De complete CRM-gids voor non-profits

Een CRM kiezen en inrichten: gegevensmodel, import, lijsten, grote giften, vrijwilligers, leden, AVG en rapporten, met WeGlow CRM en zijn prijzen.

Wat is een CRM, en heb je er al een nodig?

Een CRM is één plek waar staat wie je supporters zijn, wat ze deden en wat je hen beloofde. Tot ongeveer een paar honderd contacten en één beheerder kan een goede spreadsheet volstaan; daarna loont een CRM.

Een CRM is een geheugen voor je relaties

CRM staat voor customer relationship management. Voor een vzw is het simpeler: één plek waar staat wie je supporters zijn, wat ze deden en wat jullie hen beloofden. Gevers, vrijwilligers, leden, sponsors en partners staan er samen in, zodat niemand de ene dag een bedankmail krijgt en de volgende dag een vraag alsof je elkaar niet kent.

Een spreadsheet is soms genoeg

Tot ongeveer een paar honderd contacten en één persoon die alles bijhoudt, kan een goed beheerde spreadsheet volstaan. Dat is een vuistregel, geen wet. Je groeit er snel uit in deze situaties:

• Meerdere mensen werken in dezelfde lijst en overschrijven elkaar.
• Dezelfde persoon staat drie keer in de lijst, met drie schrijfwijzen.
• Je weet niet meer wie een attest of dankbrief kreeg.
• Giften staan in je bank, in je donatietool en in een Excel, en geen enkel totaal klopt.
• Een vrijwilliger vertrekt en neemt "zijn" lijst mee.
• Iemand vraagt om zijn gegevens te wissen en je weet niet waar ze overal staan.

Wat een CRM voor je doet

1. Eén dossier per persoon met giften, notities, afspraken en toestemmingen.
2. Lijsten die zichzelf vullen, bijvoorbeeld "gaf de laatste zes maanden".
3. Taken voor je team, zodat opvolging niet van geheugen afhangt.
4. Rapporten voor bestuur en subsidiegevers.
5. Rechten: wie mag wat zien en aanpassen.

Een eerlijke checkvraag

Beantwoord drie vragen met ja of nee: (1) Werken er meer dan twee mensen met supportersgegevens? (2) Heb je meer dan 500 contacten? (3) Verlies je soms kansen omdat gegevens verspreid zijn? Twee keer ja? Dan loont een CRM waarschijnlijk. Drie keer nee? Verbeter dan eerst je spreadsheet met de regels uit hoofdstuk 4.

Rekenvoorbeeld (verzonnen cijfers)

Een vzw met 1.200 contacten besteedt per maand 6 uur aan lijsten samenvoegen, adressen corrigeren en attestlijsten opbouwen. Bij 12 maanden is dat 72 uur. Als een CRM de helft bespaart, zijn dat 36 uur: bijna een hele week vrijwilligerswerk die je kunt inzetten voor persoonlijk contact met gevers. Reken dit met je eigen cijfers na.

Checklist

• Je weet welke groepen je wil bijhouden (gevers, vrijwilligers, leden, sponsors).
• Je weet wie het CRM mag gebruiken.
• Je hebt een eerste doel: bijvoorbeeld "elke gever binnen 48 uur bedanken".

Een CRM kiezen: de vragen die tellen

Kies een CRM op basis van je eigen werk, niet van de functielijst. Toets elk systeem aan tien vragen, let op de rode vlaggen en test met dezelfde 50 contacten.

Begin bij je werk, niet bij de functielijst

Een CRM met zestig functies waarvan je er vijf gebruikt, is duurder en moeilijker dan nodig. Schrijf eerst op welke vijf dingen je team elke maand doet, en toets daarna elk systeem daaraan.

De tien vragen

1. Mensen en organisaties: kan ik gevers, vrijwilligers, leden en sponsors in één bestand houden, met een etiket per rol?
2. Giften: komen giften automatisch binnen vanuit mijn donatietool, of tik ik ze over?
3. Dossier: zie ik per persoon een tijdlijn met giften, notities en mails?
4. Lijsten: kan ik slimme lijsten maken die zichzelf bijwerken?
5. Import: kan ik mijn bestaande lijst inlezen, en een misstap ongedaan maken?
6. Rechten: kan ik leden en vrijwilligers beperkte toegang geven?
7. AVG: kan ik toestemmingen vastleggen, gegevens wissen en zien wie wat deed?
8. Rapporten: kan ik zonder consultant een rapport voor het bestuur maken?
9. Fiscale attesten: ondersteunt het de regels van mijn land?
10. Prijs: hoe groeit de kost met het aantal contacten, en is het aantal gebruikers beperkt?

Rode vlaggen

• Je moet een consultant inhuren om te beginnen.
• Je kunt je gegevens niet in een gangbaar formaat (CSV, Excel) terug exporteren.
• De prijs staat niet op de website.
• Elke extra gebruiker of module kost extra, en het totaal is onduidelijk.
• De leverancier kan niet zeggen waar je gegevens staan (in de EU of niet).

Een scorekaart om te kopiëren

Systeem: [naam]. Per criterium 0 (nee), 1 (deels), 2 (ja): rollen in één bestand [ ], giften automatisch [ ], tijdlijn [ ], slimme lijsten [ ], import met undo [ ], rechten [ ], AVG-hulpmiddelen [ ], rapporten [ ], attesten [ ], duidelijke prijs [ ]. Totaal: [ ]/20. Opmerkingen: [ ].

Hoe test je?

1. Kies twee of drie systemen.
2. Laad dezelfde 50 testcontacten in elk systeem (verzonnen of geanonimiseerd).
3. Laat twee collega's dezelfde vijf taken uitvoeren: een gift registreren, een lijst maken, een notitie toevoegen, een rapport bekijken, een persoon verwijderen.
4. Noteer hoe lang het duurde en waar ze vastliepen.

Wie beslist?

Laat de mensen die er elke dag in werken meebeslissen, niet enkel de voorzitter of de IT-vrijwilliger. Een CRM dat niemand wil openen, is een duur archief.

Je gegevensmodel: wat bewaar je, en wat niet?

Hou je gegevensmodel klein: bewaar alleen wat je ook echt gebruikt. Vier bouwstenen volstaan: persoon, gift, relatie en contactmoment.

Hou het klein

Een gegevensmodel is de lijst van dingen die je bijhoudt en hoe ze met elkaar samenhangen. Hoe minder velden, hoe betrouwbaarder je gegevens blijven. Een veelgebruikte vuistregel: bewaar alleen wat je ook echt gebruikt.

De vier bouwstenen

1. Persoon: naam, taal, e-mail, adres, telefoon (alleen wat nodig is).
2. Gift: bedrag, datum, bron (website, overschrijving, evenement), doel.
3. Relatie: rol (gever, vrijwilliger, lid, sponsor), huishouden of organisatie waar de persoon bij hoort.
4. Contactmoment: notitie, gesprek, mail, bezoek, met datum en wie het deed.

Minimale velden per persoon

• Voornaam en achternaam in aparte velden.
• Taal (nl, fr, en): onmisbaar in België.
• E-mailadres, optioneel.
• Postadres in vaste velden (straat, nummer, postcode, gemeente, land).
• Bron: waar kwam deze persoon vandaan?
• Toestemming voor mail en voor post, met datum.
• Tags voor rollen en interesses.

Wat je liever niet bewaart

• Gevoelige gegevens (gezondheid, geloof, politieke voorkeur) tenzij het echt nodig is en je een rechtsgrond hebt.
• Vrije tekst met meningen over mensen. Schrijf notities alsof de persoon ze kan lezen, want ze hebben het recht om hun gegevens in te kijken.
• Gegevens van mensen die je al jaren niet gesproken hebt zonder reden om ze te bewaren.

Tags of velden?

Gebruik tags voor wat iemand is of wil (bijvoorbeeld "vrijwilliger", "geïnteresseerd in legaten") en velden voor feiten die je wil filteren of tellen (bijvoorbeeld geboortejaar, lidnummer). Begin met tien tags en breid slechts uit als je team ze kent.

Naamafspraken

Afspraken: 1. Hoofdletters zoals in een naam ("Jan De Smet", niet "JAN DE SMET"). 2. Eén spatie, geen spaties aan de einden. 3. Land als tweeletterige code of volledige naam, nooit allebei. 4. Telefoon met landcode (+32). 5. Een lege waarde blijft leeg, vul nooit "n.v.t." of "-" in.

Huishoudens

Als twee mensen op hetzelfde adres wonen en samen geven, leg dan een huishoudrelatie vast in plaats van één record met twee namen. Zo verstuur je één brief maar kun je nog steeds elk persoon bedanken.

Checklist

• Je lijst van velden past op één bladzijde.
• Voor elk veld weet je wie het invult en waarvoor.
• Je hebt een korte handleiding met de naamafspraken.

Importeren en opschonen zonder paniek

Schoon eerst op, importeer daarna. Verzamel je bronnen, werk op een kopie, zoek dubbels en begin met 20 rijen als test.

Eerst opschonen, dan pas importeren

De meeste CRM-projecten mislukken niet door de software, maar door rommelige gegevens die ongezien worden overgenomen. Neem een week voor de opruiming. Het loont zich bij elke latere stap.

Zes stappen

1. Verzamel alle bronnen: je ledenlijst, mailinglijst, vrijwilligerslijst, donatie-export, kassa van evenementen en de lijst van de penningmeester.
2. Maak een kopie. Werk nooit in het origineel.
3. Eén kolomstructuur: voornaam, achternaam, e-mail, taal, straat, nummer, postcode, gemeente, land, telefoon, bron, rol, toestemming mail (ja/nee), datum toestemming.
4. Dubbels zoeken: sorteer op e-mail en op achternaam met postcode. Let op "Jan De Smet", "J. Desmet" en "Jan de smet".
5. Foute en ontbrekende gegevens: adressen zonder "@", postcodes met letters, lege achternamen. Bewaar een tabblad "te controleren".
6. Toestemming: zet toestemming voor mail op "ja" alleen als je kunt aantonen dat iemand dat gaf. Twijfel je? Zet "nee" en vraag opnieuw.

Wat je weggooit

• Duidelijk verouderde adressen (retour van een brief, bounce van een mail).
• Testrijen en interne adressen.
• Mensen die zich afmeldden of om wissing vroegen.

De import zelf

1. Begin met 20 rijen als test.
2. Controleer hoe elke kolom werd gekoppeld, vooral taal en toestemming.
3. Lees de samenvatting: hoeveel nieuw, hoeveel bijgewerkt, hoeveel overgeslagen?
4. Pas dan de volledige lijst toe.
5. Controleer 10 willekeurige personen na de import.

Rekenvoorbeeld (verzonnen cijfers)

Je hebt drie lijsten: 600 leden, 900 mailabonnees en 300 gevers, samen 1.800 rijen. Na opschoning blijken 450 rijen dubbels, 60 verouderd en 30 zonder bruikbaar adres. Je importeert 1.260 unieke personen. Zonder opschoning zou je 1.800 records hebben gehad, waarvan 540 onbruikbaar of dubbel: je zou elke gever tot drie keer gemaild hebben.

Sjabloon: kolommen voor je import

voornaam | achternaam | e-mail | taal | straat | huisnummer | postcode | gemeente | land | telefoon | bron | rol | mailtoestemming | datum toestemming

Als het toch fout gaat

Een goed systeem laat je een import ongedaan maken, en slaat bij elke import de bron op. Vraag dat bij je keuze (hoofdstuk 2), want het is het verschil tussen een fout van vijf minuten en een fout van een week.

Segmenteren en lijsten die zichzelf bijwerken

Een lijst is een vraag, geen bestand: een slimme lijst herberekent zichzelf. Begin met de tien lijsten die elke vzw nodig heeft en spreek per lijst af wie wat doet.

Een lijst is een vraag, geen bestand

Een goede lijst beantwoordt een vraag: "wie gaf de laatste zes maanden?", "wie is vrijwilliger en spreekt Frans?", "wie gaf vroeger maar al meer dan een jaar niet?". Een slimme lijst herberekent die vraag zelf, zodat je er nooit een oude kopie gebruikt.

Tien lijsten die elke vzw nodig heeft

1. Nieuwe supporters (laatste 30 dagen).
2. Gevers van het laatste jaar.
3. Maandelijkse gevers.
4. Verlopen gevers (gaven vroeger, niet het laatste jaar).
5. Gevers boven een grens die jij kiest, om persoonlijk op te volgen.
6. Eerste keer gevers van deze maand (voor een extra bedankje).
7. Vrijwilligers.
8. Leden die bijna moeten hernieuwen.
9. Per taal: Nederlands, Frans, Engels.
10. Geen toestemming voor mail (om te weten wie je enkel per post of niet mag contacteren).

Gift-gebaseerde segmenten: recency, frequency, bedrag

Een gangbare techniek in fondsenwerving kijkt naar drie dingen: hoe recent gaf iemand, hoe vaak, en hoeveel. Je hoeft er geen formule voor. Een eenvoudig begin: noem iemand "warm" bij een gift in de laatste 12 maanden, "koel" bij 13 tot 36 maanden, "koud" daarna. Gebruik een andere toon per groep.

Dossiers met opvolging

Voor elke lijst spreek je af wie wat doet. Een lijst die niemand opvolgt, is een bestand dat vol zit. Bijvoorbeeld: "Elke maandag bekijkt Sofie de eerste gevers van de vorige week en schrijft elk een persoonlijke regel."

Sjabloon: afspraak per lijst

Lijst: [naam]. Vraag die ze beantwoordt: [..]. Verantwoordelijke: [..]. Wat we doen: [..]. Hoe vaak: [..]. Resultaat dat we meten: [..].

Rekenvoorbeeld (verzonnen cijfers)

Je hebt 1.260 contacten: 210 gaven het laatste jaar, 340 gaven vroeger, 150 zijn vrijwilligers en 560 hebben nooit gegeven. Je verlopen gevers (340) krijgen één warme mail met de vraag "wil je weer meedoen?". Als 3 procent (een veronderstelling) opnieuw geeft, zijn dat ongeveer 10 gevers terug. Dat is meer dan een nieuwe campagne zonder bestaand publiek meestal oplevert.

Checklist

• Je lijsten zijn slim waar mogelijk, met de hand waar niet anders kan.
• Elke lijst heeft een naam die zegt wat ze doet.
• Elke lijst heeft een verantwoordelijke.
• Je schrapt jaarlijks lijsten die niemand gebruikt.

Grote giften: een dossier en een rustige opvolging

Grote giften groeien uit relaties, niet uit mailings. Volg elke kans op in vijf stappen, met een eigenaar en een volgende stap met datum.

Grote giften groeien uit relaties, niet uit mailings

Grote giften, subsidies en sponsoring komen zelden uit een massamail. Ze ontstaan in gesprekken die weken of maanden duren. Een CRM helpt je dat gesprek bij te houden, zodat je niets vergeet en niemand twee keer hetzelfde vraagt.

Wie is een grote gever?

Dat bepaal jij. Voor een kleine vzw is dat misschien iedereen boven 500 euro in een jaar, voor een grotere organisatie 5.000 euro. Kies een grens en schrijf ze op. Kijk ook naar mensen die vaak geven in kleine bedragen, bedrijven in je regio en lokale stichtingen.

Het traject in vijf stappen

1. Identificeren: wie zou kunnen geven? Gebruik je lijsten (hoofdstuk 5).
2. Kennismaken: een persoonlijk contact, een bezoek aan het project, een koffie.
3. Vragen: een concrete vraag voor een concreet doel, met een bedrag.
4. Beslissing: een ja, een nee of een "later". Noteer wanneer je terugbelt.
5. Bedanken en rapporteren: persoonlijk, snel en met een rapport over wat het geld deed.

Wat je per kans bijhoudt

• Wie de contactpersoon is en wie bij jullie de relatie beheert.
• Het bedrag en de bestemming.
• De fase (verkennen, gesprek, voorstel, wachten, beslist).
• De volgende stap, met datum.
• Documenten: voorstel, brief, overeenkomst.
• Een reden als het geen werd, zodat je later kunt leren.

Sponsoring

Een sponsorcontract heeft een looptijd, een bedrag, tegenprestaties en een vernieuwingsdatum. Zet de vernieuwingsdatum in je agenda drie maanden vooraf en spreek af wie belt.

Sjabloon: eerste vraag aan een lokaal bedrijf

Dag [naam], bedankt voor het bezoek aan ons project. U zag hoe wij [concreet werk]. Zou [bedrijf] ons willen steunen met [bedrag] voor [doel]? Wij zorgen voor [tegenprestatie] en een verslag in [maand]. Mag ik volgende week bellen om te horen wat u denkt?

Rekenvoorbeeld (verzonnen cijfers)

Je hebt 10 serieuze kansen van gemiddeld 3.000 euro. Als je 3 ervan binnenhaalt, is dat 9.000 euro. Houd je het jaar ook de overige 7 warm met een update en een bedankje, dan is de kans groot dat enkelen volgend jaar alsnog ja zeggen.

Checklist

• Je grens voor "grote gever" staat op papier.
• Elke kans heeft een eigenaar en een volgende stap met datum.
• Documenten hangen aan het dossier, niet aan iemands mailbox.
• Elke week bekijk je de kansen met een achterstallige stap.

Vrijwilligers en leden in hetzelfde systeem

Wie helpt, geeft vaak ook. Houd vrijwilligers en leden bij naast je gevers in één dossier per persoon en plan bedankjes en herinneringen vast in.

Wie helpt, geeft vaak ook, en omgekeerd

Veel vzw's bewaren vrijwilligers in een tabel, leden in een andere en gevers in een derde. Daardoor weet niemand dat de vrijwilliger die elke zaterdag helpt ook al drie jaar geeft, of dat een lid dat niet hernieuwde nog altijd een trouwe gever is.

Vrijwilligers: wat je bijhoudt

• Contactgegevens en noodnummer.
• Beschikbaarheid (dagen, momenten) en vaardigheden.
• Shifts of evenementen waaraan ze deelnamen.
• Verplichte documenten of screening, als jouw activiteit dat vraagt (bijvoorbeeld bij werken met kinderen).
• Waardering: wanneer kreeg iemand voor het laatst een bedankje?

Vrijwilligers: een eenvoudige cyclus

1. Aanmelden via een formulier op je site.
2. Kennismaken met een gesprek of rondleiding.
3. Inplannen op shifts die passen.
4. Herinneren een dag vooraf.
5. Bedanken binnen een week en één keer per jaar groot.

Leden: wat je bijhoudt

• Lidnummer, startdatum en vervaldatum.
• Bijdrage en betalingsstatus.
• Deelname aan ledenbijeenkomsten, met aanmelding en eventuele vragen.
• Documenten, zoals een ondertekende aanvraag.

Hernieuwen zonder gedoe

Verstuur een eerste herinnering 30 dagen voor de vervaldatum, een tweede 7 dagen ervoor en een laatste op de dag zelf. Houd de toon vriendelijk en geef één link om te betalen.

Sjabloon: herinnering lidmaatschap

Dag {{first_name}}, jouw lidmaatschap bij [naam vzw] loopt af op [datum]. Dankzij leden zoals jij kunnen we [resultaat]. Verleng je lidmaatschap in twee minuten: [link]. Vragen? Antwoord op deze mail.

Sjabloon: bericht na een vrijwilligersshift

Dag [naam], bedankt voor je hulp zaterdag. Dankzij jou konden we [concreet resultaat]. Volgende shifts staan op [link]. Als je iets wil veranderen aan je beschikbaarheid, laat het ons weten.

Rekenvoorbeeld (verzonnen cijfers)

Je hebt 80 vrijwilligers, van wie 30 ook geven. Dat is 37,5 procent. Zonder gedeeld systeem wist je het niet en vroeg je hen elk jaar opnieuw om geld alsof het vreemden waren. Met één systeem bedank je hun gift in dezelfde gesprekken als hun uren.

Checklist

• Elke vrijwilliger en elk lid heeft één dossier dat ook zijn giften toont.
• Je hebt een vaste bedankcyclus voor vrijwilligers.
• Vernieuwingsmails staan klaar.

AVG in je CRM: wissen, inzage en toegang

Een CRM maakt de AVG makkelijker als je zes vragen kunt beantwoorden: waarom, op welke grondslag, hoe lang, wie heeft toegang, hoe wis je en wat bij een datalek. Geef elk teamlid een rol.

Een CRM maakt de AVG makkelijker, mits je het goed gebruikt

Dit is geen juridisch advies; voor jouw situatie raadpleeg je de Gegevensbeschermingsautoriteit of een jurist. De basis is wel duidelijk: je bewaart gegevens van mensen, dus je moet weten waarom, hoe lang, wie erbij kan en hoe je ze wist.

De zes vragen

1. Waarom heb je deze gegevens? Elke soort gegeven heeft een doel: een gift verwerken, een attest sturen, een nieuwsbrief verzenden.
2. Op welke grondslag? Bijvoorbeeld toestemming (nieuwsbrief) of een wettelijke verplichting (attesten, boekhouding).
3. Hoe lang bewaar je ze? Zet termijnen op papier. Bijvoorbeeld: boekhoudkundige gegevens volgens de wettelijke termijn, mailtoestemming tot de intrekking.
4. Wie heeft toegang? Alleen wie het nodig heeft.
5. Kun je gegevens inzien, verbeteren en wissen? Iemand kan daar om vragen; je moet binnen één maand antwoorden, bij complexe verzoeken te verlengen met twee maanden.
6. Wat bij een datalek? Wie meldt wat aan wie? Zet het in een korte procedure.

Toegang per rol

Een goede indeling is: beheerder (alles, instellingen, wissen), bewerker (gegevens bijwerken en gift registreren) en lezer (alleen kijken, bijvoorbeeld voor het bestuur). Geef niet iedereen beheerrechten, ook niet voor het gemak.

Sporen

Een logboek dat toont wie wat wijzigde, helpt bij fouten en bij vragen van de toezichthouder. Vraag naar zo'n logboek bij je keuze.

Wat doe je bij een verzoek om wissing?

1. Controleer de identiteit van de aanvrager.
2. Zoek de persoon op in het CRM en in je andere systemen (mail, spreadsheet, papieren dossier).
3. Wis wat je mag wissen, want wissing kent uitzonderingen. Bewaar wat je wettelijk moet bewaren, zoals boekhoudkundige gegevens, en leg uit waarom.
4. Bevestig schriftelijk.
5. Noteer het verzoek (zonder de gewiste gegevens).

Sjabloon: antwoord op een verzoek om wissing

Dag [naam], we hebben uw verzoek van [datum] ontvangen. Wij hebben uw gegevens verwijderd uit onze lijsten en systemen, met uitzondering van [gegevens] die wij wettelijk moeten bewaren tot [datum]. U ontvangt geen mails meer van ons. Heeft u vragen, antwoord gerust. [Naam, functie]

Checklist

• Je hebt een register van waar je persoonsgegevens bewaart.
• Rollen zijn ingesteld: niet iedereen is beheerder.
• Je kent de procedure bij een verzoek om wissing of inzage.
• Toestemmingen staan met datum in het dossier.
• Je hebt een verwerkersovereenkomst met je CRM-leverancier.

Rapporteren voor bestuur en gevers

Een rapport is een verhaal met cijfers. Het bestuur wil zes cijfers en één zin: gaat het goed of niet? Gevers willen weten wat hun geld deed.

Een rapport is een verhaal met cijfers

Een bestuur wil weten of het goed gaat en wat het moet beslissen. Een gever wil weten wat zijn geld deed. Hetzelfde CRM kan beide leveren als je gegevens op orde zijn.

Zes cijfers voor het bestuur

1. Totaal opgehaald dit jaar, met vergelijking met vorig jaar.
2. Aantal gevers en nieuwe gevers.
3. Gemiddelde gift.
4. Behoud: welk deel van de gevers van vorig jaar gaf dit jaar opnieuw?
5. Maandelijkse gevers en hun jaarwaarde.
6. Kost per opgehaalde euro (kosten van fondsenwerving gedeeld door opbrengst).

Behoud berekenen (verzonnen cijfers)

Vorig jaar gaven 400 mensen. Dit jaar gaven 260 van hen opnieuw. Het behoud is 260 gedeeld door 400, dus 65 procent. Bij 180 nieuwe gevers heb je dit jaar 440 gevers. Wil je de kern laten groeien, werk dan aan behoud vóór je meer geld in nieuwe werving steekt: het is vaak goedkoper om bestaande gevers te houden.

Een rapport voor het bestuur: indeling

1. Eén zin: gaat het goed of niet?
2. Zes cijfers met vergelijking.
3. Drie opmerkelijke gebeurtenissen (een grote gift, een verlopen sponsor, een succesvolle actie).
4. Risico's: wat kan fout lopen?
5. Beslissingen: wat vraag je aan het bestuur?

Sjabloon openingszin: "Tot eind [maand] haalden we [bedrag] op, [x]% meer/minder dan vorig jaar. Het behoud van gevers is [x]%. We vragen het bestuur te beslissen over [onderwerp]."

Een verslag voor gevers

Dit is geen financieel verslag maar een verhaal: wat veranderde door de giften? Eén foto, één cijfer, één citaat. Stuur het ook naar wie geen mail meer krijgt omdat hij net voor het jaar eindigde gaf.

Dossierkwaliteit meten

• Percentage contacten met e-mailadres.
• Percentage met taal ingevuld.
• Percentage met geldige toestemming.
• Aantal vermoedelijke dubbels.

Rapporten die hun werk doen

• Plan ze op een vast moment (maandelijks of per kwartaal).
• Houd één versie van de cijfers; zet er de datum van berekening op.
• Bewaar elk rapport als pdf of Excel voor je archief.

WeGlow CRM: wat het kan en wat het kost

WeGlow CRM is een onderdeel van je WeGlow-dashboard en bewaart gevers, vrijwilligers, leden en sponsors op één plek. De prijs volgt het aantal contacten.

Een CRM in je WeGlow-dashboard

WeGlow CRM is een onderdeel van je WeGlow-dashboard en bewaart gevers, vrijwilligers, leden en sponsors op één plek. Hieronder staat wat in de software aantoonbaar zit, gekoppeld aan de hoofdstukken van deze gids.

Contacten en dossier

• Eén doorzoekbare lijst van iedereen die gaf, lid werd of hielp, met per persoon een dossier met tijdlijn, notities, tags, documenten, giften, beloofde giften, huishoudrelaties en toestemmingen.
• Handmatig een gift registreren, bijvoorbeeld een overschrijving of cash gift.
• Dubbele contacten opsporen, naast elkaar tonen en samenvoegen, inclusief giften, notities en lidmaatschappen.
• Toestemmingen vastleggen, gegevens wissen volgens de AVG en een logboek van wie wat deed.

Import en lijsten

• Een CSV-, Excel- of Mailchimp-export inlezen, in gewone taal nakijken wat er zal gebeuren en de hele import achteraf ongedaan maken. Contacten die al giften of activiteit hebben, blijven bewaard en worden gemeld.
• Slimme lijsten die zichzelf bijwerken uit filters (bijvoorbeeld gaf de laatste zes maanden), met filters op periode, tags en eigen velden, plus handmatige lijsten.

Taken en grote giften

• Een takenlijst voor je team met vervaldata, categorieën, stappen, opmerkingen en koppeling aan een contact of kans.
• Een pijplijn voor grote giften, subsidies en sponsoring met fases, doelvoortgang, dossierchecklist met echte bestanden en afsluiten of heropenen met reden.
• Sponsorcontracten met pakketten, jaarbudget, maandelijkse spreiding, herinneringen voor vernieuwing, facturen per contract en import uit een spreadsheet.

Vrijwilligers en leden

• Vrijwilligers: aanmeldformulier, aanvragen goedkeuren, shifts en evenementen met kalender, beschikbaarheid, vaardigheden, screening, herinneringen en mails.
• Leden: ledenlijst, bijdragen en betalingen, aanmeldformulier met documenten en handtekeningen, ledenevenementen met aanmelding en eigen vragen, lidnummers.
• Deze modules en de module voor fiscale attesten kun je aan- of uitzetten onder instellingen.

Rapporten en attesten

• Rapporten als document, met cijfers die live in je eigen zinnen blijven staan, een echt rekenblad en Excel-export. Afdrukken of opslaan als pdf gaat via het afdrukken van je browser. Je kunt rapporten ook per mail laten bezorgen.
• Een tab Inzichten met opbrengst, behoud, campagnes en datakwaliteit.
• Fiscale attesten: aanmaken en mailen, bijhouden wat verzonden of mislukt is, en nakijken welke gegevens ontbreken. Dit hangt af van het land van de organisatie.

Rechten en Glowie

• Rollen Beheerder, Bewerker en Lezer, afgedwongen in de database en niet enkel op het scherm.
• Glowie stelt volgende acties, belvoorstellen, lijstideeën en bevindingen voor in rapporten. Jij leest na en bevestigt: Glowie handelt niet zelfstandig.
• Een koppeling met Salesforce is beschikbaar in de integratie-instellingen.

Prijzen (excl. btw)

WeGlow CRM is een optie waarvan de prijs het aantal contacten volgt:

• Starter: tot 1.000 contacten, 29 euro per maand of 300 euro per jaar.
• Growth: tot 5.000 contacten, 59 euro per maand of 600 euro per jaar.
• Scale: tot 10.000 contacten, 89 euro per maand of 900 euro per jaar.
• Pro: tot 25.000 contacten, 149 euro per maand of 1.500 euro per jaar.

Controleer de actuele prijzen in je dashboard. Probeer het in je WeGlow-dashboard: importeer een proeflijst van 50 contacten, maak één slimme lijst en registreer één gift.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

• Een CRM voor je vzw: kiezen, inrichten, gebruiken
• De complete gids voor eindejaarsfondsenwerving
• De complete gids voor een inzamelevenement

Bronnen

Voorbeeldcijfers in deze gids zijn verzonnen en als zodanig aangeduid; vuistregels zijn als vuistregel benoemd. WeGlow-functies en -prijzen komen uit onze eigen software en prijslijst (excl. btw). Controleer de actuele prijzen in je dashboard. Gecontroleerd op 2 oktober 2026, externe bronnen op 3 oktober 2026.

• Europese Commissie: rechtsgronden voor het verwerken van gegevens: toestemming, in het Engels (gecontroleerd op 3 oktober 2026).
• Europese Commissie: beginselen van de AVG: gegevens zo kort mogelijk bewaren en termijnen vastleggen, in het Engels (gecontroleerd op 3 oktober 2026).
• Gegevensbeschermingsautoriteit: rechten van de burger: antwoord binnen één maand, te verlengen met twee maanden (gecontroleerd op 3 oktober 2026).
• Gegevensbeschermingsautoriteit: het recht op gegevenswissing: uitzonderingen, onder meer bij een wettelijke plicht (gecontroleerd op 3 oktober 2026).
• Gegevensbeschermingsautoriteit: het recht van bezwaar: bij direct marketing kan altijd zonder motivering bezwaar worden gemaakt (gecontroleerd op 3 oktober 2026).

Meer van Glowie

• Donorgegevens en de AVG: toestemming, bewaring, inzage
• Vrijwilligers en leden beheren in één database
• Donateurs van Excel naar een CRM verhuizen: stappenplan
• Supporters segmenteren: slimme lijsten voor je vzw
• Grote donateurs en sponsors opvolgen met een pipeline

Meer over WeGlow

• Hoe WeGlow werkt
• Prijzen
• Ons verhaal