Kerstdiner voor het goede doel: tickets, tafels en giften

Een kerstdiner of kerstlunch voor het goede doel organiseren in Spanje: formaat, ticketprijs, tafels, losse giften, attest en online reserveren.

In het kort Een kerstdiner voor het goede doel vraagt ongeveer 8 weken, een team van 5 tot 10 mensen en duidelijke cijfers vanaf het begin. Bereken de kost per couvert, bepaal de ticketprijs en bied een aparte gift aan. Het ticket is een tegenprestatie, geen gift, en enkel organisaties onder artikel 16 geven een attest.

In het Nederlands: dit artikel beschrijft de regels in Spanje.

Een diner brengt buren, leden en bedrijven samen, en die nabijheid nodigt uit om te geven. Je hebt eerlijke cijfers nodig, een duidelijke taakverdeling en een eenvoudige manier om te reserveren en te geven.

Welk soort diner of lunch past bij jou?

Kies het formaat naargelang je mensen en je zaal. Een kerstlunch in de parochiezaal lijkt niet op een galadiner in een hotel, en de inspanning ook niet. Begin bij de grootte die je aankunt zonder je team uit te putten.

  • Buurtlunch met vrijwilligers in de keuken: 40 tot 80 gasten, lage kost en een familiale sfeer.
  • Diner met gesponsorde tafels: bedrijven of vriendengroepen kopen een volledige tafel van 8 of 10 plaatsen.
  • Diner in een partnerrestaurant: de zaak zorgt voor het menu en de organisatie verkoopt de tickets.

Twijfel je over het formaat? Bekijk dan de ideeën voor een solidaire kerstcampagne en vergelijk de inspanning van elk idee.

Duidelijke cijfers: ticketprijs en kost per couvert

Bereken vóór je iets verkoopt wat elk bord kost: eten, drank, huur, muziek en verzekering. Tel er een marge bij en je krijgt de ticketprijs. Kost een couvert € 22, dan laat een ticket van € 35 per persoon € 13 over voor het doel.

Ticket, tafel en gift: verwar ze niet

Het ticket betaalt iets wat je krijgt: het menu en de avond. Daarom is het een tegenprestatie en geen gift. In principe geeft de ticketprijs geen recht op belastingaftrek.

De gift is iets anders: een vrijwillige bijdrage, los van de prijs, waarvoor je niets noemenswaardigs terugkrijgt. Toon ze als apart vakje bij het reserveren, bijvoorbeeld "voeg een gift van € 10, € 20 of € 50 toe". Zo blijft elk bedrag apart in de boekhouding.

De wet 49/2002 (Ley 49/2002) staat een symbolische tegenprestatie toe als de waarde niet hoger is dan 15% van de bijdrage. Dat is een strikte regel: een menu van € 40 past pas in een bijdrage van ongeveer € 267. Stel het ticket niet voor als gift; bij twijfel vraag je het aan je adviseur of aan de Spaanse belastingdienst (AEAT).

Attest van schenking: wie mag het uitreiken

Het attest van schenking mag enkel worden uitgereikt door een organisatie die onder artikel 16 van de wet 49/2002 valt, zoals een stichting of een vereniging die als van openbaar nut is erkend. Een vereniging zonder die erkenning valt niet onder dit stelsel.

Voor het attest heeft de organisatie het NIF (fiscaal nummer) van de schenker nodig, de datum, het bedrag en de vermelding dat de schenking onherroepelijk is. Vraag het in het reservatieformulier enkel als de organisatie een attest mag uitreiken. De schenker kan in de IRPF (Spaanse personenbelasting) 80% van de eerste € 250 aftrekken en 40% van de rest, met een grens van 10% van de belastbare basis. Details staan in ons artikel over de aftrek van giften met kerst.

Verder geven we niets als zeker: geen regionale aftrekken en niet het stelsel van Baskenland en Navarra. Vraag dat aan de AEAT of aan je adviseur.

Tombola of loterij tijdens het diner

Een tombola brengt sfeer, maar loterijen zijn een bevoegdheid van de autonome gemeenschappen (regio's). Volgens de Spaanse staatswet op het gokken en in Madrid mogen de prijzen geen geld zijn. In Madrid volstaat een voorafgaande melding voor verenigingen en in Catalonië is een vergunning nodig als de prijzen meer dan € 3.000 bedragen.

In andere regio's hebben we dit niet bevestigd: vraag het aan de jouwe voor je één lot verkoopt. Het detail staat in het artikel over kersttombola's en loterijen.

Planning: 8 weken tot het diner

Een kerstdiner voor het goede doel vraagt ongeveer 8 weken. Wil je dineren vóór de Spaanse kerstloterij van 22 december, begin dan eind oktober, als de agenda's nog ruimte hebben.

  1. Week 1 en 2: zaal, datum, formaat en budget kiezen.
  2. Week 3: de reservatiepagina openen en bestuur en vrijwilligers verwittigen.
  3. Week 4 en 5: leden, bedrijven en buren uitnodigen; volledige tafels aanbieden.
  4. Week 6 en 7: herinneringen, definitief menu, tafelplan en allergenen.
  5. Week 8: het diner en, de dag erna, de dankbetuiging.

Sluit de reservaties 48 uur vooraf, zodat je het aantal gasten aan de leverancier kunt bevestigen.

Tafels, reservaties en gegevens van de gasten

Verkoop volledige tafels aan bedrijven en vriendenclubs (peñas): zo vul je de zaal het snelst. Elke tafel heeft een verantwoordelijke nodig die het bericht ontvangt en de gasten indeelt. Vraag enkel de nodige gegevens: naam, mail en allergieën of diëten.

Wil je de gasten later nieuws van de organisatie sturen, dan heb je hun voorafgaande, duidelijke toestemming nodig. De LSSI (Spaanse wet op de informatiemaatschappij) verbiedt ongevraagde reclame per mail, met een beperkte uitzondering, dus het veiligst is een uitdrukkelijk aanvinkvakje. Meer in de gids over de kerstmail aan donateurs.

Zo doe je het met WeGlow.world

WeGlow.world biedt evenementen met tickets, live totalen en actiepagina's voor supporters. Je kunt de tickets van het diner verkopen en daarnaast een donatiepagina in drie stappen openen: bedrag, gegevens en overzicht. Ze neemt eenmalige en maandelijkse giften aan, met eigen bedragen en labels zoals "een warme maaltijd", en ziet er goed uit op mobiel. Start gratis met een account op WeGlow.world.

Bedrijven en vriendenclubs kunnen binnen de campagne een eigen actiepagina openen, zodat elke tafel haar verhaal vertelt en giften verzamelt vóór het diner. De organisatie kan een bedanktekst instellen die na elke gift wordt verstuurd.

Voor de kerstsfeer zijn er vier digitale ervaringen, nog in conceptfase tot de officiële lancering. In de Glow Room is elke gift een versiering aan de boom in een 3D woonkamer. Aan de Kaartenmuur hangt elke kerstkaart aan een touw. Meer ideeën op de kerstpagina voor fondsenwerving en in de gids om de campagne te organiseren.

Na het diner: bedanken en het resultaat vertellen

Schrijf de gasten binnen 48 uur met het totaal en wat het voor de organisatie betekent.

Nodig wie van het diner genoot uit om lid te worden met een periodieke bijdrage.

Veelgestelde vragen

Mag ik een attest van schenking geven voor het ticket van het diner?

In de regel niet: het ticket is een tegenprestatie. Enkel een aparte, vrijwillige gift, zonder diner in ruil, kan worden bevestigd, en alleen als de organisatie onder artikel 16 van de wet 49/2002 valt.

Hoeveel tijd heb ik nodig om het diner te organiseren?

Ongeveer 8 weken, met een team van 5 tot 10 mensen. Dineer je op korte termijn, beperk dan de capaciteit, vereenvoudig het menu en werk met een zaak die het formaat al kent.

Hoeveel moet ik voor het ticket vragen?

De kost per couvert plus een redelijke marge. Met een couvert van € 22 laat een ticket van € 35 per persoon € 13 over. Herreken zodra de helft van de reservaties binnen is.

Mag ik tijdens het diner een tombola houden?

Dat hangt af van je autonome gemeenschap. In Madrid meld je vooraf, in Catalonië is een vergunning nodig als de prijzen meer dan € 3.000 bedragen, en in Madrid en volgens de staatswet mogen de prijzen geen geld zijn. Vraag het aan je gemeenschap.

En als mijn vereniging niet als van openbaar nut is erkend?

Je kunt het diner toch organiseren, maar je kunt geen attest uitreiken binnen het stelsel van de wet 49/2002. Zeg dat duidelijk tegen de gasten en vraag de AEAT of er een andere formule bestaat.

Bronnen

Geraadpleegde officiële bronnen.

Artikels