Die Weihnachtsmail an Spender: drei vollständige Beispiele

Drei vollständige Weihnachtsmails für Ihre Spender in Belgien: Einladung, Zwischenstand und Dank, mit Betreffzeilen, Buttons und dem Rahmen zur Einwilligung.

Kurz gesagt Drei Mails genügen für eine Weihnachtsaktion: eine Einladung etwa drei Wochen vor dem Ende, ein Zwischenstand zur Halbzeit und ein Dank binnen 48 Stunden nach Abschluss. Jede Mail hat ein einziges Ziel, einen kurzen Betreff und einen Button. Hier finden Sie die vollständigen Texte zum Anpassen, mit dem Rahmen zur Einwilligung.

Dieser Artikel beschreibt die Regeln in Belgien.

Sie haben eine Spenderliste, eine Weihnachtsaktion, die gleich startet, und wenig Zeit. Dieser Leitfaden gibt Ihnen drei Mails zum Anpassen, eine Tabelle für den richtigen Zeitpunkt und das, was zur Einwilligung in Belgien bestätigt ist. Für die Aktion selbst lesen Sie unseren Sechswochenplan und unsere Ideen für eine Weihnachtsaktion.

Drei Mails, drei Aufgaben

Jede Mail tut nur eine Sache. Die Einladung eröffnet die Aktion, der Zwischenstand zeigt, dass die Spenden etwas bewirken, und der Dank schließt den Kreis und bereitet das nächste Jahr vor.

  • Ein Ziel pro Mail, ein Hauptbutton.
  • Ein kurzer Betreff, der sagt, worum es geht, ohne schreiende Großbuchstaben.
  • Ein Abmeldelink in jeder Nachricht.

Mail 1: die Einladung

Versenden Sie sie etwa drei Wochen vor dem Ende, solange Ihr Publikum noch erreichbar ist. Sie stellt die Aktion vor, das Ziel in Euro und das Enddatum. Die Namen und Zahlen unten sind erfunden: Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

Betreff: Zu Weihnachten gibt es dieses Jahr einen Platz mehr am Tisch
Vorschautext: Unsere Weihnachtsaktion beginnt, so machen Sie mit.
Button: Ich unterstütze die Weihnachtsaktion

Guten Tag {{Vorname}},
Jeden Winter bereitet unser Verein warme Mahlzeiten für die Familien in unserem Viertel zu. Dieses Jahr möchten wir 120 Weihnachtsmahlzeiten anbieten, und dafür brauchen wir Sie.
Unsere Weihnachtsaktion beginnt heute und endet am 31. Dezember. Das Ziel: 3.000 €, also 25 € pro Mahlzeit. Jede Spende, ob groß oder klein, zählt, und Sie können auch monatlich spenden.
[Ich unterstütze die Weihnachtsaktion]
Danke, dass Sie an unserer Seite stehen,
Das Team von [Name des Vereins]

Mail 2: der Zwischenstand

Versenden Sie ihn zur Halbzeit der Aktion, zum Beispiel zwei Wochen nach der Einladung. Er zeigt den Fortschritt und schlägt einen klaren nächsten Schritt vor, für alle, die noch nicht gespendet haben, ebenso wie für alle, die es schon getan haben.

Betreff: Schon 62 Mahlzeiten geschenkt, 58 fehlen noch
Vorschautext: Danke an alle, die schon gespendet haben, so geht es weiter.
Button: Noch eine Mahlzeit schenken

Guten Tag {{Vorname}},
Dank Ihnen haben wir schon genug für 62 Weihnachtsmahlzeiten gesammelt. Danke an jede und jeden von Ihnen.
Uns fehlen noch 58 bis zum Ziel, und die Aktion endet am 31. Dezember. Wenn Sie schon gespendet haben, können Sie diese Mail an eine Ihnen nahestehende Person weiterleiten: Jede Weiterleitung bringt uns dem Ziel näher.
[Noch eine Mahlzeit schenken]
Herzliche Grüße,
Das Team von [Name des Vereins]

Nennen Sie nur Beträge, die wirklich eingegangen sind.

Mail 3: der Dank

Versenden Sie ihn binnen 48 Stunden nach dem Ende der Aktion an alle Spenderinnen und Spender. Er dankt, nennt das tatsächliche Ergebnis und kündigt an, wie es weitergeht, ohne neue Spendenbitte.

Betreff: Danke: Ihre Spenden haben 118 Teller gefüllt
Vorschautext: Das Ergebnis unserer Weihnachtsaktion, dank Ihnen.
Button: Die Weihnachtsfotos ansehen

Guten Tag {{Vorname}},
Unsere Weihnachtsaktion ist zu Ende. Dank Ihnen und mehr als 100 weiteren Spenderinnen und Spendern konnten wir 118 Mahlzeiten an Familien im Viertel anbieten. Die Mahlzeiten werden in den nächsten Tagen an die Familien verteilt.
Im Januar erzählen wir Ihnen, wie es weiterging, mit Fotos und Neuigkeiten.
[Die Weihnachtsfotos ansehen]
Ein riesiges Dankeschön,
Das Team von [Name des Vereins]

Ist Ihr Verein anerkannt, fügen Sie einen Satz zur Steuerbescheinigung hinzu, zum Beispiel: „Die Steuerbescheinigungen werden im Frühjahr verschickt.“ Ohne Anerkennung erwähnen Sie keinerlei steuerlichen Vorteil.

Tabelle: Zeitpunkt, Ziel, Betreff, Button

Diese Tabelle fasst die drei Versendungen zusammen. Die Zeitpunkte sind ein Planungsvorschlag, keine Regel: Passen Sie sie an die tatsächliche Dauer Ihrer Aktion an.

ZeitpunktZielBeispiel für den BetreffText des Buttons
3 Wochen vor dem EndeAktion eröffnen, zum Spenden bewegenZu Weihnachten gibt es dieses Jahr einen Platz mehr am TischIch unterstütze die Weihnachtsaktion
Halbzeit der AktionFortschritt zeigen, erinnernSchon 62 Mahlzeiten geschenkt, 58 fehlen nochNoch eine Mahlzeit schenken
Binnen 48 Stunden nach dem EndeDanken, Ergebnis nennenDanke: Ihre Spenden haben 118 Teller gefülltDie Weihnachtsfotos ansehen

Einwilligung und Datenschutz: was bestätigt ist

Die Gegevensbeschermingsautoriteit, französisch Autorité de protection des données (APD), ist die belgische Datenschutzbehörde. Das konnten wir in ihren Dokumenten lesen, geprüft am 9. Oktober 2026. Der Rest ist nicht bestätigt, und wir sagen Ihnen, wen Sie fragen können.

  • Für elektronische Werbung (Mail, SMS) gilt als Grundsatz die vorherige Einwilligung.
  • Eine Einwilligung muss freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig sein, und vorangekreuzte Kästchen sind nicht zulässig.
  • Das Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung ist bedingungslos: Sehen Sie in jeder Nachricht einen Abmeldelink vor.
  • Die Ausnahme „Soft Opt-in“ ist an den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung gebunden. Wir konnten nicht bestätigen, dass eine Spende darunter fällt.

Gehen Sie also von der Einwilligung aus, nicht von einer bloßen Beziehung zur Spenderin oder zum Spender. Das Referenzdokument, die Empfehlung 01/2025 zur Direktwerbung, wurde in der Konsultationsfassung gelesen, und ihr endgültiger Status ist nicht bestätigt. Wenn Sie bei Ihrer Liste unsicher sind, fragen Sie vor dem Versand die APD oder eine Rechtsberatung.

So geht es mit WeGlow.world

Mit WeGlow.world erstellen Sie eine Spendenseite in drei Schritten: Betrag, Angaben, Zusammenfassung. Spenden können einmalig oder monatlich sein, jeweils mit eigenen Beträgen. Auf diese Seite zeigen Ihre Buttons. Die Spendenseite fragt nach einem Vornamen und einer Mailadresse.

Nach einer Spende geht automatisch eine Dankesmail hinaus, wenn der Verein einen Dankestext geschrieben hat: Bereiten Sie ihn vor dem Start der Aktion vor. Ist der Verein anerkannt, verschicken Sie die Steuerbescheinigungen danach mit einem Klick an die berechtigten Spenderinnen und Spender, das geschieht jedoch nicht automatisch.

Die vier Weihnachtserlebnisse sind bis zum offiziellen Start Konzepte. Die Kartenwand hängt Umschläge an eine Schnur, wobei jede Karte eine Briefmarke ist: ein schönes Ziel für den Button der Mail 3. Für eine rein digitale Aktion lesen Sie unseren Leitfaden zur Online-Weihnachtsaktion und entdecken Sie die Seite für Weihnachtsaktionen. Bereit? Erstellen Sie Ihr Konto: Der Start mit WeGlow.world ist kostenlos, aber zuerst brauchen Sie ein Konto.

Häufige Fragen

Hier sind die fünf häufigsten Fragen zu Weihnachtsmails an Spenderinnen und Spender.

Wie viele Mails sollte ich während der Aktion versenden?

Drei genügen für eine Aktion von sechs Wochen: Einladung, Zwischenstand, Dank. Lassen Sie die Abmeldung sichtbar.

Darf ich allen meinen früheren Spenderinnen und Spendern schreiben?

Gehen Sie davon aus, dass Sie für eine Spendenmail eine Einwilligung brauchen. Prüfen Sie, wie Sie jede Adresse erhalten haben. Im Zweifel fragen Sie vor dem Versand die Datenschutzbehörde.

Wie sollte der Betreff lauten?

Kurz, konkret und ehrlich: Er kündigt an, was in der Nachricht steht. Machen Sie nie ein Versprechen, das der Text nicht hält.

Soll ich die Steuerbescheinigung erwähnen?

Nur wenn Ihre vzw (der belgische gemeinnützige Verein, auf Französisch asbl) anerkannt ist. Der Satz beträgt 30 % für Spenden seit dem 1. Januar 2025, ab 40 € pro Jahr und Einrichtung. Gemeinschaftliche Sammlungen berechtigen nicht zu einer Bescheinigung.

Wann versende ich den Dank?

Binnen 48 Stunden nach dem Ende der Aktion, solange die Erinnerung frisch ist. Nennen Sie das tatsächliche Ergebnis und ein Datum für die nächsten Neuigkeiten, ohne neue Spendenbitte.

Quellen

Offizielle Quellen, geprüft am 9. Oktober 2026:

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