Nieuwsbrief voor je vzw: zo pak je het aan

Een goede nieuwsbrief begint bij toestemming en één duidelijk doel. Dit zijn de stappen: lijst, AVG, segmenten, kalender, sjablonen, SPF/DKIM/DMARC en meten.

Een goede nieuwsbrief voor je vzw begint met mensen die er zelf om vroegen en met één duidelijk doel per nummer. Daarna volgen een haalbaar ritme, een eenvoudig sjabloon, een afzender die geloofwaardig is voor mailproviders en een paar cijfers om van te leren. Dit stuk vat de complete gids samen.

1. Begin met één zin en één actie

Schrijf op voor wie je schrijft en wat je wil dat ze doen: doneren, inschrijven, vrijwilliger worden of delen. Een nieuwsbrief met zes knoppen krijgt meestal geen enkele klik. Een veelgebruikte vuistregel is: één hoofdverhaal, één hoofdknop. Kies een ritme dat je volhoudt: maandelijks of om de twee maanden.

2. Bouw je lijst eerlijk op

Koop nooit een lijst. Laat mensen inschrijven via je website, op evenementen (met een QR-code), via een apart vakje bij een gift of een vrijwilligersaanmelding. Beloof iets concreets, bijvoorbeeld "één mail per maand, met één verhaal en één manier om te helpen".

3. Toestemming volgens de AVG

Voor marketingmail heb je een geldige grondslag nodig, bij nieuwe contacten meestal toestemming. Die moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn: een leeg vakje dat de persoon zelf aanvinkt, geen voorafaangevinkt vakje.

Je moet het kunnen bewijzen, en afmelden moet even makkelijk zijn als aanmelden. Elke mail bevat je organisatiegegevens en een uitschrijflink. Volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit moeten bezwaar en intrekken van toestemming op elk moment eenvoudig en kosteloos kunnen. Dit is geen juridisch advies: voor grijze zones, zoals bestaande gevers, raadpleeg je de Gegevensbeschermingsautoriteit of een jurist.

4. Segmenteer met vijf groepen

Nieuwe inschrijvers, actieve gevers, maandelijkse gevers, verlopen gevers en vrijwilligers. In België is taal vaak het eerste segment. Met vijf kleine variaties in de eerste alinea en de knop pas je je boodschap aan zonder vijf keer te schrijven.

5. Plan twaalf nummers

Gebruik vaste rubrieken: een verhaal, een resultaat, een uitnodiging, een dank en maximaal één vraag. Verzamel gedurende de maand foto's, citaten en cijfers in één map, zodat schrijven een kwestie van kiezen wordt. Een vuistregel die veel fondsenwervers hanteren: geef drie keer terug voor elke vraag om geld.

6. Houd het sjabloon eenvoudig

Eén kolom van ongeveer 600 pixels, lettergrootte van minstens 16 pixels, een kleine logo-kop, foto's met alt-tekst en knoppen met voldoende contrast. Gebruik JPG of PNG, want sommige Outlook-versies tonen WebP niet. Stuur voor elke verzending een test naar jezelf en lees die op je gsm.

7. Aflevering: SPF, DKIM en DMARC

Dit zijn drie technische controles waarmee Gmail en Outlook nagaan of een mail echt van jou komt. SPF is een lijst van servers die in jouw naam mogen mailen, DKIM een digitale handtekening, DMARC een regel voor wat ontvangers moeten doen als de controles falen.

Volgens de richtlijnen van Google voor bulkafzenders (meer dan 5.000 berichten per dag naar Gmail) zijn alle drie nodig, moet het spampercentage onder 0,30 procent blijven (aanbevolen onder 0,10 procent) en moet uitschrijven met één klik kunnen. Voor kleine vzw's zijn het ook gewoon goede regels.

8. Meet wat telt

Klikken en resultaten (donaties, inschrijvingen) zeggen meer dan opens, omdat een open afhangt van het laden van een beeldje. Bekijk ook de lijstgezondheid: groei, actieve kern en slapende adressen. Een rekenvoorbeeld met verzonnen cijfers: van 1.000 verstuurde mails volgen 36 klikken, waarvan 5 mensen doneren, gemiddeld 35 euro. Dat is 175 euro voor een nummer.

Wat WeGlow Mail kan

WeGlow Mail zit in je WeGlow-dashboard. Je maakt inschrijfformulieren (ingebed, pop-up, slide-in of aparte pagina), importeert contacten met een toestemmingsregistratie en kunt een import 24 uur ongedaan maken. Je bouwt mails met blokken, gebruikt tags als {{first_name}}, ziet een voorbeeld en stuurt een testmail.

Een controlestap checkt afzender, antwoordadres en wettelijke voettekst en sluit uitgeschreven en gebouncete adressen uit. Zelfvullende groepen komen uit giften, automatische mails hebben vier triggers (nieuw contact, nieuwe gift, verlopen contact, handmatig) en je kunt je eigen domein toevoegen met een DNS-gids.

WeGlow Mail is gratis tot 250 contacten in elk plan. Daarna begint Start vanaf 19 euro per maand voor tot 1.000 contacten en Growth vanaf 29 euro voor tot 2.500 (excl. btw). Met het Pro-platformplan (40 euro per maand of 400 per jaar) is mailen tot 2.500 contacten inbegrepen. Controleer de actuele prijzen in je dashboard.

Haal de volledige gids op

De volledige gids bevat negen hoofdstukken met sjablonen: inschrijfformulier, toestemmingstekst voor een papieren lijst, welkomstmail, bedankmail, "we missen je"-mail, een rapport van één bladzijde en een bericht voor je webmaster over de DNS-instellingen. Haal de volledige gids op, ook als pdf, en probeer het daarna in je WeGlow-dashboard.

Hoe vaak moet ik mijn nieuwsbrief versturen?

Kies een ritme dat je volhoudt: maandelijks of om de twee maanden. Een veelgebruikte vuistregel is één hoofdverhaal en één hoofdknop per nummer. Vaste rubrieken en een map met foto's, citaten en cijfers maken het schrijven een kwestie van kiezen.

Heb ik toestemming nodig om mensen te mailen?

Voor marketingmail bij nieuwe contacten meestal wel. Volgens de Europese Commissie moet toestemming vrij, geïnformeerd, specifiek en ondubbelzinnig zijn, en even gemakkelijk in te trekken als te geven. Voor grijze zones, zoals bestaande gevers, raadpleeg je de Gegevensbeschermingsautoriteit of een jurist.

Wat zijn SPF, DKIM en DMARC, en heb ik ze nodig?

Het zijn drie technische controles waarmee Gmail en Outlook nagaan of een mail echt van jou komt. Google eist ze van wie meer dan 5.000 berichten per dag naar Gmail stuurt, met een spampercentage onder 0,30 procent. Voor kleine vzw's zijn het ook gewoon goede regels.

Waarom tellen klikken meer dan opens?

Een open hangt af van het laden van een beeldje, dus ze zeggen minder dan klikken en resultaten zoals donaties en inschrijvingen. Bekijk daarnaast de lijstgezondheid: groei, de actieve kern en slapende adressen, zodat je ziet of je lijst gezond blijft.

Lees ook

Meer over dit onderwerp:

Bronnen

Meer van Glowie

Meer over WeGlow