Kerstactie op het werk voor een goed doel in Spanje

Een solidaire kerstactie in je bedrijf in Spanje opzetten: team, planning, interne communicatie, bevestigde fiscale voordelen en een donatiepagina.

In het kort Een solidaire kerstactie in het bedrijf werkt met een team van 5 tot 10 mensen, een planning van 6 weken en een duidelijke interne boodschap. Kies een organisatie die een certificaat van de gift uitgeeft, open een eenvoudige donatiepagina en vertel achteraf het resultaat. Controleer eerst de fiscale voordelen.

Dit artikel beschrijft de regels in Spanje.

In veel bedrijven loopt een solidaire kerstactie dood na twee mails zonder antwoord. Het verschil zit in een goede rolverdeling en een realistische planning. Hier is een plan voor elk personeelsbestand.

Wie moet er meedoen aan de bedrijfsactie?

Een kerngroep van 5 tot 10 mensen volstaat voor bijna elk bedrijf: iemand van HR, iemand van interne communicatie, een sponsor in de directie en vrijwilligers uit verschillende afdelingen.

  • HR: keurt de planning goed, bewaakt dat deelname vrijwillig blijft en voorkomt elke druk op het personeel.
  • Interne communicatie: schrijft de berichten, kiest de kanalen en deelt de tussenstanden.
  • Directie: geeft groen licht, beslist of het bedrijf zelf een bedrag bijlegt en maakt dat bekend.
  • Ambassadeurs per afdeling: één persoon per afdeling die het eigen team aanmoedigt.

Hoe kies je de organisatie en het doel?

Kies één organisatie en één concreet doel, bijvoorbeeld 40 kerstavondmaaltijden of het schoolmateriaal van een klas. Een helder doel past in één zin.

Laat het personeel 2 tot 3 organisaties voorstellen en binnen een week stemmen. Zo is de keuze van iedereen en niet van de directie. Controleer vóór de stemming bij elke organisatie of ze een certificaat van de gift (certificado de donación) kan uitgeven, want dat bepaalt de fiscale voordelen van wie geeft (zie hieronder).

Planning: 6 weken tot 22 december

Begin half november en rond af vóór 22 december, de dag van de Spaanse kerstloterij (Lotería de Navidad), wanneer de aandacht al elders ligt. Zes weken geven ruimte om te lanceren, te herinneren en rustig af te sluiten.

  1. Week 1 en 2: de organisatie kiezen, het doel vastleggen en de donatiepagina voorbereiden.
  2. Week 3: interne lancering met een boodschap van de directie.
  3. Week 4 en 5: korte herinneringen en een zichtbare tussenstand van het totaal.
  4. Week 6: laatste duwtje, afsluiting en dankwoord.

Interne communicatie die gelezen wordt

Een goed intern bericht past in drie regels: wat er gebeurt, voor wie en hoe je in minder dan twee minuten geeft. De rest staat achter een link. Deelname is altijd vrijwillig en niemand mag zich bekeken voelen.

  • Een lanceringsmail ondertekend door de directie en een afsluitende mail met de resultaten.
  • Elke week een kort bericht in de bedrijfschat, met het totaal en een foto of een zin van de organisatie.
  • Een poster of scherm op kantoor met een QR-code naar de donatiepagina.
  • Een getuigenis van de organisatie in een teamvergadering of via een videogesprek van 10 minuten.

Wil de organisatie achteraf zelf mails sturen naar wie gegeven heeft, dan heeft ze vooraf een duidelijke toestemming nodig. De LSSI (de Spaanse wet over diensten van de informatiemaatschappij) verbiedt ongevraagde reclame per mail, met een smalle uitzondering, dus vraag best een uitdrukkelijk ja. Met concrete vragen kun je terecht bij het Spaanse gegevensbeschermingsagentschap (Agencia Española de Protección de Datos).

Welke fiscale voordelen zijn er en wat moet je controleren?

Bevestigd is dit: Wet 49/2002 laat particulieren in de IRPF (de Spaanse personenbelasting) 80% van de eerste € 250 aan giften aftrekken en 40% van de rest, en 45% op het hogere deel als ze de twee voorgaande jaren aan dezelfde organisatie hebben gegeven, met gelijke of hogere bedragen.

De organisatie moet onder de wet vallen, bijvoorbeeld een stichting of een vereniging die als van openbaar nut is erkend, en een certificaat afgeven. Daarvoor heeft ze het fiscaal nummer (NIF) van de gever nodig. De grens is 10% van de belastbare grondslag (base liquidable).

Voor bedrijven die geven voorziet de vennootschapsbelasting (Impuesto sobre Sociedades) in een aftrek van 40% van het geschonken bedrag, 50% bij terugkerende giften, met een grens van 15% van de belastbare grondslag. In principe is de aankoop van een product of een tombolaticket geen gift, omdat er een tegenprestatie tegenover staat.

Verder bevestigen we niets: geen regionale aftrekken, geen behandeling van giften via inhouding op het loon en niets over Baskenland of Navarra, die een eigen stelsel hebben. Vraag het aan je belastingadviseur of aan de Spaanse belastingdienst (Agencia Tributaria, AEAT) voordat je het personeel fiscale voordelen belooft.

Tombola's en interne markten

Een interne tombola of een kerstmarkt op kantoor zorgt voor sfeer, maar kent regels. Tombola's zijn een bevoegdheid van de autonome regio's en volgens de staatswet op het gokken en in Madrid mag de prijs geen geld zijn.

In de regio Madrid volstaat voor verenigingen een voorafgaande melding, met een maximumduur van één maand. In Catalonië is een vergunning nodig als de prijzen meer dan € 3.000 waard zijn. Voor andere regio's hebben we het niet bevestigd: vraag het aan je regio voordat je één lot verkoopt. Voor een markt op straat vraag je aan de gemeente of een vergunning nodig is.

Zo doe je het met WeGlow.world

WeGlow.world geeft je een donatiepagina in drie stappen: bedrag, persoonlijke gegevens en overzicht. Ze ondersteunt eenmalige en maandelijkse giften, met eigen bedragen en labels, en werkt goed op mobiel. Je kunt gratis starten met een account op WeGlow.world. De organisatie maakt de pagina aan en jij deelt de link per mail, chat of QR-code.

Collega's kunnen binnen de actie hun eigen inzamelpagina openen, bijvoorbeeld een team per afdeling. Iedereen vertelt zijn motief en deelt de link met familie en vrienden. De organisatie kan een bedanktekst instellen die na elke gift wordt verstuurd.

Voor een kerstsfeer zijn er vier digitale ervaringen, nog in conceptfase tot de officiële lancering. In de Glow Room wordt elke gift een versiering in de kerstboom van een woonkamer in 3D. In de Sterrenhemel wordt elke gift een ster. Meer ideeën vind je in ons ideeënartikel, de gids om de actie te organiseren en de versie online met digitale ervaring. Om alles te zien ga je naar de kerstpagina voor fundraising.

Afsluiting: bedanken en het resultaat vertellen

Sluit de actie af met een mail met het totaal, wat dat voor de organisatie betekent en een zin van dank.

Plan de afsluiting vanaf dag één: reserveer 15 minuten in de vergadering van januari zodat de organisatie vertelt wat er met het geld is gedaan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heeft een bedrijfsactie nodig?

Ongeveer 6 weken van de keuze van de organisatie tot de afsluiting, met 2 tot 3 uur per week voor de kerngroep. Een korte actie kan, maar laat minder ruimte voor herinneringen.

Mag het bedrijf het personeel verplichten mee te doen?

Dat zou het niet mogen. Deelname moet vrijwillig zijn en de communicatie mag niemand aanwijzen. HR kan erop letten dat er geen druk is en dat niemand ziet wie heeft gegeven of hoeveel.

Kun je een gift aftrekken?

Ja, als de organisatie onder Wet 49/2002 valt en een certificaat afgeeft. Particulieren trekken 80% van de eerste € 250 af en 40% van de rest, bedrijven 40%. Bevestig je situatie bij een adviseur.

Is er een vergunning nodig voor een tombola op kantoor?

Dat hangt af van je autonome regio. In Madrid meld je vooraf, in Catalonië is een vergunning nodig als de prijzen meer dan € 3.000 waard zijn. In Madrid en volgens de staatswet mogen prijzen geen geld zijn. Vraag het aan je regio.

Wat als de organisatie geen certificaten uitgeeft?

Je kunt doorgaan, maar leg het personeel uit dat geven geen fiscaal voordeel oplevert. Is aftrek belangrijk voor je team, kies dan van meet af aan een organisatie die een certificaat uitgeeft.

Bronnen

Officiële bronnen die voor dit artikel zijn geraadpleegd.

Artikels