Weihnachtsessen für den guten Zweck organisieren

So organisieren Sie ein Weihnachtsessen oder einen Brunch für den guten Zweck: Preis pro Gedeck, Tickets, Tische, keine Bescheinigung und wie Sie danken.

Kurz gesagt Ein Weihnachtsessen oder Weihnachtsbrunch für den guten Zweck beruht auf drei Dingen: einem Preis pro Gedeck, der Ihre Kosten enthält, Tischen, die Sie im Voraus verkaufen, und einem Dankesmoment, der hängen bleibt. Das Gedeck ist eine Gegenleistung und daher keine absetzbare Spende. Eine Spende obendrauf behandeln Sie getrennt, und Sie planen mindestens 6 Wochen vorher.

Dieser Artikel beschreibt die Regeln in Belgien.

Warum ein Weihnachtsessen oder Weihnachtsbrunch?

Ein Essen bringt Menschen rund um Ihre Geschichte zusammen, und das überzeugt für einen guten Zweck mehr als ein Flyer. Ein Brunch am Sonntag eignet sich für Familien und ältere Menschen, ein Essen am Freitag oder Samstag für Unternehmen und Freunde.

Sie brauchen allerdings mehr Leute als für eine Online-Aktion. Rechnen Sie mit 5 bis 10 Freiwilligen für Saal, Küche, Empfang und Service. Haben Sie weniger Helfer, schauen Sie zuerst in den Entscheidungsbaum mit Ideen für Weihnachtsaktionen.

Wie legen Sie den Preis pro Gedeck fest?

Schreiben Sie zuerst alle Kosten auf: Saalmiete, Essen, Getränke, Service, Musik, Versicherung und Druck. Teilen Sie die Summe durch die realistisch erwartete Gästezahl und addieren Sie Ihren Zielbetrag pro Gast. Das ist Ihr Preis pro Gedeck (der Preis pro Platz, Essen inklusive).

Ein Beispiel, rein erfunden zum Rechnen: Kostet Sie das Essen 30 Euro pro Person und möchten Sie 20 Euro pro Gast übrig behalten, verlangen Sie 50 Euro pro Gedeck. Bei 80 Gästen bleiben 1.600 Euro übrig. Runden Sie auf einen Betrag, den man sich leicht merkt.

  • Machen Sie einen günstigeren Tarif für Kinder, zum Beispiel die Hälfte.
  • Bitten Sie Sponsoren um Essen oder Getränke gegen eine Erwähnung. Jeder Euro, den Sie nicht zahlen müssen, bleibt für Ihren Zweck.
  • Rechnen Sie 10 % Puffer für kurzfristige Absagen oder zusätzliche Gäste ein.

Ist das Gedeck eine absetzbare Spende?

Nein. Wer ein Gedeck kauft, bekommt ein Essen und einen Abend zurück. Laut FÖD Finanzen (Föderaler Öffentlicher Dienst Finanzen, auf Niederländisch FOD Financiën) muss eine Spende für die Steuerermäßigung ohne Gegenleistung erfolgen. Ein Ticket oder Gedeck fällt daher heraus, auch wenn Ihre Kosten gering sind.

Sagen Sie das vorher, damit niemand enttäuscht ist. Schreiben Sie es in Ihre Einladung und auf Ihre Ticketseite: Dieses Ticket ist eine Teilnahme und keine Spende, es gibt keine Steuerbescheinigung.

Können Gäste trotzdem eine Spende mit Bescheinigung geben?

Nur wenn Ihre Organisation vom Finanzminister anerkannt ist. Dann gilt die gewöhnliche Bescheinigungsregelung: 30 % Steuerermäßigung, mindestens 40 Euro pro Jahr und Einrichtung sowie die Nationalregisternummer des Spenders.

Eine Spende kann also für sich bestehen, neben dem Gedeck, ohne dass der Spender etwas dafür zurückbekommt. Wie Sie das buchhalterisch sauber trennen, wenn jemand einen einzigen Betrag überweist, ließ sich nicht bestätigen. Fragen Sie beim FÖD Finanzen nach, bevor Sie es ankündigen. Alle Einzelheiten lesen Sie in unserem Leitfaden zur Steuerbescheinigung für Weihnachtsspenden.

Wie verkaufen Sie Tickets und Tische?

Verkaufen Sie im Voraus, nie nur an der Tür. So wissen Sie bis 48 Stunden vorher, wie viele Menschen kommen, und Ihre Küche kann richtig bestellen. Bieten Sie zwei Ticketarten an: ein einzelnes Gedeck und einen Tisch mit zum Beispiel 8 oder 10 Plätzen.

Tische sind der klügste Verkauf. Ein Unternehmen oder eine Familie kauft einen ganzen Tisch und lädt selbst Gäste ein. So erreichen Sie neue Menschen ohne Mehrarbeit, und Sie können einen Tischgastgeber namentlich bedanken.

  • Starten Sie den Verkauf 5 bis 6 Wochen vor dem Termin.
  • Fragen Sie bei jedem Ticket nach Ernährungswünschen und Allergien.
  • Lassen Sie den Tischgastgeber die Namen seiner Gäste durchgeben, damit Ihre Sitzordnung stimmt.
  • Beenden Sie den Verkauf 5 Tage vorher, damit Sie die endgültigen Zahlen kennen.

Dürfen Sie eine Tombola oder Versteigerung ergänzen?

Eine Tombola bringt oft zusätzlich etwas ein, hat aber harte Regeln. Ohne Genehmigung darf ein von der Gemeindeverwaltung anerkannter Verein sie höchstens viermal pro Jahr veranstalten, mit Losen von höchstens 5 Euro, nicht mehr als 1.000 Losen und Sachpreisen bis 500 Euro Wert. Mindestens 70 % der Einnahmen gehen an den Zweck.

Wollen Sie mehr oder Lose online verkaufen? Dann brauchen Sie die Erlaubnis der Gemeinde oder der Nationalen Lotterie. Fragen Sie immer Ihre Gemeinde, bevor Sie eine Tombola ankündigen. Eine stille Versteigerung gespendeter Gegenstände ist eine Alternative, aber prüfen Sie auch das bei Ihrer Gemeinde.

Müssen Sie die Gemeinde informieren?

Das hängt von Ihrem Ort und Ihrem Vorhaben ab. Ein Essen im eigenen Saal oder in einem gemieteten Festsaal ist etwas anderes als ein Stand auf einem Weihnachtsmarkt oder eine Sammlung an der Haustür. Für das Sammeln von Haus zu Haus ist die Erlaubnis der Gemeinde nötig.

Für andere Dinge, etwa die Nutzung öffentlichen Raums, genügt ein Anruf bei der Abteilung für Veranstaltungen oder lokale Wirtschaft Ihrer Gemeinde. Fragen Sie auch, ob Sie ein Brandschutzattest oder eine Schankerlaubnis brauchen. Diese Regeln unterscheiden sich je nach Gemeinde und ließen sich hier nicht bestätigen.

So geht es mit WeGlow.world

Auf WeGlow.world legen Sie ein Event mit Tickets und Live-Summen an. Sie richten die Ticketseite ein, und Unterstützer können eine eigene Aktionsseite starten, um ihren Tisch oder Ticketverkauf zu bewerben. Kostenlos starten können Sie mit einem Konto über die Anmeldeseite.

Für alle, die nicht kommen können, schlagen Sie eine Spende statt eines Gedecks vor. Auf Ihrer Spendenseite kann man einmalig oder monatlich geben, auch per Smartphone. Einen Dankestext legen Sie vorher fest.

Auch die Weihnachtserlebnisse passen hierher, obwohl sie bis zum offiziellen Start noch ein Konzept sind. An der Kartenwand hängen Umschläge an einer Schnur, und jede Karte wird zu einer Briefmarke. Verhinderte Gäste schicken so eine Karte mit zum Essen. Mehr zu allen Erlebnissen finden Sie auf der Weihnachtsseite.

Wie bedanken Sie sich bei den Gästen?

Bedanken Sie sich dreimal: am Abend selbst, innerhalb von 48 Stunden per E-Mail und nach einigen Wochen mit einem Ergebnis. Am Abend sagen Sie in Ihrer Rede, wie viel gesammelt wurde und wohin es geht. Nennen Sie auch Tischgastgeber und Sponsoren beim Namen.

Verschicken Sie die E-Mail innerhalb von 48 Stunden, persönlich und mit einem Foto des Abends. Einen Dankestext für eine Spende legen Sie vor dem Essen fest, damit niemand warten muss. Wie Sie die E-Mails aufbauen, lesen Sie in unseren Weihnachtsmail-Beispielen.

Welche Schritte hat Ihre Planung?

Arbeiten Sie rückwärts, ab dem Termin des Essens. Mit 6 Wochen haben Sie genug Zeit, mit 3 Wochen wird es knapp. Den vollständigen Plan finden Sie in dem Fahrplan für eine Weihnachtsaktion.

  1. 6 Wochen vorher: Saal, Datum und Budget festlegen, Sponsoren fragen.
  2. 5 Wochen vorher: Ticketverkauf öffnen und Einladungen verschicken.
  3. 2 Wochen vorher: Menü, Freiwillige und Tombola oder Versteigerung abschließen.
  4. 5 Tage vorher: Verkauf beenden und Sitzordnung erstellen.
  5. Nach dem Essen: Dankes-E-Mail innerhalb von 48 Stunden und Ergebnis teilen.

Häufige Fragen

Ist ein Weihnachtsessen für den guten Zweck steuerlich absetzbar?

Das Gedeck nicht, denn es ist eine Gegenleistung. Eine separate Spende ohne Gegenleistung kann infrage kommen, wenn Ihre Organisation vom Finanzminister anerkannt ist und der Spender mindestens 40 Euro pro Jahr gibt.

Wie viel soll ich pro Gedeck verlangen?

Zählen Sie Ihre vollen Kosten pro Gast zusammen und addieren Sie Ihren Zielbetrag pro Gast. Sponsoren, die Essen oder Getränke spenden, senken Ihre Kosten und erhöhen, was übrig bleibt.

Wann beginne ich mit dem Ticketverkauf?

Etwa 5 bis 6 Wochen vor dem Essen. Beenden Sie den Verkauf einige Tage vorher, damit Küche und Saal die richtigen Zahlen bekommen.

Darf ich beim Essen eine Tombola veranstalten?

Ja, aber mit Grenzen: höchstens 5 Euro pro Los, 1.000 Lose und Preise bis 500 Euro, für einen anerkannten Verein. Fragen Sie zuerst Ihre Gemeinde.

Muss ich mich bei den Gästen bedanken, wenn sie bezahlt haben?

Ja. Sie haben einen Abend gekauft, unterstützen aber auch Ihren Zweck. Eine persönliche Dankes-E-Mail innerhalb von 48 Stunden macht den Unterschied für das nächste Jahr.

Quellen

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