Benefiz-Weihnachtsessen in Belgien: Tickets und Tische

Ein Weihnachtsessen oder Brunch planen: Preis pro Gedeck, Tickets, Sitzordnung und Dank. Das Gedeck ist eine Gegenleistung und gibt keine Steuerbescheinigung.

Kurz gesagt Ein Weihnachtsessen oder Weihnachtsbrunch für den guten Zweck lässt sich in sechs Wochen vorbereiten: Saal, Menü, Tickets, Sitzordnung, Dank. Der Gedeckpreis ist eine Gegenleistung und berechtigt daher nicht zu einer Steuerbescheinigung. Nur eine getrennte Spende ohne Gegenleistung von mindestens 40 € an eine anerkannte Einrichtung eröffnet die Steuerermäßigung von 30 %.

Dieser Artikel beschreibt die Regeln in Belgien.

Ein gemeinsames Essen gelingt, woran ein Spendenaufruf oft scheitert: Menschen an einem Tisch für ein Anliegen zusammenzubringen. Hier lesen Sie, wie Sie das Format wählen, den Gedeckpreis festlegen, Tickets und Tische verwalten und Ihren Gästen danken, ohne zu versprechen, was das Gesetz nicht bestätigt.

Abendessen, Brunch oder Kaffeenachmittag: Welches Format passt?

Das Format hängt von Ihrem Team und Ihrem Publikum ab. Ein Brunch am Vormittag passt zu Familien und älteren Menschen. Ein Abendessen zieht leichter Unternehmen und Freunde des Vereins (vzw oder asbl, die belgische Vereinigung ohne Gewinnzweck) an.

  • Sonntagsbrunch: 2 bis 3 Stunden, 40 bis 80 Gäste, einfacher Service.
  • Abendessen mit festen Plätzen: 3 bis 4 Stunden, ein Caterer oder ein Team von Freiwilligen kocht.

Zum Vergleich mit anderen Aktionen lesen Sie unsere Ideen für eine Weihnachtsaktion eines Vereins in Belgien.

Gedeckpreis und Budget festlegen

Der Gedeckpreis muss zuerst Ihre Kosten decken: Essen, Getränke, Saalmiete, Versicherung, Dekoration. Was nach den Ausgaben übrig bleibt, ist der Gewinn für Ihr Anliegen. Berechnen Sie, ab wie vielen Gästen Ihre Kosten gedeckt sind, bevor Sie den Verkauf starten.

Ein Planungsbeispiel zum Anpassen: Bei 60 Gästen und 25 € Kosten pro Person brauchen Sie 1.500 €, um die Ausgaben zu decken. Ein Ticket für 45 € lässt dann 20 € pro Gast übrig, also 1.200 € für den guten Zweck, wenn der Saal voll ist.

Tickets, Tische und Platzierung

Verkaufen Sie Tickets im Voraus, nie nur an der Tür. Eine begrenzte Platzzahl schafft Dringlichkeit und verhindert, dass Sie für Geister kochen. Legen Sie einen Anmeldeschluss fest, zum Beispiel 10 Tage vor dem Essen, damit Sie möglichst genau bestellen können.

  1. Einzelticket: einfach, geeignet für Paare und kleine Gruppen.
  2. Ganzer Tisch mit 8 bis 10 Personen: ideal für ein Unternehmen, eine Schule oder eine große Familie.
  3. Patentisch: Das Unternehmen zahlt den Tisch und lädt Freiwillige oder Begünstigte ein.

Der Gedeckpreis ist keine absetzbare Spende

Der Gedeckpreis ist eine Gegenleistung: Der Gast erhält eine Mahlzeit im Austausch für seine Zahlung. Laut dem FÖD Finanzen (SPF Finances, die belgische Bundessteuerverwaltung) muss eine Spende, die zur Steuerermäßigung berechtigt, ohne Gegenleistung erfolgen. Ein Essensticket führt daher nicht zu einer Steuerbescheinigung.

Für Spender an eine anerkannte Einrichtung beträgt die Ermäßigung 30 % des Betrags auf der Bescheinigung für Spenden seit dem 1. Januar 2025 (zuvor 45 %). Das Minimum liegt bei 40 € pro Jahr und Einrichtung, und die Spende muss persönlich und endgültig sein. Sammelaktionen und Mitgliedsbeiträge mit Gegenleistung sind ausgeschlossen.

Können Sie zusätzlich zum Ticket eine Spende anbieten? Ja, als getrennte und freiwillige Geste, aber nur, wenn Ihr Verein vom Finanzminister anerkannt ist. Wir konnten nicht bestätigen, wie ein Betrag über dem Gedeckpreis zu behandeln ist: Fragen Sie den FÖD Finanzen, bevor Sie ihn ankündigen.

Tombola oder Versteigerung beim Essen

Eine Tombola ist ein Klassiker des Abends, aber es gibt Regeln. Ohne Genehmigung darf ein vom Gemeindekollegium anerkannter Verein bis zu vier pro Jahr veranstalten, im Rahmen der Gemeinde.

  • Höchstens 5 € pro Los und 1.000 Lose pro Tombola.
  • Nur Sachpreise mit einem Handelswert von höchstens 500 €.
  • Mindestens 70 % der Einnahmen gehen an den guten Zweck.

Darüber hinaus brauchen Sie die Genehmigung der Gemeinde. Was die Gemeinde verlangt, um einen Verein zu „anerkennen“, ist unterschiedlich: Fragen Sie bei Ihrer Gemeinde nach. Für den Online-Verkauf von Losen wenden Sie sich an die Nationallotterie. Vermeiden Sie ein „Weihnachtsbingo“: Bingo fällt unter die Glücksspielkommission.

Ihren Gästen danken

Ein Dank sorgt dafür, dass die Menschen im nächsten Jahr wiederkommen. Bedanken Sie sich mündlich beim Essen und danach schriftlich innerhalb von 48 Stunden: eine kurze Nachricht, die gesammelte Summe und was sie ermöglicht, mit einem Foto, wenn die Personen zugestimmt haben.

Bewahren Sie die Gästeliste mit deren Einwilligung auf, um ihnen danach zu schreiben. Gehen Sie bei jeder Spendenmail davon aus, dass eine vorherige Zustimmung nötig ist, mit einem Abmeldelink in jeder Nachricht. Die Nationalregisternummer wird nur für die Ausstellung einer Bescheinigung erfragt, und erst dann.

Ein Zeitplan über sechs Wochen

Sechs Wochen reichen für ein Essen mit 40 bis 80 Personen. Passen Sie diesen Kalender an Ihr Team an.

  1. Sechs Wochen vorher: Datum, Saal, Budget und Gedeckpreis festlegen.
  2. Fünf Wochen vorher: Caterer oder Menü wählen, 8 bis 12 Freiwillige gewinnen.
  3. Vier Wochen vorher: Ticketverkauf und Spendenseite öffnen.
  4. Zehn Tage vorher: Anmeldungen schließen, Sitzordnung abschließen.
  5. Nach dem Essen: innerhalb von 48 Stunden danken und die Summe bekannt geben.

Die Schritte im Detail finden Sie in unserem Leitfaden, wie Sie eine Weihnachtsaktion in Belgien organisieren.

So geht es mit WeGlow.world

Ein Essen dauert einen Abend, aber Ihr Anliegen verdient Unterstützung davor und danach. Mit WeGlow.world richten Sie eine Spendenseite in drei Schritten ein: Betrag, Kontaktdaten, Übersicht. Sie nimmt einmalige und monatliche Spenden an und funktioniert auf dem Smartphone. Gäste, die nicht kommen können, spenden aus der Ferne.

Jede Gastgeberin und jeder Gastgeber eines Tisches kann eine eigene Aktionsseite starten und das Umfeld einladen, das Essen zu unterstützen. Sie können einen Dankestext speichern, der nach jeder Spende verschickt wird. Ist Ihr Verein anerkannt, versenden Sie die Steuerbescheinigungen mit einem Klick an alle betroffenen Spender. Sie starten gratis mit einem Konto auf weglow.world.

Um das Fest zu verlängern, bereiten wir vier Weihnachtserlebnisse vor, bis zum offiziellen Start noch ein Konzept. In der Kartenwand ist jede Karte ein Umschlag an einer Schnur, mit Briefmarke: ideal für die guten Wünsche Ihrer Gäste. Im Glow Room fügt jede Spende dem Baum in einem 3D-Wohnzimmer eine Dekoration hinzu. Bereit zum Start? Besuchen Sie das Weihnachtsportal. Erstellen Sie Ihr Konto oder kontaktieren Sie das Team.

Häufige Fragen

Diese fünf Fragen tauchen bei Vereinen, die ein Weihnachtsessen vorbereiten, am häufigsten auf.

Berechtigt der Ticketpreis zu einer Steuerbescheinigung?

Nein. Der Gedeckpreis ist eine Gegenleistung, und eine absetzbare Spende muss ohne Gegenleistung erfolgen. Nur eine getrennte Spende von mindestens 40 € pro Jahr an eine anerkannte Einrichtung eröffnet die Ermäßigung von 30 %.

Kann unser Verein Bescheinigungen ausstellen?

Nur wenn er vom Finanzminister anerkannt oder im Gesetz genannt ist. Ohne Anerkennung kündigen Sie Ihren Gästen keinen Abzug an. Erkundigen Sie sich beim FÖD Finanzen.

Wann erhalten Spender ihre Bescheinigung?

Organisationen versenden sie in der Regel im März oder April des Folgejahres. Eine Spende zum Jahresende muss spätestens am 31. Dezember bezahlt sein, um für das Jahr zu zählen: Lassen Sie sich diese Regel vom FÖD Finanzen bestätigen.

Können wir beim Essen eine Tombola veranstalten?

Ja, innerhalb der Grenzen von 5 € pro Los, 1.000 Losen und 500 € an Sachpreisen, für einen von der Gemeinde anerkannten Verein. Darüber hinaus bitten Sie das Gemeindekollegium um Genehmigung.

Brauchen wir eine Einwilligung, um Gäste nach dem Essen anzuschreiben?

Gehen Sie bei jeder Spendenmail davon aus. Die Ausnahme des „Soft-Opt-in“ ist an den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung gebunden, und wir konnten nicht bestätigen, dass eine Spende darunter fällt. Fügen Sie einen Abmeldelink bei.

Quellen

Artikel