Le guide complet du CRM pour associations

Choisir et configurer un CRM : modèle de données, import, listes, grands dons, bénévoles, membres, RGPD et rapports, avec WeGlow CRM et ses prix.

Qu'est-ce qu'un CRM, et en faut-il déjà un ?

Un CRM est un lieu unique où l'on voit qui sont vos soutiens, ce qu'ils ont fait et ce que vous leur avez promis. Jusqu'à quelques centaines de contacts et une personne responsable, un bon tableur peut suffire ; au-delà, un CRM devient rentable.

Un CRM est une mémoire de vos relations

CRM signifie customer relationship management. Pour une association, c'est plus simple : un seul endroit qui note qui sont vos soutiens, ce qu'ils ont fait et ce que vous leur avez promis. Donateurs, bénévoles, membres, sponsors et partenaires y sont ensemble, pour que personne ne reçoive un remerciement un jour et une demande le lendemain comme si vous ne vous connaissiez pas.

Un tableur suffit parfois

Jusqu'à quelques centaines de contacts et une personne qui gère tout, un tableur bien tenu peut suffire. C'est une règle empirique, pas une loi. On le dépasse vite dans ces situations :

• Plusieurs personnes travaillent dans la même liste et s'écrasent mutuellement.
• La même personne apparaît trois fois, orthographiée de trois façons.
• Vous ne savez plus qui a reçu un reçu fiscal ou une lettre de remerciement.
• Les dons sont dans votre banque, dans votre outil de dons et dans un Excel, et aucun total ne correspond.
• Un bénévole part et emporte « sa » liste.
• Quelqu'un demande l'effacement de ses données et vous ne savez pas où elles se trouvent.

Ce qu'un CRM fait pour vous

1. Une fiche par personne avec dons, notes, rendez-vous et consentements.
2. Des listes qui se remplissent seules, par exemple « a donné ces six derniers mois ».
3. Des tâches pour votre équipe, pour que le suivi ne dépende pas de la mémoire.
4. Des rapports pour votre conseil et vos bailleurs.
5. Des droits : qui peut voir et modifier quoi.

Un test honnête

Répondez par oui ou non à trois questions : (1) Plus de deux personnes travaillent-elles avec les données des soutiens ? (2) Avez-vous plus de 500 contacts ? (3) Perdez-vous parfois des opportunités parce que les données sont dispersées ? Deux oui ? Un CRM est probablement rentable. Trois non ? Améliorez d'abord votre tableur avec les règles du chapitre 4.

Exemple chiffré (chiffres inventés)

Une association de 1 200 contacts passe 6 heures par mois à fusionner des listes, corriger des adresses et préparer des listes de reçus. Sur 12 mois, cela fait 72 heures. Si un CRM en économise la moitié, c'est 36 heures : presque une semaine entière de bénévolat à consacrer au contact personnel avec les donateurs. Refaites ce calcul avec vos chiffres.

Liste de contrôle

• Vous savez quels groupes suivre (donateurs, bénévoles, membres, sponsors).
• Vous savez qui peut utiliser le CRM.
• Vous avez un premier objectif : par exemple « remercier chaque donateur sous 48 heures ».

Choisir un CRM : les questions qui comptent

Choisissez un CRM d'après votre propre travail, pas d'après la liste de fonctions. Testez chaque système avec dix questions, repérez les signaux d'alerte et essayez-les avec les mêmes 50 contacts.

Partez de votre travail, pas de la liste de fonctions

Un CRM de soixante fonctions dont vous en utilisez cinq est plus cher et plus difficile que nécessaire. Notez d'abord les cinq choses que votre équipe fait chaque mois, puis testez chaque système à l'aune de celles-ci.

Les dix questions

1. Personnes et organisations : puis-je garder donateurs, bénévoles, membres et sponsors dans un seul fichier, avec une étiquette par rôle ?
2. Dons : les dons arrivent-ils automatiquement depuis mon outil de dons, ou dois-je les ressaisir ?
3. Fiche : vois-je par personne une chronologie avec dons, notes et e-mails ?
4. Listes : puis-je créer des listes intelligentes qui se mettent à jour seules ?
5. Import : puis-je charger ma liste existante, et annuler une erreur ?
6. Droits : puis-je donner aux membres et bénévoles un accès limité ?
7. RGPD : puis-je enregistrer les consentements, effacer des données et voir qui a fait quoi ?
8. Rapports : puis-je produire un rapport pour le conseil sans consultant ?
9. Reçus fiscaux : prend-il en charge les règles de mon pays ?
10. Prix : comment le coût évolue-t-il avec le nombre de contacts, et le nombre d'utilisateurs est-il limité ?

Signaux d'alerte

• Il faut engager un consultant pour démarrer.
• Vous ne pouvez pas réexporter vos données dans un format courant (CSV, Excel).
• Le prix n'est pas sur le site.
• Chaque utilisateur ou module supplémentaire coûte en plus, et le total n'est pas clair.
• Le fournisseur ne peut pas dire où vos données sont stockées (dans l'UE ou non).

Une grille de notation à copier

Système : [nom]. Par critère 0 (non), 1 (en partie), 2 (oui) : rôles dans un fichier [ ], dons automatiques [ ], chronologie [ ], listes intelligentes [ ], import avec annulation [ ], droits [ ], outils RGPD [ ], rapports [ ], reçus fiscaux [ ], prix clair [ ]. Total : [ ]/20. Remarques : [ ].

Comment tester ?

1. Choisissez deux ou trois systèmes.
2. Chargez les mêmes 50 contacts de test dans chacun (inventés ou anonymisés).
3. Demandez à deux collègues d'exécuter les mêmes cinq tâches : enregistrer un don, créer une liste, ajouter une note, consulter un rapport, supprimer une personne.
4. Notez le temps pris et où ils ont bloqué.

Qui décide ?

Faites participer à la décision ceux qui y travaillent chaque jour, pas seulement le président ou le bénévole informaticien. Un CRM que personne ne veut ouvrir est une archive coûteuse.

Votre modèle de données : quoi conserver, et quoi non

Gardez votre modèle de données petit : ne conservez que ce que vous utilisez vraiment. Quatre briques suffisent : personne, don, relation et moment de contact.

Restez petit

Un modèle de données est la liste de ce que vous suivez et de la façon dont les éléments sont liés. Moins il y a de champs, plus vos données restent fiables. Une règle empirique courante : ne gardez que ce que vous utilisez vraiment.

Les quatre briques

1. Personne : nom, langue, e-mail, adresse, téléphone (seulement le nécessaire).
2. Don : montant, date, source (site, virement, événement), destination.
3. Relation : rôle (donateur, bénévole, membre, sponsor), foyer ou organisation de la personne.
4. Contact : note, conversation, e-mail, visite, avec la date et l'auteur.

Champs minimaux par personne

• Prénom et nom dans des champs séparés.
• Langue (nl, fr, en) : indispensable en Belgique.
• Adresse e-mail, facultative.
• Adresse postale dans des champs fixes (rue, numéro, code postal, commune, pays).
• Source : d'où vient cette personne ?
• Consentement pour l'e-mail et pour le courrier, avec la date.
• Étiquettes pour les rôles et les centres d'intérêt.

Ce qu'il vaut mieux ne pas conserver

• Données sensibles (santé, religion, opinion politique) sauf nécessité réelle et base légale.
• Texte libre avec des opinions sur les gens. Rédigez les notes comme si la personne pouvait les lire, car elle a le droit d'accéder à ses données.
• Données de personnes à qui vous n'avez plus parlé depuis des années sans raison de les garder.

Étiquettes ou champs ?

Utilisez des étiquettes pour ce que quelqu'un est ou souhaite (par exemple « bénévole », « intéressé par les legs ») et des champs pour les faits que vous voulez filtrer ou compter (par exemple année de naissance, numéro de membre). Commencez avec dix étiquettes et n'en ajoutez que si votre équipe les connaît.

Conventions de saisie

Conventions : 1. Majuscules comme dans un nom (« Jan De Smet », pas « JAN DE SMET »). 2. Un espace, pas d'espaces aux extrémités. 3. Pays en code à deux lettres ou en toutes lettres, jamais les deux. 4. Téléphone avec indicatif (+32). 5. Une valeur vide reste vide, ne saisissez jamais « n/a » ni un tiret.

Foyers

Quand deux personnes vivent à la même adresse et donnent ensemble, enregistrez une relation de foyer plutôt qu'une fiche avec deux noms. Vous envoyez ainsi un seul courrier mais pouvez toujours remercier chaque personne.

Liste de contrôle

• Votre liste de champs tient sur une page.
• Pour chaque champ, vous savez qui le remplit et pourquoi.
• Vous avez un court guide avec les conventions de saisie.

Importer et nettoyer sans paniquer

Nettoyez d'abord, importez ensuite. Rassemblez vos sources, travaillez sur une copie, cherchez les doublons et commencez par 20 lignes pour un test.

D'abord nettoyer, ensuite importer

La plupart des projets CRM échouent non à cause du logiciel mais à cause de données en désordre recopiées sans contrôle. Prenez une semaine pour le nettoyage. Cela paie à chaque étape suivante.

Six étapes

1. Rassemblez toutes les sources : liste de membres, liste d'envoi, liste de bénévoles, export des dons, caisses d'événements et liste du trésorier.
2. Faites une copie. Ne travaillez jamais dans l'original.
3. Une seule structure de colonnes : prénom, nom, e-mail, langue, rue, numéro, code postal, commune, pays, téléphone, source, rôle, consentement e-mail (oui/non), date du consentement.
4. Chercher les doublons : triez par e-mail et par nom avec code postal. Attention à « Jan De Smet », « J. Desmet » et « Jan de smet ».
5. Données erronées et manquantes : e-mails sans « @ », codes postaux avec des lettres, noms vides. Gardez un onglet « à vérifier ».
6. Consentement : mettez « oui » seulement si vous pouvez prouver que la personne l'a donné. Un doute ? Mettez « non » et redemandez.

Ce que vous jetez

• Adresses manifestement périmées (courrier retourné, rebond d'e-mail).
• Lignes de test et adresses internes.
• Personnes désinscrites ou ayant demandé l'effacement.

L'import lui-même

1. Commencez avec 20 lignes en test.
2. Vérifiez comment chaque colonne a été associée, surtout langue et consentement.
3. Lisez le récapitulatif : combien de nouveaux, de mis à jour, d'ignorés ?
4. Appliquez ensuite la liste complète.
5. Contrôlez 10 personnes au hasard après l'import.

Exemple chiffré (chiffres inventés)

Vous avez trois listes : 600 membres, 900 abonnés et 300 donateurs, soit 1 800 lignes. Après nettoyage, 450 lignes sont des doublons, 60 périmées et 30 sans adresse utilisable. Vous importez 1 260 personnes uniques. Sans nettoyage, vous auriez eu 1 800 fiches, dont 540 inutilisables ou en double : certains donateurs auraient reçu jusqu'à trois e-mails.

Modèle : colonnes pour votre import

prénom | nom | e-mail | langue | rue | numéro | code postal | commune | pays | téléphone | source | rôle | consentement e-mail | date du consentement

Si ça tourne mal malgré tout

Un bon système permet d'annuler un import et conserve la source de chaque import. Demandez-le lors de votre choix (chapitre 2), car c'est la différence entre une erreur de cinq minutes et une erreur d'une semaine.

Segmenter et listes qui se mettent à jour seules

Une liste est une question, pas un fichier : une liste intelligente se recalcule seule. Commencez par les dix listes dont toute association a besoin et décidez pour chacune qui fait quoi.

Une liste est une question, pas un fichier

Une bonne liste répond à une question : « qui a donné ces six derniers mois ? », « qui est bénévole et parle français ? », « qui a donné avant mais plus depuis plus d'un an ? ». Une liste intelligente recalcule cette question seule, pour que vous n'utilisiez jamais une vieille copie.

Dix listes dont toute association a besoin

1. Nouveaux soutiens (30 derniers jours).
2. Donateurs de la dernière année.
3. Donateurs mensuels.
4. Donateurs inactifs (ont donné avant, pas cette année).
5. Donateurs au-dessus d'un seuil que vous choisissez, à suivre personnellement.
6. Premiers dons de ce mois (pour un remerciement supplémentaire).
7. Bénévoles.
8. Membres sur le point de renouveler.
9. Par langue : néerlandais, français, anglais.
10. Sans consentement e-mail (pour savoir qui vous ne pouvez contacter que par courrier, ou pas du tout).

Segments basés sur les dons : récence, fréquence, montant

Une technique courante en collecte de fonds regarde trois choses : la récence du don, sa fréquence et son montant. Nul besoin de formule. Un début simple : appelez « chaud » quelqu'un ayant donné ces 12 derniers mois, « tiède » entre 13 et 36 mois, « froid » ensuite. Adoptez un ton différent par groupe.

Des listes avec suivi

Pour chaque liste, convenez de qui fait quoi. Une liste que personne ne suit est un fichier qui s'entasse. Par exemple : « Chaque lundi, Sofie passe en revue les premiers dons de la semaine passée et écrit une ligne personnelle à chacun. »

Modèle : accord par liste

Liste : [nom]. Question à laquelle elle répond : [..]. Responsable : [..]. Ce que nous faisons : [..]. Fréquence : [..]. Résultat mesuré : [..].

Exemple chiffré (chiffres inventés)

Vous avez 1 260 contacts : 210 ont donné cette année, 340 avant, 150 sont bénévoles et 560 n'ont jamais donné. Vos donateurs inactifs (340) reçoivent un e-mail chaleureux « voulez-vous nous rejoindre à nouveau ? ». Si 3 pour cent (une hypothèse) redonnent, cela fait environ 10 donateurs retrouvés. C'est souvent plus qu'une nouvelle campagne sans public existant.

Liste de contrôle

• Vos listes sont intelligentes quand c'est possible, manuelles sinon.
• Chaque liste a un nom qui dit ce qu'elle fait.
• Chaque liste a un responsable.
• Chaque année, vous supprimez les listes que personne n'utilise.

Grands dons : un dossier et un suivi serein

Les grands dons naissent de relations, pas de mailings. Suivez chaque opportunité en cinq étapes, avec un responsable et une prochaine étape datée.

Les grands dons naissent de relations, pas de mailings

Les grands dons, subventions et parrainages viennent rarement d'un mailing de masse. Ils naissent dans des conversations qui durent des semaines ou des mois. Un CRM vous aide à suivre cette conversation, pour ne rien oublier et ne pas demander deux fois la même chose.

Qui est un grand donateur ?

C'est à vous de décider. Pour une petite association, ce peut être toute personne au-dessus de 500 euros par an, pour une plus grande 5 000 euros. Choisissez un seuil et notez-le. Regardez aussi les personnes qui donnent souvent de petits montants, les entreprises de votre région et les fondations locales.

Le parcours en cinq étapes

1. Identifier : qui pourrait donner ? Utilisez vos listes (chapitre 5).
2. Faire connaissance : un contact personnel, une visite du projet, un café.
3. Demander : une demande concrète pour un objectif concret, avec un montant.
4. Décision : un oui, un non ou un « plus tard ». Notez quand vous rappelez.
5. Remercier et rendre compte : personnellement, rapidement et avec un rapport sur ce que l'argent a permis.

Ce que vous suivez par opportunité

• Qui est le contact et qui, chez vous, gère la relation.
• Le montant et la destination.
• L'étape (exploration, conversation, proposition, attente, décidé).
• La prochaine étape, avec une date.
• Documents : proposition, lettre, convention.
• Une raison si cela n'a pas abouti, pour apprendre plus tard.

Parrainage

Un contrat de parrainage a une durée, un montant, des contreparties et une date de renouvellement. Inscrivez la date de renouvellement dans votre agenda trois mois à l'avance et convenez de qui appelle.

Modèle : première demande à une entreprise locale

Bonjour [nom], merci d'avoir visité notre projet. Vous avez vu comment nous [travail concret]. [L'entreprise] accepterait-elle de nous soutenir à hauteur de [montant] pour [objectif] ? Nous assurerons [contrepartie] et un rapport en [mois]. Puis-je appeler la semaine prochaine pour connaître votre avis ?

Exemple chiffré (chiffres inventés)

Vous avez 10 opportunités sérieuses de 3 000 euros en moyenne. Si vous en remportez 3, cela fait 9 000 euros. Si vous gardez aussi les 7 autres au chaud pendant l'année avec une mise à jour et un merci, certaines diront peut-être oui l'an prochain.

Liste de contrôle

• Votre seuil de « grand donateur » est noté.
• Chaque opportunité a un responsable et une prochaine étape datée.
• Les documents sont dans le dossier, pas dans la boîte mail de quelqu'un.
• Chaque semaine, vous passez en revue les opportunités dont l'étape est en retard.

Bénévoles et membres dans le même système

Qui aide donne souvent aussi. Gardez bénévoles et membres à côté des donateurs dans une fiche par personne, et prévoyez des remerciements et des rappels réguliers.

Qui aide donne souvent aussi, et inversement

Beaucoup d'associations gardent les bénévoles dans un tableau, les membres dans un autre et les donateurs dans un troisième. Résultat : personne ne sait que le bénévole qui aide chaque samedi donne aussi depuis trois ans, ni qu'un membre qui n'a pas renouvelé reste un donateur fidèle.

Bénévoles : ce que vous suivez

• Coordonnées et numéro d'urgence.
• Disponibilités (jours, horaires) et compétences.
• Créneaux ou événements auxquels ils ont participé.
• Documents ou vérifications requis, si votre activité l'exige (par exemple travail avec des enfants).
• Reconnaissance : quand quelqu'un a-t-il reçu un merci pour la dernière fois ?

Bénévoles : un cycle simple

1. S'inscrire via un formulaire sur votre site.
2. Faire connaissance par un entretien ou une visite.
3. Planifier sur des créneaux adaptés.
4. Rappeler la veille.
5. Remercier dans la semaine, et une fois par an en grand.

Membres : ce que vous suivez

• Numéro de membre, date de début et d'échéance.
• Cotisation et statut de paiement.
• Participation aux réunions de membres, avec inscription et questions éventuelles.
• Documents, comme une demande signée.

Renouveler sans tracas

Envoyez un premier rappel 30 jours avant l'échéance, un deuxième 7 jours avant et un dernier le jour même. Gardez un ton aimable et donnez un seul lien pour payer.

Modèle : rappel d'adhésion

Bonjour {{first_name}}, votre adhésion à [nom de l'association] expire le [date]. Grâce à des membres comme vous, nous pouvons [résultat]. Renouvelez votre adhésion en deux minutes : [lien]. Des questions ? Répondez à cet e-mail.

Modèle : message après un créneau de bénévolat

Bonjour [prénom], merci pour votre aide samedi. Grâce à vous, nous avons pu [résultat concret]. Les prochains créneaux sont ici : [lien]. Si vous voulez changer vos disponibilités, dites-le-nous.

Exemple chiffré (chiffres inventés)

Vous avez 80 bénévoles, dont 30 donnent aussi. Cela fait 37,5 pour cent. Sans système partagé, vous ne le saviez pas et vous leur demandiez de l'argent chaque année comme à des inconnus. Avec un seul système, vous remerciez leur don dans les mêmes échanges que leurs heures.

Liste de contrôle

• Chaque bénévole et chaque membre a une fiche qui montre aussi ses dons.
• Vous avez un cycle de remerciement fixe pour les bénévoles.
• Les e-mails de renouvellement sont prêts.

RGPD dans votre CRM : effacement, accès et droits

Un CRM facilite le RGPD si vous savez répondre à six questions : pourquoi, sur quelle base, combien de temps, qui y a accès, comment effacer et que faire en cas de fuite. Donnez un rôle à chaque membre de l'équipe.

Un CRM facilite le RGPD, à condition de bien l'utiliser

Ceci n'est pas un avis juridique ; pour votre situation, consultez l'autorité de protection des données ou un juriste. Les bases sont toutefois claires : vous conservez des données de personnes, vous devez donc savoir pourquoi, combien de temps, qui y a accès et comment les effacer.

Les six questions

1. Pourquoi avez-vous ces données ? Chaque type de donnée a une finalité : traiter un don, envoyer un reçu, envoyer une lettre d'information.
2. Sur quelle base ? Par exemple le consentement (lettre d'information) ou une obligation légale (reçus, comptabilité).
3. Combien de temps les gardez-vous ? Fixez des durées par écrit. Par exemple : données comptables pendant la durée légale, consentement e-mail jusqu'au retrait.
4. Qui y a accès ? Seulement ceux qui en ont besoin.
5. Pouvez-vous consulter, corriger et effacer les données ? Quelqu'un peut le demander ; vous devez répondre dans un délai d'un mois (en néerlandais), prolongeable de deux mois pour les demandes complexes.
6. Et en cas de fuite de données ? Qui signale quoi à qui ? Mettez-le dans une courte procédure.

Accès par rôle

Une bonne répartition : administrateur (tout, réglages, effacement), éditeur (mettre à jour les données et enregistrer les dons) et lecteur (consultation seulement, par exemple pour le conseil). Ne donnez pas à tout le monde les droits d'administrateur, même par commodité.

Traces

Un journal montrant qui a modifié quoi aide en cas d'erreur et face aux questions de l'autorité. Demandez un tel journal lors de votre choix.

Que faire en cas de demande d'effacement

1. Vérifiez l'identité du demandeur.
2. Retrouvez la personne dans le CRM et dans vos autres systèmes (e-mail, tableur, dossier papier).
3. Effacez ce que vous pouvez effacer, car l'effacement connaît des exceptions (en néerlandais). Conservez ce que la loi impose, comme les données comptables, et expliquez pourquoi.
4. Confirmez par écrit.
5. Notez la demande (sans les données effacées).

Modèle : réponse à une demande d'effacement

Bonjour [nom], nous avons bien reçu votre demande du [date]. Nous avons supprimé vos données de nos listes et systèmes, à l'exception de [données] que nous devons légalement conserver jusqu'au [date]. Vous ne recevrez plus d'e-mails de notre part. Pour toute question, répondez simplement. [Nom, fonction]

Liste de contrôle

• Vous avez un registre de l'endroit où vous conservez des données personnelles.
• Les rôles sont définis : tout le monde n'est pas administrateur.
• Vous connaissez la procédure pour une demande d'effacement ou d'accès.
• Les consentements figurent dans la fiche avec une date.
• Vous avez un accord de sous-traitance avec votre fournisseur de CRM.

Rapports pour le conseil et les donateurs

Un rapport est une histoire avec des chiffres. Le conseil veut six chiffres et une phrase : cela va-t-il bien ou non ? Les donateurs veulent savoir ce que leur argent a permis.

Un rapport est une histoire avec des chiffres

Un conseil veut savoir si tout va bien et ce qu'il doit décider. Un donateur veut savoir ce que son argent a fait. Le même CRM peut fournir les deux si vos données sont en ordre.

Six chiffres pour le conseil

1. Total collecté cette année, comparé à l'an dernier.
2. Nombre de donateurs et nouveaux donateurs.
3. Don moyen.
4. Fidélisation : quelle part des donateurs de l'an dernier a redonné cette année ?
5. Donateurs mensuels et leur valeur annuelle.
6. Coût par euro collecté (frais de collecte divisés par les recettes).

Calculer la fidélisation (chiffres inventés)

L'an dernier, 400 personnes ont donné. Cette année, 260 d'entre elles ont redonné. La fidélisation est de 260 divisé par 400, soit 65 pour cent. Avec 180 nouveaux donateurs, vous avez 440 donateurs cette année. Si vous voulez faire grandir le noyau, travaillez la fidélisation avant d'investir plus dans l'acquisition : il est souvent moins coûteux de garder les donateurs existants.

Un rapport pour le conseil : plan

1. Une phrase : tout va-t-il bien ou non ?
2. Six chiffres avec comparaison.
3. Trois faits marquants (un grand don, un sponsor perdu, une action réussie).
4. Risques : qu'est-ce qui pourrait mal tourner ?
5. Décisions : que demandez-vous au conseil ?

Modèle de phrase d'ouverture : « À fin [mois], nous avons collecté [montant], soit [x] % de plus/moins que l'an dernier. La fidélisation des donateurs est de [x] %. Nous demandons au conseil de décider de [sujet]. »

Un rapport pour les donateurs

Ce n'est pas un rapport financier mais une histoire : qu'est-ce qui a changé grâce aux dons ? Une photo, un chiffre, une citation. Envoyez-le aussi à ceux qui ne reçoivent plus d'e-mails parce qu'ils ont donné juste avant la fin de l'année.

Mesurer la qualité des fiches

• Pourcentage de contacts avec adresse e-mail.
• Pourcentage avec langue renseignée.
• Pourcentage avec consentement valide.
• Nombre de doublons présumés.

Des rapports qui font leur travail

• Planifiez-les à un moment fixe (mensuel ou trimestriel).
• Gardez une seule version des chiffres ; indiquez la date de calcul.
• Conservez chaque rapport en PDF ou Excel pour vos archives.

WeGlow CRM : ce qu'il fait et ce qu'il coûte

WeGlow CRM fait partie de votre tableau de bord WeGlow et réunit donateurs, bénévoles, membres et sponsors au même endroit. Le prix suit le nombre de contacts.

Un CRM dans votre tableau de bord WeGlow

WeGlow CRM fait partie de votre tableau de bord WeGlow et garde donateurs, bénévoles, membres et sponsors au même endroit. Voici ce qui existe réellement dans le logiciel, en lien avec les chapitres de ce guide.

Contacts et fiche

• Une liste consultable de tous ceux qui ont donné, adhéré ou aidé, avec une fiche par personne montrant chronologie, notes, étiquettes, documents, dons, promesses de dons, liens de foyer et consentements.
• Enregistrer un don à la main, par exemple un virement ou un don en espèces.
• Repérer les contacts en double, les afficher côte à côte et les fusionner, avec dons, notes et adhésions.
• Enregistrer les consentements, effacer des données selon le RGPD et tenir un journal de qui a fait quoi.

Import et listes

• Lire un export CSV, Excel ou Mailchimp, vérifier en langage clair ce qui va se passer et annuler tout l'import ensuite. Les contacts qui ont déjà des dons ou de l'activité sont conservés et signalés.
• Listes intelligentes qui se mettent à jour d'après des filtres (par exemple a donné ces six derniers mois), avec filtres par période, étiquettes et champs personnalisés, plus des listes manuelles.

Tâches et grands dons

• Une liste de tâches pour votre équipe avec échéances, catégories, étapes, commentaires et lien vers un contact ou une opportunité.
• Un pipeline pour grands dons, subventions et parrainages avec étapes, progression vers l'objectif, liste de contrôle du dossier avec de vrais fichiers, et clôture ou réouverture avec motif.
• Contrats de parrainage avec formules, budget annuel, étalement mensuel, rappels de renouvellement, factures par contrat et import depuis un tableur.

Bénévoles et membres

• Bénévoles : formulaire d'inscription, validation des demandes, créneaux et événements avec calendrier, disponibilités, compétences, vérification, rappels et e-mails.
• Membres : liste des membres, cotisations et paiements, formulaire d'adhésion avec documents et signatures, événements de membres avec inscription et questions personnalisées, numéros de membre.
• Vous pouvez activer ou désactiver ces modules et le module des reçus fiscaux dans les réglages.

Rapports et reçus

• Rapports sous forme de document, avec des chiffres qui restent vivants au sein de vos propres phrases, une vraie vue tableur et un export Excel. L'impression ou l'enregistrement en PDF passe par la fonction d'impression de votre navigateur. Vous pouvez aussi faire livrer les rapports par e-mail.
• Un onglet Aperçus avec recettes, fidélisation, campagnes et qualité des données.
• Reçus fiscaux : les générer et les envoyer par e-mail, suivre ce qui est envoyé ou en échec et vérifier les données manquantes. Cela dépend du pays de l'organisation.

Droits et Glowie

• Rôles Administrateur, Éditeur et Lecteur, appliqués dans la base de données et pas seulement à l'écran.
• Glowie propose les prochaines actions, suggestions d'appel, idées de listes et constats de rapport. Vous relisez et confirmez : Glowie n'agit pas seule.
• Une connexion Salesforce est disponible dans les réglages d'intégration.

Prix (hors TVA)

WeGlow CRM est une option dont le prix suit le nombre de contacts :

• Starter : jusqu'à 1 000 contacts, 29 euros par mois ou 300 euros par an.
• Growth : jusqu'à 5 000 contacts, 59 euros par mois ou 600 euros par an.
• Scale : jusqu'à 10 000 contacts, 89 euros par mois ou 900 euros par an.
• Pro : jusqu'à 25 000 contacts, 149 euros par mois ou 1 500 euros par an.

Vérifiez les prix actuels dans votre tableau de bord. Essayez-le dans votre tableau de bord WeGlow : importez une liste d'essai de 50 contacts, créez une liste intelligente et enregistrez un don.

À lire aussi

Pour aller plus loin :

• CRM pour votre association : choisir, configurer, utiliser
• Le guide complet de la collecte de fin d'année
• Le guide complet de l'événement de collecte

Sources

Les chiffres d'exemple de ce guide sont inventés et signalés comme tels ; les règles empiriques sont présentées comme telles. Les fonctions et prix WeGlow proviennent de notre propre logiciel et grille tarifaire (hors TVA). Vérifiez les prix actuels dans votre tableau de bord. Vérifié le 2 octobre 2026, sources externes le 3 octobre 2026.

• Commission européenne : bases légales du traitement des données : consentement, en anglais (vérifié le 3 octobre 2026).
• Commission européenne : principes du RGPD : conserver les données le moins longtemps possible et fixer des délais, en anglais (vérifié le 3 octobre 2026).
• Autorité de protection des données (Belgique) : droits des citoyens : réponse sous un mois, prolongeable de deux mois, en néerlandais (vérifié le 3 octobre 2026).
• Autorité de protection des données (Belgique) : droit à l'effacement : exceptions, notamment en cas d'obligation légale, en néerlandais (vérifié le 3 octobre 2026).
• Autorité de protection des données (Belgique) : droit d'opposition : en matière de prospection, on peut toujours s'opposer sans motif, en néerlandais (vérifié le 3 octobre 2026).

Encore de Glowie

• Données des donateurs et RGPD : consentement, durée, accès
• Gérer bénévoles et membres dans une seule base
• Passer d'Excel à un CRM : importer ses donateurs
• Segmenter ses donateurs : listes intelligentes
• Suivre ses grands donateurs et sponsors

En savoir plus sur WeGlow

• Comment fonctionne WeGlow
• Tarifs
• Notre histoire