Halten Sie die übrigen 7 das Jahr über mit einem Update und einem Dank warm, ist die Chance groß, dass einige nächstes Jahr doch noch zusagen.

Checkliste

• Ihre Grenze für „Großspender“ steht auf Papier.
• Jede Chance hat einen Verantwortlichen und einen nächsten Schritt mit Datum.
• Dokumente hängen an der Akte, nicht am Postfach von jemandem.
• Jede Woche sehen Sie sich die Chancen mit überfälligem Schritt an.

Freiwillige und Mitglieder im selben System

Wer hilft, spendet oft auch. Führen Sie Freiwillige und Mitglieder neben den Spendern in einer Akte pro Person und planen Sie Dank und Erinnerungen fest ein.

Wer hilft, spendet oft auch, und umgekehrt

Viele Vereine führen Freiwillige in einer Tabelle, Mitglieder in einer anderen und Spender in einer dritten. Deshalb weiß niemand, dass die Freiwillige, die jeden Samstag hilft, auch schon seit drei Jahren spendet, oder dass ein Mitglied, das nicht verlängert hat, immer noch ein treuer Spender ist.

Freiwillige: was Sie festhalten

• Kontaktdaten und Notfallnummer.
• Verfügbarkeit (Tage, Zeiten) und Fähigkeiten.
• Schichten oder Veranstaltungen, an denen sie teilgenommen haben.
• Pflichtdokumente oder Überprüfung, wenn Ihre Tätigkeit das verlangt (zum Beispiel bei der Arbeit mit Kindern).
• Wertschätzung: Wann hat jemand zuletzt ein Dankeschön bekommen?

Freiwillige: ein einfacher Kreislauf

1. Anmelden über ein Formular auf Ihrer Website.
2. Kennenlernen mit einem Gespräch oder einem Rundgang.
3. Einplanen in passende Schichten.
4. Erinnern einen Tag vorher.
5. Danken innerhalb einer Woche und einmal im Jahr groß.

Mitglieder: was Sie festhalten

• Mitgliedsnummer, Startdatum und Ablaufdatum.
• Beitrag und Zahlungsstatus.
• Teilnahme an Mitgliedertreffen, mit Anmeldung und eventuellen Fragen.
• Dokumente, etwa ein unterzeichneter Antrag.

Verlängern ohne Aufwand

Senden Sie eine erste Erinnerung 30 Tage vor dem Ablaufdatum, eine zweite 7 Tage davor und eine letzte am Tag selbst. Halten Sie den Ton freundlich und geben Sie einen Link zum Bezahlen an.

Vorlage: Erinnerung an die Mitgliedschaft

Guten Tag {{first_name}}, Ihre Mitgliedschaft bei [Name des Vereins] läuft am [Datum] ab. Dank Mitgliedern wie Ihnen können wir [Ergebnis]. Verlängern Sie Ihre Mitgliedschaft in zwei Minuten: [Link]. Fragen? Antworten Sie einfach auf diese Mail.

Vorlage: Nachricht nach einer Freiwilligenschicht

Guten Tag [Name], danke für Ihre Hilfe am Samstag. Dank Ihnen konnten wir [konkretes Ergebnis]. Die nächsten Schichten stehen unter [Link]. Wenn Sie etwas an Ihrer Verfügbarkeit ändern möchten, sagen Sie uns Bescheid.

Rechenbeispiel (erfundene Zahlen)

Sie haben 80 Freiwillige, von denen 30 auch spenden. Das sind 37,5 Prozent. Ohne gemeinsames System wussten Sie es nicht und baten sie jedes Jahr erneut um Geld, als wären es Fremde. Mit einem System danken Sie ihre Spende in denselben Gesprächen wie ihre Stunden.

Checkliste

• Jede Freiwillige und jedes Mitglied hat eine Akte, die auch die Spenden zeigt.
• Sie haben einen festen Dankeskreislauf für Freiwillige.
• Verlängerungsmails stehen bereit.

DSGVO in Ihrem CRM: Löschen, Auskunft und Zugriff

Ein CRM erleichtert die DSGVO, wenn Sie sechs Fragen beantworten können: warum, auf welcher Grundlage, wie lange, wer hat Zugriff, wie löschen Sie und was tun Sie bei einer Datenpanne. Geben Sie jedem Teammitglied eine Rolle.

Ein CRM erleichtert die DSGVO, wenn Sie es gut nutzen

Dies ist keine Rechtsberatung; für Ihre Situation wenden Sie sich an die Datenschutzbehörde oder eine Juristin. Die Grundlagen sind jedoch klar: Sie speichern Daten von Menschen, also müssen Sie wissen, warum, wie lange, wer Zugriff hat und wie Sie sie löschen.

Die sechs Fragen

1. Warum haben Sie diese Daten? Jede Art von Daten hat einen Zweck: eine Spende verarbeiten, eine Bescheinigung senden, einen Newsletter versenden.
2. Auf welcher Grundlage? Zum Beispiel Einwilligung (Newsletter) oder eine gesetzliche Pflicht (Bescheinigungen, Buchhaltung).
3. Wie lange bewahren Sie sie auf? Legen Sie Fristen schriftlich fest. Zum Beispiel: Buchhaltungsdaten für die gesetzliche Frist, Mail-Einwilligung bis zum Widerruf.
4. Wer hat Zugriff? Nur wer ihn braucht.
5. Können Sie Daten einsehen, berichtigen und löschen? Jemand kann das verlangen; Sie müssen innerhalb eines Monats antworten (auf Niederländisch), bei komplexen Anfragen um zwei Monate verlängerbar.
6. Was bei einer Datenpanne? Wer meldet was an wen? Halten Sie es in einem kurzen Verfahren fest.

Zugriff pro Rolle

Eine gute Aufteilung ist: Administrator (alles, Einstellungen, Löschen), Bearbeiter (Daten aktualisieren und Spenden erfassen) und Leser (nur ansehen, zum Beispiel für den Vorstand). Geben Sie nicht allen Administratorrechte, auch nicht der Bequemlichkeit halber.

Spuren

Ein Protokoll, das zeigt, wer was geändert hat, hilft bei Fehlern und bei Fragen der Aufsichtsbehörde. Fragen Sie bei Ihrer Wahl nach einem solchen Protokoll.

Was tun bei einer Löschanfrage

1. Prüfen Sie die Identität der anfragenden Person.
2. Suchen Sie die Person im CRM und in Ihren anderen Systemen (Mail, Tabelle, Papierakte).
3. Löschen Sie, was Sie löschen dürfen, denn die Löschung kennt Ausnahmen (auf Niederländisch). Bewahren Sie auf, was Sie gesetzlich aufbewahren müssen, etwa Buchhaltungsdaten, und erklären Sie warum.
4. Bestätigen Sie schriftlich.
5. Notieren Sie die Anfrage (ohne die gelöschten Daten).

Vorlage: Antwort auf eine Löschanfrage

Guten Tag [Name], wir haben Ihre Anfrage vom [Datum] erhalten. Wir haben Ihre Daten aus unseren Listen und Systemen entfernt, mit Ausnahme von [Daten], die wir gesetzlich bis [Datum] aufbewahren müssen. Sie erhalten keine Mails mehr von uns. Bei Fragen antworten Sie gern. [Name, Funktion]

Checkliste

• Sie haben ein Verzeichnis, wo Sie personenbezogene Daten speichern.
• Rollen sind eingestellt: Nicht jeder ist Administrator.
• Sie kennen das Verfahren bei einer Löschanfrage oder Auskunftsanfrage.
• Einwilligungen stehen mit Datum in der Akte.
• Sie haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrem CRM-Anbieter.

Berichten für Vorstand und Spender

Ein Bericht ist eine Geschichte mit Zahlen. Der Vorstand will sechs Zahlen und einen Satz: Läuft es gut oder nicht? Spender wollen wissen, was ihr Geld bewirkt hat.

Ein Bericht ist eine Geschichte mit Zahlen

Ein Vorstand will wissen, ob es gut läuft und was er entscheiden muss. Ein Spender will wissen, was sein Geld bewirkt hat. Dasselbe CRM kann beides liefern, wenn Ihre Daten in Ordnung sind.

Sechs Zahlen für den Vorstand

1. Gesamtsumme in diesem Jahr, mit Vergleich zum Vorjahr.
2. Zahl der Spender und neue Spender.
3. Durchschnittliche Spende.
4. Bindung: Welcher Anteil der Spender des Vorjahres hat dieses Jahr wieder gespendet?
5. Monatliche Spender und ihr Jahreswert.
6. Kosten pro eingeworbenem Euro (Fundraising-Kosten geteilt durch Ertrag).

Bindung berechnen (erfundene Zahlen)

Letztes Jahr haben 400 Menschen gespendet. Dieses Jahr haben 260 von ihnen wieder gespendet. Die Bindung ist 260 geteilt durch 400, also 65 Prozent. Bei 180 neuen Spendern haben Sie dieses Jahr 440 Spender. Wollen Sie den Kern wachsen lassen, arbeiten Sie an der Bindung, bevor Sie mehr Geld in neue Gewinnung stecken: Es ist oft günstiger, bestehende Spender zu halten.

Ein Bericht für den Vorstand: Aufbau

1. Ein Satz: Läuft es gut oder nicht?
2. Sechs Zahlen mit Vergleich.
3. Drei bemerkenswerte Ereignisse (eine große Spende, ein abgelaufener Sponsor, eine erfolgreiche Aktion).
4. Risiken: Was kann schiefgehen?
5. Entscheidungen: Was fragen Sie den Vorstand?

Vorlage Eröffnungssatz: „Bis Ende [Monat] haben wir [Betrag] eingeworben, [x] % mehr/weniger als im Vorjahr. Die Spenderbindung liegt bei [x] %. Wir bitten den Vorstand, über [Thema] zu entscheiden.“

Ein Bericht für Spender

Das ist kein Finanzbericht, sondern eine Geschichte: Was hat sich durch die Spenden verändert? Ein Foto, eine Zahl, ein Zitat. Schicken Sie ihn auch an die, die keine Mail mehr bekommen, weil sie kurz vor Jahresende gespendet haben.

Aktenqualität messen

• Prozentsatz der Kontakte mit E-Mail-Adresse.
• Prozentsatz mit ausgefüllter Sprache.
• Prozentsatz mit gültiger Einwilligung.
• Zahl vermuteter Dubletten.

Berichte, die ihre Arbeit tun

• Planen Sie sie zu einem festen Zeitpunkt (monatlich oder pro Quartal).
• Führen Sie eine Version der Zahlen; setzen Sie das Berechnungsdatum darauf.
• Bewahren Sie jeden Bericht als PDF oder Excel für Ihr Archiv auf.

WeGlow CRM: was es kann und was es kostet

WeGlow CRM ist Teil Ihres WeGlow-Dashboards und bewahrt Spender, Freiwillige, Mitglieder und Sponsoren an einem Ort auf. Der Preis folgt der Anzahl der Kontakte.

Ein CRM in Ihrem WeGlow-Dashboard

WeGlow CRM ist ein Teil Ihres WeGlow-Dashboards und bewahrt Spender, Freiwillige, Mitglieder und Sponsoren an einem Ort auf. Unten steht, was nachweislich in der Software steckt, verknüpft mit den Kapiteln dieses Leitfadens.

Kontakte und Akte

• Eine durchsuchbare Liste aller, die gespendet haben, Mitglied wurden oder geholfen haben, mit pro Person einer Akte mit Zeitleiste, Notizen, Tags, Dokumenten, Spenden, zugesagten Spenden, Haushaltsbeziehungen und Einwilligungen.
• Eine Spende manuell erfassen, zum Beispiel eine Überweisung oder Barspende.
• Doppelte Kontakte aufspüren, nebeneinander zeigen und zusammenführen, einschließlich Spenden, Notizen und Mitgliedschaften.
• Einwilligungen festhalten, Daten nach der DSGVO löschen und ein Protokoll, wer was getan hat.

Import und Listen

• Einen CSV-, Excel- oder Mailchimp-Export einlesen, in einfacher Sprache prüfen, was passieren wird, und den ganzen Import nachträglich rückgängig machen. Kontakte, die schon Spenden oder Aktivität haben, bleiben erhalten und werden gemeldet.
• Intelligente Listen, die sich aus Filtern selbst aktualisieren (zum Beispiel hat in den letzten sechs Monaten gespendet), mit Filtern nach Zeitraum, Tags und eigenen Feldern, plus manuelle Listen.

Aufgaben und Großspenden

• Eine Aufgabenliste für Ihr Team mit Fälligkeitsdaten, Kategorien, Schritten, Bemerkungen und Verknüpfung mit einem Kontakt oder einer Chance.
• Eine Pipeline für Großspenden, Zuschüsse und Sponsoring mit Phasen, Zielfortschritt, Akten-Checkliste mit echten Dateien und Abschließen oder Wiedereröffnen mit Begründung.
• Sponsoringverträge mit Paketen, Jahresbudget, monatlicher Verteilung, Erinnerungen zur Verlängerung, Rechnungen pro Vertrag und Import aus einer Tabelle.

Freiwillige und Mitglieder

• Freiwillige: Anmeldeformular, Anfragen genehmigen, Schichten und Veranstaltungen mit Kalender, Verfügbarkeit, Fähigkeiten, Überprüfung, Erinnerungen und Mails.
• Mitglieder: Mitgliederliste, Beiträge und Zahlungen, Anmeldeformular mit Dokumenten und Unterschriften, Mitgliederveranstaltungen mit Anmeldung und eigenen Fragen, Mitgliedsnummern.
• Diese Module und das Modul für Steuerbescheinigungen können Sie unter Einstellungen ein- oder ausschalten.

Berichte und Bescheinigungen

• Berichte als Dokument, mit Zahlen, die live in Ihren eigenen Sätzen stehen bleiben, einem echten Rechenblatt und Excel-Export. Drucken oder als PDF speichern geht über das Drucken Ihres Browsers. Sie können Berichte auch per Mail zustellen lassen.
• Ein Tab Einblicke mit Ertrag, Bindung, Kampagnen und Datenqualität.
• Steuerbescheinigungen: erstellen und mailen, festhalten, was versendet oder fehlgeschlagen ist, und prüfen, welche Daten fehlen. Das hängt vom Land der Organisation ab.

Rechte und Glowie

• Rollen Administrator, Bearbeiter und Leser, in der Datenbank durchgesetzt und nicht nur auf dem Bildschirm.
• Glowie schlägt nächste Aktionen, Anrufvorschläge, Listenideen und Erkenntnisse in Berichten vor. Sie lesen nach und bestätigen: Glowie handelt nicht eigenständig.
• Eine Anbindung an Salesforce ist in den Integrationseinstellungen verfügbar.

Preise (zzgl. MwSt.)

WeGlow CRM ist eine Option, deren Preis der Anzahl der Kontakte folgt:

• Starter: bis 1.000 Kontakte, 29 Euro pro Monat oder 300 Euro pro Jahr.
• Growth: bis 5.000 Kontakte, 59 Euro pro Monat oder 600 Euro pro Jahr.
• Scale: bis 10.000 Kontakte, 89 Euro pro Monat oder 900 Euro pro Jahr.
• Pro: bis 25.000 Kontakte, 149 Euro pro Monat oder 1.500 Euro pro Jahr.

Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard. Probieren Sie es in Ihrem WeGlow-Dashboard: Importieren Sie eine Probeliste mit 50 Kontakten, erstellen Sie eine intelligente Liste und erfassen Sie eine Spende.

Weiterlesen

Mehr zu diesem Thema:

• CRM für Ihren Verein: auswählen, einrichten, nutzen
• Der vollständige Leitfaden für Spenden zum Jahresende
• Der komplette Leitfaden für eine Spendenveranstaltung

Quellen

Beispielzahlen in diesem Leitfaden sind erfunden und als solche gekennzeichnet; Faustregeln sind als Faustregel benannt. WeGlow-Funktionen und -Preise stammen aus unserer eigenen Software und Preisliste (zzgl. MwSt.). Prüfen Sie die aktuellen Preise in Ihrem Dashboard. Geprüft am 2. Oktober 2026, externe Quellen am 3. Oktober 2026.

• Europäische Kommission: Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung: Einwilligung, auf Englisch (geprüft am 3. Oktober 2026).
• Europäische Kommission: Grundsätze der DSGVO: Daten so kurz wie möglich aufbewahren und Fristen festlegen, auf Englisch (geprüft am 3. Oktober 2026).
• Belgische Datenschutzbehörde: Rechte der Bürger: Antwort binnen eines Monats, um zwei Monate verlängerbar, auf Niederländisch (geprüft am 3. Oktober 2026).
• Belgische Datenschutzbehörde: das Recht auf Löschung: Ausnahmen, unter anderem bei einer gesetzlichen Pflicht, auf Niederländisch (geprüft am 3. Oktober 2026).
• Belgische Datenschutzbehörde: das Widerspruchsrecht: Gegen Direktwerbung kann jederzeit ohne Begründung widersprochen werden, auf Niederländisch (geprüft am 3. Oktober 2026).

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